نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسنده
دانشجوی دکتری کتابداری و همکار گروه کتابداری دانشگاه علامه طباطبایی
چکیده
کلیدواژه‌ها
مقدمه
«نرم‌افزار کتابخانه‌ای در واقع برنامه رایانه‌ای برای ذخیره، پردازش و بازیابی اطلاعات است که با یکی از زبانهای برنامه‌نویسی رایج نوشته می‌شود. استفاده از نرم‌افزار کتابخانه‌ای برای مدیریت اطلاعات اکنون به صورت یک نیاز مبرم درآمده و حرفه کتابداری و اطلاع‌رسانی با آگاهی از توان رایانه در افزایش سرعت، دقت و سهولت فرایندهای کاری و عملیاتی کتابخانه، به طور گسترده از این ابزار سودمند بهره می‌گیرد» (فتاحی و پریرخ، 1385، ص1773).
به عبارت دیگر، امروزه کمتر کتابخانه‌ای پیدا می‌شود که از عملکرد نرم‌افزارهای کتابخانه‌های بهره نگرفته باشد. برای تسریع و تسهیل و در امر بازیابی مدارک، ابزارهایی به وجود آمده‌اند که امر مورد نظر را به نحو مطلوبتری انجام دهند. در این راستا، نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای با این هدف و تسهیل در کار کتابخانه‌ها، نقشهای مؤثری ایفا می‌کنند. هر نرم‌افزار کتابخانه‌ای حاوی چند بخش بوده که هر یک به تناسب وظیفة از پیش تعیین شده، کمک کار بخشهای کتابخانه است؛ اما اینکه تا چه امکانات و توانمندیهای موجود در نرم‌افزارها، مطابق با نیازهای کاربران است، مبحثی است که در این نوشتار بررسی خواهد شد. در واقع، از میان انواع بخشهای موجود در یک نرم‌افزار نظیر بخش امانت، مدیریت، مجموعه‌سازی، سفارشها، فهرستنویسی، نمایه‌سازی و جستجوی کاربر، تمرکز اصلی مقاله حاضر برروی بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش[1] می‌باشد. تا از یک سو امکانات موجود در بخش امانت این نرم‌افزار بررسی شود و از سوی دیگر، قابلیتهای مورد انتظار از بخش امانت نرم‌افزار پارس آذرخش را نمایان سازد .
طی این مقاله، معیار توانمندی نرم‌افزار پارس آذرخش در قسمتهای اخطار دیرکرد، تغییر در زمان امانت، رزرو منابع، جریمه دیرکرد و تسویه حساب بررسی و پیشنهادهایی برای بهبود روند گردش کار در بخش امانت متناسب با خواسته‌های کتابدار، ارائه می‌گردد.
در تحقیق حاضر، این نرم‌افزار از دو نظر مورد بررسی قرار می‌گیرد:
الف) توانمندیها و امکانات موجود در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش
ب) قابلیتهای مورد انتظار از بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش.
در خاتمه، ضمن بررسی بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، نواقص در پنج مقوله و پیشنهادها در شش مقوله مطرح می‌شود.
امانت
«امانت»[2]، این کلمه در اصطلاح برای توصیف مجموعه‌ای از فعالیتهای کتابخانه‌ای شامل کلیه خدماتی است که از طریق آن کتابها، مجلات و دیگر منابع کتابخانه‌ای به طور مستقیم در دسترس درخواست‌کنندگان قرار می‌گیرد» (مزینانی، 1381، ص 294).بنابراین، می‌توان گفت نظارت بر ورود و خروج منابع از کتابخانه‌ها و در دسترس قراردادن آنها، اصلی‌ترین عملکرد خدمت امانت است. تقریباً همه کتابخانه‌ها، به جز آنهایی که دارای مجموعه‌هایی نفیس و کمیاب هستند، منابع خود را برای خروج از کتابخانه به امانت می‌دهند. گاه، اصطلاح «امانت» برای استفاده از منابع در محل کتابخانه نیز به کار می‌رود.
نظامهای خودکار امانت
در اواخر دهه 1940، با ظهور پردازش الکترونیکی داده‌ها، کتابداران درصدد برآمدند راه‌هایی را بیابند تا بتوانند از این فناوری در خدمات امانت، بهره‌مند شوند. استفاده از نظامهای پردازش دسته‌ای برای خودکارسازی خدمات امانت، گامهای نخست در این زمینه شمرده می‌شود. بدین منظور، تعدادی از کتابخانه‌ها از کارتهای منگنه شده استفاده کردند. این نظامهای امانت، از نظر سرعت و اطمینان، کارآیی مطلوبی داشتند. با استفاده از این نظامها، روند فایل‌سازی حذف گردید تا در موقع لزوم گزارشهای دیرکرد به راحتی در دسترس باشد. چنین نظامهایی بسیار مفید و کارآمد بود، ولی نمی‌توانست تمام نیازهای کتابداران در زمینة اطلاعات ضروری برای بخش امانت را برآورده سازد (باس[3]، 1978). به طور مثال، برای آگاهی از کتابهای به امانت داده شده، لازم بود پردازشی کلی از داده‌ها صورت گیرد. بنابراین، دستیابی به چنین اطلاعاتی سبب اتلاف وقت و هزینه می‌شد. با افزایش قدرت رایانه‌ها و کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی داده‌ها و روشهای بهتر فایل‌سازی و مدیریت آنها، در اوایل دهه 1970 نخستین نظامهای امانت پیوسته طراحی و به کار گرفته شد. بعضی از این نظامها توسط خود کتابداران و تعدادی دیگر توسط شرکتهای رایانه‌ای طراحی و راه‌اندازی گردید. این نظامهای پیوسته، طیف گسترده‌ای از سخت‌افزار، نرم‌افزار و خدمات را در بر می‌گیرند که از نظامهای مبتنی بر این رایانه‌ها برای ارائه خدمات به کوچک‌ترین کتابخانه‌های مدارس یا کتابخانه‌های عمومی آغاز و به شبکه‌های بسیار بزرگی که به چندین نهاد در نواحی مختلف جغرافیایی خدمات ارائه می‌کنند، ختم می‌شود. برخی نظامهای پیوسته از طریق اتصال چندین شبکه به وجود آمده‌اند و خدمات از طریق یک گره مرکزی میان دیگر نقاط تقسیم می‌گردد.
