نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسندگان
1 دانشیار گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شهید چمران اهواز
2 دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری واطلاع رسانی دانشگاه شهیدچمران اهواز
چکیده
کلیدواژهها
بیان مسئله
دانشگاه شهید چمران با سابقهای پنجاه ساله، درحال حاضر یکی از دانشگاههای مادر کشور میباشد که همواره در تلاش بوده است بهسوی تعالی گام بردارد. مانند هر دانشگاه دیگری، کتابخانههای این دانشگاه از عوامل اصلی پشتیبانی برنامههای آموزشی و پژوهشی آن میباشند. مجموعة این کتابخانهها متشکل از یک کتابخانه مرکزی و 10 کتابخانه دانشکدهای، در طول تاریخ فعالیت خود، مراحل مختلفی را از نظر ساختار مدیریتی و شیوهها و سبکهای مدیریت پشت سر نهادهاند. تجربیات کتابداران و مدیران کتابخانهها بیانگر این است که این کتابخانهها در زمانهایی موفقتر عمل کرده و در برهههایی نیز دستخوش رکود بودهاند؛ اما هیچگاه این فرصت فراهم نشده است که عملکرد آنها بهطور جدی مورد بررسی قرار گیرد. از آنجا که آرمان مجموعة این کتابخانهها این است که روز به روز بر کیفیت عملکرد خود بیفزایند و در راه تعالی پیش روند، ابتدا باید با بررسی وضعیت حاضر عملکرد مدیریت در این کتابخانهها، میزان دوری یا نزدیکی آنها از شرایط آرمانی تعالی مشخص شود تا پس از آن با آگاهی از ضعفها و قوّتهای خود، برای برداشتن گامهای لازم را در راه رشد و تعالی برنامه ریزی کنند.
از آنجا که مدل تعالی سازمانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM) از جمله رایجترین مدلهای سنجش کیفیت سازمانها در جهان میباشد، در این تحقیق عملکرد مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران براساس ملاکهای این مدل مورد بررسی قرار گرفته است.
هدف پژوهش
این پژوهش دو هدف را دنبال میکند. نخست تعیین وضعیت عملکرد مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران براساس مدل تعالی سازمانی بهمنظور مشخص کردن نقاط قوّت و ضعف مدیریت کتابخانهها برای برنامهریزی بهبود کیفیت مدیریت این کتابخانهها. دوم، تحقیق بررسی کارآمدی مدل تعالی سازمانی در محیط کتابخانهها.
اهمیت پژوهش
با توجه به اینکه مدیریت، مرکز ثقل و بنیاد فعالیتهای سازمانها شمرده میشود، با بررسی عملکرد مدیریت میتوان وضعیت موجود مدیریت را نشان داد و آن را با وضعیت مطلوب مقایسه نمود. در کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، این ارزیابی میتواند ضمن آگاهی بخشیدن به مدیران کتابخانهها از وضعیت موجود، آگاهیهای لازم جهت اقدامهای آتی را نیز در اختیار آنها قرار دهد تا بر مبنای آن و با شناسایی نقاط قوّت و ضعف مدیریت کتابخانه هایشان در این زمینه، برای مدیریت مطلوب برنامهریزی کنند و از این طریق، کیفیت خدمات خود را ارتقا بخشند.
