سیستم مدیریت اطلاعات پایان‌نامه‌ها و رساله‌های الکترونیکی

1. مقدمه

جهان با چنان سرعتی در حال تغییر است که حتی نمی‌توان آیندة نزدیک را نیز پیش‌بینی کرد. این تغییر، ابعاد و ماهیتی بنیادین دارد و عامل آن نیز فناوری اطلاعات و ارتباطات است (Oh 2003). این فناوری، در دهة گذشته بر ابعاد گوناگون آموزش و یادگیری نیز تأثیر بنیادین داشته و اینک دیگر بر سر این موضوع که روشهای یادگیری و آموزش با فناوری اطلاعات عجین شده‌اند، توافق عمومی وجود دارد؛ در نتیجه می‌توان پیش‌بینی کرد که این فناوری در آینده نیز نقشی با اهمیت و فزاینده در تمام سطوح آموزش و یادگیری خواهد داشت (Levy et al. 2003; McLean and Sander 2003, 8; Oladokun 2006).

فناوری اطلاعات و ارتباطات، فرصتهای جدید و بدیعی برای مؤسسه‌های آموزشی فراهم کرده است. از جمله این فرصتها می‌توان به گشایش بازارهای جدید و فراهم کردن امکان دسترسی به آنها، منافع اقتصادی، کاهش زمان ورود به بازار، همکاریهای بین‌المللی، و منافع آموزشی اشاره کرد (Alexander 2002). قابلیتهای بی‌بدیل این فناوری در تغییر بنیادین ساختار اجتماعی و چگونگی انجام فعالیتها، به واکنش متقابل مؤسسه‌های آموزشی برای پاسخ به این فشارها و در نتیجه، کاربرد وسیع این فناوری در حوزة آموزش ـ بویژه در دانشگاه‌ها منجر شده است. در نتیجه، این مؤسسه‌ها اکنون با این پرسش مواجهند که ماهیت این فناوری، چگونه آنها را به تغییر دادن ابعاد گوناگون سازمان و فعالیتهایشان وامی‌دارد (Hanna and Latchem 2002; Oh 2003). یادگیری و آموزش الکترونیکی، یکی از پاسخهای دانشگاه‌ها به این پرسش است. یادگیری الکترونیکی، آموزشی به شیوة از راه دور است که با رایانه و بویژه اینترنت، ارائه می‌شود (Henderson 2003, 2; Clark and Mayer 2003, 11). این‌گونه آموزش در سطح دانشگاه‌ها و سازمانها در حال توسعه است و در آینده، گونة غالب آموزش در آنها خواهد بود (Beaubien 2002, 221-222).

یادگیری الکترونیکی، صرف‌نظر از تعاریف متنوعی که برای آن شده، این ویژگیها را دارد: 1ـ تمایز و جدایی مکانی ـ زمانی، بین استاد و دانشجو، بین دانشجویان و بین دانشجویان و منابع آموزشی 2ـ تعامل استاد و دانشجو، دانشجویان، و دانشجویان و منابع آموزشی، از طریق یک یا چند رسانه، بویژه با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات و 3ـ فراغت از محدودیتهای زمان ـ مکان (Oh 2003). این‌گونه یادگیری، با ویژگیهایی که دارد، مزایایی بی‌بدیل نیز دارد. از جملة این مزایا می‌توان به امکان یادگیری شخصی و مستقل، تسهیل یادگیری گروهی، محیطهای مجازی یادگیری، پشتیبانی از یادگیرنده، یادگیری و آموزش انعطاف‌پذیر و ارائة ابزارهای مناسب برای مربیان، اشاره کرد (Brindley 2005). کتابخانه‌ها نیز از تأثیرهای فناوری اطلاعات و ارتباطات مصون نمانده‌اند؛ اما تأثیر این فناوری بر کتابخانه‌ها، حکایت دیگری دارد. چنانکه گروهی، از سالها پیش بر نابودی کتابخانه‌های سنتی یا کاغذی[1] پای می‌فشارند                            (Sapp and Gilmour 2003). تبدیل روزافزون محیط اطلاعاتی به محیط الکترونیکی (Scammell 1997, 3) و گسترش چشمگیر فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزة اطلاع‌رسانی و کتابداری (Abdoulaye and Majid 2000; Bardley 1997, 16-17; Kaku 1998, 49-50; McMurdo 1997)، شکل جدیدی از کتابخانه‌ها را با نام کتابخانه‌های دیجیتالی یا مجازی[2]مطرح کرده است که تمام مجموعة آنها به صورت الکترونیکی یا ماشین‌خوان است (Oppenheim 1997; Foster 2000). چنین کتابخانه‌هایی از ارکان اصلی یادگیری و آموزش الکترونیکی به‌شمار می‌روند        (Garten 2005, 167). در حقیقت، نقش کتابخانه‌ها در سایة آموزش الکترونیکی و مبتنی بر وب، در حال تغییر است و ارائة منابع دیجیتالی، مانند کتابهای الکترونیکی، پایگاه‌های اطلاعات تمام‌متن و خدمات بی‌درنگ، از وظایف اصلی آنها در این محیط به‌شمار می‌رود (Buchanan 2005, 1261).