خودکارسازی بخش امانت
«این بخش از نخستین بخشهایی است که کتابداران همواره درصدد خودکار کردن آن بوده‌اند» (دایرة‌المعاف کتابداری. ج اول. ص790، فتاحی،1382). پرونده‌های امانت و فهرست کتابهای کتابخانه باید به سرعت روز آمد شود تا کتابدار بتواند از موجودی کتابخانه و منابع امانت داده شده، آگاهی یابد. اجرای چنین فرایندهایی به صورت دستی در بخش امانت کتابخانه، تا حدودی وقتگیر و هزینه‌بر است و به دقت فراوان نیاز دارد. مهم‌ترین دلایل خودکارسازی فعالیتهای بخش امانت کتابخانه را می‌توان چنین برشمرد: صرف هزینة کمتر برای اداره و روزآمد نگه داشتن پرونده‌های امانت منابع کتابخانه، اشتراک منابع با کتابخانه‌های دیگر، دریافت گزارشهای آماری مختلف در خصوص وضعیت استفاده از مجموعه کتابخانه و تسریع فرایند نظامهای دستی (نظیر برگه‌آرایی و امانت یا رزرو پیوسته منابع). «رالف پارکر»[4] نخستین فردی بود که در سال 1943 اقدام به خودکارسازی بخش امانت کتابخانه کرد. در دهه 1960 پیشرفتهای فناوری رایانه سبب شد نظامهای امانت خودکار وارد کتابخانه شوند و فرایند امانت منابع اطلاعاتی با دقت، سرعت، و سهولت صورت پذیرد (بریج[5]، 1991). در بیشتر نظامهای خودکار امانت منابع، به هر یک از اعضای کتابخانه شماره‌ای خاص تعلق می‌گیرد و اطلاعات منابع امانت داده شده به طور خودکار در پرونده شخصی آنها درج می‌شود. در بسیاری از کتابخانه‌ها، برای وارد کردن شماره استاندارد بین‌المللی کتاب، از ابزارهای خواندن رمزهای میله‌ای[6] استفاده می‌شود. اهمیت نظامهای امانت خودکار این است که اغلب از طریق آنها می‌توان به اطلاعات ارزشمندی نظیر تعداد و مشخصات فردی اعضای کتابخانه، تعداد و مشخصات منابع امانت داده شده به هر نفر، گزارشهای دیرکرد و موارد دیگر دسترسی یافت. به بیان دیگر، کتابداران با استفاده از نظامهای امانت خودکار می‌توانند به بررسی و تجزیه و تحلیل میزان استفاده از منابع اطلاعاتی موجود در مجموعة خود بپردازند و اطلاعات به دست آمده را در برنامة مجموعه‌سازی به کار گیرند.
«بعضی از مهم‌ترین قابلیتهای نظامهای خودکار امانت را می‌توان شامل امانت، تمدید، و رزرو منابع فقط از طریق وارد کردن شماره ثبت یا رمز میله‌ای کتاب، امکان جستجوی منابع موجود در مجموعه و امانت، تمدید، یا رزرو همزمان آنها، برگه‌آرایی خودکار پرونده‌های امانت منابع به شیوه‌های مختلف، امکان جستجوی پیشینة امانت منابع از طریق شماره عضویت، نام، و نام خانوادگی اعضای کتابخانه، دریافت گزارشهای آماری گوناگون نظیر تعداد منابع امانت داده شده، دیرکرد، رزرو، برگشت منابع و تعداد دفعات امانت هر مدرک، میزان امانت منابع بر جستجوی طری رده‌بندی موضوعی (نظیر رده‌بندی دیویی) و جز آن، امکان دریافت گزارش آماری امانت منابع مختلف بر حسب دورة زمانی معین و دریافت گزارشهای آماری (امانت، دیرکرد، رزرو، برگشت و تمدید) مرتبط با هر یک از اعضای کتابخانه، امکان ویرایش، تغییر، گسترش، یا حذف سوابق اعضای کتابخانه، صدور خودکار برگه دیرکرد یا اخطار، قابلیت صدور کارت عضویت و نمایش عکس اعضای کتابخانه به منظور مطابقت با آنها؛ قابلیت چاپ، ذخیره و نمایش گزارشهای مختلف مربوط به امانت منابع، سازگاری با دیگر نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای نظیر فهرستهای پیوسته به منظور ایجاد نظامی مرتبط[7]؛ و امکان استفاده از برنامه در محیط شبکه به منظور ایجاد شبکه پیوسته امانت منابع (دایرة‌المعارف کتابداری. ج اول. ص791). استفاده از نظامهای خودکار امانت می‌تواند در تحلیل و ارزیابی میزان استفاده از منابع اطلاعاتی مختلف، وجین و مجموعه‌سازی منابع کتابخانه نیز نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشد و به مدیران کتابخانه‌ها در تصمیم‌گیریها کمک کند. به طور مثال، از طریق بیشتر نظامهای خودکار امانت منابع، به سرعت و دقت می‌توان از بیشترین و کمترین میزان امانت منابع کتابخانه برحسب عنوان یا موضوع آگاهی حاصل کرد و اطلاعات آماری به دست آمده را در سیاستگذاریهای مجموعه‌سازی مورد استفاده قرار داد. با مدنظر داشتن توصیفات و کارکردهای خودکارسازی بخش امانت، نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای باید به گونه ای طراحی شوند که در خدمت یکایک بخشهای امانت باشند.
نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای و بخش امانت
طراحی نسلهای اولیة نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای در ابتدا به صورت مجزا و مستقل انجام و مورد استفاده قرار می‌گرفت. برای مثال، نرم‌افزار بخش سفارشها ارتباطی با بخش فهرستنویسی نداشت و تبادل اطلاعات میان آن بخشها و یا استفاده از داده‌ها و فایلهای مشترک، امکان‌پذیر نبود. با توسعة علوم رایانه و ارتباطهای شبکه‌ای، نرم‌افزارها به صورت مرتبط و جامع طراحی شدند. این قابلیت، امکان مدیریت بهتر اطلاعات را در محل ورود، پردازش و برونداد اطلاعات فراهم می‌ساخت. به طور مثال، کتابدار بخش امانت می‌توانست به طور مستقیم به پایگاه بخش سفارشها دسترسی داشته باشد و چنانچه کتابی در دست سفارش باشد، از فرایند کار مطلع شود.
در راستای مبحث توانمندیها و قابلیتهای نرم‌افزارها، امکانات موجود در نرم‌افزارها نیز می‌تواند تأثیری بسزا در رضایت کتابداران، مدیران کتابخانه‌ها و کاربران ایفا نماید. به عبارت دیگر، «با امکاناتی که فناوریهای جدید از قبیل سیستم عامل ویندوز، مرورگرهای وب و بویژه زبانهای برنامه‌نویسی جدید در دسترس طراحان نرم‌افزارها قرار داده‌اند، می‌توان پیشرفتهای مهمی را در آیندة نزدیک در نرم‌افزار شاهد بود» (فتاحی، 1384، ص18). همچنین گزینه‌ها و امکانات تعبیه شده در هر نرم‌افزار کتابخانه‌ای باید به گونه‌ای باشند که پاسخگوی نیازهای حرفه کتابداری و مطابق با وظایف بخشهای کتابخانه باشند (میلهم[8]، 1977). برای مثال، می‌توان از نرم‌افزار بوپاک که یک طرح آزمایشی طولانی مدت توسط یک گروه پژوهشی متشکل از کتابداران است، یاد کرد. بنابراین، با در نظر داشتن موارد مزبور، می‌توان به امکانات و قابلیتهای موجود در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش اشاره کرد و قابلیتهای آن را مد نظر قرار داد.
نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای و مدیریت اطلاعات
«مبنای اصلی کار کتابداری و اطلاع‌رسانی، مدیریت اطلاعات است» (شاهنگیان، 1370، ص9). « کارکرد مدیریت اطلاعات به طور بالقوه می‌تواند حداکثر ارزش افزوده را برای نظامهای اطلاعاتی ایجاد کند» (فتاحی، 1384، ص14). مدیریت اطلاعات به عنوان توانایی کلی یک سازمان در مورد ایجاد، حفظ، بازیابی و قابل دسترس ساختن فوری اطلاعات درست، در مکان و زمان مناسب و در دست افراد شایسته و با کمترین هزینه برای به کارگیری در تصمیم‌گیری، توصیف شده است (اهمیت سیستم اطلاعات...، 1383). این تعریف مبین این نکته می‌تواند باشد که وجود اطلاعات صحیح و سهل‌الوصول، از موارد مهمی است که در مدیریت اطلاعات نقش بسزایی خواهد داشت. بنابراین، غایت وجودی ابزارهای کتابخانه‌ای، آسان کردن امور اجرایی کتابخانه‌ها و ارائه اطلاعات صحیح برای تصمیم‌گیری و اقدامهای بهینه توسط مدیران کتابخانه‌هاست. در این راستا، به اعتقاد «باربارا لافان»[9] (2001)، مدیریت اطلاعات، ارائة ابزارهایی است که به وسیلة آنها یک سازمان به صورت کارآمد، اطلاعات خود را برنامه‌ریزی،گردآوری، سازماندهی، استفاده، کنترل، اشاعه وسروسامان می‌بخشد. از آنجا که مدیریت اطلاعات با بهره‌گیری از ابزارهای گوناگون می‌تواند در انجام وظایف خود نقش بهتری ایفا نماید، نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای به عنوان یکی از انواع ابزارهای مورد نظر مدیریت اطلاعات، تأثیر عمده‌ای در تصمیم‌گیری خواهند داشت. بنابراین، اگر نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای، در راستای هدفها و وظایف کتابخانه تهیه و تدوین و درست اجرا شوند، سبب تسریع و تسهیل کار کتابخانه‌ها شده و به فرایند مدیریت اطلاعات نیز کمک شایانی خواهند نمود.