مروری بر پیشینة پژوهش و چارچوب نظری
در اواخر دهة 1980 که اقتصاد اروپا در معرض تهدید بازارهای خاور دور (و بویژه ژاپن) قرار داشت، انجمنی از مدیران عامل 14 سازمان در اروپا گرد هم آمدند تا راهکارهایی از مخاطرة موجود و سردمداری آینده را بیابند. مشورت این گروه و عزم گروهی آنها، به تأسیس بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت انجامید (گرامی و نورعلیزاده، 1384، ص. 15). بدین ترتیب، در سال 1988، این بنیاد تأسیس شد و اتحادیه اروپا آن را تأیید نمود (ادوارد، 1380، ص. 87). الگوی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM) به عنوان چارچوبی اولیه برای ارزیابی و بهبود سازمانها معرفی شده است. کار طراحی این الگو، بهطور جدی، از سال 1989 آغاز و در سال 1991 معرفی شد (نجمی و حسینی، 1382، ص، 14). این الگو بر «تعالی سازمانی» متمرکز است و همة جنبههای مدیریت یک سازمان را شامل میشود. به علاوه، سازمان، با هر اندازه و ابعاد و نوعی که داشته باشد، میتواند از آن استفاده نماید. الگوی تعالی سازمانی، از 9 معیار اصلی بهرهمیبرد، که 5 معیار آن، «توانمندساز» یک سازمان شمرده میشوند و چهار معیار دیگر، «نتایج» عملکرد و دستاورد فعالیتهای سازمان را میسنجند (نجمی و حسینی، 1382، ص. 18). در الگوی تعالی سازمانی، معیارها روی هم 1000 امتیاز دارند، که 500 امتیاز مربوط به توانمند سازها و 500 امتیاز مربوط به نتایج است. به عبارتی، اگر سازمانی موفق شود این الگو را بهطور کامل پیاده کند، میتواند 1000 امتیاز بگیرد (همان، ص 19). در شکل زیر، معیارهای9 گانة الگوی تعالی سازمانی، نحوة تعامل و ارتباط آنها با یکدیگر و امتیاز هرکدام ملاحظه میشود.
پیشینة پژوهش در خارج از ایران
«اوانز»[1] در سال 2000 به ترویج اندیشة مدیریت کیفیت در سازمانهای خدماتی و کتابخانههای انگلستان پرداخته و اذعان میدارد که در این کشور، برای ارزیابی خدمات کتابخانههای عمومی و دانشگاهی ، از روشهای مختلف مدیریت کیفیت استفاده میشود.
«باریونووو و پرز»[2] (2003) با این اعتقاد که دستیابی به تعالی چالش پیش روی کتابخانههای دانشگاهی در قرن 21 است، بر مبنای الگوی تعالی سازمانی و با همکاری گروهی از کتابداران دانشگاه های مختلف اسپانیا، دستنامهای را به منظور ارزیابی خدمات کتابخانه های دانشگاهی در اسپانیای جنوبی، تدوین نمودند که برای تهیة آن، رویکردهای مختلف ارزیابی را بررسی و پس از پیاده سازی الگوی تعالی سازمانی، به منظورارزیابی خدمات این کتابخانهها، به دلیل جامع بودن این الگو، پس از اعمال تغییراتی در آن، در راستای متناسب سازی آن برای ارزیابی خدمات کتابخانهای، دستنامه را بر مبنای آن تهیه نمودند. «مِلو و سامپایو»[3] (2003)، در پژوهشی با عنوان «ارزیابی و کیفیت عملکرد کتابخانهها»، پروژههایی را بررسی نمودند که در طی ده سال پیش از آن، در پرتغال و برزیل به ارزیابی و کیفیت عملکرد خدمات کتابخانههای دانشگاهی پرداخته بودند. آنها ارزیابی کیفیت خدمات کتابخانهها را مفهومی میدانند که امروزه نزد همة کتابداران پذیرفته شده و راهی است برای ارزیابی نیازها و میزان رضایتمندی کاربران، و عملکرد بهتر کتابخانهها.
«دومنیکو»[4] (2004) معتقد است در دهة 1990، با آغاز بررسیهایی که برمبنای مدیریت کیفیت فراگیر و سنجش میزان رضایتمندی مراجعان انجام گرفت، فرهنگ سازمانی کیفیت به کتابخانهها وارد شد. به اعتقاد وی، الگوی تعالی سازمانی میتواند به کتابخانهها کمک کند تا میزان پیشرفت خود در زمینة تعالی را به طور نظام مند و در سطح جهانی بسنجند، نواقص خود را شناسایی و راه حلهای بهبود فعالیتهایشان را پیدا نمایند.