یکی از انواع منابعی که از گذشته‌ تاکنون در کتابخانه‌ها، بویژه در کتابخانه‌های دانشگاهی استفاده می‌شده‌اند، پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد/ رساله‌های دکتری (پارس[3]) هستند. این منابع که جزءِ منابع ردیف اول کتابخانه‌ها و از مهم‌ترین و اصلی‌ترین منابع پژوهشی شمرده می‌شوند، علاوه برآنکه اغلب، اولین تجربة جدی پژوهشی دانشجویان تحصیلات تکمیلی محسوب می‌شوند، کیفیت و وضعیت آموزش و پژوهش در دانشگاه‌ها را نیز نشان می‌دهند. این مدارک علاوه برآنکه منعکس‌کنندة سطح پژوهش و حوزه‌های علمی مورد توجه دانشگاه هستند(Yu Zhenglu & Yuntao 2006)، می‌توانند راهگشا و راهنمای پژوهشگران و دانشجویان برای تکمیل یاآغاز پژوهشهای آینده نیز باشند. اهمیت این مدارک و محدودیتهای شکل چاپی آنها در ارائه و دسترسی (Weisser and Walker 1997) در سالهای اخیر، به پیدایش شکل الکترونیکی آنها در سالهای اخیر با عنوان پایان‌نامه‌ها/ رساله‌های الکترونیکی[4] (پارسا[5])، ایجاد شبکة کتابخانه دیجیتالی «پارس»[6]، و همچنین پایگاه‌های اطلاعاتی «پارسا» منجر شده است که امکان ارائه، ذخیره‌سازی، آرشیو، مدیریت، توزیع و دسترسی به پایان‌نامه‌های الکترونیک را فراهم می‌کنند (Park, Zou & McKnight 2007).

واضح است، کاربرد فناوری اطلاعات در آموزش عالی، در سطح تحصیلات تکمیلی، بدون وجود سیستمی مناسب برای مدیریت اطلاعات «پارس»ها که امکان تولید، سازماندهی، ذخیره، بازیابی، و اشاعة اطلاعات آنها و اطلاعات مرتبط با آنها را فراهم نکند، دشوار خواهد بود. از این‌رو، در این مقاله پس از تعریف «پارس» و «پارسا»، به وضعیت «پارسا» در ایران و کشورهای دیگر اشاره می‌کنیم و در پایان، مدل مفهومی سیستم مدیریت اطلاعات «پارسا» در ایران، ارائه می‌شود.

2. تعریف پایان‌نامه‌ و رساله

پایان‌نامه‌ها و رساله‌ها، گزارش پژوهش دوره‌های کارشناسی ارشد و دکترای تخصصی شمرده می‌شوند (Hussey and Hussey 1997, 23; Easterby-smith, thorpe, and Lowe 2002, 153)‏. این مدارک در آموزش عالی ایران به‌صورت زیر تعریف شده‌اند:

1. پایان‌نامه: گزارش پژوهشِ دانشجو در آخرین بخش دورة کارشناسی ارشد که زیر نظر استاد راهنما انجام می‌شود و قبول آن در هیئت داوران، شرط دریافت مدرک این دوره به‌شمار می‌رود (شورای‌عالی برنامه‌ریزی 1373).
2.  رساله: گزارش پژوهشِ دانشجو در مرحلة پژوهشی دورة دکترای تخصصی که زیر نظر استاد راهنما انجام می‌شود و قبول آن در هیئت داوران، شرط دریافت مدرک این دوره به‌شمار می‌رود (شورای‌عالی برنامه‌ریزی 1372).

3. پایان‌نامه و رسالة الکترونیکی

«پارسا» نسل جدیدی از مدارک علمی است که مواد دیداری و شنیداری را نیز دربر دارد و از ابتدا به‌صورت الکترونیکی، تولید و سازماندهی می‌شود و در دسترس کاربران قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، «پارسا» با استفادة کامل از قابلیتهای فناوری اطلاعات، تولید و مدیریت می‌شود (Weisser and Walker 1997; Fineman 2003; Vijayakumar, Murthy & Khan 2006). فرهنگ پیوستة علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی، «پارسا» را پایان‌نامه‌های کارشناسی‌ارشد و رساله‌های دکترایی تعریف می‌کند که به‌جای شکل کاغذی، به ‌شکل دیجیتالی ارائه می‌شوند. این فرهنگ، «پارسا» را در برابر «پارس»هایی قرار می‌دهد که به شکل چاپی ارائه می‌شوند و بیشتر از طریق اسکن، به ‌قالب ماشین‌خوان درمی‌آیند (Reitz 2004).

پارسا که حاوی نتایج پژوهش یک دانشجوی تحصیلات تکمیلی، و از لحاظ محتوا، شبیه نمونة چاپی خود است (Virginia Tech 2003)، دیجیتال‌‌زاد[7] محسوب می‌شود و ارائه، دسترسی و آرشیو آن‌، از ابتدا به صورت الکترونیکی، امکان‌پذیر است (Weisser and Walker 1997).صرفه‌جویی در هزینه، کاغذ، فضای کتابخانه و وقت کارکنان آن، ارتقای سطح تحقیقات علمی، ارائه گسترده‌تر پژوهشهای دانشگاهی، دسترسی سریع‌تر به محتوای اطلاعاتی منابع، امکان برقراری پیوند بین «پارسا» و پایگاه وب پدیدآورندگان، و تسریع ارتباطات میان پژوهشگران، از نتایج بهره‌گیری از این منابع الکترونیک به شمار می‌روند (Yu Zhenglu & Yuntao 2006, Vijayakumar, Murthy & Khan 2006).اگرچه اغلب این مدارک، تنها به‌شکل متنی ارائه می‌شوند، رسانه‌های الکترونیکی قابلیتهایی دارند که می‌توانند ویژگیهای چندرسانه‌ای، پویانمایی و تعاملی را در «پارسا» فراهم آورند (Chatraverty 2001). بدین ترتیب، می‌توان مدرکی الکترونیکی را بدون محدودیتهای مرسوم فراهم ساخت و نویسنده این امکان را دارد که در یک «پارسا» از تمام ابزارهای چندرسانه‌ای استفاده کند و حجم عظیمی از داده‌ها را ـ که پیش‌تر، امکان ارائة آنها به شکل چاپی وجود نداشت ـ به ‌صورت پویا ارائه کند (Andrew 2004).

