نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسندگان
1 دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه فردوسی مشهد
2 کارشناس ارشد سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی
چکیده
کلیدواژهها
مقدمه
با پیدایش شبکه جهانی اینترنت، بتدریج منابع و پایگاههای اطلاعاتی مختلفی پا به عرصه وجود گذاشتند و از طریق این شبکه در اختیار همگان قرار گرفتند. با توسعه این منابع الکترونیکی در شبکه جهانی اینترنت، بتدریج جنبشی شکل گرفت که به «دسترسی آزاد»[1] معروف شد. پیشینة ایده دسترسی آزاد به متون علمی، به پیش از همگانی شدن اینترنت و رشد نشریههای الکترونیکی با دسترسی آزاد بر میگردد (جمالی مهموئی و دیگران، 1385). این جنبش هدفی مقدس و قدیمی دارد که انسانها در طول تاریخ برای تحقق آن تلاش کرده اند و آن، دسترسی بدون قید و شرط و بدون هیچ نوع محدودیت به مطالب و یافتههای علمی برای هر انسانی فارغ از نژاد، رنگ، ملیت و فقیر و غنی است. هدف از این جنبش، گسترش علم و توسعه دسترسی به یافته های علمی برای عموم و نه افراد برگزیده و منتخب است و هیچگاه دسترسی نداشتن به یافتههای علمی را به دلیل بضاعت مالی نامناسب و یا موانع قانونی و حقوقی، مجاز نمیشمارد. جنبش دسترسی آزاد همچنین ساختار و نظام ارتباطهای علمی را تغییر داده و سبب پیدایش شبکه ای مستحکم از پیوندها و تبادلها در جامعة علمی شده است. محملها و منابع مختلفی نیز تحت پوشش هدفهای علم دوستانه این جنبش پدیدار گشته اند که مخزن سازمانی یکی از آنهاست. در این مقاله، تلاش می شود تا این نوع از منابع باارزش و دارای اهمیت سازمانی و علمی، بهطور کامل معرفی و کاربردهای آن برشمرده شود.
تعریفهای مخزن سازمانی
پیش از ارائه چند تعریف از مخزن سازمانی، باید برخی از منابع دسترسی آزاد را تعریف کرد تا تفاوت و تمایز آنها با یک مخزن سازمانی، روشن و قابل درک گردد.
«پین فیلد»[3] چاپهای الکترونیکی را به عنوان ویرایشهای الکترونیکی مقالهها یا بروندادهای پژوهشی مشابه تعریف میکند. این منابع ممکن است شامل پیش چاپها[4] (مقالههای داوری نشده) و یا پس چاپها[5] (مقالههای داوری شده) باشند (Pinfield, 2003). این منابع حتی ممکن است شامل فصلهای یک کتاب علمی، مقالههای یک همایش و یا هر نوع برونداد پژوهشی دیگر مانند گزارشهای فنی بشوند. به عبارت دیگر، این منابع، مخزنی الکترونیکی از منابع پژوهشی قابل دسترس برای عموم هستند که برخی از آنها داوری شده و برخی دیگر برای دریافت بازخورد به منظور ارسال به نشریههای علمی، به صورت داوری نشده می باشند (Garner, Horwood , & Sullivan, 2001).
نخستین مخزن چاپهای الکترونیکی در سال 1991 با عنوان Los Alamos Physics Archive توسط «پل گینسپارگ» به وجود آمد (Ginsparg, 1997; Luce, 2001) که امروزه با عنوان arXiv.org فعالیت می کند و از سال 2001 دانشگاه کورنل[6] میزبان آن است. این پایگاه سالهاست در شبکة جهانی اینترنت، به عنوان منبع و مخزن علمی وسیع و جامع شناخته شده که شامل مقالههای پژوهشی داوری شده نیز می باشد.