شواهد حاکی از آن است که در این میان اسپانیا یکی از پیشگامان استفاده از الگوی تعالی سازمانی در کتابخانههاست. «دایز»[5] و دیگران (2005)، در هفتاد و یکمین کنفرانس عمومی ایفلا[6] بر این نکته تأکید داشتند و کتابخانههای دانشگاهی اسپانیا را از اولین واحدهایی برشمردند که پس از پذیرش طرح ارزیابی ملی کیفیت در سال 1996 در این کشور، شروع به تدوین رهنمودهایی برای سنجش کیفیت عملکرد خود نمودند. آنها علت بهکارگیری الگوی تعالی سازمانی را، تأثیر فزاینده و قابل توجه آن در بسیاری از واحدهای خدماتی و غیر انتفاعی در سطح اروپا ذکر نمودند.
پیشینة پژوهش در ایران
بررسی کیفیت در کتابخانه ها با استفاده از الگوهای رایج در حوزه مدیریت کیفیت، در ایران سابقه زیادی ندارد. تاکنون مطالعات معدودی به این امر پرداخته اند که در ادامه به آنها اشاره می شود.
«تابنده» (1383) در پژوهشی به مقایسة وضعیت موجود و مطلوب کتابخانه های دانشگاه شیراز در اعمال «مدیریت کیفیت فراگیر» (TQM) از دیدگاه مدیران و کارشناسان پرداخت و به این نتیجه دست یافت که مدیران نگرش بالاتری نسبت به وضع موجود کتابخانهها در اعمال مدیریت کیفیت داشتند و از این لحاظ، تفاوتی معنادار بین نظر مدیران و کارشناسان وجود دارد. در این تحقیق، علل این تفاوت نگرش، بیاطلاعی مدیران و کارشناسان از مدیریت کیفیت فراگیر و عدم شناخت آنان نسبت به فلسفة مدیریت کیفیت، شناسایی شد.
«نوری» (1384) در پژوهشی، میزان آمادگی کتابخانههای دانشگاههای علوم پزشکی مستقر در تهران را برای پیادهسازی مدیریت کیفیت فراگیر (TQM)، مورد سنجش قرار داد. نتایج حاصل از این پژوهش حاکی از این بود که میانگینِ مجموعِ امتیازهای تمامی مفاهیمِ 9 گانة پیش گفته، در سه دانشگاه علوم پزشکی ایران، تهران و شهید بهشتی، بهترتیب، 5/7، 47/7 و 15/7 از حداکثر 10 امتیاز بود. ضمن اینکه، از میان این مفاهیم، وضعیت «احساس تعلق»، «وضعیت ارتباطات»، «فرهنگ سازمانی»، «توجه به آموزش» و «توجه به بهبودِ مستمر»، مناسب ارزیابی شد، و «وضعیت رهبری»، «مشارکت کارکنان» و «توجه به مشتری»، متوسط و «وضعیت پاداش و ترفیع»، با توجه به امتیازهای به دست آمده، ضعیف تشخیص داده شد. نوری از این تحقیق نتیجه گرفت برای اجرای مدیریت کیفیت فراگیر در کتابخانههای مورد بررسی، در مرحله اول، باید در سیستم پاداش و ترفیع و سپس در مقولههای «توجه به مشتری»، «مشارکت کارکنان» و «وضعیت رهبری»، تحولات اساسی صورت گیرد.
«آخشیک» (1386) در پژوهشی، مدیریت فناوری اطلاعات در کتابخانههای دانشگاههای شهید چمران اهواز و علوم پزشکی جندی شاپور را با الگوی تعالی سازمانی(EFQM) بررسی کرد. امتیاز کل این کتابخانهها، 403 از 1000 محاسبه شد. نتایج این پژوهش حکایت از این داشت که در مجموع، وضعیت کیفیت مدیریت فناوری اطلاعات در این دانشگاهها در سطح زیر متوسط است. از بین ملاکهای 9 گانة این مدل، بیشترین امتیاز را نتایج مشتریان و کمترین امتیاز را نتایج کارکنان و نتایج جامعه کسب نموده بودند.
