ممیزی اطلاعات در طرح ها و پروژه ها بر اساس مدل هنزل (مطالعه موردی: یکی از طرح های پژوهشکده گاز پژوهشگاه صنعت نفت)

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 کارشناس ارشد مدیریت دانش پژوهشگاه صنعت نفت و دانشجوی دکترای علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه خوارزمی

2 استاد گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه خوارزمی

چکیده

هدف: پژوهش حاضر با هدف به‌کارگیری ممیزی اطلاعات بر اساس مدل هنزل در یکی از طرح‌های پژوهشگاه صنعت نفت انجام شده است.
روش: پژوهش از نوع پیمایشی بوده و برای گردآوری داده‌ها از پرسشنامه استفاده شده است. بیشتر سؤال‌های پرسشنامه به صورت بازطراحی شده و مبنای طراحی سؤال‌ها نیز پرسشنامة استاندارد هنزل است که با توجه به طرح، بومی‌سازی شده است. جامعة آماری پژوهش شامل 42 نفر از اعضای طرح است که به روش نمونه‌گیری هدفمند توسط مسئول طرح انتخاب شده‌اند. برای تحلیل داده‌های گردآوری شده، از نرم‌افزار اکسل استفاده شده است.
یافته‌های پژوهش: در این پژوهش مقالات «ساینس دایرکت» و «ای سی اس» سهم بیشتری از منابع را در تمامی حوزه‌های اطلاعاتی به خود اختصاص داده‌اند. همچنین درصد استفاده از منابع الکترونیکی با توجه به دسترس‌پذیری آسان و هزینة کمتر نسبت به منابع چاپی، بیشتر بوده است. در بررسی جریان اطلاعات در طرح می‌توان واحد تبدیلات گاز طبیعی و کتابخانه را دو واحد کلیدی معرفی نمود که بیشترین سهم را در تأمین منابع اطلاعاتی و گزارش‌های مورد نیاز مسئولان و کارشناسان گروه‌های درگیر در طرح داشته‌اند.
نتیجه‌گیری: برای جلوگیری از دوباره‌کاری‌ در تهیة منابع اطلاعاتی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کنترل منابع دریافتی و ارسالی، تشکیل یک گروه کنترل‌کننده (گروه مهندسی شیمی) قبل از اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها ضروری است.

کلیدواژه‌ها


در سال 1880 زمانی که «فریدریش انگلس»[3] فیلسوف مشهور، کتاب خود را با نام سوسیالیسم: مدینة فاضله و علمی نوشت، ظهور یک منبع چهارم با عنوان «اطلاعات» را برای اقتصاد سیاسی پیش‌بینی نمود. تا قبل از آن سه منبع «زمین»، «نیروی کار» و«سرمایه» روح نظام سرمایه‌‌داری و به تبع آن اقتصاد سیاسی را تشکیل می­دادند (مک گریگور، 2004). از طرفی «پیتر دراکر»[4] پدر علم مدیریت جدید نیز بر این باور است که «امروزه بهره‌وری در سازمان‌ها تنها با عواملی چون تولید توزیع مرتبط نیست و برخلاف سال­ 1880 که تولید حرف اول را می‌زد، امروزه بهره‌وری حاصل برونداد «دانشورزان»[5] که همان اطلاعات است، حرف اول را می‌زند» (حسن زاده، 1389). اکنون اطلاعات نماد قدرت شمرده می­شود، تا جایی که برخی از اندیشمندان آن را «خون حیات‌بخش سازمان­ها» معرفی کرده‌اند (دیلیون، 2001). به عبارت دیگر، در عصر حاضر سازمان‌هایی موفق­ترند که بتوانند بیشترین بهره را از اطلاعات برده و جریان حاکم برآن را به نحو شایسته مدیریت کنند.

با توجه به اهمیت اطلاعات، امروزه مدیران سازمان­ها با تنگناهایی چون نارضایتی از کمبود اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمات حیاتی از یک طرف و کثرت منابع اطلاعاتی از طرف دیگر مواجهند و همواره در جستجوی ابزارهایی هستند تا از طریق آن بتوانند اطلاعات سازمان خود را به درستی مدیریت کنند. از این رو، ممیزی اطلاعات به عنوان یک ابزار کلیدی برای مدیریت اطلاعات و منابع اطلاعاتی، مورد توجه مدیران سازمان‌ها قرار گرفت. ممیزی اطلاعات تصویری از وضعیت جاری استفاده از اطلاعات در یک سازمان را نشان می­دهد و نه‌تنها به بررسی و آزمایش خدمات و منابع مورد استفاده می‌پردازد، بلکه در جستجوی چگونگی استفاده از اطلاعات نیز هست.

تاکنون تعریف‌های زیادی دربارة ممیزی اطلاعات ارائه گردیده که در جدول 1 به برخی از آنها اشاره شده است.

 

جدول 1. تعریف‌های ارائه شده از ممیزی اطلاعات

صاحب‌نظران و منابع

تعریف‌ها

تورنتون[6] (2001)

ممیّزی اطلاعات را به عنوان فرایندی از کشف و ارزیابی منابع اطلاعاتی سازمان با هدف پیاده‌سازی، نگهداری و بهبود سیستم‌های مدیریت اطلاعات می­داند. او همچنین فواید ممیزی اطلاعات را شامل این موارد می‌داند: 1. تهیه فهرست کاملی از منابع موجود 2. ادراک ارزش‌ها با توجه به جمع‌آوری، ذخیره و بازیابی اطلاعات در بین سازمان 3. بهبود خدماتی در مرکز اطلاع‌رسانی 4. تغییرات در روش تهیه اطلاعات شامل اشتراک منابع.

روبرتسون[7](1997)

ممیزی اطلاعات را یک بررسی نظام‌مند از استفاده اطلاعات، منابع و جریان‌های اطلاعات می‌داند که همگی در رساندن سازمان به هدف‌های خود مؤثرند.

ورلوک[8]

ممیزی اطلاعات را بازرسی منظم از استفاده اطلاعات، منابع و جریان‌های اطلاعاتی به‌وسیلة بازبینی اسناد موجود به منظور ایجاد همگرایی برای رسیدن به هدف‌های سازمانی می‌داند.

اورنا (2004)

ممیزی اطلاعات را شناسایی منابع اطلاعاتی سازمان و شناسایی نیازهای اطلاعاتی سازمان تعریف کرده است.

جاشاپارا )[9]1987).

در تعریف ممیزی اطلاعات، آن را به پنج حوزه تقسیم می­کند: برنامه‌ریزی، بررسی (منابع و خدمات اطلاعاتی، جریان­ها و نیازها)،ترسیم شرایط اطلاعاتی، گزارش‌دهی (با ارائه پیشنهادهای کاربردی)، پایه‌ریزی سازوکار نظارتیِ منظم

بوتا و بون (2003)

فرایند ممیزی اطلاعات به عنوان ابزاری برای شناسایی نیازهای اطلاعاتی سازمان­ها و انطباق آن با خدمات و منابع موجود به کار رفته است. ممیزی اطلاعات که رویکرد نوینی در مدیریت اطلاعات شمرده می‌شود، نه‌تنها به بررسی منابع اطلاعاتی موجود در سازمان می‌پردازد، بلکه شیوة استفادة منابع، کاربر و هدف استفاده از آن را نیز بررسی می‌کند. از سوی دیگر، ممیزی اطلاعات به بررسی فعالیت‌ها و وظایف سازمان می‌پردازد و منابع اطلاعاتی پشتیبان این وظایف را شناسایی می‌کند.

