تجزیه و تحلیل هزینه سودمندی و هزینه-فرصت نگهداری مجموعه منابع چاپی والکترونیکی درمراکز خدمات اطلاعاتی (مورد مطالعه: کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران)

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 کارشناس ارشد، گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشکده مدیریت، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

2 استادیار، گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشکده مدیریت، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

3 دانشیار، گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشکده مدیریت، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

چکیده

  هدف: هدف این پژوهش، تحلیل هزینه- منفعت حفاظت و نگهداری منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی است.
روش پژوهش: این پژوهش از نوع کاربردی است و برای تحلیل داده‌ها از مدل ریاضی استفاده می‌کند. مدل پژوهش در قسمت تحلیل هزینه فرصت ذخیره‌سازی منابع چاپی، از ترکیب پنج متغیر هزینه دارایی، هزینه تعمیر و نگهداری، هزینه جاری، هزینه نیروی انسانی و هزینه انرژی، تشکیل می‌شود؛ همچنین مدل پژوهش در بخش بررسی هزینه فرصت ذخیره‌سازی منابع الکترونیکی، از شش متغیر هزینه تملک و دارایی، هزینه تعمیر و نگهداری، هزینه جاری، هزینه نیروی انسانی و هزینه انرژی و هزینه تهیه پایگاه‌های اطلاعاتی تشکیل می شود. در این پژوهش هزینه فرصت نگهداری مجموعه منابع چاپی و الکترونیکی با استفاده از مدل ارزش خالص فعلی مورد ارزیابی و تحلیل قرار گرفته است. جامعه مورد بررسی در این پژوهش کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران می‌باشد. پژوهش حاضر ارزش خالص فعلی متغیرهای تحت بررسی در بازه‌های زمانی سه ساله، پنج ساله وهفت ساله گذشته را محاسبه و مورد ارزیابی قرار داده است. مقادیر هزینه‌های مربوط به متغیرهای مورد نظر در هر مدل مربوط به منابع چاپی و الکترونیکی،  در نرم افزر اکسل 2010 جمع‌آوری و مورد تحلیل قرار گرفته و نتایج مقایسه شده است.
یافته‌ها: نتایج حاصل از تحلیل و بررسی ارزش خالص فعلی پنج متغیر تأثیرگذار یرحفاظت و نگهداری مجموعه منابع چاپی و شش متغیر موثر بر حفاظت و نگهداری منابع الکترونیکی نشان می‌دهد که هزینه‌های صرف شده جهت حفاظت و نگهداری منابع الکترونیکی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران دارای صرفه اقتصادی بیشتر در مقایسه با منابع چاپی می‌باشد.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

An Investigation In To the Intellectual Capitals (Human, Structural and Customer) at the Organization of Libraries, Museums and Documents Centr of Astan Quds Razavi

نویسندگان [English]

  • Fatemeh Mirsoleymani 1
  • Mohammad Reza Esmaeeli givi 2
  • Fatemeh Fahimnia 3
1 MA, Department of Knowledge and Information Science, Faculty of Management, University of Tehran, Tehran, Iran.
2 Assistant Prof., Department of Knowledge and Information Science, Faculty of Management, University of Tehran, Tehran, Iran.
3 Associate Prof., Department of Knowledge and Information Science, Faculty of Management, University of Tehran, Tehran, Iran.
چکیده [English]

Purpose: This study aimed to analyze the cost-benefit of preservation and maintenance of print and electronic collection (resources) in libraries and information centers.
Methodology: This is an applied research and used a mathematical model to analyze data. The model of research for opportunity cost analyze of print resources preservation consists of five variables: assets cost, maintenance cost, current cost, staff cost and energy cost. Also the model of research for opportunity cost analyze of electronic resources preservation consists of six variables: assets cost, maintenance cost, current cost, staff cost, energy cost and information database cost. In this study, the opportunity cost of  print and electronic resources was evaluated and analyzed using net present value model. Central Library and Archives Center at Tehran University was examined as case of this study. The net present value of the variables was calculated and evaluated under consideration at intervals of three years, five years, and seven years ago. Using EXCEL 2010 Software, The costs related to each variable associated with the print and electronic resources model were gathered and analyzed separately and the results were compared.
Findings: The result of the Net Present Value analysis of the five variables affecting the maintenance and preservation of print resources and of the six variables affecting the maintenance and preservation of electronic resources indicate that the costs of maintenance of electronic resources at Central Library and Archives Center at Tehran University are much more economical that those of print resources.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Cos benefit analysis
  • Opportunity cost analysis
  • Net Present Value
  • Maintenance Cost
  • print and electronic resources

مقدمه

ارزیابی را می‌توان ابزاری در دست مدیر سازمان برای کنترل کارهای انجام‌شده و تعیین میزان قدرت وکارایی کارکنان در رسیدن به هدف‌های مورد نظر قلمداد کرد. مدیرِ خوب همواره باید بداند در کجای کار قرار دارد، چه مقدار از هدف‌های مورد نظر سازمانش عملی شده، چه کمبودهایی برای رسیدن به هدف نهایی وجود دارد و مهم‌تر از همه اینکه کارهای پیشین با چه کیفیتی انجام شده است (شهرزادی، باب‌الحوائجی و اشرفی ریزی1390). می‌توان گفت تحقق اهداف سازمان بدون ارزیابی و بازنگری عملکردها امکان‌پذیر نیست و رهبران سازمان نمی‌توانند بدون توجه به واقعیات و نتایج حاصل از فعالیت‌ها، مدیریت مؤثری بر فرایندها اعمال کنند. هدف از انجام این مطالعه کمک به کتابخانه‌ها برای ارزیابی مجموعه و دستیابی به هدف‌های سازمان است.

 تحلیل «هزینه _ سودمندی»: چندین سطح ارزیابی در مطالعات کمّی وجود دارد که مربوط به کتابخانه‌هاست.این سطوح عبارتند از: اثربخشی، هزینه _ اثربخشی، هزینه _ سودمندی که همه به‌صورت کمّی بیان شده‌اند. (لنکسترومک لوهن[1]،1978). این اندازه‌گیری‌ها از نظر پیچیدگی بیان شده‌اند. آنها تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» را به‌عنوان پیچیده‌ترین روش کمّی در کتابخانه شناسایی کردند؛ دلیل آن هم این است که «هزینه _ سودمندی» برای تعیین کمیّت خدمات ناملموس کتابخانه مناسب است. تحلیل «هزینه _ سودمندی» تحلیلی است که در آن منافع و هزینه‌های مربوط به شقوق مختلف برای انجام یک کار با هم مقایسه می‌شود. از دیدگاه «سلیمی»، تحلیل هزینه _ سودمندی، روشی برای یافتن کلیۀ هزینه‌ها و فواید یک طرح و کمّی‌کردن آنهاست، به‌طوری که تفاوت این دو، نشان‌دهندۀ مقرون‌‌‌به‌صرفه‌بودن فعالیت است.این تحلیل به پنج سؤالِ اساسی پاسخ می‌گوید : چه منافع مستقیمی از این هزینه عاید خواهد شد؟ چه منافع غیرمستقیمی از این هزینه عاید خواهد شد؟ آیا منافع حاصل نسبت به هزینه‌های حاصل بیشتر است؟ اگر هزینه انجام نشود، چه زیان‌هایی واقع خواهد شد؟ اگر این اقدام ضروری است، آیا گزینۀ کم‌هزینه‌تری برای انجام آن وجود دارد؟ این روشِ تحلیلی کمک می‌کند تا تصمیم مناسب برای ایجاد حداکثر منافع در مقابل حداقل هزینه مشخص شود. شایان ذکر است، تحلیل هزینه _ سودمندی نمی‌تواند تنها مبنای تصمیم‌گیری باشد، اما می‌توان از آن به‌عنوان یک ابزار کمکی ارزشمند در سیاست‌گذاری‌ها استفاده کرد.(غفاریان، 1387)

 ارزش خالص فعلی: این معیار سعی دارد با درنظرگرفتن تعدیل زمانیِ پول، تعادلی بین پرداخت‌های سرمایه‌گذاری و درآمدهای حاصل از اجرای سرمایه‌گذاری پیدا کند. با به‌کاربردن نرخ بهرۀ مورد نظر، می‌توان ارزش فعلیِ پرداخت‌های سرمایه‌گذاری و ارزش فعلی دریافت‌های حاصل از اجرای پروژه را در طول عمر اقتصادی آن، با یکدیگر مقایسه کرد (مجیدیان، 1390). در واقع، این معیار به مقایسۀ هزینه‌های محصول یا خدمتی خاص با تخمین نرخ بازگشت سالانۀ آن می پردازد (وایت و کرافورد[2]، 1998) . در این روش ارزش یک سرمایه‌گذاری با استفاده از هزینه‌ها، درآمدها و ارزش زمانیِ پول به‌دست می‌آید. NPV حاصل تفاضل ارزش فعلیِ منافع و ارزش فعلیِ هزینه‌هاست. (زندی و موسوی، بازیابی شده به‌صورت آنلاین)