4. وضعیت پایان‌نامه‌ها و رساله‌های الکترونیکی در ایران

اگرچه اغلب دانشگاه‌های برگزارکنندة دوره‌های تحصیلات تکمیلی در کشور، آیین‌نامه‌ها و مقررات جداگانه‌ای برای نوشتن و تدوین رساله‌ها و پایان‌نامه‌های خود دارند؛ اما کلیات تمام آنها یکسان هستند و تنها در جزییات تفاوتهایی دارند. در کشور ما، قالب چاپی، شکل غالب «پارس‌»ها محسوب می‌شود و در همة دانشگاه‌ها، «پارس»ها در نسخه‌های چاپی، تدوین و ارائه می‌شوند.

بررسی آیین‌نامة نگارش پایان‌نامه‌ها و رساله‌های 11 دانشگاه مجری تحصیلات تکمیلی در تهران، در خرداد ماه سال 1385 نشان می‌دهد که سه دانشگاه «علم و صنعت ایران» (تحصیلات تکمیلی دانشگاه علم و صنعت ایران 1383، 38 و 44)، «خواجه نصیرالدین طوسی» (مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی 1383، 60)، و «تربیت مدرس» (دانشگاه تربیت مدرس 1383، 101)، دانشجویان خود را به ارائة «دیسک‌نوری» همراه با نسخه چاپی پایان‌نامه موظف کرده‌اند و دانشگاه امیرکبیر نیز از دانشجویان خود «فلاپی دیسک» حاوی متن تایپ‌شدة پایان‌نامه و رساله را دریافت می‌کند (کتابخانة دیجیتال پیام بی‌تا). دانشگاه‌های «الزهرا»، تهران، «صنعتی شریف»، «هنر»، و «علامة طباطبایی»، هیچ اشاره‌ای به نسخة الکترونیکی «پارس» نداشته‌اند (تحصیلات تکمیلی دانشگاه الزهرا 1380، ادارة کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه تهران 1379، مدیریت کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه صنعتی شریف 1383، دانشگاه هنر 1383، دانشگاه علامة طباطبایی 1379). دانشگاه‌های «شهید بهشتی» و «تربیت معلم» نیز آیین‌نامة مکتوب و مدوّنی برای پایان‌نامه‌ها و رساله‌های خود ارائه نکرده‌اند.

این آیین‌نامه‌ها و مقررات نشان می‌دهند تنها در موارد کم‌شماری به نسخة الکترونیکی پارس اشاره‌ شده است که آن هم تنها به ارائة «دیسک نوری» و «فلاپی دیسک»، بدون توجه به قالبی خاص، محدود می‌شود. از این گذشته، هیچ بخشی از فرایند مدیریت اطلاعات «پارس» ـ از تولید تا اشاعه ـ به صورت الکترونیکی انجام نمی‌شود. در این میان، برخی مراکز اطلاع‌رسانی ملی و دانشگاهی نیز اقدام به دیجیتال‌سازی نسخه‌های چاپی «پارس»ها کرده‌اند که از بین آنها، «پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران» بیشترین تلاش را انجام داده است. این پژوهشگاه، از سال 1380، یک پایگاه اطلاعات تمام‌متن برای «پارس»ها فراهم کرده و تا اوایل سال 1385، حدود 73 هزار عنوان «پارس» فارسی را دیجیتال‌سازی کرده و در این پایگاه قرار داده است.

شایان ذکر است، تلاش این پژوهشگاه و مراکز مشابه، تنها به تبدیل نسخة چاپی «پارس»ها پس از تولید آنها اختصاص دارد. به عبارت دیگر، در کشور، هنوز سیستمی برای تولید «پارسا» و مدیریت اطلاعات آن وجود ندارد. نبود چنین سیستمی، توسعة یادگیری الکترونیکی را در سطح تحصیلات تکمیلی، دشوار خواهد کرد؛ از این رو در بخش بعد، مدلی مفهومی برای سیستم مدیریت اطلاعات «پارسا» در ایران، ارائه می‌شود که یکی از زیرساختهای توسعة یادگیری الکترونیکی در تحصیلات تکمیلی است.

5. مدل مفهومی سیستم مدیریت اطلاعات «پارسا»ها در محیط یادگیری الکترونیکی

5-1. کارکرد سیستم

سیستم مدیریت اطلاعات «پارسا»ها این کارکردهای اصلی را دارد:

1. تأمین محیط الکترونیکی و پیوسته برای تولید، ارزیابی، و تأیید پارساها در سطح دانشگاه
2. تأمین دسترسی پیوسته به پارساها در داخل و خارج از کشور
3. تأمین خدمات جانبی مؤثر بر بهبود کیفیت پارساها.