راهنمای مجله های دارای دسترسی آزاد[8] مجله دسترسی آزاد را چنین تعریف میکند:
«مجلهای که برای انتشار از الگویی استفاده میکند که در آن هیچ هزینهای از خواننده دریافت نمیشود و خواننده از حق خواندن، چاپ کردن، ارسال به دیگران و پیوند دادن به آن برخوردار است» (DOAJ, 2004). «پیتر سابر»[9] از نویسندگان معروف در حوزة جنبش دسترسی آزاد، مجلة الکترونیکی دسترسی آزاد را مجلهای معرفی میکند که حاوی مطالب متنوع به صورت رقومی، پیوسته، رایگان و بدون هیچ محدودیتی از لحاظ مجوز دهی و یا حق مؤلف باشد (Suber, 2004). مجلههای دسترسی آزاد تقسیمبندیهای متفاوتی دارند که برای نمونه میتوان به تقسیم بندی آنها به مجلههای دسترسی آزاد با تأخیر، مجلههای دسترسی نیمه آزاد و مجلههای دسترسی آزاد اشاره کرد (به نقل از سیامک، 1386).
در اواخر دهه 1990 مشخص شد کارایی هر یک از مخزنهای چاپهای الکترونیکی، با برقراری ارتباط و تعامل میان آنها قابل افزایش است. از این رو، «سانتا فو کانوانسیون»[11] طرحی را با عنوان آرشیوهای دسترسی آزاد[12] طراحی و اجرا نمود. هدف از این طرح، ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی قابل جستجو از مقالههای علمی و پژوهشی در شبکه جهانی اینترنت بود. بدین منظور، فرادادهای با عنوان OAI Metadata طراحی شد که در قالب ابرداده دوبلین کور، حاوی فیلدهای اطلاعاتی چون مؤلف، کلیدواژه های عنوانی، اصطلاحات موضوعی، چکیده و تاریخ میباشد (Pinfield, Gardner, & MacColl, 2002). محتوای این آرشیوها از طریق تمام موتورهای جستجویی که این نوع منابع را نمایه میکنند، مانند OAIster (با آدرس:
http://oaister.umdl.umich.edu/o/oaister) یا Google Scholar (با آدرس: /http://scholar.google.com) قابل جستجو و بازیابی است.
سه نوع منبع زیر، در حقیقت آرشیوهای دسترسی آزاد با ماهیتهای متفاوتند :
1- آرشیوهای موضوعی
برخی از آرشیوهای دسترسی آزاد، خاصّ یک موضوع تخصصی یا رشتة علمی بوده و آرشیوهای موضوعی نامیده می شوند.
2- وب سایت مؤلفان
برخی از اشخاص و محققان و دانشمندان معروف حوزه های موضوعی مختلف، مقالههای خود را در وبسایتی که خود تهیه کرده اند آرشیو نموده و در حقیقت یک خودآرشیو به وجود آوردهاند.
3- مخزنهای سازمانی[13]
مخزنهای سازمانی هم بر اساس فرایند خودآرشیوی شکل گرفته و تکمیل میشوند. خودآرشیوی، عملی است که در آن تهیه کننده یا تهیه کنندگان یک منبع، منبع خود را در یک مخزن رقومی[14] آرشیو میکنند. این فرایند ممکن است به صورت خودکار و یا پس از بررسی و تأیید گردانندگان آرشیوهای رقومی صورت بپذیرد (Chan, 2004; Harnad, 2001; Johnson, 2002).
در دو مورد اول، با توجه به اینکه به اطلاعات یک حوزة خاص پرداخته میشود، جنبة موضوعی داشته و نقش سازمانی ندارند. برخلاف مخازن موضوعی، مخازن سازمانی، اطلاعات مرتبط در حوزه های موضوعی گوناگون را که تحت نام یک سازمان منتشر میشوند، گردآوری میکند.