راهنمای ممیزی اطلاعات ( 2004)

ممیزی اطلاعات درکی از بافت‌های اجتماعی، کاری، قانونی و مدیریتی را فراهم می­نماید که سازمان در آن بافت عمل و عوامل عمده‌ای را شناسایی می‌کند که نیاز برای ایجاد وحفظ رکوردها در سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

هنزل[10](2001)

ممیزی اطلاعات ابزاری است که به‌وسیلة آن منابع و خدمات اطلاعاتی می‌تواند در ارتباط با هدف‌های سازمانی شناسایی و تنظیم گردد. نتیجة ممیزی اطلاعات می‌تواند برای توسعة یک سیاست اطلاع‌رسانی یا مدیریت دانش به کارگرفته شود. همچنین، ممیزی اطلاعات منافع فرعی زیادی را برای سازمان‌ها به خصوص واحد اطلاعات و متخصصان، در پی دارد.

فانینگ [11] ( 2007 و 2008 )

ممیزی اطلاعات را به عنوان نقش جدید کتابداران مطرح می­کند و معتقد است که مدیران مراکز اطلاع‌رسانی به همراه مهارت­های استراتژیک باید مهارت ممیزی اطلاعات را نیز کسب کنند. از دیدگاه وی، کتابداران از ظرفیت‌های قوی برای انجام دادن ممیزی اطلاعات برخوردارند.

گریفیتس[12] ( 2010 )

ممیزی اطلاعات را شامل این موارد می‌داند: 1. سنجش اطلاعات اضافه شده یا موجود در شرکت2. بررسی منشأ اطلاعات در داخل سیستم3. سنجش صحت و درستی کارکرد اطلاعات در نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات4. سنجش ارزش اقتصادی منابع اطلاعاتی موجود در سازمان.

 

از لحاظ تاریخی، در سال‌های اولیه (1988-1976) ممیزی اطلاعات به شدت بر شناسایی منابع اطلاعاتی رسمی تأکید داشت، ولی در روش‌های بعدی (اورنا ،1990) تحلیل‌های سازمانی و نقشه جریان اطلاعات به آن اضافه شد. شکل 1 تکامل تاریخیِ ممیزی اطلاعات را در طول تاریخ نشان می­دهد .

 

فواید ممیزی اطلاعات از دیدگاه داونز[13] (1988) عبارت است از:

فواید اعتباری[14]: یکی از نتایج اجرای ممیزی اطلاعات کامل، شناسایی اعتبار و دقت اطلاعات و محاسبة اطلاعات به عنوان منابع مشترک است. بنابراین، باید طوری برنامه‌ریزی شود که اطلاعات با صحّت و دقت بالا در اختیار مصرف‌کنندگان آن قرار گیرد.

فواید بازخوردی[15]: با اجرای ممیزی اطلاعات می‌توان بازخوردهای مختلف را از مجموعه گرفت. تعیین مفید بودن اطلاعات و ایجاد پیامدهای دلخواه در یک مجموعه، از طریق ممیزی اطلاعات مشخص می­شود. بنابراین، ممیزی اطلاعات وسیله‌ای برای ارزیابی و تهیة اطلاعات است که سبب برنامه‌ریزی و انجام عمل صحیح می‌‌شود.

فواید اطلاعاتی[16]: ممیزی ارتباطات با تأکید بر روی ممیزی ارتباطات سازمانی، آن را بهبود می­بخشد. به عبارت دیگر، ممیزی اطلاعات می‌تواند بر اشراف کارکنان به ارزش استفاده از اطلاعات اشتراکی کمک کند.

فواید آموزشی[17]: ممیزی اطلاعات بستری مناسب را برای مشارکت کارکنان در فرایندهای ممیزی فراهم می‌سازد و همزمان با آن فرایندها، فلسفه‌ها و شیوة استفاده از منابع اشتراکی را آموزش می‌دهد. هنگامی که ممیزی اطلاعات به پایان برسد، اعضا درک و تصویری بهتر از اطلاعات و نقش آن در سازمان خواهند داشت. محققان بر این باورند که ممیزی اطلاعات فرصتی را برای آموزش کارکنانی که در آینده قرار است درگیر فرایند اشتراک منابع شوند، فراهم می‌سازد (داونز ،1988).

با توجه به بررسی‌های انجام شده توسط پژوهشگر، از پژوهش‌های ذیل می‌توان به عنوان پژوهش‌های مرتبط با ممیزی اطلاعات نام برد:

«برامان»[18] (2006) در پژوهشی که بر روی اقتصاد خرد و کلان اطلاعات انجام داده، قرن نوزدهم میلادی را قرن پیشرفت و تمرکز بر صرفه‌جویی اطلاعات و اطلاعات را به عنوان منبع حیاتی معرفی می‌کند که سازمان‌ها از طریق آن می‌توانند با برنامه‌ریزی و استفادة منطقی و کنترل منابع اطلاعاتی، صرفه‌جویی را برای سازمان خود به ارمغان آورند (برامان، 2006).

«مارچاند و هورتون»[19] (1986) در کتاب خود با عنوان بهروری از منابع اطلاعاتی نشان دادند تنها شرکت‌هایی می‌توانند به حیات خود ادامه دهند که با توجه به اقتصاد اطلاعات خود و استفادة درست از منابع اطلاعاتی به عنوان عنصر کاهش هزینه‌ها، محصولات بهتری را تولید و خود را به گونه‌ای مؤثرتر در بازار مطرح کنند. آنها معتقدند تولید و توزیع خلاقانة یک محصول، تنها از طریق مدیریت درست اطلاعات در سازمان­ها میسّر خواهد بود (بوچانان و گیب، 2008).

«اورنا»[20] (1999) در کتاب خود با عنوان سیاست‌های اطلاعات کاربردی معتقد است دانش و اطلاعات از هم جدا اما در تعامل با یکدیگرند و دائم به یکدیگر تبدیل می‌شوند.

«دوبویس»[21] (1995) در پژوهش خود ممیزی اطلاعات را ابزار مهمّ مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها معرفی می‌کند و نه‌تنها آن را برای مدیریت سازمان لازم و ضروری می‌داند، بلکه معتقد است به سازمان کمک می‌کند تا در زمینة بهبود کار خود با توجه به موارد زیر، برنامه­ریزی نماید:

1. شناسایی منابع، خدمات و جریان اطلاعات

2. تأیید وجود خدمات مناسب با توجه به هدف‌های تعیین شده

3. کنترل هزینه­ها

4. افزایش قابلیت­ها

5. ارائه پیشنهادها با بهبود نتیجه­ها.