پرسشهای پژوهش
در راستای نیل به هدفهای پژوهش، محققان در جستجوی پاسخهای مناسب برای سؤالهای زیر بودند:
1. عملکرد کتابخانه های دانشگاه شهید چمران با توجه به معیارهای الگوی تعالی سازمانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت(EFQM) چگونه است؟
2. نقاط قوّت و ضعف کتابخانههای دانشگاه شهید چمران با توجه به معیارهای مدلEFQM کدامند؟
3. با توجه به معیارهای مدل تعالی سازمانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت، کتابخانههای دانشگاه شهید چمران اهواز برای بهبود کیفیت مدیریت خود چه جنبههایی را باید بهبود بخشند؟
روش پژوهش
پژوهشی که صورت گرفت از نوع توصیفی، و روش بهکار رفته در آن، پیمایشی[7] بود. در این تحقیق، برای گردآوری دادهها، از دو روش پرسشنامه و کارگاه استفاده شد. ابتدا با توجه به متون و نظریههای موجود، پرسشنامهای خاص برای این تحقیق تدوین و ساخته شد و سپس بهمنظور دستیابی به دادههایی موثّق و نیز برای آشنا ساختن پاسخ دهندگان با مقولة مدیریت کیفیت در کتابخانهها و شیوة صحیح پاسخگویی به سؤالها و دادن امتیازها، کارگاهی ترتیب داده شد. در این کارگاه، پس از معرفی اجمالی الگوهای مختلف مدیریت کیفیت و نحوة بهرهگیری از آنها در سنجش عملکرد، الگوی تعالی سازمانی و معیارهای آن و نحوة دادن امتیازها، به تفصیل توضیح داده شد. سپس از شرکتکنندگان خواسته شد پرسشنامهها را تکمیل کنند. سرانجام، دادههای به دست آمده از پرسشنامه های تکمیل شده، برای پاسخگویی به سؤالهای پژوهش و دستیابی به هدفهای تحقیق، تجزیه و تحلیل گردید.
ابزار گردآوری اطلاعات
دادههای این پژوهش از دو طریق گردآوری شده است: پرسشنامه و کارگاه.
الف) پرسشنامه
ابزار اصلی پژوهشگر در جمعآوری دادهها، پرسشنامهای بود که اصالتاً مورد تأیید بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت بوده و به عنوان الگوی تعالی سازمانی ارائه شده است. از آنجا که این پرسشنامه در سازمانهای مختلف، اعم از صنعتی، تولیدی، آموزشی و خدماتی قابل استفاده است، بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت، این اجازه را داده است که پرسشنامهی مذکور، با توجه به مقتضیات هریک از این سازمانها و با حفظ 9 معیار اصلی که در الگوی تعالی سازمانی ذکر شدهاند، مورد جرح و تعدیل قرارگیرد. این پرسشنامه در اصل، دارای 9 معیار است؛ 5 معیار آن متعلق به توانمندسازها و 4 معیار دیگر، جزو نتایج است که هرکدام از این 9 معیار، به تعدادی زیر معیار[8] و هرکدام از زیر معیارها، به تعدادی نکات راهنما[9] تقسیم میشوند و هر سازمانی، میتواند با توجه به ماهیت و فعالیت خود، به آنها توجه کند (نجمی و حسینی، 1382، ص34). از آنجا که یکی از هدفهای این پژوهش، آزمایش کارایی مدل تعالی سازمانی در کتابخانهها (و در اینجا کتابخانههای دانشگاهی) بود، با توجه به ماهیت خدماتی کتابخانههای دانشگاهی، اصل این پرسشنامه مورد بررسی قرار گرفت و سعی گردید با حفظ روح اولیة 9 معیار اصلی الگوی تعالی سازمانی و مناسبسازی زیرمعیارهای این پرسشنامه با محیط سازمانی کتابخانههای دانشگاهی، پرسشنامهای ساخته شود تا بتوان بر مبنای آن عملکرد مدیریت در کتابخانههای دانشگاه مورد نظر را بهخوبی مورد سنجش قرار داد. نتیجه آنکه، پرسشنامهای ساخته شد که در آن، 9 معیار اصلی و 65 زیر معیار بهکار رفته بود.