«اسپارک»[15] یک مخزن سازمانی را اینگونه معرفی میکند: «آرشیوی رقومی از محصولات فکری تهیه شده توسط اعضای هیئت علمی، کارکنان پژوهشی و دانشجویان یک سازمان برای کاربران نهایی موجود در داخل و خارج سازمان که با موانع کمی قابل دسترس باشند» (Crow, 2002, p.16). «آلارد و دیگران» (Allard, Thura, & Feltner-Reichert, 2005) مخازن سازمانی را مجموعه های رقومی میدانند که بازده فکری یک دانشگاه، سازمان و یا گروهی از آنها را جمعآوری و نگهداری مینماید. «فوستر و گیبونز» (Foster & Gibbons, 2005) نیز یک مخزن سازمانی را به شرح زیر تعریف می کنند:
«یک نظام الکترونیکی که محصولات رقومی یک جامعه را گردآوری و نگهداری کرده و دسترسی به آنها را فراهم میسازد». این نوع منابع، ابزار جدیدی برای گردآوری، مدیریت، اشاعه و نگهداری آثار علمی پدید آمده به صورت رقومی توسط اعضای هیئت علمی و دانشجویان در دانشگاه ها، دانشکده ها و سازمانهای مختلف پدید آورده است. به عبارتی دیگر، این منبع ابزاری برای گردآوری، نگهداری و ذخیره و اشاعه اطلاعات سازمانی است. یک مخزن سازمانی میتواند مجموعهای از فرایندها و خدمات نظیر ذخیرهسازی، سازماندهی، حفاظت و نگهداری، دسترسی، توزیع و اشاعة محتویات رقومی را ارائه کند. کلیفورد ای لینچ (Lynch, 2003)، دبیر اجرایی اتحادیه اطلاعات شبکهای[16] معتقد است یک مخزن سازمانی کارآمد، حاصل همکاری مؤثر میان کتابداران، مدیران فناوریهای اطلاعاتی، آرشیویستها، اعضای هیئت علمی، مدیران و راهبران دانشگاهها و سازمانهای علمی ـ پژوهشی است. بر همین اساس، وی مخازن سازمانی را بخشی از خدمات ارائه شده توسط یک دانشگاه یا سازمان می داند که امکان مدیریت و اشاعة مواد رقومی پدید آمده توسط سازمان و اعضای آن را فراهم میکند.
ویژگیهای مخزنهای سازمانی
مخزنهای سازمانی به طور کلی دارای ویژگیهای زیر هستند:
منابع و مواد موجود در مخزنهای سازمانی، قالبی رقومی دارند و این از پیش نیازهای منابع دسترسی آزاد و این نوع منابع است.
این نوع منابع درصدد گردآوری، ذخیره، سازماندهی و اشاعة اطلاعات یک سازمان خاص بوده و بازنمون محتویات فکری کارشناسان آن به شمار می آیند. این خصوصیت و ویژگی نیز از ویژگیهای اصلی مخزنهای سازمانی است (Lynch, 2003).
هر مخزن سازمانی بسته به هدفهای مورد نظر آن سازمان، میتواند شامل منابع علمی تولید شده توسط دانشجویان، اعضای هیئت علمی، پژوهشگران و کارکنان آن باشد. با این حال، از ویژگیهای این مخزنها، علمی بودن محتویات آنهاست که مورد تأیید محققان و پژوهشگران قرار گرفته است (Johnson, 2002).
منابعی که در مخازن سازمانی آرشیو میشوند، قابل حذف نیستند؛ مگر در حالت توهین[20]، دزدی ادبی[21]، نقض حق مؤلف[22] یا ارائه علم نادرست[23]. پاک کردن محتویات، در حقیقت فسخ اصول ثبت نامی است که در آغاز به منظور شروع همکاری به افراد اعلام میشود. این لزوماً بدین معنا نیست که تمام محتوا به طور دائم در سراسر جهان قابل دسترسی خواهد بود. سازمانها باید معیارها و خط مشیهای خود را برای اعطای اجازة دسترسی به محتوای مخزن خود، هم برای داخل و خارج از سازمان وضع کنند و در آن حداکثر تسهیلات را برای دسترسی اعضای هیئت علمی و پژوهشگران به محتوای این نوع از منابع درنظر بگیرند. همچنین، هدف مخازن سازمانی، نگهداری محتوا و ایجاد قابلیت دسترسی طولانی مدت به آن برای دیگران است که این دو لازم و ملزوم یکدیگر می باشند (Johnson, 2002).