پیشینة نرم‌افزارکتابخانه‌ای پارس آذرخش
از ابتدای سال 1369، طراحی نرم‌افزار پارس آذرخش به صورت جدی شروع و با کوشش و تلاش مسئولان شرکت مزبور در مهرماه سال بعد (1370) اولین ویرایش آن تحت سیستم عامل داس (Dos) ارائه گردید. این شرکت در پی ارائه محصول خود یعنی نرم‌افزار جامع کتابخانه تحت سیستم عامل داس و پس از ورود رایانه‌های قوی‌تر و سیستم عامل ویندوز به بازار، عملیات تولید نرم‌افزار جامع کتابخانه تحت سیستم عامل ویندوز را در دستور کار خود قرار داد. بدین ترتیب، تعداد قابل توجهی نقایص سیستم عامل داس اصلاح شد. درباره توانمندیهای نرم‌افزار مزبور می‌توان به اجرای دو یا چند برنامه به صورت همزمان، استفاده از واسط گرافیکی کاربران (GUI)، روبه‌رو نشدن با محیط غیرقابل انعطاف متن و انجام کلیة عملیات در یک محیط گرافیکی از طریق حرکت دادن و فشردن کلید ماوس اشاره کرد. حتی این نرم‌افزار می‌تواند در محیط گرافیکی خود به غیر از اطلاعات متن، هر عنصر اطلاعاتی (مانند عکس، اسلاید، فیلم، صوت،...) را در یک فایل ذخیره نموده، به رکورد (ها) الصاق نماید. (پارس آذرخش، 1386، ویرایش ششم)
به طور کلی، مزایا و عواملی را که سبب تغییر محیط عامل نرم‌افزار جامع کتابخانه از داس به ویندوز گردیده، به صورت زیر می‌توان خلاصه نمود: سازگاری با نرم‌افزارهای موجود تحت داس و امکان اجرای آنها از طریق ویندوز، استفادة کامل و بهینه از سخت‌افزار و عبور از محدودیتهای داس، قابلیت اجرای همزمان چند برنامه به صورت همزمان، ارائه واسط گرافیکی و کارکردن بسیار ساده که علاوه بر سهولت استفاده، هزینه و زمان لازم برای آموزش را کاهش می‌دهد.
در راستای پیشینه نرم‌افزارها می‌توان به نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای نظیر پارس آذرخش، نوسا و کاوش که هم اکنون در بیشتر کتابخانه‌های ایران برای خودکارسازی عملیات کتابداری و اطلاع‌رسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند نیز اشاره کرد. تحقیقات نسبتاً محدودی چه در قالب پایان‌نامه (غائبی، 1372) و چه در شکل مجموعه مقاله‌های همایشها و نشستهای علمی در زمینة ارزیابی نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای ایران، نگاشته شده است (یوسفی، 1379). در آبان 1378، همایش علمی و کاربردی تحت عنوان «کاربرد و توسعة فهرستهای رایانه‌ای در کتابخانه‌های ایران» در دانشگاه فردوسی مشهد برگزار شد و برای نخستین بار در کشور، جنبه‌های مختلف فهرستهای رایانه‌ای با تأکید بر نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای توسعه یافته در ایران، مورد بحث و بررسی قرار گرفت (کوشا، 1378).
امکانات موجود در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه ای پارس آذرخش
گزینه ها و امکانات موجود در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش عبارت است از: 1ـ میز امانت 2ـ سرویس ورود و خروج اعضا 3ـ گزارش امانت، شامل: فهرست رزرو در بازة زمانی، فهرست رزرو یک عضو، آمار امانت و بازگشت، فهرست اعضا، کارکرد یک مدرک، کارکرد مدارک، کارکرد یک عضو، کارکرد اعضا، مدارک امانتی، بازگشتی و فهرست انتظار یک مدرک 4ـ نمودارهای آماری 5ـ صدور اخطار 6ـ تسویه حساب 7ـ اطلاعیه رزرو.
طبق بررسیهای مکرر از قسمتهای بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش موجود در چند کتابخانه[10] و برای پرداختن به موضوع اصلی مقاله حاضر، پنج نقص عمده در قسمتهای مزبور مشاهده شد. به عبارت دیگر، انتظارها و توقعاتی که از گزینه‌های موجود می‌رفت، به درستی عمل نکرده و ضعفهای عمده‌ای داشت. وجود چنین نواقصی، سبب بروز اشکال در کار جمع‌آوری اطلاعات توسط کتابدار و مدیران کتابخانه‌ها می‌شود و روند مدیریت اطلاعات را با مشکل مواجه خواهد نمود.
بیان موضوع
در راستای امر تسهیل و تسریع فرایند بخش امانت با استفاده از نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای، این نرم‌افزارها به گونه‌ای باید طراحی و تدوین شوند که کاربر پسندی فراوان و رضایت کتابداران را به همراه داشته باشند. این در حالی است که نرم‌افزار کتابخانه‌ای زمانی می‌تواند عنوان نرم‌افزاری مطلوب، کارآمد و حتی جامع را داشته باشد که حتی‌الامکان اکثر نیازهای کتابدار و فرایند اجرایی بخش امانت را پوشش دهد. به عبارت دیگر، شاید نتوان از هیچ نرم‌افزار کتابخانه‌ای، انتظار جامع بودن را داشت، ولی می‌توان نظامی را طراحی کرد که دست کم، پاسخگوی اکثر کارکردهای بخش امانت باشد.
مقالة حاضر قصد دارد با نگاهی به بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، امکانات موجود را بررسی و در صورت لزوم، قابلیتهای جدیدی را در آن بخش پیشنهاد نماید.
بخش امانت این نرم‌افزار از قسمتهای گوناگونی تشکیل شده که قبلاً به آنها اشاره شد. طی بررسی گزینه‌های موجود در بخش امانت نرم‌افزار مزبور، نواقصی در گزینه‌های مربوط به 1ـ رزرو، 2ـ تسویه حساب، 3ـ فرم اخطار دیرکرد، 4ـ تغییر زمان امانت و 5ـ جریمه دیرکرد مشاهده گردید که در ادامه، هر یک جداگانه تحلیل می‌شوند.
1ـ گزینه رزرو در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش
طی بررسی گزینه مزبور، انتظار می‌رفت وظایف مختص به آن در بخش امانت به آسانی اجرا شود، اما در همین گزینه، نواقصی وجود دارد که شرح آنها طی سه مورد الف، ب و ج بیان می‌شود.
الف) سیاهة رزرو یک عضو موجود است؛ یعنی با وارد کردن شماره عضویت فرد، منبع مورد نظر آن عضو مشخص می‌شود. اما سیاهة رزرو یک مدرک وجود ندارد. به عبارت دیگر، با وارد کردن شماره ثبت یک مدرک، انتظار می‌رود کلیة افرادی که متقاضی دریافت منبع مربوط هستند، طی یک گزارش یا فهرست کامل مشخص شوند. با وجود این ضعف، امکان تهیة گزارش از منابع پر استفاده و کم استفاده برای مدیریت کتابخانه میسر نبوده و نقص عمده‌ای در این بخش به وجود می‌آید. این ضعف می‌تواند در فرایند سفارش منابع و تعادل مجموعة کتابخانه تأثیر بدی به همراه داشته باشد. در همین راستا، گزینه‌ای با عنوان «لیست رزرو در بازة زمانی» تعبیه شده است که کارکرد آن ارائه گزارش از کتابهای رزرو شده می‌باشد. اما این گزینه، امکان بازیابی هیچ گونه آمار و ارقام مشخصی در خصوص تک تک منابع را میسر نمی‌سازد. به عبارت دیگر، امکان تفکیک منابعی که چند بار و توسط افراد زیادی رزرو می‌شود، با منبعی که فقط یکبار و توسط یک نفر رزرو می‌شود، وجود ندارد.
ب) گزینه رزرو در قسمت نمایش مدارک. پس از جستجوی منبعی خاص و بازیابی آن، در قسمت نمایش مدارک این نرم‌افزار، واژه‌هایی مثل شماره ثبت، تاریخ برگشت، شماره عضویت، محل نگهداری، جلد، قسمت و نسخه، قابل مشاهده است، ولی در این محدوده، گزینه «رزرو» موجود نیست.
توجیه سودمندی وجود گزینه رزرو در بخش نمایش مدرک را می‌توان اینگونه مطرح کرد که پس از اینکه کتابدار تصمیم می‌گیرد منبعی را برای متقاضیان تمدید کند، با مشاهده گزینة «رزرو» در اطلاعات موجود به آن منبع، مطلع می‌شود که امکان تمدید وجود نداشته و کتاب باید به کتابخانه برگردد تا به افراد رزرو کننده، امانت داده شود. بنابراین، ناتوانی در این قسمت به نوبه خود یکی دیگر از ضعفهای عمده نرم‌افزار پارس آذرخش است که می‌تواند در کارهای مدیریت کتابخانه نیز تأثیر منفی بگذارد.
ج) گزینه رزرو در قسمت خروجی چاپگر. ضمن تهیة گزارش از خروجی اطلاعات مربوط به رزرو مدارک، گزینه‌هایی نظیر تاریخ رزرو، شماره مدرک، عنوان منبع و نسخه، چاپ می‌شود ولی دو گزینه «نام متقاضی و شماره عضویت» موجود نیست. به عبارت دیگر، برای تهیة گزارش و چاپ آنها، نبود نام متقاضیان و شماره عضویت آنها، کتابدار را با حجم عظیمی از گزارشهای رزرو بدون مشخصات، روبه‌رو می‌کند و این ضعف سبب می‌شود میزان ارتباط گزارشهای چاپ شده با مشخصات اعضای کتابخانه و تعداد تقاضاهای آنها، ابهام و سردرگمی فراوانی برای کتابدار ایجاد کند.
2ـ گزینه تسویه حساب در بخش امانت نرم‌افزار
در ابتدا، بهتر است به تفاوت بین دو کلمة «تاریخ اعتبار» و «تسویه حساب» اشاره‌ای شود. در مؤسسات، دانشگاه‌ها، مراکز آموزشی و سایر مکانهایی که به نوعی با مقولة آموزش سر و کار دارند، کتابخانه‌ها برای دانشجویان یا دانش‌آموزان، کارت عضویت کتابخانه صادر می‌کنند. از طرفی، از سوی معاونت آموزشی نیز کارتی به نام کارت دانشجویی برای متقاضیان تحصیل صادر می‌گردد که دارای یک تاریخ اعتبار است. بنابراین، ممکن است تاریخ اعتبار کارت دانشجو یا دانش‌آموزی به اتمام رسیده باشد، ولی فرد با آن مؤسسه یا کتابخانه به دلایل انصراف از تحصیل یا اخراج و سایر موارد مرتبط، تسویه حساب نکرده باشد.