ب) کارگاه
پس از تهیة پرسشنامه، بهمنظور دست یافتن به امتیازهای واقع بینانهتر در هر معیار، از جامعة پژوهش که مدیران کتابخانههای دانشگاه شهید چمران اهواز بودند، دعوت شد در کارگاه آموزشی مدیریت کیفیت در کتابخانهها شرکت کنند. در این کارگاه، پس از شرح کوتاهی از ماهیت پژوهش، مفاهیم کلی کیفیت، تاریخچه، اصول و دلایل شکلگیری مدیریت کیفیت، برای جامعة پژوهش تشریح و الگوهای رایج سنجش عملکرد که بر مبنای اصول مدیریت کیفیت طراحی شدهاند، بهطور خلاصه معرفی گردید. در ادامه، از الگوی تعالی سازمانی، بهعنوان یکی از الگوهای رایج و مطرح برای سنجش عملکرد، معرفی کاملتری بهعمل آمد و جزئیات کار با آن شرح داده شد. سپس پرسشنامةآماده شده بین آنان توزیع گردید. پس از توزیع پرسشنامه، توضیحات لازم دربارة هر بخش از پرسشنامه به پاسخگویان ارائه و راهنماییهای لازم در مورد نحوة امتیازدهی به عمل آمد. در نهایت، از شرکت کنندگان در کارگاه خواسته شد بر اساس تعلیمات ارائه شده، به سؤالهای پرسشنامه پاسخ دهند.
تجزیه و تحلیل دادهها
تجزیه و تحلیل دادههای گرد آوری شده، هم بهصورت دستی و هم ماشینی انجام گرفته است. دادههایی که از پرسشنامهها استخراج شده بود، پس از جمعبندی بهصورت دستی، وارد نرم افزار اس. پی. اس. اس[10] شده و با توجه به هدفها و سؤالهای پژوهش، از طریق این نرمافزار، محاسبه و تجزیه و تحلیل گردید. روشهای آماری مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل، اغلب شامل آمار توصیفی، یعنی فراوانی، درصد و میانگین بود.
تعریف عملیاتی
سنجش عملکرد: منظور از سنجش عملکرد در این پژوهش، بهرهگیری از پرسشنامه الگوی تعالی سازمانی با استفاده از خرده معیارهایی است که با شرایط کتابخانه متناسب شدهاند تا بدین طریق، به مجموعهای از آمار و دادههایی دست یافت که بتوان با تجزیه و تحلیل آنها، عملکرد مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران اهواز را ارزیابی نمود.
جامعة آماری
جامعة اصلی این پژوهش، تمامی مدیران کتابخانههای دانشگاه و نیز کتابدارانی بود که در بخشهای مختلف کتابخانههای دانشکدهای دانشگاه شهید چمران، سمت سرپرستی داشتند. از مجموع 45 نفر شاغل در کتابخانه های دانشگاه شهید چمران، در مجموع 30 نفر در این پژوهش شرکت کردند که بجز 10 نفر از مدیران کتابخانه ها، بقیه به طور تصادفی انتخاب شده بودند.
یافتههای پژوهش
با توجه به سؤالهای پژوهش، یافتهها به قرار زیر است:
در پاسخ به سؤال اول پژوهش که عملکرد کتابخانههای دانشگاه شهید چمران اهواز را در قیاس با معیارهای الگوی تعالی سازمانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت مورد پرسش قرار داده بود، بررسیها حکایت از آن داشت که عملکرد مدیریت کتابخانههای این دانشگاه در زمینة عوامل توانمندساز، باکسب مجموع 72/174 امتیاز از500 امتیاز عوامل توانمندساز، تنها 84/34% از امتیاز مطلوب را کسب نموده و از وضعیت مطلوب فاصله نسبتاً زیادی دارد. این بدان معناست که از نظر مدیران کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، وجوهی که باعث توانمندشدن این کتابخانهها میشوند، حتی از 50% حد مطلوب هم بسیار پایینترند. عدد 2778/325 که فاصلة باقی مانده تا سقف 500 امتیاز است، گویای فاصلة نسبتاً عمیقی است که بین واقعیات کتابخانههای دانشگاه شهید چمران و حد مطلوب مورد انتظار این کتابخانهها وجود دارد.