تأمین دسترسی آزاد به فرآوردههای فکری تولید شده توسط سازمان، آگاهیهای دیگران را از فعالیتهای پژوهشی آن سازمان افزایش میدهد. هدفهایی که سبب میشود یک سازمان، یک مخزن رقومی را ایجاد و نگهداری نماید، همان نیاز افراد داخل و خارج از سازمان به دسترسی بدون مانع به این محتویات بااهمیت و با ارزش سازمانی است. به منظور ایجاد حوزة دسترسی وسیعتر، کاربران خارج از سازمانها نیز باید بتوانند اطلاعات مخزن را پیدا و بازیابی کنند. بدین منظور، نرمافزارهای مخزنهای سازمانی به منظور ایجاد امکان بازیابی از طریق موتورهای جستجوی متعدد و دیگر ابزارهای کاوش، باید میانکنشپذیر و از طریق شبکه جهانی اینترنت قابل جستجو شوند (Johnson, 2002). البته، مخزنهای سازمانی اجازه دسترسی یا نسخه برداری آزاد از برخی از منابع خود را به همگان نمی دهند. به هر حال، ملاحظات و مقررات اداری سبب میشود برخی از منابع سازمانی جنبة محرمانه پیدا کنند و تنها برای برخی از کاربران مجاز قابل دسترس باشند. این ممنوعیتهای دسترسی، طبیعتاً بر اساس خط مشی و قوانین دسترسی تعریف شده توسط گردانندگان مخزنها و مدیران سازمان بوده که در آغاز فعالیت آنها تدوین و مصوب میشود.
فلسفة وجودی مخزن سامانی
عواملی چون فشارهای خارجی و بحران مربوط به کمبود بودجه، سازمانها و دانشگاهها را به ساخت و راهاندازی مخزنهای سازمانی خود ترغیب نموده است. این مخزنها برونداد علمی پژوهشگران خود را به صورت رایگان و از طریق قالبهای رقومی، جمعآوری، اشاعه و نگهداری نمودهاند (Chan, Kwok, & Yip, 2005). کتابخانهها میتوانند با استفاده از مخزنهای سازمانی، ارتباط موجود میان تولیدات پژوهشی دانشگاهها و سایر سازمانهای پژوهشی را تقویت کنند. این نقش با درک این واقعیت که مخزنهای سازمانی نه تنها باعث افزایش دسترسی به اطلاعات مرتبط پژوهشی شده بلکه در عین حال تأثیر و نقش کتابخانه را در داخل دانشگاه تقویت میکنند، پررنگتر میشود (Carver, 2003). «لینچ» (Lynch, 2003) پیشنهاد میکند مخزنهای سازمانی به عنوان قالبی جدید از انتشارات علمی مطرح و بررسی شوند و کتابخانه ها را فرا میخواند تا از این منابع برای «جمعآوری و نگهداری رقومی بسیاری از وقایع محیط دانشگاه از جمله همایشها، جلسات و سخنرانیها» استفاده کنند.
ایجاد مخزنهای سازمانی، سبب شده دانشگاهها از طریق این نوع منابع راهبردی جدید را در قبال انتشار سریع و به موقع تولیدات و انتشارات پژوهشی پژوهشگران خود اتخاذ کنند که تأثیر مثبت و سازندهای در جوامع علمی دانشگاهی برجای گذاشته است. به عقیدة «جانسن» (Johnson, 2002) مخزنهای سازمانی، پاسخی راهبردی در جهت تأمین فرصتهای ایجاد شده توسط محیط شبکهای رقومی و رفع چالشهای نظاممند موجود در نظام انتشار مقالهها در مجلههای علمی امروزی ارائه میکنند.