 هزینه _ فرصت: هزینه _ فرصت، ارتباط تنگاتنگی با فرایند تصمیم‌گیری و انتخاب دارد. هزینه _ فرصت، مقدم بر تصمیم‌گیری و مؤثر بر آن است و در تجزیه‌وتحلیل فرایند انتخاب، در رتبۀ علل آن قرار می‌گیرد.هزینه _ فرصت ازدست‌رفته، با واحدهای اندازه‌گیریِ فیزیکی سنجیده می‌شود نه پول. در واقع، برخی اوقات برای تمییز بین هزینه _ فرصت‌های ازدست‌رفته و هزینه پولی، می‌توان اصطلاح هزینۀ واقعیِ فرصت‌های ازدست‌رفته را به‌کار برد؛ که همان ارزش واقعی کالای فداشده است. (گرچه آن را با پول نمی‌سنجند، اما به این علت که ما ارزش کالاهای فداشده را با پول می‌سنجیم، به‌مجرد شنیدن قیمت یک چیز، تلویجاً اقدام به مقایسۀ هزینه _ فرصت‌های ازدست‌رفته با پول می‌کنیم؛ ولی در واقع واحد هزینه _ فرصت، ارزش ذهنی است نه پول). به دلیل اینکه هزینه _ فرصت به‌معنای چشم‌پوشی از مقادیر کالای دیگر است و باید آن کالای فداشده ارزشی داشته باشد، بدین‌ترتیب هزینه _ فرصت، معمولاً هزینه‌ای مثبت است.

تجزیه‌وتحلیل هزینه _ فرصت، بی‌طرفانه‌ترین شکل ارزیابی است. مطالعات هزینه _ فرصت، دارای یک سطح بی‌طرفی است که دلالتی بر پس‌انداز یا از دست دادن ندارد . «میشان[3]» (1971) شرح می‌دهد که کاهش هزینۀ تولیدشده منجر به منافع مالی برای سازمان می‌شود. «کراون[4] » (2010) تأکید می‌کند که محاسبۀ ارزش اعتبار می‌تواند بسیار ذهنی باشد و هیچ استاندارد ذهنی برای اندازه‌گیری اعتبار(شهرت) وجود ندارد. رهبران سازمان اغلب بسیار تأکید بر روی تخمین کیفیِ استفاده‌شده در پروژه‌های گذشته دارند (فلایبجرگ، هولم و بول[5] 2002).این اظهارات تلاش دارد تا اهمیت بررسیِ دقیق و ملموس هزینه‌های فرصت بیان‌شده در ارزیابی را نشان دهد. ارزش‌های ملموس مانند هزینۀ نیروی انسانی را آسان‌تر از عوامل باطنی مانند آگاهی کاربران می‌توان محاسبه کرد. بینش‌های مفید به هزینه‌های فرصت می‌تواند با تجزیه‌‌وتحلیل هزینه در مقابل پس‌انداز برای محصولات کتابخانه باشد (ماجکا[6]،2000) .

پیشینۀ پژوهش

 «شروین[7]» (1999) در پژوهش خود با عنوان «فرصت نگهداری بر مبنای طول عمر» عنوان می‌کند زمانی که مدیریت استراتژیک باشد و مدیر کتابخانه تمایل به استفاده از تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» و درک این روش داشته باشد، موجب می‌شود تا پول به‌طور هدفمند خرج شود. این مقاله دربارۀ انواع مختلف تحلیل «هزینه _ سودمندی» و نمونه‌هایی از کاربرد آنها بحث و کمک بزرگی به مدیران کتابخانه‌ها می‌کند تا دانش مناسبی از تحلیل هزینه _ سودمندی داشته باشند. از پیامدهای عملیِ این پژوهش، کمک به کتابداران دربارۀ آگاهی از آنچه خریداری می‌کنند و همچنین تجزیه‌‌‌‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» کتابخانۀ خود به‌منظور مدیریت بهتر است.

«جیم ایج»[8] (2005) در مقالۀ خود با عنوان «ارزیابی مجموعه: مبنای پیشرفت مجموعه» پیشنهاد می‌کند کتابداران تشویق شوند تا بیشتر دربارۀ ارزش ارزیابی‌های مجموعه آگاه شوند. همچنین بیان می‌کند که ارزیابی به کتابداران اجازه می‌دهد اطلاعات بیشتری دربارۀ مجموعه داشته باشند؛ اینکه پیشرفت مجموعه در حال حاضر چقدر است، برای پیشرفت بیشتر مجموعه به چه چیزهایی نیاز است و اینکه آیا هدف‌های مجموعه در حال تحقق است یا خیر. از پیامدهای عملیِ ارزیابی، این مورد را برمی‌شمارد که روش‌های ارزیابی مجموعه برای آنها اطلاعات مفیدی دربارۀ مجموعه‌شان به اشتراک می‌گذارد و پیامدهایی برای موفقیت مدیریت آینده مجموعه، مدیریت منابع مالی و انتخاب فرمت(شکل) کارا فراهم خواهد شد. ارزش این پژوهش را در بحث دربارۀ ارزیابی موضوعی خاص، ارزیابی وساختن مجموعۀ موضوعی خاصّ کتابداران را تشویق می‌کند تا بتوانند مجموعۀ خود را به جزئی و عمده، دسته‌بندی کنند و خلاقانه مناطق مجموعه‌شان را ارزیابی و تکنیک‌ها و یا افرادی که بتوانند آنها را به مجموعۀ موضوعی خاص، راهنمایی کنند.

 «شهرزادی» (1391) در مقاله خود با عنوان «تحلیل هزینه _ سودمندی: شاخصی برای ارزیابی اقتصادی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌‌رسانی» روش‌های ارزیابی اقتصادی در کتابخانه‌ها را برمی‌شمارد و به نقل از «گراهام»[9] و«هاروی»[10] ارزش خالص فعلی را یکی از شاخص‌‌های مهم در اجرای تحلیل «هزینه _ سودمندی» عنوان می‌کند.

«اسلامی گیسکی» (1386) در مقالۀ ارزیابی «هزینه _ فایده» و تحلیل حسّاسیت مجتمع مس سرچشمه، فعالیت‌های این مجتمع را از بُعد «هزینه _ فایده» بررسی کرد. وی بدین منظور از دو معیار «ارزش خالص فعلی» و «نسبت فایده به هزینه» استفاده نمود. استخراج این شاخص‌ها نشان‌دهندۀ مقدار ارزش خالصِ فعلیِ جریان‌های نقدی مجتمع طی دورۀ80-1370 به میزان 56846 میلیاردریال ونرخ بازدهی داخلی 5/31% است.

 «آنتونی هیکز»[11] (2012) در پایان‌نامه دکترای خود بخشی را به تحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری منابع چاپی درکتابخانه دانشگاهی اختصاص داده و از مدل ارزش خالص فعلی برای تحلیل به‌صرفه‌بودن هزینه‌های صرف‌شده برای نگهداری یک کتاب در یک مجموعۀ چاپی در کتابخانه دانشگاهی و هزینه‌های صرف‌شده برای نگهداری همین منبع در شکل الکترونیکی، استفاده کرده است. سپس ارزش فعلیِ هزینه‌های صرف‌شده برای یک منبع کتابخانه‌ای در این دو شکل را با یکدیگر مقایسه می‌‌کند. (جدول1، پیشینۀ مربوط به تحلیل «هزینه _ سودمندی»)

جدول 1. پیشینۀ مربوط به تحلیل «هزینه _ سودمندی»

ردیف

پژوهشگران

سال پژوهش

متغیر/ مفهوم مورد بررسی

جامعه مورد بررسی

نتیجه پژوهش

1

حاصلی

1391

تحلیل هزینه _ اثربخشی و هزینه _ سودمندی کتاب‌های چاپی و الکترونیکی انگلیسی دانشگاه تهران

کتاب‌های چاپی انگلیسی خریداری شده در نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران در سال 1389 و دو مجموعه کتاب‌های الکترونیکی الزویر و اشپرینگر در چهار حوزه موضوعی

ارزش کتاب‌های انگلیسی برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی بیشتر از ارزش کتاب‌های چاپی انگلیسی است. ارزش کتاب‌های الکترونیکی انگلیسی برای حوزه فنی بیشتر از سایر حوزه‌های موضوعی بود . همچنین ارزش کتاب‌های الکترونیکی برای دانشجویان دکتری بیشتر از دانشجویان کارشناسی ارشد بود.