بخش امانت این نرم‌افزار، فاقد واژة تسویه حساب بوده و به جای آن، از مفهوم تاریخ اعتبار استفاده می‌شود که به زعم طراحان نرم‌افزار، مفهوم تاریخ اعتبار گنجانده شده، نقش تسویه حساب را خواهد داشت. در یک فرایند عملی، نقص عمده نرم‌افزار مزبور را می‌توان اینگونه تشریح کرد که با وارد کردن نام یک عضو، اگر تاریخ اعتبار وی به اتمام رسیده باشد، کتابدار با پیامی نظیر «تاریخ اعتبار این عضو به پایان رسیده است» مواجه می‌شود. دلایل گوناگونی (از قبیل، استراحت پزشکی، مرخصی تحصیلی و ...) می‌تواند باعث اتمام تاریخ اعتبار باشد، ولی ممکن است فرد تسویه حساب نکرده باشد. اگر فرد مورد نظر، تقاضای دریافت مدرک از کتابخانه را داشته باشد، کتابخانه در امانت دادن دچار مشکل می‌شود. مشکلات ناشی از موارد مزبور، سبب اخلال در روند مدیریت اطلاعات شده و تصمیم‌گیری را مشکل خواهد نمود.
3ـ گزینه تغییر در زمان امانت منابع نرم‌افزار پارس آذرخش
معمولاً برای عودت منابع با توجه به ضوابط کتابخانه، مدت زمان مشخصی تعیین می‌گردد. این زمان انعطاف‌پذیر بوده و هر کتابخانه با توجه به تعداد متقاضیان، سطوح علمی و سنّی جامعه استفاده‌کننده، نوع منابع و ... مدت بازگشت منابع را به طور مثال از 10 روز تا 15 یا 18 روز مشخص می‌کند. حال، اگر بخش امانت کتابخانه‌ای طبق برنامه‌ریزی و هماهنگی با مدیریت کتابخانه، قصد داشته باشد تعداد روزهای تعطیل را از زمان پیش فرض کسر و بدون احتساب روزهای تعطیل، مدت بازگشت منابع را به فرض، 15 روز مقرر کند، نرم‌افزار این قابلیت را نداشته و با احتساب روزهای تعطیل، مدت مقرر را سر موعد یادآور می‌شود. با بروز چنین مشکلی، امکان برنامه‌ریزی برای مدیریت و سازماندهی اطلاعات خاص در جنبه‌های گوناگون امانت، از بین می‌رود و تصمیم‌گیری صحیح مدیریت و بخش امانت برای جنبه‌های مختلف، بی‌اعتبار می‌شود.
4ـ فرم جریمه دیر کرد در بخش امانت
معمولاً از نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای، کاربرپسندی و سهولت کار، انتظار می‌رود. «مارش و اینگرسول»[11] (2005) معتقدند کاربرپسندی این نرم‌افزارها تا حدی باید باشد که سبب تسهیل در فرایند تحلیل داده‌ها شود و مقاصد مدیریتی را به نحو مطلوب پوشش دهد. همچنین «سجویک»[12] (2001) بیان می‌دارد که در طراحی وب‌سایتها، میزان کاربرپسندی واسط گرافیکی بیش از سایر موارد باید مورد توجه قرار گیرد. بدین ترتیب در گزینة جریمه دیرکرد نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش نیز قابلیتهایی مورد انتظار است تا انعطاف‌پذیری، امکان مانور کتابدار در شرایط خاص و سایر دستکاریها را فراهم سازد. به عبارت دیگر، کتابدار بخش امانت به دلایل گوناگونی راغب است به هنگام چاپ جریمه دیر کرد برخی از افراد، که دلایل موّجهی برای روزهای تأخیر خود ارائه داده‌اند و یا با توجه به ماهیت شغلی افراد (استاد، ریاست مرکز و ...) و همچنین با رعایت ضرورتهای خاص، دستکاریهایی را انجام و مدت زمان یاد شده را کاهش دهد. در این زمینه نیز، نرم‌افزار مورد نظر، فاقد چنین قابلیتهایی است و قادر به مرتفع کردن نیاز کتابدار نخواهد بود. ایجاد روابط عمومی مناسب، برقراری روابط کاری بین کتابخانه و سایر بخشهای سازمانها و ارائه گزارشهای صحیح و مدوّن می‌تواند جزء ویژگی‌ها و مزایای فرم جریمه دیرکرد مطلوب باشد. در نبود چنین قابلیتی در نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، کتابدار بخش امانت و یا مدیر کتابخانه، امکان هیچ‌گونه کنترل و انعطافی برای گزینة دیرکرد پرداخت جرایم ندارد.
5ـ فرم اخطار دیر کرد
از آنجا که، برونداد نرم‌افزارها مبین ماهیت کاری آنهاست و این خروجی‌ها در دسترس افراد مختلف قرار خواهند گرفت، فرمهای اخطار دیرکرد نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای به گونه‌ای باید مدون شود که قواعد، اصول نامه‌نگاری و رعایت نظم را بیش از هر چیزی مد نظر داشته باشد. بخش فرم اخطار دیرکرد نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، نواقص و ضعفهایی دارد که عبارتند از:
1ـ رعایت نکردن قواعد نامه‌نگاری 2ـ درج واژة «با تشکر» به جای اسم کتابخانه 3ـ ارائه واژه‌هایی ناقص برای عنوانهای انگلیسی و عربی در قسمت خروجی چاپگر و درج علامت نقطه چین در پایین صفحه در قسمت اخطار دیرکرد 4ـ چاپ تک نسخه‌های صدوراخطار دیرکرد به جای چاپ سه نسخه‌ای.
توضیح اینکه، در برخی مواقع لازم می‌شود دو یا سه فرم در شکل یادآوری یک، دو و ... تهیه شود تا کتابدار نسبت به پرونده بایگانی افراد، از تعداد اخطارهای ارسال شده آگاهی داشته باشد. نبود چنین قابلیتی نیز، سبب ضعف در تهیة گزارش طی روند مدیریت اطلاعات بوده و کار مدیریت و کتابداران را دچار مشکل و سردرگم خواهد کرد.
جدول 1. نقصهای مربوط به بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش
|
ردیف |
قسمت مربوط |
نوع نقص |
|
1 |
رزرو |
الف) نبودِ سیاهه رزرو یک مدرک ب) نبودِ گزینة رزرو در بخش مدرک ج) نبود گزینة رزرو در قسمت خروجی چاپگر |
|
2 |
تسویه حساب |
بروز مشکل در زمان امانت و تحویل منابع |
|
3 |
زمان امانت |
نبودِ انعطاف نداشتن در تعیین روزهای پیش فرض |
|
4 |
جریمه دیرکرد |
نبودِ امکان تغییر در جریمه دیر کرد توسط مدیریت |
|
5 |
اخطار دیرکرد |
رعایت نکردن قواعد نامه‌نگاری و اسلوب خاص مربوط |
گزینه‌ها یا قابلیتهای پیشنهادی
در ادامه روند بررسی ضعفهای موجود در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، نکاتی را به عنوان گزینه‌ها یا قابلیتهای پیشنهادی می‌توان مطرح کرد تا سهولت کار با نرم‌افزار پارس آذرخش و میزان توانمندی آن در انطباق با نیازهای کتابداران بخش امانت افزایش یافته و میزان کاربرپسندی آن نیز ارتقا یابد.
نکات پیشنهادی عبارتند از:
الف) سیاهه تأخیرها
افزودن یک گزینه با عنوان «سیاهة تأخیرها» در کار تصمیم‌گیری و تسریع فرایند امانت می‌تواند تأثیر چشمگیری داشته باشد. به عبارت دیگر، زمانی که گزینة «تأخیریها» در قسمت امانت افزوده گردد، این امکان برای کتابدار به وجود می‌آید تا با یک اشاره روی گزینة مزبور، اعضایی را که به هر دلیل در موعد مقرر، نسبت به عودت منابع اقدام نکرده‌اند و تاریخ بازگشت مدرک را رعایت و حتی نسبت به تمدید مدرک نیز اقدامی نمی‌کند. طی سیاهه‌ای برای کتابدار مشخص و تصمیمهای مقتضی توسط مدیر کتابخانه برای آنها اتخاذ گردد.
ب) افزودن «هشدار» هنگام امانت
با افزودن یک علامت هشدار در قسمت امانت منابع، می‌توان امکانات زیادی برای کتابدار امانت مهیا کرد؛ بدین معنا که به هنگام امانت منابع به یک عضو، پس از وارد کردن شمارۀ عضویت یا نام عضو، نشانة هشداری با نام «محدودیت» یا با عبارت «این عضو حق امانت ندارد» ظاهر شود. خطای عضو را می‌توان به دلایل تأخیر بیش از حد و یا امانت بیش از حد و ... یادآور شد.
ج) سیاهه قفسه خوانی (بررسی موجودی)[13]
در نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش، گزینة مجزّایی برای قفسه‌خوانی وجود ندارد، بلکه با انجام تنظیمهای وقتگیر و مشکل توسط کتابداران، سازوکارهای مربوط به قفسه‌خوانی مهیا خواهد شد. تدوین گزینه‌ای برای انجام عملیات قفسه‌خوانی، بدون مشقات و زحمات فعلی، می‌تواند یکی دیگر از پیشنهادهای این مقاله باشد. به عبارت دیگر، گزینة قفسه‌خوانی باید طوری تدوین گردد که کتابدار امانت با یک اشاره روی آن، بتواند به مراحل گزارش قفسه خوانی کتابهای فارسی و کتابهای خارجی به طور منظم، جدول‌بندی شده و آسان دسترسی داشته باشد و پس از چاپ گزارشهای تنظیم شده، قفسه‌خوانی را در کنار قفسه‌ها انجام دهد.
د) هشدار برای تاریخ برگشت منابع
این پیشنهاد می‌تواند گزینه مطلوبی برای کتابداران بخش امانت باشد. طراحان نرم‌افزار برای بهبود کار امانت و تسریع کار مدیریت اطلاعات، باید گزینه یا طرحهای گرافیکی خاصی را برای برگشت منابع تدوین کنند که فعالیت روزانه داشته باشد. به عبارت دیگر، طی هر روز و با شروع کار کتابخانه، علامتی، زنگی و یا شکل گرافیکی به عنوان هشدار در شروع کار نرم‌افزار ظاهر شده و با ارائه سیاهه‌ای مشخص، زمان عودت منابع طی آن روز را به شکل پیام روزانه به کتابدار نشان دهد.