پیدایش مخزنهای سازمانی، ناشی از افزایش این آگاهی است که فراوردهها و بروندادهای دانشگاهی که با استفاده از بودجه های پژوهشی دانشگاهها تولید میشوند جزء «کالاهای عمومی»[25] بوده و باید به صورت رایگان قابل استفاده باشند. اصل «دسترسی آزاد»[26] (OA) در حقیقت بیانگر همین مطلب است (Pickton and Barwick, 2006).
محتوای مخزنهای سازمانی
مانع اصلی برای هر تغییر در ساختار اساسی ارتباطهای علمی، به کاستیها و مشکلات الگوی نشر سنتی مرتبط است. این مشکلات و کاستیها را اعضای هیئت علمی دانشگاهها عمیقتر و ملموستر از دیگران درک میکنند. مؤلفان و محققان دانشگاهی بندرت پاداش قابل توجه و چشمگیری برای انتشار مقالههای پژوهشی خود دریافت میکنند. انگیزه آنها از انتشار مطالب علمی خویش، بیشتر تلاش برای شناخته شدن و پیشرفت شغلی و همچنین همکاری در پژوهشهای رشته خویش است. بدین ترتیب، خط مشی جذب محتوا و قالبهای پژوهشی برای مخازن سازمانی باید با توجه به این نیازها و ادراکهای اعضای هیئت علمی طراحی شود.
افزایش پدیداری[27] حرفهای، مزیّت اصلی است که از ایجاد امکان دسترسی آزاد به محتوای پژوهشهای یک پژوهشگر نصیب وی میشود. پژوهشها نشان داده است که با فرایندهای نمایهسازی و جستجوی بجا و مناسب، مقالههای پیوسته دسترسی آزاد به طور قابل ملاحظهای، نرخ استنادی بالاتری نسبت به مقالههای منتشر شده به صورت سنتی دارند ( Harnad et al., 2008). این نوع پدیداری و آگاهی، هم برای مؤلف و هم برای سازمان میزبان مؤلف، نشانه خوبی از توسعهیافتگی علمی است.
مخزنهای سازمانی، حاوی منابع متعدد با محتوا و شکلهای متنوع است. همانگونه که پیش از این نیز اشاره شد، محتوای یک مخزن سازمانی ممکن است کاملاً علمی (Crow, 2002) باشد یا ممکن است شامل مواد مدیریتی، آموزشی و پژوهشی منتشر شده یا منتشر نشده باشد (Rothery et al., 2008). به اعتقاد «جنکینس» (Jenkins, Breakstone & Hixson, 2005) ، «کوهن» (Cohen, Martin & Schmidle, 2007)، «ییتس» (Yeates, 2003)، «چانگ» (Chang, 2003) و «بیلی» (Bailey, 2005) منابع اشاره شده در زیر را میتوان در مخزنهای سازمانی مشاهده کرد، اما نکته قابل توجه آن است که این منابع حتماً باید منشأ سازمانی داشته باشند. همه انواع منابع رقومی شده مانند مقالهها، گزارشها، پایاننامهها، خبرنامهها، بولتنها، متن سخنرانیها، عکسها، دادههای پژوهشی، طرحهای پژوهشی، راهنماها، گزارشهای اداری، صورتجلسهها و حتی منابع چند رسانهای، ممکن است در این محمل ذخیره شوند.