5-2. سطوح سیستم

سیستم مدیریت «پارسا»ها چهار سطح دارد (شکل یک). در سطح اول و کانون این مدل، پدیدآوری «پارسا» قرار دارد. در این سطح، دانشجو در مقطع تحصیلات تکمیلی، با راهنمایی و مشورت استادان «پارسا» تدوین و ارائه می‌‌کند. در سطح دوم مدل، دانشگاه قرار دارد. دانشگاه تولید «پارسا» را تسهیل و در نهایت، آن را تأیید می‌کند. این تأیید، هم به ‌منزلة تأیید اعتبار پارسا هم برای عملیات بعدی و هم برای دانش‌آموختگی دانشجوست. در این سطح ـ که مدیریت شبکة دانشگاهی «پارسا» انجام می‌شود ـ کتابخانه‌های دانشگاهی، نقشی اساسی ایفا می‌کنند. سطح سوم مدل، سطح ملی است که مدیریت «پارسا»ها را در سطح کشور انجام می‌دهد. در سطح چهارم نیز ارتباط شبکة ملی «پارسا» با شبکه‌های ملی دیگر کشورها و همچنین شبکة جهانی «پارسا» برقرار می‌شود.

5-3. مدل مفهومی

شکل 2، مدل مفهومی سیستم مدیریت اطلاعات «پارسا» را نشان می‌دهد. در این سیستم، شش موجودیت اصلی نقش دارند که شامل سیاست‌گذار، مرکز ملی «پارسا»، دانشگاه، پدیدآورندگان «پارسا»، کاربران داخلی و کاربران خارجی هستند. همان‌گونه که این نمودار نشان می‌دهد، سیاستگذار، براساس اطلاعات مدیریتی که از سیستم دریافت می‌کند، سیاستهای فراگیر این نظام را تعیین و ابلاغ می‌کند. این سیاستها، فعالیتهای اساسی و کلیدی سیستم را جهت می‌دهند.

شکل2. چارچوب مفهومی سیستم مدیریت اطلاعات پارسا

پدیدآورندگان «پارسا» از دیگر موجودیتهای درگیر در این سیستم هستند. این پدیدآورندگان، شامل دانشجو، استادان راهنما و مشاور است. دانشجو در چارچوب پیشنهادی که به تصویب دانشگاه می‌رساند، پژوهش را زیر نظر استادان انجام می‌دهد و نتیجه را به عنوان پایان‌نامه یا رسالة خود، به دانشگاه ارائه می‌کند. پدیدآورندگان برای تولید «پارسا» از محیطی مجازی استفاده می‌کنند که این سیستم در اختیار آنان قرار می‌دهد. علاوه بر این، پدیدآورندگان برای تولید «پارسا» در این محیط، آموزشهای لازم را از سیستم دریافت و از راهنماها و استانداردهای مربوط استفاده می‌کنند.

دانشگاه پس از دریافت «پارسا»، آن را در پایگاه موقت اطلاعات «پارسا» ذخیره و مراحل داوری و تأیید آن را انجام می‌دهد. «پارسا»ی تأیید شده در اختیار مرکز ملی «پارسا» قرار می‌گیرد و از این طریق به پایگاه دایم اطلاعات «پارسا» منتقل می‌شود. مرکز ملی «پارسا» مسئولیت مدیریت اطلاعات «پارسا» را در این سیستم بر عهده دارد.

در این سیستم، کاربران اطلاعات، به صورت منطقی به دو دستة داخلی و خارجی تفکیک شده‌اند. این سیستم، مجموعة «پارسا»ها را برای کاربران، مشاهده‌پذیر می‌کند و به آنان در استفاده از اطلاعات و خدمات سیستم، آموزش می‌دهد. کاربران نیز بر اساس نیازهای اطلاعاتی خود و سطح دسترسی که سیستم در اختیار آنان قرار می‌دهد، به اطلاعات و خدمات دست می‌یابند. این اطلاعات و خدمات، منحصر به اطلاعات کتاب‌شناختی، چکیده و محتوای «پارسا»ها نیست و اطلاعات و خدمات مرتبط دیگری را نیز در بر می‌گیرد. کاربران خارجی این سیستم با زبان انگلیسی با آن ارتباط دارند.

علاوه بر پایگاه‌های پیشنهادها و اطلاعات موقت و دایم «پارسا»، در این سیستم، پایگاه‌های اطلاعات «داده‌های مرتبط»، «افراد» و «دانشگاه‌ها» و نیز اطلاعات دیگری را که به انجام کارکردهای سیستم کمک می‌کنند، دربر دارد.

5-4. زیرسیستمها

سیستم مدیریت اطلاعات «پارساها» تعدادی زیرسیستم اصلی دارد که عبارتند از:

ـ آموزش: موفقیت این سیستم، به تولید «پارسا»ها و استفاده از آنها بستگی دارد؛ از این رو، پدید‌آورندگان «پارسا» و کاربران اطلاعات و خدمات این سیستم باید بتوانند در چارچوب سیستم، کار کنند. بخشی از این قابلیت، با آموزش حاصل می‌شود. این آموزش، شامل دانشجویان و استادان، برای پدید آوردن «پارسا»، دانشگاه‌ها، برای مدیریت جریان کار تأیید «پارسا»، کتابخانه‌های دانشگاهی، برای مدیریت شبکة دانشگاهی «پارسا»، و کاربران، برای استفاده از اطلاعات/ خدمات سیستم می‌شود. این زیرسیستم، در مجموع کارکرد ارتقای سواد اطلاعاتی و رایانه‌ای را دارد و علاوه بر آن، کاربران را در استفاده از سیستم یاری می‌کند و اشکالهای آنان را در قسمتهای مختلف، مرتفع می‌سازد.

ـ قفسه: در این زیرسیستم، برای استادان، این امکان فراهم می‌شود که «پارسا»هایی را که درگیر پدید آوردن آنها بوده‌اند، در فضایی مجازی نگهداری کنند و از امکاناتی مانند دسترسی مستقیم، یادداشت‌گذاری، حاشیه‌نویسی و مواردی مانند آنها در کنار «پارسا»ها استفاده نمایند.

ـ دفتر کار:دفتر کار، محیطی مجازی است که دانشجو و استادان وی، به عنوان پدیدآورندگان «پارسا» کار خود را در آن انجام می‌دهند. در این محیط کار، دانشجو و استاد راهنما می‌توانند روی موضوع «پارس»، توافق و آن را از طریق زیرسیستم ارائه به تصویب دانشگاه برسانند. پس از تصویب، دانشجو و استاد در این محیط مجازی برای تدوین «پارسا» همکاری می‌کنند. دانشجو، کار خود را در این محیط، در اختیار استاد راهنما/ مشاور قرار می‌دهد و از توصیه‌ها، یادداشتها، و راهنماییهای آنها بهره می‌برد. در این زیرسیستم، تمام سوابق کار یک «پارسا» ذخیره و برای مراجعه و پیگیریهای بعدی استادان، دانشجو، و دانشگاه، قابل بازیابی می‌شود. نسخة نهایی «پارسا» پس از تهیه، از طریق زیرسیستم ارائه شده از سوی دانشگاه، ارزیابی و تصویب می‌شود.

ـ حفاظت و نگهداری:اطلاعات دیجیتالی، مانند دیگر انواع اطلاعات، به حفاظت و نگهداری نیاز دارند. از آنجا ‌که اطلاعات «پارس»ها از جمله اطلاعاتی هستند که هیچ‌گاه نباید از چرخة اطلاع‌رسانی خارج شوند، نیاز است که برای حفاظت و نگهداری بلندمدت آنها تمهیدات لازم اندیشیده شود. سیاستها و سازوکارهای حفاظت و نگهداری «پارسا»ها باید بر محور شکل دیجیتالی آنها استوار باشد. در این زیرسیستم، باید به مسائلی مانند مدیریت سوانح، نسخه‌های پشتیبان، کهنگی‌پذیری فناوری، تغییر محیطهای ذخیره‌سازی در طول زمان و... توجه شود.

ـ زبان فارسی:از آنجا ‌که زبان اصلی «پارسا»ها در ایران، فارسی است، باید الزامهای آن را مانند خط، برای نگارش، دستور زبان و... مطالعه و رعایت کرد.

ـ تحلیل: داده‌های مجموعة «پارس»ها در کنار هم، به خودی خود و همچنین در مقایسه با داده‌هایِ منابع دیگر، می‌توانند اطلاعات جدیدی فراهم آورند. چنین اطلاعاتی از مرتب‌سازی، دسته‌بندی، اولویت‌بندی، و مرتبط‌سازی داده‌ها و شکل دادن به آنها در الگوهای جدید و یکپارچه حاصل می‌شود. داده‌های مجموعة پایان‌نامه‌ها و رساله‌ها را می‌توان بر اساس هر یک از این داده‌ها و همچنین در مقایسه با یکدیگر تحلیل کرد. این تحلیل برای هر دسته از داده‌ها در طول زمان، روندهای تغییر آنها را نیز نشان می‌دهد. اگر داده‌های منابع دیگر را نیز وارد این فرایند کنیم، دامنة تحلیل، افزایش می‌یابد. بنابراین، تحلیل اطلاعات «پارس»ها می‌تواند بر اساس داده‌هایی که از منابع گوناگون فراهم می‌شوند، انجام شود. در این زیرسیستم، طراحی الگویی برای تحلیل اطلاعات«پارس»ها بر اساس داده‌هایی که در خود آنها وجود دارند و همچنین داده‌هایی که از منابع مرتبط دیگر در دسترس هستند و همچنین، تحلیل اطلاعات «پارسا»های موجود در سیستم، بر اساس این الگو انجام می‌شود. در نتیجة این تحلیل، می‌توان «پارسا»ها، پدیدآورندگان، دانشگاه‌ها، رشته‌ها، و... را نیز ارزیابی کرد و مثلاً «پارس»های نمونه، «پارسا»های دارای بیشترین مراجعه و... را معرفی کرد. آمار استفاده از «پارسا»ها بر مبناهای گوناگون، مانند یک «پارسا»، و «پارسا»های یک رشته، گرایش، دانشگاه، و... از دیگر خروجیهای این زیرسیستم هستند.

ـ کشف تقلب: با توجه به وجود نسخة الکترونیک «پارس»ها می‌توان به راحتی محتوای آنها را بررسی و مقابله و تقلبهای احتمالی را کشف کرد و مسئولان را از آن آگاه ساخت. وجود چنین زیرسیستمی، خودبه‌خود، نقش بازدارنده نیز خواهد داشت.افزون بر این، کنترلهای پیش از عمل و حین عمل نیز با آغاز فرایند تدوین «پارسا» با دسترسی به پیشنهادها، و «پارسا»های در حال دفاع نیز قابل انجام خواهد بود.