2

داورپناه

1391

سنجش الگوی استفاده و تحلیل هزینه _ سودمندی منابع اطلاعاتی الکترونیکی کتابخانۀ مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد براساس شاخص‌های ای _ متریک

منابع اطلاعاتی الکترونیکی اشتراکی کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد، شامل مجلات الکترونیکی و پایگاه‌های اطلاعاتی دسترس‌پذیر از طریق سرورهای مرکزی شش پایگاه اطلاعاتی

فراوانی میزان استفاده بر اساس شاخص‌های ای _ متریک (تعداد دانلود مقاله با فرمت اچ.تی.ام.ال و پی.دی.اف، تعداد دانلود چکیده، و تعداد انجام جستجو و نشست) در پایگاه‌های مختلف اختلاف معنا‌داری/ الزویر دارای بالاترین میزان استفاده وآکسفورد دارای پایین‌ترین میزان استفاده/ میزان استفاده و هزینه _ سودمندی در حوزه‌های مختلف موضوعی نیز با یکدیگر تفاوت معنا‌داری داشته‌اند؛ هزینه سودمندی حوزه کشاورزی از همه بالاتر بوده است.

3

امامی

1394

تحلیل هزینه _ سودمندی پایگاه‌های اطلاعاتی دانشگاه تهران و تأثیر استفاده از پایگاه‌ها در تولیدات علمی

پایگاه اطلاعاتی ساینس دایرکت، پروکوئست، اشپرینگر، امرالد، آکسفورد و ابسکو/ 150 دانشجو و 70 عضو هیئت علمی به‌صورت نمونه‌گیری تصادفی طبقه‌ای

ساینس‌دایرکت بیشترین میزان استفاده از مقالات تمام متن الکترونیکی /هزینه _ سودمندی پایگاه‌های اطلاعاتی مقالات تمام متن الکترونیکی در دانشگاه تهران در سال 2014 نشان داد که بیشترین هزینه‌ _ سودمندی، به پایگاه اطلاعاتی ساینس دایرکت تعلق دارد.

4

آناند[12]

2002

ایجاد همزمان مواد آموزشی [کتاب‌های] چاپی و الکترونیکی و تحلیل هزینه _ سودمندی آنها

19 دانشجو در یک کلاس مجازی از طریق ابزار پرسش‌نامه

هر یک از این سودمندی‌ها برای کتاب‌های الکترونیکی وجود داشته اما در مقابل برخی جنبه‌های منفی نیز از سوی جامعه مورد مطالعه مطرح گشت: 1. خستگی بیشتر جهت مطالعه منابع الکترونیکی 2. مشکلات دسترسی به منابع الکترونیکی به دلیل محدودیت استفاده از تجهیزات رایانه‌ای.

5

کولوفل و کاندورپ[13]

2003

طرح یک مدل مالی هزینه- سودمندی برای کتابخانه‌هایی با منابع دوگونه (کاغذی و الکترونیکی)

این مدل با استفاده از روش نمونه نخستین کارگاهی با همکاری کتابدار مدیر و مسئول سه کتابخانه‌ی دانشگاهی (آتریچ در هلند، لولا در سوئد و برمن در آلمان) ساخته شد

به‌طور متوسط 26% بودجۀ کتابخانه‌ها صرف خرید منابع اطلاعاتی می‌شود و در هر سه کتابخانه، هزینه‌های ترکیب‌شدۀ چهار خدمت کتابخانه‌ای (یعنی «امانت کتاب و دیگر حامل‌های اطلاعاتی»، «دیدن کتاب‌ها و دیگر مواد»، «دیدن نشریات» و «دسترسی به متن کامل») بخش عمده‌ای (حدود 72%) از هزینه‌های جاری به‌شمار می‌روند. بعد از انتقال از یک محیط کاغذی به یک محیط دیجیتال، ارزش افزودۀ خدمات کتابخانه‌ای افزایش می‌یابد. هر سه کتابخانه متقاعد شدند که برای این انتقال (از محیط کاغذی به دیجیتال) کارکنان متخصص با دستمزد بالا لازم هستند.

6

کرون[14]

2010

استفاده از تجزیه‌وتحلیل هزینه _ فایده برای توجیه کتابخانه دیجیتال

-

تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فایده» به‌عنوان یک ابزار برای تصمیم‌گیری پروژه بر اساس ملاحظات مالیِ مفید است. با این حال، با توجه به ذهنیت ذاتیِ ارزیابی ناملموس، نتیجۀ تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فایده» مطلق نیست.

هزینه‌های ذخیرۀ کتاب: در میان عملکردهای مهمّ کتابخانه‌های پژوهشی و دانشگاهی، حفاظت و نگهداری، هر دو رکوردهایی علمی هستند. هر منبع اطلاعاتی از زمانی که وارد مجموعه کتابخانه می‌شود، تا زمانی که مورد استفادۀ مراجعه‌کنندگان قرار می‌گیرد، مراحلی را طی می‌کند که به‌طورکلی به این فرایند «ذخیره‌سازی» گفته می‌شود. برای ذخیره‌سازی یک منبع اطلاعاتی هزینه‌هایی صرف می‌شود که «هزینه‌های ذخیره‌سازی» نامیده می‌شود. کلّ هزینۀ یک منبع در کتابخانه را می‌توان به شش بخش تقسیم کرد: ایجاد یا خرید، فراهم‌آوری توسط کتابخانه، مصرف (پردازش پس از دریافت قلم دوم از اقلام)، تولید فراوردۀ مربوط، هزینۀ ذخیره‌سازی وهزینۀ دسترسی یا استفاده. هزینه‌های ذخیرۀ یک منبع اطلاعاتی در طول زمان محاسبه می‌شوند. مدل‌های هزینۀ ذخیره‌سازی یک کتاب و فاکتورهای ذخیره، در جدول 2 ارائه شده است.

جدول2. انواع مدل‌‌های ذخیره‌سازی کتاب و فاکتورهای آن

مدل

سال

فاکتور

مدل چرخه عمر

1968

ایجاد/ خرید

فراهم آوری

مصرف/ ابرداده

ذخیره‌سازی

حفاظت

دسترسی

کوپر

1987

ساخت و ساز

تعمیر و نگهداری

برق

نظافت

نیروی انسانی

امانت

نیلسون - کورانت

2010

ساخت و ساز

تعمیر و نگهداری

برق

نظافت

نیروی انسانی

امانت

سؤال‌های پژوهش

-      مدل تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه منابع کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی، چگونه است؟

-      رابطه کمّی (ریاضی) عوامل تشکیل‌دهندۀ مدل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه منابع کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی چگونه است ؟

-      تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه منابع چاپی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی، چگونه صورت می‌‌گیرد؟

-      تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه منابع الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی چگونه صورت می‌‌گیرد؟

-      تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه منابع چاپیِ کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی در مقایسه با منابع الکترونیکی چگونه است؟

-      تحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی چگونه است؟

طرح‌وارۀ تجزیه‌وتحلیل داده‌ها

 این پژوهش یک فرمول ترکیبی را دربارۀ اصول اساسی‌ای که «کورانت _ نیلسون»[15] (2010) در مطالعۀ خود در هزینۀ محافظت یک کتاب استفاده کرده است، شامل می‌شود. این مدل وسیله‌ای برای کمّی‌کردن هزینه‌های نگهداری مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی است، اما متغیرهای مدل مربوط در کتابخانه‌ها و مراکزاطلاعاتی ایران قابل پیاده‌سازی هستند. در واقع یک بومی‌سازی انجام‌ گرفته است و عملاً شامل پنج عنصر هزینۀ اصلی برای حفاظت (ذخیره‌سازی) منابع چاپی و شش عنصر هزینه برای حفاظت (ذخیره‌سازی) منابع الکترونیکی است. این پنج عنصر عبارتند از: هزینۀ تملّک ودارایی، هزینه‌های مربوط به تعمیرات و نگهداری،هزینه جاری، نیروی انسانی و هزینه مربوط به انرژی و برای ذخیره‌سازی منابع الکترونیکی. علاوه بر این، پنج‌ عنصر هزینۀ ذخیره‌سازی عنصر هزینۀ پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات الکترونیکی هم اضافه می‌شود (جدول3).

جدول 3. فاکتورهای تحلیل «هزینه _ سودمندی» منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران

فاکتورهای هزینه ذخیره‌سازی

معادل فارسی

تعریف

Ownership& Possesing

تملک و دارایی

هزینه ساختمان جهت قفسه‌بندی، هزینه تجهیزات اداری، قفسه‌ها، هزینه خرید کتاب و ...

Maintenance & Repair

تعمیر و نگهداری

هزینه تعمیر تجهیزات قفسه‌بندی، تعمیرات ساختمان و تجهیزات در فوت مربع

Current(general)

جاری

هزینه سالانه حمل و نقل و ارتباطات، هزینه مواد مصرف‌شدنی، هزینه تلفن در فوت مربع

Energy

انرژی

هزینه سالانه برق، آب و گاز کتابخانه مرکزی که شامل روشنایی، برق کامپیوترها، برق دستگاه‌های تهویه هوا و... در فوت مربع و به‌صورت کیلووات ساعت

Staffing

نیروی انسانی

هزینه حقوق و دستمزد کارکنان تمام وقت حفاظت/ نرخ ساعتی

databases

پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات الکترونیکی

هزینه سالانه اشتراک یا خرید نشریات، مقالات و پایان‌نامه‌های فارسی و لاتین در قالب الکترونیکی

r(discount rate)*

نرخ تنزیل

نرخ تورم (20%، 25% و 30%)

t

زمان

بازه‌های زمانی مختلف (3ساله، 5ساله و 7 ساله)

منبع: یافته‌های تحقیق

 

مدل پیاده‌شده در کتابخانۀ مرکزی دانشگاه تهران در مقایسه با سایر مدل‌های تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری (ذخیره‌‌سازی) منابع اطلاعاتی، در جدول4 نشان داده شده است:

 جدول4. فاکتورهای مدل بومی‌‌‌شده در مقایسه با مدل‌های پایه

فاکتورهای هزینه ذخیره سازی

مدل کوپر

مدل کورانت _ نیلسون

مدل بومی شده

تملک و دارایی

 

 

 

تعمیر و نگهداری

 

 

 

جاری

 

 

 

نیروی انسانی

 

 

 

انرژی

 

 

 

پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات الکترونیکی

 

 

 

چارچوب مفهومی پژوهش

مدل کلّی تحلیل «هزینه _ سودمندی» در کتابخانه‌ها را می‌توان به‌صورت زیر تصویر کرد:

Input

Procedure

Outputs

Costs

 

Benefits

 

 

مدل پژوهش در شکل یک نشان داده شده است.

 

نمودار 1. چارچوب مفهومیِ پژوهش

 

ساختار کلیِ مدل تحلیل «هزینه _ سودمندی» بیان می‌کند که در طول انجام یک پروژه، یک مقدار اولیه سرمایه‌گذاری به‌عنوان ورودی پروژۀ مزبور در نظر گرفته می‌شود و در طول انجام این پروژه یک سری عملکردهایی صورت می‌گیرد که در اینجا این عملکرد محاسبه ارزش خالص فعلی هزینه‌های مؤثر بر نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی و در مورد خاصّ آن، محاسبۀ ارزش خالصِ فعلیِ هزینه‌های مؤثر بر نگهداری مجموعه منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران است و سپس مجموع این هزینه‌ها از درآمد _ که در اینجا همان سرمایه‌گذاری اولیه در نظر گرفته می‌شود _ کسر می شود تا خالص سرمایه‌گذاری یا همان سود (خروجی پروژه) به‌دست آید. پس مدل کلی محاسبۀ «هزینه _ سودمندی» کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی و درحالت خاصّ آن مدل محاسبۀ «هزینه _ سودمندی» درکتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران در شکل ریاضی به‌صورت زیر است:

 

 در این پژوهش، در مدل مورد استفادۀ جریان‌های نقدی، هزینه‌های تأثیرگذار بر مبنای ذخیره‌سازی کتاب در مترمربع، در نظر گرفته شده است؛ یعنی مبنای مدل مربوط، بر ذخیره‌سازی مجموعه منابع چاپی و الکترونیکی در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی در نظر گرفته شده است . به‌عبارت بهتر، جریان‌های نقدی که وارد پروژۀ ذخیره‌سازی کتاب می‌شوند هزینه‌های تأثیرگذار بر ذخیره‌سازی یک کتاب در مترمربع است. این فرمول بیان می‌کند که ارزش خالص فعلی (NPV) ذخیره‌سازی یک کتاب جمع بیش از یک تعداد بی‌نهایت سال از عناصر هزینه (cf) که شناسایی شده‌اند، تقسیم بر نرخ تنزیل (r) به توان زمان (t) است.

 ابزار به‌کار رفته در این پژوهش برای تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری یک منبع اطلاعاتی، محاسبۀ ارزش خالص فعلی است. در این رابطه، جریان‌های نقدی (ورودی‌ها) را هزینه‌های مؤثر بر ذخیره‌سازی و دسترسی به یک منبع اطلاعاتی در کتابخانه در نظر می‌گیرند، سپس با استفاده از عامل نرخ تنزیل، ارزش فعلیِ هر یک از هزینه‌های ذخیره‌سازی در طول زمان را محاسبه و ارزش فعلی هزینه‌های ذخیره‌سازی را با یکدیگر جمع می‌کنند تا به ارزش فعلیِ هزینه ذخیره‌‌‌سازی کل نزدیک شود .

مدل اصلیِ تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» مجموعه منابع چاپی در این پژوهش، به‌صورت کلی زیر است:

 

 

رابطه1

 مدل کلی برای تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» و «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع الکترونیکی در مقایسه با مدل مربوط دربارۀ منابع چاپی، اندکی متفاوت است؛ به این‌صورت که در مدل مربوط به منابع الکترونیکی، مبنا را ذخیره‌سازی منابع در قالب الکترونیکی در نظر می‌گیریم؛ لذا به‌جای جلد، در فوت مربع ذخیره‌سازی اطلاعات را درقالب‌های الکترونیکی از جمله سی‌دی‌ها، اسلایدها، عکس‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی در نظر می‌گیریم. لذا هزینه‌ها را بر تعداد منابع اطلاعاتی الکترونیکی تقسیم می‌‌کنیم. همچنین در مدل مربوط به منابع الکترونیکی، علاوه بر پنج عنصر هزینۀ اصلی تأثیرگذار بر نگهداری مجموعه منابع الکترونیکی، هزینۀ خریداری پایگاه‌های اطلاعاتی هم در نظر گرفته می‌شود. این هزینه مربوط به تهیۀ اطلاعات در قالب پایگاه‌های اطلاعاتی است که شامل مقاله‌ها و کتاب‌ها در شکل‌های آنلاین و پی‌دی‌اف است. بنابراین، مدل مورد نظر برای محاسبه و تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» و «هزینه _ فرصت» منابع اطلاعاتی الکترونیکی، به شکل زیر خواهد بود:

 

 

رابطه2

بخش‌های مختلف رابطه 1و2 و همچنین مفهوم مربوط به هر بخش، در جدول5 ارائه شده است.

فاکتورهای هزینه ذخیره‌سازی

معادل فارسی

تعریف

 

ارزش خالص فعلی هزینه تملک و دارایی

از تقسیم میانگین هزینه تملک و دارایی بر تعداد جلد در متر مربع در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید

 

ارزش خالص فعلی هزینه تعمیر و نگهداری

از تقسیم میانگین هزینه تعمیر و نگهداری بر تعداد جلد در متر مربع در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید

 

ارزش خالص فعلی هزینه جاری(عمومی)

از تقسیم میانگین هزینه جاری (عمومی) بر تعداد جلد در متر مربع در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید

 

ارزش خالص فعلی هزینه انرِژی

از تقسیم میانگین هزینه انرژی بر تعداد جلد در متر مربع در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید.

 

ارزش خالص فعلی هزینه نیروی انسانی

از تقسیم میانگین هزینه نیروی انسانی بر تعداد جلد در متر مربع در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید.

 

ارزش خالص فعلی پایگاه‌ها و نشریات الکترونیکی

از تقسیم میانگین هزینه پایگاه‌های اطلاعاتی در بازه زمانی t تقسیم بر(1+r) به‌دست می آید.

r(discount rate)*

نرخ تنزیل

نرخ تورم (20%، 25% و 30%)

t

زمان

بازه‌های زمانی مختلف (3ساله، 5ساله و 7 ساله)

vol

مخفف volom به معنی جلد

بیان کنندۀ تعداد جلد در متر مربع است.

 

منابع الکترونیکی

بیان‌کننده تعداد منابع اطلاعاتی ذخیره شده در قالب الکترونیکی

npv

مخفف net present value ارزش خالص فعلی کلّ هزینۀ ذخیره‌سازی

مجموع ارزش خالص فعلی هر یک از عناصر هزینۀ ذخیره‌سازی است.

منبع: یافته‌های تحقیق

 

* نرخ تنزیل (r) نرخ بهره است که برای وجوه استفاده‌شده در یک پروژه به‌کارگرفته شده است. ارزش خالصِ فعلیِ وجوه با به‌کارگیری یک نرخ تنزیل از جریان نقدیِ آینده تعیین می‌شود. ارزش خالص فعلی، یک مفهوم مهم در این پژوهش است، زیرا این محاسبه به خواننده اجازه می‌دهد تا نگاهی به پیش‌بینی مالیِ طول عمرکتابخانه داشته باشد (ایوستوپدیا[16] 2011؛ ماندورا [17]2010). در این طرح، تجزیه‌وتحلیل تمام متغیرهای مورد بررسی مقیاس است. هزینه‌های ذخیره‌سازی به یک ارزش کمّی ریالی هستند.

جامعه: با توجه به اینکه پژوهش حاضر از نوع پژوهش کمّی ریاضی است و نه پژوهش آماری، جامعه پژوهش به‌معنای خاص برای آن تعریف نمی‌شود؛ ولی تعداد منابع چاپی کتابخانه مرکزی و تعداد منابع الکترونیکی آن در مدل مربوط جایگزین می‌شود. کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران یک کتابخانه دانشگاهی است که بالغ بر 300000 جلد کاغذی وبیش از600000 منبع الکترونیکی دارد.

جمع‌‌آوری داده‌ها

مطالعه بر روی داده‌های از قبل موجود مانند هزینه‌های تعمیر و نگهداری، هزینه تملّک و دارایی، هزینه‌های جاری(عمومی)، هزینۀ نیروی انسانی و هزینه انرژی (برق وآب وگاز) و هزینۀ مربوط به اشتراک پایگاه‌های اطلاعاتی، صورت گرفته است.(جدول6)

جدول 6. تهیه فاکتورهای تحلیل «هزینه _ سودمندی» مدل چاپی و الکترونیکی کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران

فاکتورها (آیتم‌ها)

منبع داده

روش جمع‌آوری

مرجع تایید کننده

تملک و دارایی

بخش مالی کتابخانه مرکزی

مصاحبه و مکاتبه

مدیریت کتابخانه مرکزی و مسئول امور مالی کتابخانه مرکزی

تعمیر و نگهداری

بخش مالی کتابخانه مرکزی

مصاحبه و مکاتبه

مسئول امور مالی کتابخانه مرکزی

نیروی انسانی

مدیریت انسانی ساختمان مرکزی دانشگاه تهران

مراجعه و مکاتبه

مدیریت نیروی انسانی ساختمان مرکزی دانشگاه تهران و مسئول نیروی انسانی کتابخانه مرکزی

جاری

بخش مالی کتابخانه مرکزی

مصاحبه و مکاتبه

مسئول امور مالی کتابخانه مرکزی

انرژی

بخش تاسیسات کتابخانه مرکزی

مصاحبه و مکاتبه

مسئول بخش تاسیسات و تامین انرِژی کتابخانه مرکزی

پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات الکترونیکی

بخش مالی کتابخانه مرکزی و معاونت کتابخانه مرکزی

مصاحبه، مکاتبه و ایمیل

مسئول امور مالی و مسئول سایت و فضای مجازی کتابخانه مرکزی

منبع: یافته‌های تحقیق

 

تعمیر و نگهداری: هزینه تعمیر و نگهداری هزینه‌های مربوط به تعمیر تجهیزات الکترونیکی مثل آسانسور، هزینه سیستم‌های الکترونیکی(CP)، هزینه‌های مربوط به تعمیر و رنگ‌آمیزی ساختمان، هزینه‌های مربوط به تعویض تجهیزات مربوط به نگهداری مجموعه چاپی(قفسه‌ها) که شامل هزینۀ سالانۀ مربوط به مجموع این موارد در طول یک سال مالی است.

تملک ودارایی: هزینۀ مربوط به خرید تجهیزات اداری، هزینه ملزومات، هزینۀ خرید کتاب و سایر هزینه‌های جزئی که مبلغ کلّ سالانۀ صرف‌شده برای خرید این تجهیزات است . (مدرس،1378)

هزینه جاری(عمومی) : هزینه‌های جاری کتابخانه شامل هزینه‌های مأموریت، هزینۀ مربوط به حمل‌ونقل و ارتباطات، هزینه مواد و لوازم مصرفی وهزینه تلفن است (همان،1378 ).

هزینه نیروی انسانی: روش محاسبه هزینه متغیر نیروی انسانی شامل اضافه‌کردن مبلغ کلّ سالانۀ صرف‌شده برای کتابداران تمام‌وقت و کارکنان کتابخانه. اگرچه این برآورد هزینه به بازنشستگی وحقوق و مزایا برای این کارکنان مربوط نمی‌‌‌شود.

هزینه انرژی (آب، برق وگاز) : انرژی بخشی از هزینه‌های عملیاتیِ هرکتابخانه است. هزینه‌های مربوط به انرژی از طریق محاسبه هزینۀ مصرفیِ برق کتابخانه ازکنتور مربوط در بخش تأسیسات کتابخانه دریک ماه به‌دست آمده وسپس با توجه به نرخ تورم درسال مورد نظر، این هزینه به یک سال تعمیم داده شده است. هزینۀ آب وگاز مصرفی کتابخانه هم از طریق محاسبۀ هزینۀ آب وگاز مصرفی درطول یک ماه وتعمیم آن به یک سال، محاسبه شده است (محقق).

هزینه پایگاه‌های اطلاعاتی: هزینۀ اشتراک سالانۀ پایگاه‌های اطلاعاتیِ فارسی و لاتین که به‌صورت اشتراکی یا تحت مالکیت دانشگاه تهران و در قالب مقاله‌های علمی و پژوهشی، ارائه می‌گردد (محقق).

نرخ تنزیل:اصطلاح نرخ تنزیل نشان‌دهندۀ نرخی است که مبلغ آیندۀ پول را مستقیماً با دلار فعلی قابل مقایسه می‌سازد. تقریباً در تمام موارد، نرخ تنزیل همان نرخ بهره خواهد بود. در اینجا کاربردهای مرسوم اقتصادی را حفظ کرده و اصطلاح نرخ تنزیل را که کلی‌تر است، به‌کار می‌بریم (گراملیچ[18]،1990). در پژوهش حاضر منظور از نرخ تنزیل همان نرخ تورم است.(جدول7 مراحل مختلف تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری منابع چاپی کتابخانۀ مرکزی)

جدول 7. مراحل مختلف تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری منابع چاپی کتابخانۀ مرکزی

ورودی

فرایند

خروجی

متوسط هزینه سالانه تملک و دارایی

 

ارزش خالص فعلی تملک و دارایی

متوسط هزینه سالانه تعمیر و نگهداری

 

ارزش خالص فعلی تعمیر و نگهداری

متوسط هزینه سالانه نیروی انسانی

 

ارزش خالص فعلی نیروی انسانی

متوسط هزینه سالانه جاری

 

ارزش خالص فعلی جاری

متوسط هزینه سالانه انرژی

 

ارزش خالص فعلی انرژی

مجموع هزینه‌های ذخیره‌سازی

(sum)∑

NPV

منبع: یافته‌های تحقیق

روش اجرا

 مطالعه بر روی داده‌های از قبل موجود مانند هزینه‌های تعمیر و نگهداری، هزینه‌های جاری و هزینه‌های تملّک و دارایی که هزینه‌های سالانه و مربوط به هفت سال گذشته است، از قسمت امور مالی (حسابداری) کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران جمع‌آوری شده است. هزینۀ نیروی انسانی که از بخش امور مالی ساختمان مرکزی دانشگاه تهران و هزینۀ انرژی که به‌واسطه یکی از کارکنان بخش فنّی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران گردآوری و در جدول‌های زیر ارائه شده است.

هزینۀ تملّک و دارایی

مقادیر مربوط به هزینۀ تملّک و دارایی از سال‌‌‌های 1387 تا 1393 در جدول8 ارائه شده است.

جدول 8. هزینۀ تملک و دارایی (به ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

تملک و دارایی

580000000

844458000

69120583

191000000

59109125

89992116

45826827

هزینۀ تعمیرات و نگهداری

مقادیر مربوط به هزینۀ تعمیرات و نگهداری از سال‌‌های 1387 تا 1393 که در جدول 9 ارائه شده است.

جدول 9. هزینه تعمیرات و نگهداری (به‌ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

تعمیرات و نگهداری

112500000

601000000

438000000

109706112

241000000

209000000

165000000

هزینه جاری (عمومی)

مقادیر مربوط به هزینه‌های جاری از سال‌های 1387 تا 1393 در جدول 10 ارائه شده است.

جدول 10. هزینه جاری(عمومی) (به‌ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

هزینه جاری

35027105966

32852827112

28625162319

23918631244

19130408630

19328329286

18258166548

هزینه نیروی انسانی

مقادیر مربوط به هزینه نیروی انسانی از سال‌‌های 1387 تا 1393 در جدول 11 ارائه شده است.

جدول 11. هزینه نیروی انسانی(به ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

نیروی انسانی

24113881948

20034212586

10136029605

13002105979

9736977001

4296656599

7969041899

هزینه انرژی

مقادیر مربوط به هزینه انرژی از سال‌های 1387 تا 1393 درجدول12 ارائه شده است.

جدول 12.هزینه انرژی (به‌ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

هزینه انرژی

35448000

23147544

16087544

12628722

11062761

9867982

7361515

هزینه پایگاه‌های اطلاعاتی

مقادیر مربوط به هزینه نشریات (پایگاه‌های اطلاعاتی) از سال‌های 1387 تا 1393 درجدول 13 ارائه شده است.

جدول 13. هزینه نشریات (پایگاه‌های اطلاعاتی) (به‌ریال)

سال

1393

1392

1391

1390

1389

1388

1387

هزینه نشریات

26648558000

4590676000

4873393401

4536000000

6897606112

508136458000

500709140000

 

هدف از این مطالعه تعیین «هزینه _ سودمندی» حفاظت و نگهداری مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانه دانشگاهی است. داده‌های به‌دست‌آمده از این مطالعه شامل میزان هزینه‌های مربوط به متغیرهای مؤثر بر حفاظت و نگهداری مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانۀ دانشگاهی است که به‌عنوان متغیرهای وابسته و ارزش جریان نقدی آینده به‌عنوان متغیر مستقل درنظر گرفته می‌شود. تمام فرمول ارزش خالص فعلی مرتبط با ذخیره‌سازی منابع چاپی در طول سه‌سال پایۀ 3، 5 و7 سال استفاده شده است و تحت سه شرایط اقتصادی و نرخ‌‌‌‌های تنزیل 20% و 25% و 30% تنوع در نرخ تنزیل و تعداد سال پروژه برای روشن‌‌‌‌کردن دامنه وسیع‌تری از بررسی برای این مطالعه فراهم می‌کند.

هزینۀ دوره‌ای برای حفظ مجموعۀ چاپی در یک کتابخانه دانشگاهی چیست؟

در هر پروژۀ اقتصادی یک‌سری جریان‌های نقدی در بازۀ زمانیِ مشخصی وارد پروژه می‌شود که این جریان‌های نقدی می‌تواند عامل تأثیرگذار مثبت یا منفی باشد. ما در این پژوهش ابتدا ارزش خالصِ فعلیِ هزینه‌های هر یک از آیتم‌های تأثیرگذار بر حفاظت و نگهداری(ذخیره‌سازی) مجموعه منابع چاپی و الکترونیکیِ کتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران را محاسبه کرده، سپس با توجه به مدل کلیِ مورد استفاده در پژوهش سود خالص سرمایه‌گذاری را برای هر یک از بازه‌های زمانیِ مختلف و در نرخ‌های تنزیل متفاوت را محاسبه می‌کنیم. در پژوهش حاضر بازه‌های زمانی 3، 5 و7 سال در نظر گرفته شده است و نرخ‌های تورم 20%، 25% و30% . مقادیر مربوط به هزینه‌های متغیرهای تأثیرگذار بر نگهداری مجموعه چاپی و الکترونیکیِ کتابخانۀ مرکزی در رابطه‌های (1) و(2) جایگذاری شده است و مقادیر مربوط به ارزش خالص فعلی در هر بازۀ زمانی و با یک نرخ تنزیل متفاوت، محاسبه می‌گردد. نتایج به‌دست‌آمدۀ نهایی، در جدول14 نشان داده شده است.

جدول 14 . مقادیر حاصل از محاسبۀ ارزش خالص فعلیِ منابع چاپی و الکترونیکی

    r

  t

ارزش خالص فعلی منابع چاپی npv(p)

ارزش خالص فعلی منابع الکترونیکی npv(e)

3 ساله

20%

84/40132

75/28617

25%

01/435

78/31261

30%

70/386

83/27789

5 ساله

20%

87/31279

12/25919

25%

81/25507

67/19583

30%

96/20959

83/17367

7 ساله

20%

31/25768

73/84295

25%

07/19364

55/62991

30%

61/14713

54/47863

منبع: یافته‌های تحقیق

تجزیه‌‌ و تحلیل داده‌ها

تحلیل «هزینه _ سودمندی» روشی برای یافتن کلیۀ هزینه‌ها و فواید یک طرح و کمّی‌کردن آنهاست، به‌طوری‌که تفاوت این دو نشان‌دهندۀ مقرون‌به‌صرفه‌بودن فعالیت تصمیم‌گیری است (خلیلی، 1374، ص 63).

محاسبۀ NPV یا خالص ارزش فعلی، یکی از شاخص‌های مهم در بررسیِ اقتصادیِ پروژه‌هاست، که معمولاً مهندسان صنایع، مدیران مالی و... با این موضوع مواجه هستند. اصل موضوع این است که می‌خواهیم مبالغِ پرداختی و دریافتی در آینده، همه را به‌امروز بیاوریم و پس از جمع، متوجه شویم که ارزش فعلیِ دریافت‌ها و پرداخت‌ها مثبت است یا منفی و میزانش چه‌‌قدر است. بیشترین سودِ خالص را نگهداری منابع الکترونیکی در نرخ تنزیل 20% و برای بازۀ زمانی 7 ساله و کم‌ترین سود را نگهداری منابع چاپی در نرخ 30% برای 3 سال، در پی دارد. مقادیر مربوط به ارزش خالص فعلی مجموعه چاپی در مقایسه با مجموعه الکترونیکی، به‌طور خلاصه در جدول 15 ارائه شده است.

جدول 15. مقایسۀ تحلیل «هزینه _سودمندی» مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران

    r

  t

ارزش خالص فعلی منابع چاپی npv(p)

ارزش خالص فعلی منابع الکترونیکی npv(e)

مقایسه ارزش خالص فعلی چاپی و الکترونیکی

3 ساله

20%

84/40132

75/28617

npv(e)‹npv(p)

25%

01/435

78/31261

npv(e)›npv(p)

30%

70/386

83/27789

npv(e)›npv(p)

5 ساله

20%

87/31279

12/25919

npv(e)‹npv(p)

25%

81/25507

67/19583

npv(e)‹npv(p)

30%

96/20959

83/17367

npv(e)‹npv(p)

7 ساله

20%

31/25768

73/84295

npv(e)›npv(p)

25%

07/19364

55/62991

npv(e)›npv(p)

30%

61/14713

54/47863

npv(e)›npv(p)

بحث و نتیجه‌گیری

با توجه به محاسبات انجام‌گرفته و تجزیه‌وتحلیل مدل مربوط به «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران، نتایج زیر به‌دست آمده است:

 مرور پیشینه‌های پژوهش نشان می‌دهد تاکنون پژوهشی بدین‌گونه در ایران در زمینۀ سنجش و تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی صورت نگرفته است. مدل ارائه‌شده در پژوهش حاضر بر مبنای نظریۀ «کورانت _ نیلسون» در هزینۀ نگهداری کتاب صورت‌گرفته، با این تفاوت که متغیرهای هزینه ذخیره‌سازی در مجموعه کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران شناسایی و در مدل حاضر مورد محاسبه و تجزیه‌وتحلیل قرارگرفته است. درسطح بین‌المللی نیز تنها پژوهشی که به‌طور مستقیم به تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی، پرداخته، پایان‌نامه دکتریِ «آنتونی هیکز» با عنوان تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی چاپی در کتابخانه‌های دانشگاهی است که تنها مدل مربوط به مجموعه منابع چاپی کتابخانه‌های دانشگاهی را ارائه کرده است. در حالی‌که پژوهش حاضر به تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فرصت» مجموعه منابع اطلاعاتی چاپی و الکترونیکی در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی می‌پردازد و مقایسه و انتخاب پروژه‌ای که از نظر هزینه‌های دخیل در نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی مقرون‌‌ به‌صرفه‌تر است، مختصّ این پژوهش است.

پس از شناسایی پنج فاکتور (هزینۀ تملّک و دارایی، هزینۀ تعمیر و نگهداری، هزینه جاری، هزینه نیروی انسانی و هزینه انرژی) تأثیرگذار بر نگهداری مجموعه چاپی کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران با استفاده از مدل (رابطه) ارزش خالصِ فعلی برای تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعۀ چاپی کتابخانه مرکزی منجر به ایجاد رابطه1 گردید. با شناسایی شش عامل (هزینه تملک و دارایی، هزینه تعمیر و نگهداری، هزینه جاری، هزینه نیروی انسانی، هزینه انرژی و هزینه پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات الکترونیکی) تأثیرگذار بر نگهداری مجموعه چاپیِ کتابخانۀ مرکزی دانشگاه تهران با استفاده از مدل (رابطه) ارزش خالص فعلی جهت تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه چاپی کتابخانه مرکزی منجر به ایجاد رابطه2 گردید.