ه) تعریف پیش فرض برای روزهای تعطیل
روزهای تعطیل رسمی در سالنامه‌های هر کشور، در ابتدای هر سال مشخص می‌شود. بنابراین، طراحان نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای و یا کتابداران باید روزهای تعطیل را طبق پیش فرض برای نرم‌افزار تعریف کنند تا تعداد روزهای مشخص برای بازگشت منابع بدون احتساب روزهای تعطیل محاسبه گردد. این عمل سبب می‌شود چنانچه زمان برگشت منبعی در روز تعطیل واقع شود، فرد دچار اضطراب، نگرانی و احساس بی‌مسئولیتی نشده و قادر باشد در زمان مقرر به کتابخانه مراجعه کند.
و) گزینة هشدار برای منابع رزروی
یکی از مشکلات رایج تمام نظامها، صف‌بندی برای خدمات است. اگر الگوی زمان ورودیها و زمان خدمات را بدانیم، مقدار متغیرهایی مانند احتمال تشکیل صف، میانگین زمان انتظار، یا نسبت زمان اشتغال یک نقطه خدماتی را می‌توان پیش‌بینی کرد (ویکری و ویکری، 1380). با در نظر داشتن این توصیف، افزودن گزینه‌ای به نام «هشدار منابع رزروی»، سبب تسهیل کار امانت در قسمت منابع پرتقاضا می‌شود. اگر نرم‌افزار کتابخانه‌ای قادر باشد منابعی را که توسط اعضا یا کتابداران به صورت رزرو مشخص می‌شوند، طی یک سیاهة رزرو مشخص کند، سبب کاهش صف‌بندی در کتابخانه خواهد شد. طی این عمل، یعنی اعلام هشدار منابع رزروی توسط نرم‌افزار کتابخانه‌ای، کتابدار بخش امانت می‌تواند با چاپ یک نسخه از سیاهة اعلام شده و نصب آن در تابلوی اعلانات کتابخانه، افرادی را که منابع پرتقاضا را به امانت برده‌اند، مطلع ساخته و از آنها نسبت به عودت منابع دعوت به همکاری نماید. جلوگیری از اتلاف وقت برای مکاتبة انفرادی با تک تک افرادی که منابع پرتقاضا را به امانت برده‌اند، مشخص شدن منابع پرتقاضا برای فراهم‌آوری آنها، داشتن اطلاعات صحیح برای تصمیم‌گیریهای مدیریت کتابخانه و استفاده نکردن از کاغذ اضافی برای نامه‌نگاریها، می‌تواند از فواید نصب گزینة هشدار در بخش رزرو منابع پر تقاضا باشد.
جدول2. گزینه‌های پیشنهادی در بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش
|
ردیف |
قسمت مربوط |
گزینه پیشنهادی |
|
1 |
سیاهة تأخیریها |
ارائه زنگ هشدار برای تأخیر بازگشت منابع |
|
2 |
امانت منابع |
درج زنگ هشدار برای اعلام محدودیت زمان تحویل منابع |
|
3 |
سیاهة قفسه‌خوانی |
تدوین گزینه های منظم برای تسریع این بخش |
|
4 |
تاریخ برگشت منابع |
درج هشدار روزانه برای عودت منابع |
|
5 |
برنامه زمان امانت |
تعریف پیش فرض برای ایام تعطیل |
|
6 |
منابع رزروی |
جهت سامان بخشی به تقاضا و صف منابع |
نتیجه‌گیری
هر چند تصور حالت جامع برای نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای تقریباً دشوار است، ولی این نرم‌افزارها باید به گونه‌ای تدوین و طراحی شوند که تا حد ممکن در پاسخ به نیازهای روزانة کتابخانه‌ها با مشکل مواجه نشوند. به عبارت دیگر، امروزه طراحان نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای ابتدا باید از نیازها و وظایف بخشهای کتابخانه دانش و آگاهی لازم را کسب کنند و سپس به طراحی نرم‌افزار برای آن بخشها اقدام نمایند. همان‌گونه که طی این بررسی مشخص شد، هر چند نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش توانسته تا حدودی پاسخگوی نیازهای بخش امانت کتابخانه‌ها باشد، ولی آن‌چنان که شایسته است، قادر نبوده نیازهای روزانه و توقعات کتابداران بخش امانت را پوشش دهد. طی این مقاله، وظایفی که بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش برای پوشش نیازهای این بخش طراحی کرده، مورد بررسی قرار گرفت. این نوشتار، بخش امانت نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش را از دو منظر مورد بررسی قرار داد:
الف) توانمندیها و امکانات موجود در بخش امانت نرم‌افزار
ب) قابلیتهای مورد انتظار از بخش امانت نرم‌افزار.
ضمن بررسی مشخص شد نرم‌افزار مزبور دارای 5 ضعف عمده در قسمتهای رزرو، تسویه حساب، جریمه دیرکرد، زمان امانت و اخطار دیرکرد بوده و نتوانسته نظر کتابداران بخش امانت را به خوبی برآورده سازد. همچنین، برای بهینه‌سازی و بهبود کار نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس آذرخش و تصمیم‌گیریهای بهتر در کتابخانه‌ها، پیشنهادهایی در 6 مقوله با عناوین سیاهة تأخیریها، امانت منابع، سیاهه قفسه‌خوانی، تاریخ برگشت منابع، برنامه زمان امانت و منابع رزروی ارائه گردید با این هدف که توانسته باشد تا حدودی پاسخگوی نیازهای کتابداران در بخش امانت باشد.
)