ـ ره‌گیری: «پارس»ها پس از تدوین، معمولاً به صورتهای گوناگون نیز منتشر می‌شوند؛ یا نتایج آنها به شکلهای مختلفی به کار می‌روند. این زیرسیستم، آثار و نتایج حاصل از «پارسا»ها را رهگیری و مستند می‌‌کند؛ به نحوی که در کنار هر «پارسا» قابل دست‌یابی باشند. این آثار و نتایج، مواردی مانند انتشار نتایج پژوهش به صورت کتاب، انتشار مقاله از نتایج پژوهش، دریافت پروانة ثبت اختراع، کاربرد در زمینه‌ای خاص و... را شامل می‌شوند.

ـ دسترسی:دسترسی به اطلاعات «پارسا» و دیگر اطلاعات این سیستم، هدف اصلی آن است؛ از این‌رو باید به این موضوع توجه ویژه‌ای شود. دسترسی به پاره‌ای از اطلاعات، بویژه اطلاعات «پارسا»ها، به حقوق پدیدآورندگان آنها و مجوزهای مربوط به آن بستگی دارد. در این زیرسیستم، باید به موجودیتهای گوناگونی که درگیر سیستم هستند، به فراخور حال هر یک، دسترسی مناسبی داده شود و با تغییر نقش آنها، این دسترسی نیز تغییر یابد. دسترسی به اطلاعات «پارسا»ها می‌تواند کامل، یا محدود به اطلاعات کتاب‌شناختی، چکیده، فهرست مطالب، نمایه، فهرست منابع، یک یا چند فصل و... باشد که بر اساس حقوق پدیدآورندگان و مجوزهای مربوط به آن تعیین می‌شود. در این زیرسیستم، دسترسی به اطلاعات و مراحل گوناگون فرآیندهای عملیاتی، با اختصاص شناسه و گذرواژه‌ها مدیریت می‌شود و می‌تواند برای افراد، سازمانها و به تفکیک داخل و خارج از کشور، تقسیم‌بندی شود. زیرسیستم دسترسی، به شکاف دیجیتالی میان کاربران نیز توجه دارد و آن را به نحوی مدیریت می‌کند که دسترسی آحاد کاربران با برخورداریهای متفاوت از اینترنت، به راحتی امکان‌پذیر باشد.

ـ شیوه‌نامه‌ها:یکپارچگی در سیستم و اطمینان از عملکرد درست آن، به وجود هماهنگی میان اجزای گوناگون آن نیاز دارد. بخشی از این هماهنگی با وجود شیوه‌نامه‌هایی عمومی برای انجام عملیات گوناگون و تولید خروجیهای مختلف، صورت می‌پذیرد. پیشتر این شیوه‌نامه‌ها به نگارش «پارس» اختصاص دارند. از جملة این موارد می‌توان به دستور خط و روش تدوین استنادها اشاره کرد.شیوه‌نامه‌ها دو سطح دارند؛ سطح اول، سطح دانشگاه است که در آن، شیوه‌نامه‌های جاری هر دانشگاه ارائه می‌شوند؛ در سطح دوم، شیوه‌نامه‌هایی در سطح کشور و از سوی سیستم، ارائه می‌شوند. برخی از موارد اخیر، عمومی هستند و تمام دانشگاه‌ها می‌توانند آن را جایگزین شیوه‌نامه‌های محلی خود کنند. پیروی از برخی شیوه‌نامه‌های دیگر نیز که به عملکرد کل سیستم مربوط می‌شوند، الزامی خواهد بود.

ـ استانداردها: استانداردها به فراداده‌های «پارسا» و چگونگی سازماندهی «پارسا» مربوط می‌شوند. پیروی از این استانداردها الزامی است.

ـ ارزیابی: کارکرد درست سیستم و قابلیت همخوانی و انطباق آن با تغییرات محیطی، از یک‌سو و خواست کاربران از سوی دیگر، نیازمند ارزیابی همیشگی آن است؛ از این‌رو عملکرد سیستم باید به صورت مداوم و از طریق ارزیابی رضایت کاربران، کیفیت مجموعه، توسعة فعالیتها و... بررسی و راهکارهایی برای اصلاح و بهبود آن فراهم شود.

ـ نشر الکترونیکی:نشر الکترونیکی «پارسا»ها از جمله مهم‌ترین زیرسیستمهای این سیستم است. این زیرسیستم، قالب تولید محتوای «پارسا» را ارائه می‌کند. این قالب، باید پاسخگوی تولید متن، تصویر، گرافیک، پویانما، صوت، و... باشد و نیز زبان یا قالب مناسب را برای تولید «پارسا» تعیین کند.

ـ زیرساخت: ارائة خدمات «پارسا» در سطح کشور و بین‌الملل، به وجود زیرساخت مناسب و مدیریت درست آن نیاز دارد. بخشی از زیرساخت این سیستم، از طرف سازمانهایی مانند وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ارائه می‌شود و بخشی از آن نیز، مانند شبکة میان دانشگاه‌ها از پیش فراهم آمده است و باید به نحوی کارا و اثربخش، از آن‌ استفاده شود. بخشی دیگر زیرساخت لازم نیز باید برای این سیستم تدارک دیده شود. این زیرساخت باید پاسخگوی نیازهای سیستم باشد و با رشد فناوری نیز روزآمد شود.

ـ امنیت:امنیت اطلاعات به حفاظت از اطلاعات، پیشگیری از افشای اطلاعات برای موجودیتهای غیرمجاز و خرابکاری یا تغییرات غیرمجاز اشاره دارد. تبادل داده‌ها، شناخت و تصدیق هویت کاربران گوناگون، کنترل دسترسی‌ها، امضای دیجیتالی، گواهی‌های دیجیتالی، مقابله با ویروسها، کاربست پروتکلهای امنیتی، کنترل گذرواژه‌ها و موارد مشابه در شمول این زیرسیستم قرار می‌گیرند. بخشی از کارکردهای این زیرسیستم، به صورت کنشی و فعالانه است و پاره‌ای دیگر، به صورت واکنشی و در مقابل وقایع غیرمنتظره صورت می‌پذیرد.

ـ سازماندهی: سازماندهی اطلاعات سیستم، بویژه اطلاعات «پارسا»ها ـ شامل اختصاص ابرداده‌ها، اختصاص کلیدواژه‌ها، نمایه‌سازی، چکیده‌نویسی و... برای تسهیل ذخیره و بازیابی اطلاعات، بسیار حیاتی است. سازماندهی در سطوح گوناگونی انجام می‌شود که برخی از این سطوح، نقش عملیاتی و برخی دیگر، نقش تصویب‌کننده دارند. در هر صورت، اطمینان از صحت سازماندهی اطلاعات می‌تواند به صحّت ذخیره و بازیابی آن نیز منجر شود. این زیرسیستم، نقش تولید اصطلاحنامه‌های لازم یا توسعة اصطلاحنامه‌های موجود را نیز برای سازماندهی بهتر بر عهده دارد.

ـ ارتباطات:این زیرسیستم برای تأمین ارتباطهای میان کاربران گوناگون است. از آنجا که در این سیستم می‌توان به اطلاعات «پارس»ها در سطح کشور، از ابتدای تصویب پیشنهاد آنها در هر دانشگاه تا ارائة نسخة نهایی آنها دست یافت، بازخورن[8] اطلاعات می‌تواند به اصلاح ابعاد گوناگون سیستم از جمله خود «پارسا»ها کمک قابل توجهی بکند. از جمله محورهای این بازخوران می‌توان به امکان اظهارنظر دربارة پیشنهادها و «پارسا»ها، پرسش از پدیدآورندگان و دریافت پاسخ از آنها، رتبه‌بندی پیشنهادها و «پارسا»ها از نظر خوانندگان، نوشتن «بررسی»[9] برای هر پیشنهاد یا «پارسا» و... اشاره کرد. از دیگر ابعاد ارتباطات می‌توان به تأمین فضای تعامل میان دانشجویان، پژوهشگران، استادان، و... از طریق انتشار خبرنامه، فهرستهای پستی و... اشاره کرد. در این زیرسیستم، استادان می‌توانند فراخوان موضوعی دهند و دانشجویان را برای پژوهشهای خود در قالب پارس جلب کنند.

ـ پایگاه‌های اطلاعات: عملکرد سیستم به میزان زیادی به ایجاد و مدیریت درست پایگاه‌های اطلاعات بستگی دارد. از جملة این پایگاه‌های اطلاعات، می‌توان به پایگاه‌های اطلاعات «پارسا»ها، افراد (استادان و دانشجویان)، دانشگاه‌ها و... اشاره کرد.

ـ درگاه: مجموعة خدمات سیستم، از طریق درگاهی ارائه می‌شود که دسترسی کاربران را از یک نقطة واحد به تمام آنها فراهم می‌کند. در حقیقت، این زیرسیستم، به مدیریت درگاه «پارسا» اختصاص دارد که چتر واحدی برای دسترسی به خدمات، از داخل و خارج از کشور و به دو زبان فارسی و انگلیسی به‌شمار می‌رود.

ـ موتور کاوش: این زیرسیستم، وظیفة ارائة موتور کاوش مناسب برای جستجو در «پارسا»ها و دیگر اطلاعات سیستم را بر عهده دارد. موتور کاوش باید قابلیت جستجوی ساده و پیشرفته را بر اساس ویژگیهای «پارسا»ها داشته باشد و امکان جستجو بر اساس اصطلاحنامه‌ها را نیز فراهم سازد. در این زیرسیستم، امکان اشاعة اطلاعات گزینشی نیز تعبیه می‌شود تا کاربران بتوانند از طریق آن، اطلاعات لازم را بدون نیاز به جستجوی مداوم دریافت کنند.

ـ همکاری: سیستم، بدون همکاری در سطح ملی و بین‌الملل نمی‌تواند موفقیت کسب کند. از این‌رو، این زیرسیستم، وظیفة برنامه‌ریزی، ایجاد، ارزیابی و... همکاری میان موجودیتهای مرتبط ـ مثلاً دانشگاه‌ها ـ را برای بهبود سیستم بر عهده دارد.

ـ ترجمه:«پارسا» در ایران، بیشتر به زبان فارسی تدوین می‌شود؛ بنابراین، در این زیرسیستم، اطلاعات «پارسا»ها برای کاربران خارجی متقاضی، ترجمه و ارائه می‌شود.