برای تحلیل «هزینه _ سودمندی» نگهداری مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانۀ مرکزی دانشگاه تهران با استفاده از مدل ارزش خالص فعلی، ابتدا متوسط هزینۀ سالانۀ هر یک از فاکتورهای ذخیره‌سازی در سه بازۀ زمانیِ مختلف محاسبه شد. سپس با استفاده از سه نرخِ تنزیل مختلف، ارزش فعلی هر یک از این مقادیر که ورودی‌های مدل مربوط می باشند، محاسبه و ارزش خالصِ فعلیِ این فاکتورهای ذخیره‌سازی با یکدیگر جمع زده شد تا به ارزش خالصِ فعلیِ کل نزدیک شود؛ یعنی خالصِ سوددهی یا بازده فرایند مورد بحث به‌دست آید. سپس ارزش خالصِ فعلیِ کلّ مجموعۀ چاپی و الکترونیکی در سه بازۀ زمانیِ مختلف و تحت سه نرخ تنزیل متفاوت مقایسه شد. مقادیر به‌دست‌آمده از محاسبۀ ارزشِ خالصِ فعلیِ هزینه‌های ذخیره‌سازیِ مجموعه چاپی و الکترونیکی کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران، درجدول14 ارائه شده است. استفاده از این‌گونه مدل ریاضی برای تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ سودمندی» کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی در مدل «نیلسون _ کورانت» (2010) و در پایان‌نامۀ «آنتونی هیکز» (2012) دیده می‌شود. نتایج به‌دست‌آمده از تحلیل‌ها نشان می‌دهد ارزش خالص فعلی هزینه‌های ذخیره‌سازیِ منابع الکترونیکی، از ارزش خالص فعلیِ هزینه‌های ذخیره‌سازی منابع چاپی بالاتر است. این مورد در جدول 15 به‌خوبی نشان داده شده است. اعداد و ارقام به‌دست‌آمده از محاسبۀ ارزش خالصِ فعلیِ هزینه‌های ذخیره‌سازی منابع الکترونیکی بزرگ‌تر از ارزش خالصِ فعلیِ هزینه‌های ذخیره‌سازیِ منابع چاپی است و این به این معناست که «هزینه _ سودمندی» نگهداری منابع الکترونیکی، بالاتر از «هزینه _ سودمندی» نگهداری منابع چاپی است که با نتایج پژوهش‌های «حاصلی»(1391)، «داورپناه» (1391) و «امامی» (1394) همخوانی دارد.

نتایج پژوهش حاکی از این است که هزینه‌های ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتیِ چاپی و الکترونیکی در مراکز اطلاعاتی، تابع دو عاملِ است؛ زمان و نرخ تنزیل به این معنا که در انتخاب بین پروژه‌هایی که در بازه‌های زمانیِ مختلف و با نرخ‌های تنزیل متفاوت در نظر گرفته می‌شود، بیشترین «هزینه _ سودمندی» مربوط به پروژه‌ای است که در بازۀ زمانیِ بالاتر و نرخ تنزیلِ پایین‌تر انجام می‌گیرد که بیشترین ارزش خالصِ فعلی مربوط به هزینه ذخیره‌سازی منابع الکترونیکی در نرخ تنزیل 20% و بازۀ زمانیِ 7 ساله با مقدار 73/84295 است. بنابراین بالاترین «هزینه _ سودمندی» مربوط به نگهداری منابع الکترونیکی در بازۀ زمانی 7 سال و نرخ تنزیل 20% است و این مورد هم در مدل چرخۀ عمر و هم مدل‌های کوپر و نیلسون کورانت، قابل مشاهده است.

 همچنین نتایج نشان می دهد در کل بین نگهداری منابع اطلاعاتی در دو قالب چاپی و الکترونیکی، نگهداری منابع در قالب الکترونیکی برای کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران «هزینه _ سودمندی» بالاتری دارد و مقرون به صرفه‌تر است. این در پژوهش‌های «نیلسون _ کورانت» (2010) و «آنتونی هیکز» (2012) مشهود است. این نتایج نشان می‌دهد مراکز اطلاعاتی برای اینکه از مبلغی که صرف نگهداری منابع اطلاعاتی می‌کنند بیشترین سود نصیب‌شان شود، باید اولاً منابع را در قالب الکترونیکی نگهداری کنند. از طرفی، رفتن مراکز اطلاعاتی به‌سمت استفاده از قالب الکترونیکی منابع اطلاعاتی، یک‌سری هزینه‌های نگهداری مثل هزینۀ نیروی انسانی و هزینه‌های جاری را کاهش می‌دهد و در مقابل می‌تواند راه را برای خرید بیشتر پایگاه‌های اطلاعاتی باز کند.

اگر چه انتقال از محیط چاپی به محیط دیجیتال سودمندی‌هایی را برای مراکز خدمات اطلاعاتی در پی دارد، سبب ایجاد یک‌سری عوامل منفی نیز می‌شود. از جمله، ایجاد ارزش افزودۀ خدمات مراکز اطلاعاتی و به‌تبع آن، ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتی. بازنگری محاسبات صورت‌گرفته در این پژوهش حاکی از مقایسۀ «هزینه _ سودمندی» هر یک از متغیرهای تأثیرگذار بر نگهداری منابع چاپی و الکترونیکی است. بنابراین برای کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران، این امکان فراهم می‌گردد که یک تعدیل هزینه بین متغیرهای ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتی در محیط چاپی و دیجیتال داشته باشند. برای مثال، در محیط دیجیتال نیاز به نیروی انسانی کمتر برای ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتی است و از طرفی هم نیاز به نیروی انسانی با تخصص بالاست. این موضوع به یک تعدیل هزینه دربارۀ متغیر نیروی انسانی نیازمند است؛ یعنی از تعداد نیروی انسانی کاسته شود، ولی در عوض حقوق بیشتری برای نیروی انسانی متخصص نیاز است که تمامی این موارد می‌تواند در دستور کار برنامه‌ریزیِ مدیریتی برای ایجاد محیط دیجیتال در مراکز خدمات اطلاعاتی قرار بگیرد. این مورد در پژوهش‌های «آناند»(2002) و«کولوفول» (2003) قابل مشاهده است.

دراین پژوهش نیز بر اساس ساختار مدل مربوط و نتایج به‌دست‌آمده از تحلیل «هزینه _ فرصت» نگهداری مجموعه منابع اطلاعاتی چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی، بخش مدیریت در این زمینه دست به انتخاب پروژه‌ای می‌زند که از نظر اقتصادی برای آن مقرون به‌صرفه‌تر باشد. مسئله «هزینه _ فرصت» در اینجا بسیار به عامل نرخِ تنزیل و البته شیوۀ ذخیره‌سازی مجموعه بستگی دارد. از نظر تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فرصت» هم بین انتخاب دو پروژۀ نگهداری مجموعه منابع چاپی و منابع الکترونیکی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران، انتخاب پروژۀ نگهداری مجموعه منابع درقالب الکترونیکی و دربازه‌های زمانیِ بلندمدت با نرخ تنزیل(تورم) پایین‌تر، دارای صرفۀ اقتصادیِ بیشتری است که این مسئله، هم با نتایج پایان‌نامۀ «آنتونی هیکز» (2012) هم‌خوانی دارد و هم با تحلیل «هزینه _ فرصت» مجموعه منابع اطلاعاتیِ کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی مبنی بر مدیریت استراتژیک (بلند مدت)، خرج‌کردن پول به‌طور هدفمند و آگاهی مدیران و کتابداران از مجموعۀ خود و کارایی آن سازگاری کامل دارد. این موضوع درپژوهش‌های «میشان» (1971)، «شروین» (1999)، «ماجکا» (2000) و«جیم ایج» (2005) نیز دیده می‌شود . لذا پیشنهاد می‌شودکتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران مجموعه منابع اطلاعاتی خود را در قالب الکترونیکی و در بازه‌های زمانیِ بلندمدت البته با احتساب نرخ تنزیل (تورم) پایین‌تر، نگهداری کندکه این‌کار از نظر مدیریت پروژه‌ای برای مدیریت کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران دارای صرفه اقتصادیِ بالاتری است. از طرفی، محاسبۀ تجزیه‌وتحلیل «هزینه _ فایده» به‌عنوان یک ابزار برای تصمیم‌گیری پروژه در مواردی که متغیرهای ملموس تأثیرگذار بر خدمات مراکز اطلاعاتی وجود داشته باشند، قابل ارزیابی و مفید است. با این‌حال، با توجه به ذهنیت ذاتیِ ارزیابی ناملموس، یعنی وقتی با متغیرهای غیرملموس یا ذهنی (مثلا میزان آگاهی کاربران) سر و کار داشته باشد، نتیجه مطلق نیست. این مورد در پژوهش «کرون» (2010) مشهود است.

پیشنهادهای کاربردی

مدیران مجموعه‌های کتابخانه‌ای هزینه‌های ذخیره‌سازی را در بازه‌های زمانیِ بلندمدت و با توجه به نرخ‌های تورم محاسبه و بررسی می‌کنند تا بتوانند در زمان‌هایی که نرخ تورم بالاست، هزینه‌های کمتری صرف نگهداری و در دسترس‌قرار دادن منابع اطلاعاتی کنند.

نتایج پژوهش اخیر و پژوهش‌های مشابه آن می‌تواند به کتابداران در توجیه هزینه‌های ذخیره‌سازی مجموعه چاپی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی کمک کند.

ایجاد کتابخانه دیجیتال به یک‌سری فاکتورهای پایه و شالوده‌ای نیاز دارد. نتایج پژوهش حاضر می‌تواند بودجۀ کتابخانه‌ها را به‌درستی پیاده‌سازی کند، در صورتی‌که ارزیابی به درستی و در جهت اهداف سازمان و هم‌تراز با بودجۀ اولیه صورت گیرد.

هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی و هزینۀ جاری و تعمیر و نگهداری بزرگ‌ترین هزینه‌های مرتبط با ذخیره‌سازی یک مجموعه چاپی است. کتابخانه‌های دیجیتال نیاز به فضای کمتر و ساعت کار نیروی انسانی کمتری دارند. این مورد «هزینه _ فرصت» کمتری را برای کتابخانه‌هایی که در حال دیجیتالی‌شدن هستند، فراهم می‌کند.

جنبه دیگر دیجیتالی‌شدن کتابخانه‌ها که اغلب هم نادیده گرفته می‌شود، بخش اقتصادیِ ارائه اطلاعات دیجیتال است. کتابخانۀ دیجیتال ظرفیت آن را دارد که با هزینۀ کمتر، سود خالص بیشتر ایجاد و خدمات بهتری را به کاربران ارائه کند.

سالانه هزینه‌های هنگفتی صرف ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتی می‌شود و این مسئله برای مدیریت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی حایز اهمیت بسیار است. بنابراین پیشنهاد می‌شود مدیریت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی یک اولویت‌بندی درصرف هزینۀ ذخیره‌سازی منابع اطلاعاتی در مجموعه‌های خود داشته باشند.

با توجه به هزینۀ بالای حفاظت و نگهداری مجموعه منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی، پیشنهاد می‌شود منابع اطلاعاتی بیشتر در قالب الکترونیکی تهیه و ذخیره‌سازی شود تا هزینۀ نگهداریِ کمتری برای مدیریت مجموعه در پی داشته باشد.

پیشنهاد‌های پژوهش

پژوهش‌هایی از نوع پژوهش بنیادی، به شناسایی و هنجارسازی معیارهای اقتصادی سنجش مجموعه، متناسب با انواع کتابخانه و مراکز اطلاع‌رسانی، همچون کتابخانه‌های دانشگاهی، کتابخانه‌های تخصصی، کتابخانه‌های عمومی و ... بپردازند.

همچنین پژوهش‌هایی از نوع کاربردی به پیاده‌سازی معیارها و روش‌های هنجارسازی‌شدۀ سنجش اقتصادی مجموعه متناسب با انواع کتابخانه و مراکز اطلاع رسانی، همچون کتابخانه‌های دانشگاهی، کتابخانه‌های تخصصی، کتابخانه‌های عمومی و... بپردازند.

پژوهش حاضر از معدود پژوهش‌هایی است که برای سنجش «هزینه _ سودمندی» منابع اطلاعاتی در کتابخانه‌ها، از مدلی متفاوت استفاده کرده است. لذا پیشنهاد می‌شود پژوهش‌هایی شبیهِ پژوهش حاضر انجام شود تا از تمرکز بر پژوهش‌های کمّیِ آماری کاسته شود.

با توجه به اینکه شاخص‌های مختلفی برای تحلیل «هزینه _ سودمندی» مجموعه کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی اعم از نرخ بازده سرمایه‌گذاری (ROI) و دوره بازگشت سرمایه(PP) وجود دارد، پیشنهاد می‌‌شود پژوهش‌هایی در راستای ارزیابی مجموعه کتابخانه‌ها و به‌خصوص تحلیل «هزینه _ سودمندی» با به‌کارگیری این شاخص‌ها انجام شود.



[1]. Lancaster and McCutheon

[2]. White & crawford

[3]. Mishan

[4]. Cervone

[5]. Flyvbjerg, Holm, & Buhl  

[6]. Majka

[7]. Sherwin  

[8].  Jim Agee

[9]. Graham

[10]. Harvey

[11]. Anthony Hicks

[12]. Annand

[13]. Kolloffel & Kandorp

[14].  cervon

[15] Courant and Nielson

[16]. Ivestopedia

[17]. Mandura

[18]. Gramlich

منابع

-      اسلامی گیسکی، سکینه و محمدرضا لطفعلی(1386). «ارزیابی هزینه _ فایده و تحلیل حساسیت مجتمع مس سرچشمه»، فصلنامه بررسی‌های اقتصادی ؛4(3) :99 – 83 .

-    حاصلی، داوود(1391). تحلیل هزینه _ اثربخشی و هزینه _ سودمندی کتاب‌های چاپی و الکترونیکی انگلیسی دانشگاه تهران، پایان‌‌‌نامۀ کارشناسی ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی، تهران: دانشگاه تهران.

-      خلیلی، سروش (1374). ارزیابی اقتصادی طرح استحصال مس از معدن مس سونگون،.پایان‌نامه کارشناسی ارشد اقتصاد،تهران دانشگاه شهید بهشتی.

-    شهرزادی، لیلا، فهیمه باب الحوائجی وحسن اشرفی ریزی(1391). «تحلیل هزینه _ سودمندی: شاخصی برای ارزیابی اقتصادی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی، مدیریت اطلاعات سلامت،10(2).

-      Agee,Jim(2005). Collection evaluation:a foundation for collection development.Collection Building 24(3).

-      Callahan, K., Stetz, G., & Brooks, L. (2011). Project management accounting:

-      Budgeting, tracking, and reporting costs and profitability. Hoboken, NJ.

-      Cervone, F. (2010). Using cost benefit analysis to justify digital library projects. OCLC

-      Systems and Services, 26(2), 76-79. Retrieved April 6, 2012, from Research

-      Library (doi: 2050343631)

-      Courant, P., & Nielsen, M. (2010).On the cost of keeping a book. Washington, DC:

-      Council on Library and Information Resources. Council on Library and Information Resources (2010).The Idea of Order: Transforming research

-      collections for 21st century scholarship. (Pub 147). Washington, DC: US Government Printing Office.

-      Flyvbjerg, B., Holm, M. & Buhl, S.L. (2002). Underestimating costs in public works projects: Error or lie? Journal of the American Planning Association, 68(3), 279-95.

-      Sherwin,David J(1999).Age-based opportunity maintenance.journal of quality in maintenance engineering 5(3).

-      World Road Association (PIARC) in Iran. Eòconomic Evaluation Methods for Road Projects in PIARC Member Countries. Trans. Ghahremani, H. Tehran, Iran: Vice Chancellor for Research and Technology; 2004. [In Persian].

-      Hicks,Cedric Anthony(2012).An opportunity cost analysis of maintaining a print collection in an academic library:policy, legal, and technical aspects of digital libraries.URL, http://library.ut.ac.ir/collections.

-      Levin, H. (1983). Cost-effectiveness: A primer. Beverly Hills, CA: Sage

-      Majka, D. (2000). The "great exchange": The economic promise and peril of the digital library. The Bottom Line, 13(2), 68-73. Retrieved from ABI/INFORM Global.

-      (doi: 84987680)

-      Mishan, E.J. (1971). Cost-benefit analysis: An introduction. New York, NY: Praeger.

-      Storey, S. (2009). Librarian interrupted! Ur-librarian to un-librarian, or ur-librarian to uber-librarian? Library Management, 30(4/5), 276-285. Retrieved January, 21,2012 from ABI/INFORM Global. (doi: 1867593921).