جدول 1 امتیازهایی را که کتابخانههای دانشگاه شهیدچمران در مجموع از معیارهای توانمندساز کسب کرده اند و نیز فاصلة آنها را تا حد مطلوب، نشان میدهد.
جدول1. جمعبندی امتیازهای معیارهای توانمندساز
ردیف |
معیار فرعی |
امتیازکل |
امتیاز کل معیار |
فاصله تا مطلوب |
فاصله تا مطلوب (%) |
1 |
رهبری |
4/46 |
100 |
6/53 |
6/53 |
2 |
خط مشی و استراتژی |
8/20 |
80 |
2/59 |
74 |
3 |
کارکنان |
706/32 |
90 |
294/59 |
9/65 |
4 |
شراکتها و منابع |
3/24 |
90 |
7/65 |
73 |
5 |
فرایندها |
5162/50 |
140 |
4838/89 |
9/63 |
جمع امتیاز توانمندسازها |
7222/174 |
500 |
2778/325 |
65 |
از لحاظ نتایج نیز وضع کمابیش مانند توانمندسازهاست. همانطور که ارقام جدول 2 نیز نشان میدهند، جمع امتیاز معیارهای نتایج، 58/246 از 500 نمره است. این بدان معناست که از نظر مدیران کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، نتایج فعالیتهای کتابخانهها در مجموع، نزدیک به 50% حد مطلوب است. به عبارت دیگر، عدد 42/253 گویای فاصلهای 50 درصدی است که بین واقعیتهای موجود کتابخانههای دانشگاه شهید چمران و حد مطلوب مورد انتظار این کتابخانهها وجود دارد.
همانطور که ارقام جدول 2 نشان میدهند، از بین معیارهای فرعی نتایج، فقط نتایج مراجعان به طور نسبی فاصله کمتری تا حد مطلوب دارد. این امر به معنای رضایت نسبی مراجعان از خدمات کتابخانههاست. فاصلة بقیة معیارها تا حد مطلوب بیش از 50% است.
جدول2. جمعبندی امتیازهای معیارهای نتایج
ردیف |
معیار فرعی |
امتیازکل |
امتیاز کل معیار |
فاصله تا مطلوب |
فاصله تا مطلوب (%) |
1 |
نتایج مشتریان |
2/123 |
200 |
8/76 |
4/38 |
2 |
نتایج کارکنان |
95/31 |
90 |
05/58 |
5/64 |
3 |
نتایج جامعه |
7/19 |
60 |
3/40 |
2/67 |
جمع امتیاز های نتایج |
58/246 |
500 |
42/253 |
68/50 |
با در نظر گرفتن یافتههای ارائه شده در جدولهای 1 و 2، میتوان به سؤال دوم این پژوهش که به دنبال شناسایی نقاط قوت و ضعف کتابخانههای مورد بررسی بر اساس ملاکهای مدل تعالی سازمانی بود، پاسخ داد. از دیدگاه عوامل توانمندساز، معیار «رهبری» 4/46% از امتیاز کل این معیار در جامعة پژوهش را کسب نموده است و این، نشاندهندة عملکرد متوسط مدیران کتابخانههای مورد بررسی در رهبری برنامههای مدیریت کتابخانههای مورد بررسی است؛ بدین معنا که با توجه به مفاد معیارهای مطرح در پرسشنامه، رهبران این کتابخانهها، نسبت به تعیین مأموریت و چشم انداز کتابخانه و تعهد در قبال اجرای آنها، برقراری ارتباط با کارکنان واستفادهکنندگان و نیز مواجهه با تغییر و تحولات سازمانی، عملکرد نسبتاً متوسطی داشتهاند. همچنین، کسب 26% از معیار خط مشی و استراتژی، بیانگر این است که مدیران کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، در تدوین خط مشی و راهبردهای کتابخانههایشان بر اساس نیازها و انتظارهای حال و آیندة مراجعان، کارکنان و جامعة دانشگاهی، پایهریزی آنها بر اساس اطلاعات حاصل از اندازهگیری عملکرد، تحقیقات و یادگیری، بازنگری و تدوین این خطمشیها و همچنین اشاعة آنها در کتابخانه، عملکرد پایینی داشتهاند و این یکی از نقاط ضعف مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران است. ضعف عمدة دیگر مدیریت این کتابخانهها، به معیار «شراکتها و منابع» که 27% از کل امتیاز این معیار را به خود اختصاص داده مربوط است و این ناشی از بی توجهی به موضوع توسعة روابط و مناسبات با سایر کتابخانهها و مراکز اطلاعرسانی و نیز تلاش نکردن برای جذب منابع درونی و بیرونی است.