مزایا و چالشهای مخزن سازمانی
از مزایای مخزنهای سازمانی، به موارد زیر میتوان اشاره کرد:
از جمله چالشها و موانع موجود بر سر راه ایجاد، توسعه و گسترش این محمل اطلاعاتی، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
نرمافزارهای مخزنهای سازمانی
در ساخت مخزنهای سازمانی به چند مورد باید توجه کرد: الف) انتخاب نرمافزار مناسب (Day, 2003) ب) به کارگیری فراداده برای مواد موجود در مخزنها (Medeiros, 2003) ج) حق مؤلف در منابع دسترسی آزاد (Bide, 2002) و د) نقشی که مخزنها ممکن است در اصلاح روند در حال پیشرفت نشر علمی با حمایت از حرکت به سمت و سوی ایجاد آرشیوهای دسترسی آزاد ایفا کنند (Prosser, 2003). به هر حال، میتوان گفت که موضوعات مرتبط با محتوا برای موفقیت این مخزنها که در دانشگاه ها یا برخی از دیگر زمینههای سازمانی برپا میشوند، حیاتی خواهد بود. تعیین خط مشی برای مشخص کردن مسئولیتهای مربوط به انتخاب و گزینش منابع، سازماندهی آنها، توسعه و پشتیبانی از مخزن، خدمات فنی و سایر مسئولیتهای مرتبط، از نکات چالشبرانگیز است که باید به طور کامل روشن و مشخص شود (OCLC, 2003). اکثر نرمافزارهای مخزنهای سازمانی به صورت منبع باز توزیع شدهاند، یا میتوان چنین بیان داشت که اکثر نرمافزارهای منبع باز، مورد استقبال برپاکنندگان مخزنهای سازمانی قرار گرفتهاند. این نرمافزارها عموماً رایگان بوده و کد نرمافزاری آنها در دسترس است. از این رو، هر نوع اصلاح و ویرایشی در مورد آنها امکانپذیر است و میتوان آنها را با توجه به نیازها و ملاحظات محلی، بهینهسازی نمود. عمده نرمافزارهای مطرح در این مورد توسط سازمانهای علمی و پژوهشی نظیر دانشگاهها و کتابخانهها طراحی شدهاند. از جمله این نرمافزارها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
توسط سرن (سازمان پژوهش هستهای اروپا)CDSware (CERN document Server Software):
توسط کتابخانه های دانشگاه MIT و آزمایشگاه های شرکت HP DSpace:
توسط دانشگاه ساوتهمپتون EPrints:
توسط دانشگاه ویرجینیا و کرنل Fedora:
توسط دانشگاه ویکاتو Greenstone:
مخزنهای سازمانی و کتابخانهها
کتابداران به طور سنتی وظیفه دارند اطلاعات علمی را که تا حد زیادی از فروشندگان تجاری فراهمآوری مینمایند، سازماندهی و اشاعه کنند. کتابخانه ها و آرشیوها تجربه طولانی در توسعه و مدیریت محتوا و بسیاری از مهارتهای کاربردی دیگر برای قالبهای چاپی و دیگر شکلهای مجموعههای رقومی که قابل انتقال به محیط مخازن سازمانی هستند، دارند. کتابخانهها قادرند بر مبنای تجربه و مهارتهای مربوط به مدیریت مجموعه خود و اتخاذ آنها جهت گزینش محتوای مخزنهای سازمانی، نقش خود را در سازمانهایی که در آنها خدمت میکنند، تقویت نمایند (Genoni, 2004). امروزه نقش کتابداران با توجه به همکاری آنها با متخصصان فناوری اطلاعات و استادان دانشگاه رو به گسترش است. آنها تلاش دارند یافتههای پژوهشی و انتشارات سازمان خویش را مدیریت و اشاعه کنند (Horwood and Sullivan, 2004). کتابخانه ها در حال پذیرش نقشی فراتر از نقش نگهداری منابع اطلاعاتی هستند تا بتوانند به طور فعال در تکامل فرایند ارتباط علمی همکاری کنند (Crow, 2002).
برخی دانشگاهها مانند دانشگاه گلاسکو، کتابخانه و کتابداران خود را موظف کردهاند تا در زمینة تکمیل مخزن سازمانی، نقش میانجی را برای اعضای هیئت علمی ایفا کنند و به جای آنها مدارک را جهت انتشار در قالب مورد نظر آماده و کل فرایند انتشار داده ها را مدیریت و کنترل نمایند (Ashworth, 2004).