«ابل»[22] (2001) ممیزی اطلاعات را تضمینی می­داند برای آن‌که بدانیم اطلاعات درست در زمان مناسب به فرد مناسب رسیده است یا خیر(ابل، 2001).

«بوتا و بون»[23] (2003) در پژوهشی با عنوان «ممیزی اطلاعات؛ اصول و رهنمودها» تفاوت بین ممیزی­ها را بررسی و آنها را به شرح زیر بیان کرده‌اند:

1. ارتباطات: تأکید ممیزی به جریان اطلاعات

2. نقشة اطلاعات: شناسایی و استفاده از منابع اطلاعاتیِ سازمان است.

3. سیستم­های اطلاعاتی: از ابزارهای تکنولوژیکی سازمان است که از طریق آن می‌توان دوباره‌کاری‌ها را مشخص کرد.

از نظر آنها ممیزی اطلاعات یک تکنیک مدیریتی پذیرفته شده است که در دنیای تجاریِ کنونی انواع مختلفی دارد؛ مانند ممیزی مالی، ممیزی ارتباطات و در نهایت ممیّزی اطلاعات.

«ماریا تالی و ناتان جاما»[24] (2004) در پژوهش خود با عنوان «ممیّزی اطلاعات در توسعة انجمن دبیرخانه‌های آفریقای جنوبی»، نیازهای اطلاعاتی، منابع اطلاعاتی، جریان و فرایندهای اطلاعات را شناسایی و پیشنهادهایی را برای اجرای مؤثر ممیزی اطلاعات درسازمان مادر، ارائه کرده‌اند.

با توجه به این مطالب و اهمیت ممیزی اطلاعات، طرحی با هدف‌های زیر در یکی از طرح‌های پژوهشکده گاز پژوهشگاه صنعت نفت، انجام گرفت.

  1. شناسایی حوزه­های اطلاعاتی، نوع منابع و خدمات اطلاعاتی مورد استفاده در طرح
  2. شناسایی روش دسترسی اعضای پروژه به اطلاعات مورد استفاده در طرح  
  3. شناسایی منابع در دسترس طرح، منطبق با هدف‌های سازمان
  4.  شناسایی محلّ تأمین خدمات و منابع اطلاعاتی در طرح
  5. طراحی و ترسیم جریان­های اطلاعاتیِ داخل و خارجیِ طرح

مدل‌های ارائه شده برای انجام ممیّزی اطلاعات:

ممیّزی اطلاعات یک فرایند کاری است تا یک فعالیت علمی و دستاوردهای آن دارای ارزش تجاری است. از این‌رو، برای انجام بهینة آن، گام‌ها و مراحلی باید طی شود که به برخی از دیدگاه­های ارائه شده و فرایندهای پیشنهادی برای ممیزی اطلاعات، در ذیل اشاره شده است:

«بارک و هارتون» (1988): شیوه­ای را برای ممیزی اطلاعات ارائه کردند که بر فرایند تهیة نقشه و ارزیابی منابع اطلاعاتی سازمان تاکید دارد. این روش از چهار مرحله تشکیل شده است: نظرسنجی، شناسایی منابع اطلاعاتی هزینه‌بر سازمان، تجزیه و تحلیل یافته­ها و تهیة نقشه اطلاعات و مشخص کردن منابع اطلاعاتی.

هدف اصلی این روش، شناساییِ موجودیِ منابع اطلاعاتی سازمان از طریق نقشة اطلاعاتی است. نقشه یکی از نیازهای امروز هر سازمان است. این روش نسبت به روش­های پیشین خود شفاف است، ولی نتوانسته مراحل اجرایی را مشخص کند و تنها به صورت نظری باقی مانده است.

«اورنا» (1990): برخلاف نقشة اطلاعات ارائه شده توسط هورتون و بارک، «اورنا» برای پاسخ به محدودیت­های روش آنان، روش جدیدی را ارائه نمود که بر اهمیت تجزیه و تحلیل سازمانی تأکید داشت. از آنجا که در روش پیشین تأکید بر نقشة اطلاعات بود، فرایند اورنا در پیِ شناساییِ منابع اطلاعاتی و ترسیم جریان اطلاعات است. محصول نهایی نقشة اطلاعات اساساً نشان دادن موجودی منابع اطلاعاتی است؛ اما محصول نهاییِ روش اورنا برنامه­ریزی برای سیاست اطلاعاتی سازمان است. در ابتدا این روش شامل 4 مرحله بود که بعدها به 10 روش قبل و بعد از ممیزی تقسیم گردید.

مراحل ممیزی اطلاعات در روش اورنا:

1. جداسازی مفهوم اطلاعات از هدف‌های کسب و کار: بررسی مقدماتی و اولیه در زمینة مدیریت عملکرد و استراتژی 2. اطمینان از پشتیبانی مدیریت ارشد از ممیزی اطلاعات 3. کسب حمایت سازمانی یا تعهد سازمانی (کارکنان سازمان) از ممیزی اطلاعات 4. برنامه‌ریزی ممیزی: برنامه‌ریزی، انتخاب تیم پروژه، انتخاب ابزارها و تکنیک‌ها 5. شناسایی: شناسایی منابع اطلاعاتی و جریان اطلاعات که شامل ارزیابی هزینه سودمندی منابع اطلاعاتی است 6. تفسیر یافته‌ها: تجزیه و تحلیل یافته‌ها براساس وضعیت فعلی 7. ارائه یافته‌ها: ارائه گزارش ممیزی 8. پیاده‌سازی تغییرات: ایجاد سیاست اطلاع‌رسانی و تحقق توصیه‌های ممیزی اطلاعات 9. اندازه‌گیری تغییرات

10. تکرار ممیزی: بیشتر هدف اورنا در این روش نشان دادن جریان اطلاعات و تحلیل سازمانی است.

«بوچانان و گیپ»[25] (1998): روش ارائه شده توسط  بوچانان و گیب تا حدودی شبیه روش اورناست، اما جامع­تر و گسترده­تر. ابزار و تکنیک‌های مورد استفادة آنها بیشتر از رشته­های مدیریت گرفته شده است.

این روش شامل 5 مرحله است: 1. بررسی مزایای ممیزی اطلاعات،‌ اطمینان از تعهد مدیریت و همکاری کارکنان و یک بررسی ابتدایی از سازمان 2. تحلیل راهبردهای سازمان در ادامة شناسایی منابع اطلاعاتی و جریان اطلاعات 3. تجزیه و ارزیابی منابع اطلاعاتی و تدوین برنامه­های اجرایی 4. تحلیل هزینه سودمندی منابع اطلاعاتی 5. ارائه گزارش در مورد ممیزی و بهبود راهبرد اطلاعاتی سازمان.

«تراش»[26] (2001): شیوه­ای را برای ممیزی اطلاعات در یک سازمان ارائه می­کند که بیشتر مبتنی بر رویکرد پردازش اطلاعات است. به باور وی، ارزیابی اطلاعات سازمان زمانی مؤثر است که با فرایندهای اساسیِ سازمان و توسعة راهبردهای آن مرتبط باشد. او هدف‌های ممیزیِ اطلاعات را در دو بخش برمی‌شمارد: نخست، منجر به دستیابی و شناسایی افرادی می‌شود که در خلق، انتقال و تسهیم اطلاعات در سازمان اثرگذارند. دوم، نقش مؤثر در شناسایی اطلاعات موجود در سازمان، حوزه‌های نیازمند اطلاعات و نحوة استفاده از آن، تعیین اثربخش‌ترین و کارآمدترین شیوه‌های ذخیره و دسترس‌پذیری و انتقال اطلاعات دارد.

«ابل» (2001 ): ابل شش گام را برای ممیزی اطلاعات به شرح زیر مطرح نموده است:

1. درک محرّک‌های کاری 2. تعریف مزایا و نقاط ضعف و قوّت 3. برنامه‌ریزی 4.گردآوری داده‌ها 5. تحلیل و ترکیب 6. ارائه نتایج.

«هنزل» )2001): از دیدگاه هنزل، ممیزی اطلاعات یک فرایند هفت مرحله‌ای است که در شکل 1 قابل ملاحظه است.

  

 

 

شکل1.

 

 

 

 

 

مرحلة اول: برنامه ­ریزی

برنامه­ریزی، مرحلة اول از فرایند ممیزی اطلاعات است. قبل از شروع پروژه باید نحوة اجرای فرایند، نحوة تأمین منابع، دامنه، زمان و مباحث ارتباطی آن مورد توجه قرار گیرد.

در مرحلة برنامه‌ریزی باید پنج گام دربارة مباحث مهمّ مرتبط با فرایند ممیزی اطلاعات برداشت. هرگام یک یا چند مبحث مهم را مدّنظر قرار خواهد داد که در تعیین بهترین شیوه برای اجرای ممیزی در سازمان با استفاده از منابع در دسترس، کمک خواهد کرد.

گام اول: بیان شفّاف هدف‌ها؛ گام دوم: تعیین دامنه و منابع تخصیص یافته؛ گام سوم: انتخاب یک روش‌شناسی پژوهش؛ گام چهارم: تدوین یک راهبرد ارتباطی؛ گام پنجم: کسب حمایت مدیریت.

مرحلة دوم: گردآوری داده‌ها

مرحلة دوم از فرایند هفت مرحله­ای ممیزی اطلاعات، گردآوری مجموعه داده­های مرتبط با استفاده از منابع اطلاعاتی، نحوة استفاده از آنها، اطلاعات تولید شده و جریان اطلاعات در سازمان، بین سازمان و محیط اطلاعاتی خارج از سازمان است.

این مرحله همچنین شامل تهیه و گسترش یک بانک منابع اطلاعاتی است که برخی از داده­های گردآوری شده را ذخیره کرده و امکان برقراری ارتباط میان منابع اطلاعاتی و دستیابی به هدف‌های واحدهای سازمان را ممکن می­سازد.

مرحلة سوم: تحلیل داده­ها

تحلیل داده، سومین مرحله از مراحل هفتگانة فرایند ممیزی اطلاعات است. تحلیل داده­ها شامل ویرایش و کُدبندی داده‌های گردآوری شده و آماده‌سازی آنها برای تحلیل و سپس تحلیل عملیِ داده برای شناسایی مشکلات و ناکارآمدی‌هاست. چهار وظیفه‌ای که باید قبل از تحلیل داده­ها به انجام رساند، ‌عبارت است از:

1. ذخیرة داده‌های مرتبط در بانک منابع اطلاعاتی 2. تهیه و گسترش طرح آماده‌سازی داده برای سایر داده‌ها 3. آماده‌سازی داده 4. ورود داده در ابزارهای تحلیل.

مرحلة چهارم: ارزیابی داده‌ها

هنگامی که داده‌ها تحلیل می‌شوند، نتایج به منظور تعیین اهمیت آنها در بافت سازمانی که ممیزی در آن صورت گرفته است، باید مورد تغییر و ارزیابی قرار گیرد.

مرحلة پنجم: ارائه پیشنهادها

سطح موفقیت یک ممیزی اطلاعات می‌تواند به نحوة ارائه یافته‌های ممیزی و پیشنهادها به مدیران و سهامداران وابسته باشد. شیوه یا شیوه‌های انتخابی باید متناسب با سازمان و با در نظر داشتن محیط فرهنگی و سیاسی درون سازمان باشد.

مرحلة ششم: اجرای پیشنهادها

اجرای پیشنهادها، مرحلة ششم از مراحل هفتگانة ممیزی اطلاعات است که شامل توسعة یک برنامه اجرایی و انطباق پیشنهادها درون طرح‌های تجاری، بازاریابی و راهبردی است. بدون توجه به این‌که پیشنهادها تغییرات عمده یا اندکی بر رویکردها، جریان­های کاری، منابع یا خدمات دارند، اجرای آنها بر روی افراد و گروه‌های درون سازمان تأثیر خواهد گذاشت.

مرحلة هفتم: ممیزی اطلاعات به عنوان یک فرایند مستمر

مرحلة نهایی از مراحل هفتگانة ممیزی اطلاعات، در جستجوی این است که ممیزی اطلاعات باید به ابزاری همیشگی برای انطباق خدمات و منابع اطلاعاتی با نیازهای اطلاعاتی تبدیل شود.

اولین ممیّزی اطلاعات اجرا شده در کلّ سازمان «نسل اول ممیزی» نامیده می‌شود. ممیزی­های بعدی «نسل دوم»، «نسل سوم» و... نامیده می‌شوند. عامل کلیدی حرکت از ممیزی نسل اول به نسل‌های بعدی، توانایی استفاده از داده‌های تاریخی به‌دست آمده در فرایند ممیزی‌های گذشته است. این در صورتی قابل اجراست که داده­ها ساختار یافته و به شیوه‌ای ذخیره شده باشند که تسهیل‌کنندة پیشرفت اثربخش و کارآمد نسل‌های بعدیِ ممیزی باشد (هنزل، 2001).

 

انتخاب مدل هنزل به عنوان روش اجرایی در این پژوهش

روش هنزل ترکیبی است از دو روش اورنا و بوچانان و به گونه‌ای هر دو روش را همپوشانی می‌نماید. با توجه به نقاط ضعف در مدل بوچانان و اورنا، هنزل روشی را مطرح نمود که نقاط ضعف هر دو را پوشش می‌دهد. در روش هنزل نه تنها نیازهای اطلاعاتی سازمان بررسی می­شود، بلکه می­توان نقشه جریان اطلاعات سازمان را نیز ترسیم نمود. همچنین ابزارها و تکنیک‌های ارائه شده در این روش بسیار کامل‌تر از دو روش پیشین است و بسیاری از متخصصان مدیریت و کتابداری آن را از نظر جامع بودن مراحل، انعطاف‌پذیری، قابلیت استفاده، عملی بودن آن و پشتیبانی از ابزار، تأیید کرده‌اند. همچنین، این روش از روش ابل نیز کامل‌تر است. بدین منظور، برای انجام ممیزی اطلاعات در طرح مورد نظر از روش هفت مرحله‌ای هنزل استفاده شده است.

 

روش

این پژوهش از نظر هدف کاربردی و از نظر روش کار، پیمایشی است و برای گردآوری داده‌ها از پرسشنامه استفاده شده است. اغلب پرسش‌ها به صورت باز و برای کارشناسان، مسئولان گروه‌ها و مسئولان طرح تنظیم گردیده است. در طراحی سؤال‌ها از پرسشنامة هنزل استفاده شده و رواییِ صوری و محتوایی آن را متخصصان و صاحب‌نظران تأیید کرده‌اند. برای تحلیل داده­های گردآوری شده، به دلیل باز بودن سؤال‌ها و کوچک بودن سازمان طرح، از نرم­افزار اکسل استفاده گردیده است. جامعة مورد بررسی پژوهش را 42 نفر از کارشناسان، مسئولان گروه­ها و مسئولان طرح تشکیل می­دهند.

 

یافته‌ها

پس از تنظیم پرسشنامه بر اساس مطالعات منابع مختلف داخلی و خارجی و مشورت با استادان و با توجه به مدل هنزل، پرسشنامه­ها به تعداد 42 نسخه تکثیر و در اختیار پژوهشکدة گاز پژوهشگاه صنعت نفت قرار گرفت و داده‌های مورد نظر استخراج شد. با توجه به استفاده از پرسشنامة باز برای گردآوری داده­ها، بانک اطلاعاتی طراحی و داده‌ها بر اساس هدف‌های طرح، هدف‌های بخش­های مرتبط با طرح، وظایف کارشناسان گروه، حوزه‌های اطلاعاتی مربوط، منابع اطلاعاتی مورد استفادة پشتیبانِ هر وظیفه و منابع اطلاعاتی دریافتی و ارسالی در طرح، در آن ثبت گردید. تجزیه و تحلیل یافته‌ها نیز با توجه به بانک اطلاعاتی تهیه شده، در دو مرحله صورت گرفت: 1. تحلیل داده­ها 2. ترسیم جریان اطلاعات.

1. تحلیل داده‌ها:

 در این مرحله با توجه به مؤلفه­های مطرح شدة زیر:

- مؤلفة شناسایی حوزه­های اطلاعاتی ، نوع و عنوان منابع اطلاعاتی مورد نیاز وظایف اعضای طرح

- مؤلفه شناسایی منابع اطلاعاتی در دسترس در طرح پژوهشکده گاز

- مؤلفه شناسایی محلّ تأمین منابع اطلاعاتی در طرح پژوهشکده گاز

- مؤلفه شناسایی روش‌های دسترسی به اطلاعات در طرح پژوهشکدة گاز

از پاسخ دهندگان خواسته شد تا به هریک از این سؤال‌ها با توجه به حوزة اطلاعاتی مربوط پاسخ‌دهند. سپس دامنة پاسخ‌‌ها به صورت مجزّا کدبندی و در نرم‌افزار اکسل وارد گردید به نحوی که فهرست کامل خصوصیات در یک ستون و میزان عددی تکرار آن در ستون دیگر قرار گرفت و تعداد دفعات تکرار(پاسخ‌های) آنها ثبت گردید. در ادامه می‌توان به صورت نمونه جدول‌های استخراج شده از بانک اطلاعاتی را با توجه به شیوة فوق، ملاحظه کرد.

 

جدول 1. مقایسة هشت گروه درگیر در طرح پژوهشکدة گاز از نظر حوزه‌های اطلاعاتی

حوزه اطلاعاتی

درصد کاربرد حوزه‌ها در طرح

گروه مهندسی

گروه بررسی  اقتصادی

گروه کاتالیست

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

گروه فیلتراسیون

گروه ترمودینامیک

گروه هیدرودینامیک و انتقال حرارت

گروه مطالعات پایلوت

آنالیز

1.3%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

اطلاعات فنی مربوط به واحدهای صنعتی

2.6%

0.0%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

اقتصاد

2.6%

0.0%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

اقتصاد مهندسی

2.6%

0.0%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

شیمی

24.7‌%

0.0%

0.0%

3.9%

6.5%

0.0%

0.0%

0.0%

14.3‌%

فیزیک

3.9%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

3.9%

کامپیوتر

6.5%

0.0%

0.0%

2.6%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

2.6%

کاتالیست

7.8%

0.0%

1.3%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

3.9%

مهندسی شیمی

45.5%

16.9%

1.3%

5.2%

2.6%

11.7%

0.0%

7.8%

0.0%

نانوساختارها

2.6%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3%

 

جدول 2. مقایسة درصد کاربرد حوزه‌های اطلاعاتی طرح با توجه به منابع مورد استفاده

حوزه اطلاعاتظی

درصد کاربرد حوزه در طرح

استاندارد

اسناد

پتنت

کتاب‌ها

گزارش‌‌ها

مجله‌ها

مقاله‌‌ها

نرم افزار

آنالیز

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

اطلاعات فنی مربوط به واحدهای صنعتی

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

اقتصاد

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

1.3%

0.0%

اقتصاد مهندسی

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

شیمی

24.7%

0.0%

0.0%

0.0%

2.6%

2.6%

3.9%

15.6%

0.0%

فیزیک

3.9%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

کامپیوتر

6.5%

0.0%

0.0%

0.0%

1.3

0.0%

0.0%

5.2%

0.0%

کاتالیست

7.8%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

2.6%

0.0%

3.9%

1.3%

مهندسی شیمی

45.5%

2.6%

1.3%

5.2%

9.1%

9.1%

0.0%

14.3%

3.9%

نانوساختارها

2.6%

0.0%

0.0%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

 

چنان که در جدول 1 مشاهده می­شود، حوزة مهندسی شیمی با 46% و حوزة شیمی با 25% در مقایسه با سایر حوزه­ها درصد کاربرد بیشتری را در گروه­های مهندسی، فیلتراسیون و مطالعات پایلوت به ترتیب به خود اختصاص داده­اند. در هر دو حوزه مهندسی شیمی و شیمی مقالات به ترتیب با 15.6% و 14.3% و «گزارش‌ها» و «کتاب‌ها» با 9% در حوزه مهندسی شیمی نسبت به سایر منابع اطلاعاتی  بیشتر مورد استفاده قرار گرفته­اند (جدول 2).

 

 

جدول 3. مقایسه هشت گروه درگیر در طرح پژوهشکدة گاز از نظر نوع منابع مورد استفاده

نوع منبع

درصد کاربرد منابع در طرح

گروه مهندسی

گروه بررسی  اقتصادی

گروه کاتالیست

گروه شبیه سازی و مدلسازی

گروه فیلتراسیون

گروه ترمودینامیک

گروه هیدرودینامیک و انتقال حرارت

گروه مطالعات پایلوت

استاندارد

2.6%

2.6%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

اسناد

1.3%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

پتنت

7.8%

1.3%

0.0%

1.3%

0.0%

2.6%

0.0%

1.3%

1.3%

کتاب‌ها

19.5%

0.0%

5.2%

2.6%

3.9%

3.9%

0.0%

2.6%

1.3%

گزارش‌ها

18.2%

6.5%

0.0%

1.3%

1.3%

1.3%

0.0%

0.0%

7.8%

مجله‌ها

3.9%

0.0%

0.0%

0.0%

3.9%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

مقاله‌ها

41.6%

2.6%

3.9%

11.7%

0.0%

3.9%

0.0%

3.9%

15.6%

نرم‌افزار

5.2%

2.6%

1.3%

0.0%

1.3%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

با توجه به داده­های ارائه شده در جدول 3 می‌توان مشاهده کرد که «مقاله‌ها» با 42 % کاربرد، نسبت به سایر منابع بیشتر مورد استفادة کارشناسان و مسئولان طرح قرار گرفته و بیشترین درصد استفاده از مقاله‌ها مربوط به گروه مطالعات پایلوت با 16% و گروه کاتالیست با 12% است. پس از آن، «کتاب‌ها» با 19% بیشترین سهم منابع اطلاعاتی را به خود اختصاص داده‌اند. «گزارش‌ها» با فاصلة کمی نسبت به «کتاب‌ها» در رتبة سوم منابع اطلاعاتی قرار گرفته‌اند.

 

جدول 4. مقایسة درصد تأثیر محل تأمین منابع در هشت گروه درگیر در طرح پژوهشکده گاز

محل تأمین

درصد تأثیر محل تأمین منابع در طرح

گروه مهندسی

گروه بررسی  اقتصادی

گروه کاتالیست

گروه شبیه‌سازی و مدل‌سازی

گروه فیلتراسیون

گروه ترمودینامیک

گروه هیدرودینامیک و انتقال حرارت

گروه مطالعات پایلوت

شرکت‌های سازنده (فیلتر)

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

مجموعه‌های شخصی و بایگانی داخل واحدی

8.2%

4.1%

2.7%

0.0%

1.4%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

شرکت خارجی

1.4%

0.0%

0.0%

0.0%

1.4%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

فضاهای مجازی

41.1%

5.5%

2.7%

12.3 %

5.5%

4.1%

0.0%

5.5%

5.5%

کتابخانة پژوهشگاه

41.1%

5.5%

5.5%

2.7%

2.7%

5.5%

0.0%

2.7%

16.4%

کتابخانة دانشگاه‌ها

4.1%

2.7%

0.0%

1.4%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

کتابخانة دیجیتال

4.1%

0.0%

0.0%

1.4%

0.0%

2.7%

0.0%

0.0%

0.0%

کنفرانس‌ها

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

 

طبق جدول 4 ، کارشناسان و مسئولان گروه­ها برای تأمین منابع اطلاعاتی خود بیشتر به «کتابخانة پژوهشگاه» مراجعه کرده‌اند که در میان آنها گروه مطالعات پایلوت با 17% بیشترین سهم استفاده را به خود اختصاص داده است. پس از کتابخانه، «فضاهای مجازی» در رتبة بعدی قرار دارد و مراجعة گروه کاتالیست نسبت به سایر گروه­ها به فضاهای مجازی بیشتر است. با توجه به جدول فوق، سه گروه مهندسی، بررسی‌های اقتصادی و شبیه‌سازی از «بایگانی­های شخصی» برای تأمین منابع استفاده کرده‌اند.

 

جدول5. مقایسة گروه‌های درگیر در طرح پژوهشکدة گاز از نظر راهکارهای دسترسی به منابع

راهکارهای دسترسی

درصد راهکارهای دسترسی به منابع در طرح

گروه مهندسی

گروه بررسی  اقتصادی

گروه کاتالیست

گروه شبیه‌سازی و مدل‌سازی

گروه فیلتراسیون

گروه ترمودینامیک

گروه هیدرودینامیک و انتقال حرارت

گروه مطالعات پایلوت

مراودات شخصی

17.6%

11.1%

0.0%

5.6%

5.6%

50.0%

0.0%

0.0%

16.7%

پست

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

فناوری اطلاعات

38.5%

11.1%

22.2%

44.4%

22.2%

0.0%

0.0%

33.3%

61.1%

فرایندهای سازمانی

41.8%

50.0%

22.2%

22.2%

16.7%

0.0%

0.0%

27.8%

72.2%

سایر

2.2%

0.0%

11.1%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

0.0%

 

براساس داده­های جدول مقایسه­ای 5، روش دسترسی به منابع در میان کارشناسان و مسئولان گروه­ها بیشتر از طریق «فرایندهای سازمانی» و «فناوری اطلاعات» به ترتیب با 42 و 39% صورت گرفته است. «مراودات شخصی» یکی دیگر از راهکارهای دسترسی است که در رتبة سوم قرار دارد. چنان که ملاحظه می‌شود، گروه مهندسی نسبت به سایر گروه‌ها منابع خود را از طریق «فرایندهای سازمانی» تأمین کرده است. گروه مطالعات پایلوت نسبت به سایر گروه‌‌ها بیشتر از «فناوری اطلاعات» برای تأمین منابع اطلاعاتی مورد نیاز خود بهره گرفته است.

2. ترسیم جریان اطلاعات

با توجه به این‌که گام دوم در اجرای ممیّزی اطلاعات، ترسیم جریان اطلاعات داخل و خارج از طرح است، پس از تکمیل بانک اطلاعاتِ پرسشنامه‌ای طرح پژوهشکده گاز پژوهشگاه صنعت نفت و کدینگ کلیة اطلاعات، برای ترسیم جریان اطلاعات ورودی و خروجی و تحلیل اطلاعات، ابتدا گروه‌بندی سطوح برای هشت بخش درگیر در طرح به صورت جداگانه انجام گرفت و داده‌های مربوط به منابع اطلاعاتی دریافتی و ارسالی در ستون‌های مورد نظر به همراه کد مربوط دسته‌بندی شد. از آنجا که فعالیت‌ها و وظایف مسئولان و کارشناسان گروه­های مختلف در طرح متفاوت بود، جریان اطلاعاتِ ورودی و خروجی برای هر سطح (مسئول گروه، کارشناس گروه، مسئول طرح) به صورت مجزّا ترسیم گردید. یک نمونه از جدول و جریان اطلاعات ترسیم شده برای گروه شبیه‌سازی در سطح کارشناس و مسئول گروه، در ادامه آورده شده است:

نام واحد

حوزه‌های اطلاعاتی

نوع منبع

عنوان منبع

شکل منبع

اهمیت عنوان منبع اطلاعاتی

دسترسی در فضای فیزیکی پژوهشگاه

دسترسی به فضای مجازی رایگان

روش دسترسی به منبع اطلاعاتی

گروه محل تأمین

 

منابع ارسال شده به داخل پژوهشگاه و خارج از پژوهشگاه

عنوان منبع

شکل منبع

نوع منبع

اهمیت منبع

محل ارسال (داخل )

محل ارسال (خارج)

گروه شبیه‌سازی

شیمی

کتاب‌‌ها

encyclopedia of chemcal Engeenring

چاپی

3

بله

خیر

فرایندهای سازمانی

کتابخانه پژوهشگاه

شبیه‌سازی دینامیک واحد صنعتی

چاپی

گزارش

4

مدل‌سازی

 

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

کتاب‌‌ها

encyclopedia of chemcal processing

چاپی

3

بله

خیر

فرایندهای سازمانی

کتابخانه پژوهشگاه

شبیه‌سازی دینامیک واحد صنعتی

چاپی

گزارش

4

کنترل پروژه

 

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

مجله‌ها

industrial and engineering chemistry reaserch

الکترونیکی

4

خیر

خیر

فناوری اطلاعات

فضاهای مجازی

شبیه‌سازی دینامیک واحد صنعتی

چاپی

گزارش

4

معاونت فناوری

 

گروه شبیه‌‌سازی و مدلسازی

مجله‌ها

chemical engineering science

الکترونیکی

4

خیر

خیر

فناوری اطلاعات

فضاهای مجازی

مقاله‌های برگرفته از پروژه

الکترونیکی

مقاله

3

تحصیلات تکمیلی

 

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

مجله‌ها

canadian journal of chemical engineering

الکترونیکی

3

خیر

خیر

فناوری اطلاعات

فضاهای مجازی

 

 

 

 

 

 

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

کامپیوتر

کتاب‌‌ها

Computational Methods in Science and Technology

الکترونیکی

3

خیر

خیر

فناوری اطلاعات

فضاهای مجازی

 

 

 

 

 

 

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

مهندسی شیمی

نرم‌افزار

Hysis

الکترونیکی

5

بله

خیر

فرایندهای سازمانی

مجموعه‌های شخصی

ساخت نانوکاتالیست برپایه نانوساختار سیلیس به‌کارگیری در فرآیند

چاپی

گزارش

4

کنترل پروژه

شرکت ملی نفت ایران

گروه شبیه‌سازی و مدلسازی

مهندسی شیمی

گزارش‌ها

گزارش‌های شرکت STATOIL

الکترونیکی و چاپی

4

خیر

بله

مراودات شخصی

شرکت خارجی

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نتیجه‌گیری

یافته­های پژوهش نشان می­دهد طبق پاسخ مسئولان طرح و نیز مسئولان و کارشناسان گروه­های درگیر در طرح، «مقاله‌ها» سهم بیشتری از منابع اطلاعاتی را نسبت به سایر منابع (دریافت شده از داخل و خارج از پژوهشگاه) در تمامی حوزه‌های اطلاعاتی به خود اختصاص داده‌اند. پس از بررسی مقاله‌های مورد استفاده، می‌توان به دو ناشر الزیور[27] و ای سی اس[28] به عنوان ناشران کلیدی در طرح اشاره نمود. همچنین، در داخل پژوهشگاه، پژوهشگران منابع اطلاعاتی مورد نیاز خود را با مراجعه به کتابخانه پژوهشگاه، واحد تبدیلات گاز طبیعی و فضاهای مجازی تأمین کرده‌اند. در خارج از پژوهشگاه نیز این منابع از طریق مراودات شخصی، کتابخانه‌های دارای تفاهم‌نامة همکاری با پژوهشگاه، شرکت ملّی صادرات گاز ایران و شرکت ملی نفت تأمین شده است.

2. با توجه به حوزه‌های اطلاعاتی مشترک (حوزة مهندسی شیمی) در همة گروه‌ها و عدم تهیة بانک اطلاعاتی یکپارچه از منابع دریافت شده، احتمال تکراری بودن منابع اطلاعاتی مورد استفادة پژوهشگران درگروه‌های مختلف وجود دارد. بدین منظور، برای جلوگیری از دوباره‌کاری‌ و صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کنترل منابع دریافتی و ارسالی، می‌توان پیشنهاد تشکیل گروه مهندسی شیمی را قبل از اجرای طرح ارائه نمود که این گروه وظیفة تهیة بانک اطلاعاتی و دریافت کلیة اطلاعات را بر عهده خواهد داشت.

3. چون گروه‌های درگیر در طرح، برخی از مقاله‌ها، گزارش‌ها و کتاب‌های خود را از طریق واحد تبدیلات گاز طبیعی و کتابخانه تامین کرده‌اند، می‌توان این دو واحد را به عنوان یک واحد کلیدی و کانال‌های ارتباطی برای تحویل اطلاعات تولید شده، برای طرح به شمار آورد.

4. با توجه به حیاتی بودن کتاب‌های مورد استفاده در گروهِ بررسی‌های اقتصادی و محل تأمین این کتاب‌ها از طریق مجموعه‌های شخصی، احتمال تکراری بودن این منابع با منابع موجود در کتابخانه وجود دارد.

5. با توجه به موجود بودن آرشیو کامل استانداردهای نفت در کتابخانة پژوهشگاه صنعت نفت و تهیة این استانداردها توسط گروه مهندسی از طریق شرکت ملی نفت و تبدیلات گاز طبیعی، احتمال تکراری بودن این استانداردها با استانداردهای کتابخانه وجود دارد که دلیل آن را می­توان در بی‌اطلاعی پژوهشگران از وجود این استانداردها در کتابخانه یا اطلاع‌رسانی ضعیف واحد اطلاعات علمی و مدیریت دانش دانست.

6. با توجه به نیاز گروه‌های درگیر در طرح به منابع اطلاعاتی (مقاله‌ها، گزارش‌ها DOE[29]، مجله‌ها، کتاب‌ها) و تأمین این منابع به شیوه‌های مختلف، می‌توان شکاف اطلاعاتی را برای همة گروه­ها و در هر دو سطح، به خوبی ملاحظه کرد.  

7. در طرح، منابع اطلاعاتی (کتاب‌ها، مقاله‌ها، گزارش‌ها و...) وجود دارد که به صورت انحصاری در اختیار فرد و یا واحد قرار می‌گیرد.

8. درصد استفاده از منابع الکترونیکی با توجه به دسترس‌پذیری آسان و هزینة کمتر منابع الکترونیکی نسبت به چاپی که بدون مراجعه به کتابخانه و از طریق فناوری اطلاعات امکان‌پذیر می­باشد، در این پروژه بیشتر است.

9. فرایندهای سازمانی و فناوری اطلاعات، دو راهکار مهمّ دسترسی به منابع اطلاعاتی با توجه به پاسخ کارشناسان گروه‌هاست.

10. اطلاعاتی که از طرح به بیرون اشاعه شده است، بیشتر در قالب گزارش‌های تولید شده و مقاله‌های تألیفی است و به طور کلّی پژوهشگران بیشتر تمایل به اشاعة اطلاعات خویش در قالب مقاله و گزارش دارند.

11. اطلاعات متنیِ غیرفارسی بیشتر و اطلاعات شفاهی کمتر از سایر انواعِ اطلاعاتِ مورد استفاده در طرح، مورد استفاده قرار گرفته است.

محدودیت­ها و پیشنهادهای پژوهش

با توجه به نقش کلیدی و مهمّ ممیزی اطلاعات در طرح‌ها و پروژه‌ها به منظور شناسایی سرمایه­های اطلاعاتی، شناسایی اطلاعات مورد نیاز،تشخیص شکاف‌ها و تنگناها و نحوة جریان اطلاعات شناسایی موانع و عواملِ بازدارندة انجام صحیح فرایند ممیزی اطلاعات و تلاش در جهت رفع آنها، ضروری به نظر می‌رسد.

با توجه به مشکلات پیش‌آمده برای پژوهشگران در مسیر جریان ممیّزی اطلاعات، ارائة این مشکلات و راهکارهای پیشنهادی برای حلّ آنها می‌تواند کمک بزرگی باشد برای کسانی که قصد دارند  ممیزی اطلاعات بر اساس مدل هنزل را در طرح‌های ملی و صنعتی انجام دهند این راهکارها عبارتند از:

- با توجه به این که اساس طراحی پرسشنامه، مدل هنزل است و پرسشنامة این مدل به تنهایی نمی­تواند برای ممیزی اطلاعات در سازما‌ن‌ها مفید باشد، پرسشنامه باید بومی‌سازی شود.

- در طراحی سؤال‌ها، در بخش ترسیم جریان اطلاعات، باید جریان ورودی و خروجی اطلاعات بر اساس حوزه‌های اطلاعاتی ترسیم شود که در پرسشنامة این پژوهش به آن توجه نشده بود.

- به دلیل آن که پرسشنامه توسط مسئول طرح توزیع گردید، سؤال‌ها برای برخی از پاسخ‌دهندگان مبهم بود. از این رو، نخست باید سؤال‌ها برای پاسخ‌دهندگان به‌درستی شرح داده شود تا ابهامی دربارة آنها وجود نداشته باشد.

- با توجه به پاسخ­های داده شده و ارسال دوبارة پرسشنامه (در دو مرحله) برای تکمیل و تصحیح سؤال‌های مبهم بهتر است به جای پرسشنامه از مصاحبه برای گردآوری داده‌ها در ممیزی اطلاعات استفاده شود.

- چنانچه برای انجام ممیزی اطلاعات از مصاحبه استفاده شود و شناخت افراد مربوط از نظر امنیتی امکان‌پذیر نباشد، می‌توان از طریق گفتگوی تلفنی و بدون شناخت فرد، سؤال‌های مصاحبه را مطرح کرد.

- با توجه به آگاهی نداشتن پژوهشگران از منابع اطلاعاتی سایر بخش‌های طرح، طراحی یک شبکة تبادل اطلاعات بین اعضا، پیشنهاد می­شود.

- با توجه به آگاهی نداشتن مسئولان طرح نسبت به ممیزی اطلاعات، آگاهی‌رسانی و آموزش مدیران طرح در زمینة ارزش ممیزی اطلاعات و ترسیم جریان اطلاعات و نقش مؤثر آن در پژوهشکده، پیشنهاد می­شود.

- با توجه به نبودِ بانک اطلاعاتی منسجم برای طرح، پیشنهاد می‌شود از منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح بانک اطلاعاتی استفاده شود.

 

- حسن‌زاده، محمد و آرش محمدخانی (1389). «بررسی نحوة جریان اطلاعات در پژوهشکده‌های دانشگاه تربیت‌مدرس» پژوهشنامه پردازش و مدیریت اطلاعات، 25 (3)، 373-388.

- جاشاپارا ، آشوک (1387). رویکردی منسجم بر مدیریت دانش، ترجمة مصطفی کاظمی، مرجان فیاضی و مجتبی کفاشان؛ تهران: شرکت تعاونی کارآفرینان فرهنگ و هنر.

- هنزل، سوزان (1388). ممیزی اطلاعات (راهنمای عملی)، ترجمة علی شیرازی و مجتبی کفاشان، تهران: شرکت تعاونی کارآفرینان فرهنگ و هنر.

-  Abell. A. )2001(. Conducting an Information Audit. Website:

http://opini.wikispaces.com/file/view/Conducting_an_info_audit+TFPL.pdf

-  Braman, S.( 2006).The micro and macroeconomics of information. Annual Review of information Science and Technology, 40, 3-52.

-  Botha, H., & Boon, J. A. (2003) . The information audit: Principles and guidelines. Library Review, 53(1), 23–38.

-  Buchanan, S., & Gibb, F. (1998). The information audit: An integrated strategic approach. The International Journal of Information Management, 18(1), 29–47.

-  Buchanan, S., & Gibb, F.(2008). The information audit: An integrated strategic approach. The International Journal of Information Management, 28,3-11.

-  Burk, C. F., & Horton, F. W. (1988). InfoMap: A complete guide to discovering corporate information resources. Englewood Cliffs, NJ:Prentice-Hall.

-  Dhillon, J. K. (2001). Challenges and strategies for improving the quality of information in a university setting: a case study, Total Quality Management 12(2), 167-177.

-  Dibois, C. P. R.(1995). The information audit: its contribution to decision making. Library management, 16(7),20-24.

-  Downs, C.W. (1988). Communication audits. Glenview, IL. Scott, Foresman.

-  Fanning M (2007) The role of the information audit and the information auditor in commercial organizations. In: Koopera-tion versus Eigenprofil, 31. Arbeits- und Fortbildungstatung der ASpB e.V. Sektion 5 im Deutschen Bibliotheksverband  (edited by U Flitner and others). Karlsruhe: Universitatsver-lag, 125–136.

-  Griffiths P (2010) Where next for information audit, Business Information Review,27(4), 216–224.

-  Information audit Guide Lines .(2004).  Records Management Society  Great Britain Local Government Group. Website:

http://www.irms.org.uk/resources/information-guides/195-information-audit-guidelines

-  Line, M.B., Brittain, J.M. & Cranmer, F.A.( 1971). Information requirements of College of Education lecturers and schoolteachers. Bath , UK: Bath University of Technology, University Library.

-  MacGregor, George.( 2004). The nature of information in the twenty-first century Conundrums for the informatics community, Library Review, 54(1),10-23.

-  Marchand, D. A.,  Horton, F.(1986). W. Infotrends: profiting from your Information resources. New York: Wiley.

-  Menzel, H. (1966). Information needs and uses in science and technology, Annual Review of Information Science and Technology, 1, 41-69.

-  Henczel, S.(2001). The information audit: A practical guide. London: K.G. Saur.

-  Orna, E. (1990). Practical information policies: How to manage information flow in organisations. Aldershot: Gower.

-  Orna, E. (2004). Information strategy in practice. Aldershot: Gower.

-  Robertson G .(1997).Information auditing: The information professional as information accountant. Managing Information May, 31–33, 35.

-  Tali ,Maria & Mnjama  Nathan. (2004). "Information audit at the Southern African Development Community (SADC) Secretariat", Library Management, 25(4-5),199 – 207.

-  Thortnon,S.(2001). Information audit. Handbook of Information Management. 8ed. London: ASLIB.

-  Truch, Esward.(2001).Mapping Advances Km Journey,Knowledge Managemen Website :

http//www.kmmag.co.uk/Currentapril/forumapr.htm

-  Worlock, David R .(1987). Implementing the information audit. Aslib Proceedings, 39 (9), 255 – 260.