اما از دیدگاه عوامل نتایج، بیشترین امتیاز به نتایج مراجعان اختصاص دارد. کسب 6/61% از امتیاز معیار «نتایج مراجعان»، بیانگر این است که از یک دید کلی، رضایت مجموع استفادهکنندگان از خدمات کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، در سطحی متوسط قرار دارد؛ بدین معنا که مدیریت کتابخانههای فوق، توانستهاند از طریق تمرکز بر خواستهها و انتظارهای فعلی و بالقوّة مراجعانشان، نیازهای آنها را تا حد متوسطی برآورده سازند. همچنین، معیار «نتایج کارکنان» که 8/32% از کل امتیاز این معیار را کسب نموده است، نقطه ضعف عمدة مدیریت کتابخانههای مورد بررسی در بین معیارهای نتایج است و این حاکی از این واقعیت است که بهطور کلی، ذهنیتِ کارکنان فنّاوری اطلاعات از کتابخانة محلِ خدمت و شغلشان و همچنین میزان رضایت این افراد از توسعه و ارتقای شغلی، آموزش و توسعة مهارتها و یادگیری در امور فناوری اطلاعات، تفویض اختیارات و مشارکت در امور و تصمیمگیریهای کتابخانه، چندان مطلوب نیست.
بدین ترتیب، امتیاز کل مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران اهواز بر اساس الگوی تعالی سازمانی، حاصل جمع امتیاز توانمندسازها و نتایج است که با عدد 421 که در جدول شماره3 و نمودار 1 به نمایش گذاشته شده، برابر است.
جدول3. جمعبندی امتیازهای کل معیارها
ردیف |
معیار |
امتیاز کل به دست آمده |
امتیاز کل معیار |
فاصله تا مطلوب |
1 |
رهبری |
4/46 |
100 |
6/53 (6/53%) |
2 |
خط مشی و راهبردها |
8/20 |
80 |
2/59 (74%) |
3 |
منابع انسانی |
706/32 |
90 |
294/57 (66/63%) |
4 |
مشارکتها و منابع |
3/24 |
90 |
7/65 (73%) |
5 |
فرایندها |
5162/50 |
140 |
4838/89 (917/63%) |
6 |
نتایج مراجعان |
2/123 |
200 |
8/76 (4/38%) |
7 |
نتایج کارکنان |
95/31 |
90 |
05/58 (5/64%) |
8 |
نتایج جامعه |
7/19 |
60 |
3/40 (16/67%) |
9 |
نتایج کلیدی عملکرد |
73/71 |
150 |
27/78 (18/52%) |
امتیاز کل |
3022/421 |
1000 |
6978/578 (87/57%) |
نمودار1. وضعیت موجود و مطلوب مدیریت از جهات مختلف در کتابخانههای
دانشگاه شهید چمران براساس الگوی تعالی سازمانی
نتیجهگیری
با توجه به آنچه ذکر شد، میتوان نتیجه گرفت که در مجموع، امتیاز حاصل از عوامل توانمندساز، بیانگر این واقعیت است که کیفیت مدیریت در کتابخانههای مورد بررسی، در سطحی بسیار پایینتر از متوسط قرار دارد و بخشها، روشها و ساز و کارهای طراحی شدة مربوط به حوزههای رهبری، خط مشی، کارکنان، منابع و مشارکتها و فرایندها در حوزة مدیریت، توانستهاند تنها با کیفیتی که 35 درصدِ وضعیت مطلوب است، فعالیت کنند. یافتههای حاصل از این بررسی حاکی از آن است که عدم توجه کافی به تعیین مسیرهای دستیابی به هدفها و مأموریت کتابخانه که در خطمشی و راهبرد نمود می یابد از یک سو، و رویکرد نامناسب کتابخانههای مورد بررسی به موضوع توسعة روابط و مناسبات با سایر کتابخانهها و مراکز اطلاعرسانی از سوی دیگر، باعث تضعیف عوامل توانمندسازی مدیریت در این کتابخانهها گردیده است.