ـ ارائه: دانشجو در طول تولید «پارسا» معمولاً در دو مرحله کار خود را به دانشگاه ارائه می‌دهد و برای ادامة کار، تأیید آن را دریافت می‌کند. یکی از این مراحل، ارائة موضوع و طرح پژوهش و دریافت تأیید آن است و دیگری ارائة «پارس» و دریافت تأیید نهایی آن. در این زیرسیستم، محیط ارائه در هر دو مرحله، به صورت خودکار فراهم می‌شود. این زیرسیستم باید قابلیت انطباق با نیازهای محلی هر دانشگاه و قابلیت روزآمد شدن داشته باشد.

ـ مهندسی دوباره:فرایندهای عملیاتی مدیریت «پارسا»ها از مرحلة تولید تا اشاعه، به مهندسی دوباره در طول زمان و با توجه به تغییرات محیطی و فناوری نیاز دارد. کارکرد این زیرسیستم، بررسی همیشگی فرایندها و مهندسی دوبارة آنهاست.

ـ مدیریت تغییر:تغییر «پارس»ها از حالت سنتی به الکترونیکی، فرایندی پیچیده دارد که اگر به درستی مدیریت نشود، با شکست مواجه خواهد شد. زیرسیستم مدیریت تغییر، با در نظر گرفتن تدابیری مناسب و همخوان با وضع ایران، انتقال از وضع سنتی به وضع جدید را مدیریت و حفظ آن را تضمین می‌کند.

ـ خدمات دیگر: در کنار اطلاعات «پارسا» می‌توان خدمات بی‌شمار دیگری نیز ارائه کرد. برخی از این خدمات عبارتند از: دسترسی به پایگاه‌های اطلاعات «پارسا» در دیگر کشورها، خدمات مرجع اشتراکی، پرسشها و پاسخهای علمی، نرم‌افزارهای منبع‌ آزاد، راهنماهای رایگان روش پژوهش، دروازه‌های اطلاعات موضوعی و کنترل‌شده، پیوندهای مرتبط و....

6. نتیجه‌گیری

فناوری اطلاعات و ارتباطات، تغییراتی با ابعاد و ماهیتی بنیادین در جهان و ارکان زندگی بشر پدید آورده است. تأثیر این فناوری بر کتابخانه‌ها، به پدیداری شکل جدیدی از آنها با نام کتابخانه‌های دیجیتالی منجر شده است که از ارکان اصلی یادگیری و آموزش الکترونیکی به‌شمار می‌روند. در حقیقت، نقش کتابخانه‌ها در سایة آموزش الکترونیکی و مبتنی بر وب، در حال تغییر است و ارائة منابع دیجیتالی، از وظایف اصلی آنها در این محیط است. یکی از انواع این منابع، پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد/ رساله‌های دکتری هستند. اهمیت این مدارک و محدودیتهای شکل چاپی آنها، به پیدایش شکل الکترونیکی آنها در سالهای اخیر با عنوان پایان‌نامه‌ها/ رساله‌های الکترونیکی منجر شده است. واضح است، توسعة کاربرد فناوری اطلاعات در سطح تحصیلات تکمیلی، بدون وجود سیستمی مناسب برای مدیریت اطلاعات «پارس»ها که امکان تولید، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعة اطلاعات آنها و اطلاعات مرتبط با آنها را فراهم نسازد، دشوار خواهد بود. از این‌رو، لازم است سیستمی برای مدیریت اطلاعات «پارسا»ها متناسب با الزامهای محیط یادگیری الکترونیکی فراهم شود که علاوه بر تأمین محیط الکترونیکی و پیوسته برای تولید، ارزیابی، و تأیید «پارسا»ها در سطح دانشگاه، یکی از زیرساختهای لازم را برای توسعة یادگیری الکترونیکی در سطح تحصیلات تکمیلی پدید آورد.

سیستم مدیریت «پارسا»ها برای ایفای کارکرد مناسب، باید چهار سطح داشته باشد. در سطح اول و کانون این مدل، پدیدآوری «پارسا» قرار دارد؛ در سطح دوم مدل، دانشگاه قرار دارد که تولید «پارسا» را تسهیل و در نهایت، آن را تأیید می‌کند؛ سطح سوم مدل، سطح ملی است که مدیریت «پارسا»ها را در سطح کشور انجام می‌دهد؛ در سطح چهارم نیز ارتباط شبکة ملی «پارسا» با شبکه‌های ملی دیگر کشورها و همچنین شبکة جهانی «پارسا» برقرار می‌شود؛ در این سیستم، علاوه بر این سطوح شش موجودیت اصلی، ایفای نقش می‌کنند که شامل سیاستگ‌ذار، مرکز ملی «پارسا»، دانشگاه، پدیدآورندگان «پارسا»، کاربران داخلی و کاربران خارجی هستند که هر یک، نقش مخصوص به‌خود را ایفا می‌کنند. علاوه بر پایگاه‌های پیشنهادها و اطلاعات موقت و دایم «پارسا» که برای ذخیرة این اطلاعات استفاده می‌شوند، در این سیستم، پایگاه‌های اطلاعات، «داده‌های مرتبط»، «افراد»، و «دانشگاه‌ها» و نیز اطلاعات دیگری را که به انجام کارکردهای سیستم کمک می‌کنند، دربر دارد. این سیستم، 26 زیرسیستم اصلی دارد که هر یک به نوعی به عملکرد آن کمک می‌کنند.