به طور کلی، نقشهای کتابخانهها و کتابداران را در زمینة راهاندازی و پشتیبانی از مخزنهای سازمانی، میتوان به شرح زیر برشمرد :
در داخل این چارچوب، کتابخانه ها نقش مهمی را در ساخت و نگهداری زیر ساخت مخزنهای سازمانی ایفا میکنند، زیرا همیشه مجموعههای سازمانی خویش را مدیریت کردهاند و در زمینه ارزیابی، سازماندهی و توسعه مجموعههای خود مهارت زیادی دارند و همچنین ابزارهای بسیار کارایی برای تسهیل این امور ساختهاند. به این جهت است که برخی کتابخانهها، مانند کتابخانههای مؤسسه فناوری ماسوچوست[34] در نوامبر سال 2002 پیشقدم شدند تا یک مخزن سازمانی را برای سازمان خود ایجاد کنند (Smith et al., 2003).
کتابداران همچنین باید در این رابطه، مهارتها و تخصصهایی داشته باشند که برخی از آنها عبارتند از:
نتیجهگیری
بر اساس آنچه در این مقاله آمد، مخزنهای سازمانی به عنوان یکی از ابزارها و محملهای نوین نشر علمی، جایگاه خود را در دانشگاهها و سازمانهای علمی و پژوهشی باز کرده و بسیاری از انواع منابع و مدارک علمی تولید شده در شکلها و قالبهای مختلف در سازمانها را میتوان در آنها یافت. همچنین، نرمافزارهای متنوعی که منبع باز و ساخته خود دانشگاهها با همکاری کتابداران هستند، برای راهاندازی مخزنهای سازمانی به صورت گسترده توزیع و استفاده میشوند. با گسترش و توسعة این منابع و عرضه آنها از طریق شبکه جهانی اینترنت و نمایه شدن محتوای آنها در موتورهای جستجو، امکان دیده شدن، بازیابی و استفاده شدن مدارک و محتوای مخزنهای سازمانی افزایش مییابد و همین امر سبب افزایش ضریب نفوذ و تأثیر و همچنین بالاتر رفتن اعتبار سازمان در محیط خارج سازمانی میگردد.
به طور کلی، امروزه عوامل تسهیل کنندة اجرای پروژههای مخزنهای سازمانی در دانشگاه و سازمانهای مختلف در سرتاسر جهان در حال افزایش هستند. اما نکته بسیار حایز اهمیت در ساخت و شکلگیری این منابع، زیر ساخت فرهنگی سازمان یا به عبارت دیگر فرهنگ سازمانی حاکم بر اشتراک دانش از طریق این ابزار است.
به هر حال، کتابداران با توجه به تعامل سازندهشان با سازمان مادر خود و کارکنانش، میتوانند با نشان دادن کارکردها و سودمندیهای مخزنهای سازمانی در عمل و به صورت عینی، در راستای ایفای نقش سنتی خویش که مدیریت انواع منابع اطلاعاتی (علمی و غیر علمی) است حرکت کرده و به عنوان متولی مدیریت این مخزنها در دانشگاهها و سازمانها خود را مطرح نمایند.
در نهایت، میتوان چنین گفت که کتابداران هر چه تلاش کنند تا این مخزنها را در دانشگاهها و سازمانهای خود ایجاد و تقویت نمایند، بیشتر و بهتر قادر خواهند بود تا نقش خویش را به عنوان مدیران اطلاعاتی ایفا کنند. پررنگ شدن نقش کتابداران از این طریق، می تواند بیش از پیش سبب افزایش تأثیر حضور و نقش آنها در سازمانهای متبوعه شان شود و جامعه را با اهمیت وظایف آنها در مدیریت و اشاعه منابع اطلاعاتی آشناتر بسازد.