در بعد نتایج نیز وضعیت اندکی بهتر بوده و در سطح نسبتاً متوسطی است. معیار نتایج با کسب 32/49% از وضعیت مطلوب، در سطحی تقریباً متوسط قرار دارد و هر چند یافتهها از یک سو رضایت نسبی مراجعان را نشان میدهند، اما از سوی دیگر بیانگر عملکرد ضعیف مدیران این کتابخانهها در زمینة رهبری و مدیریت درست کارکنان است. شایان ذکر است، مادامی که کارکنان با انگیزه و راضی باشند، اساسیترین عنصر برای کسب موفقیت در اختیار مدیران قرار دارد و بالعکس، هرگاه این کارکنان از انگیزه و رضایت شغلی و تعهّد به کار فاصله بگیرند، انجام امور کتابخانه با مشکلات عدیدهای مواجه خواهد شد؛ یعنی اینکه احتمالاً خدمات مناسب به مراجعان ارائه نخواهد شد، نوآوری و ابتکار از آنها سرنخواهد زد و تلاشی برای کاهش خطا در انجام کارها و ارائهی خدمات صورت نخواهند داد.
خلاصة کلام اینکه، کیفیت مدیریت درکتابخانههای دانشگاه شهید چمران با عنایت به کسب 3/ 421 امتیاز از 1000 امتیاز الگوی تعالی سازمانی، سطحی پایین تر از متوسط دارد و پرداختن به نقاط ضعف و تلاش در جهت مرتفع ساختن آنها و نیز تقویت نقاط بهبود مدیریت کتابخانههای مورد بررسی، میتواند سبب ساز ارتقای کیفیت مدیریت در این کتابخانهها گردد.
تحقیق حاضر از یکسو نشان داد در کتابخانه های دانشگاه شهیدچمران فقط «نتایج مراجعان» وضعیت نسبتاً رضایتبخشی دارد و در سایر ابعادی که در جدول 1 ارائه شدهاند، باید بهبود صورت گیرد. از سوی دیگر، انجام این تحقیق و حصول نتایج روشن، بیانگر این واقعیت است که الگوی تعالی سازمانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت که تا کنون بیشتر در مؤسسات صنعتی، و در موارد اندکی در مؤسسات خدماتی غیرکتابداری به کار گرفته شده بود، با اندکی تغییرات و تعدیل، میتواند با محیط کتابخانه و خدمات آن سازگار شده و در این محیط نیز به کار گرفته شود. الگویی که در این تحقیق ساخته شد، میتواند در سایر کتابخانه ها نیز به کار گرفته شود و در طی این استفادهها در صورت لزوم پالایش بیشتری شده و در نهایت به الگویی مستقل و خاص کتابخانه ها تبدیل گردد.
پیشنهادهای پژوهش
در نهایت، با توجه به نتایج حاصل، میتوان پیشنهاد کرد برای بهبود کیفیت مدیریت کتابخانههای دانشگاه شهید چمران، موارد زیر در دستور کار مدیران این کتابخانهها قرار گیرد: