ارزیابی و مقایسه کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه‎ شهید چمران بر اساس تحلیل SWOT

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشجوی دکترای کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاه شهید چمران

2 استاد گروه کتابداری و اطاع رسانی دانشگاه شهید چمران اهواز

چکیده

با توجه به اهمیت داشتن برنامة راهبردی برای هر سازمانی در دنیای متغیر امروز، آگاهی از محیط درونی و بیرونی آن سازمان و برنامه‎ریزی بر اساس آن ضروری است. یکی از ابزارهای تحلیل، SWOT است که به معنای بررسی نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها برای هر سازمان است. دانشگاه‎ شهید چمران اهواز را می‎توان از جمله دانشگاه‌های مهم و بزرگ ایران برشمرد و قلب تپنده آن را کتابخانه‎های آن به شمار آورد که مسلماً نحوة کارکرد آنها می‎تواند بر بهره‎دهی آموزشی و پژوهشی این دانشگاه تأثیر بگذارد. بنابراین، هدف اصلی پژوهش حاضر، ارزیابی و مقایسه کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه‌های شهید چمران بر اساس تحلیل SWOT است تا بدین وسیله مدیران این کتابخانه‎ها بتوانند با آگاهی از وضعیت خویش، اقدام به تدوین برنامه‌های راهبردی و همکاری برای رفع نقاط ضعف و تهدیدهای خود کنند. این پژوهش نتایج جالبی را در زمینه نقاط قوّت و ضعف کتابخانه‎ها در 8 گروه کلی «نیروی انسانی»، «مشارکت و همکاری»، «سابقه»، «مجموعه»، «زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات»، «وضعیت مالی»، «فضا و تسهیلات» و «رویکردها و نگرشها» و فرصتها و تهدیدها در 4 گروه «نیروی انسانی»، «بازاریابی و رقبای اطلاعاتی»، «رویکردها و نگرشها» و «وضعیت مالی» نشان داد.
 

کلیدواژه‌ها


مقدمه

در گذشته، مفروضاتی بر مدیریت و هدایت سازمانها حاکم بود که بر اساس آن، تصور می‌شد: 1. سازمانها قادر به تعیین سرنوشت خود هستند و 2. در محیطی نسبتاً با ثبات و قابل پیش‎بینی، عمل می‎کنند. این مفروضات امروزه کاربرد چندانی ندارند و مدیران امروزی، در محیطی پویا، پر ابهام و متحول کار می‌کنند. یکی از بارزترین ویژگیهای عصر حاضر، تغییرات و تحولات شگرف و مداومی است که در طرز تفکر، ایدئولوژی، ارزشهای اجتماعی، روشهای انجام کار و بسیاری از پدیده‎های دیگر زندگی به چشم می‎خورد و سازمانها را نیز تحت تأثیر قرار می‎دهد. ‌«بک هارد و پریچارد»[1] (1378: 69 و 70) پنج نوع تحول و تغییر بنیادی را در سازمانهای امروزی می‌شمرند که عبارتند از:

-       تغییر در مأموریت یا علت وجودی سازمان

-       تغییر در هویت یا سیمای بیرونی سازمان

-       تغییر در روابط سازمان با افراد ذینفع کلیدی

-       تغییر در شیوه انجام کار

-       تغییر در فرهنگ سازمان.

«سادلر»[2] (1380: 52-54) نیز برخی عوامل مشابه همچون «تغییر در هدف»، «تغییر راهبرد» و «در جستجوی سازمان اثربخش‎تر» را از جمله عمده‎ترین عوامل داخلی ایجادکننده تغییر در یک سازمان بیان می‎دارد. اگر بخواهیم تعریفی از تغییر ارائه کنیم، شاید بتوان گفت تغییر یعنی حالتی که «فرنچ و بل»[3] (1379: 15) ذکر می‌کنند؛ یعنی، ایجاد شرایطی که در آن وضعیت جدید عوامل با وضعیت سابق فرق کند. این محیط جدید برای رؤسای سازمانها که وظیفه و مسئولیت تعیین عملکرد و آینده سازمانهایشان را برعهده دارند، تکالیف بی‎سابقه‎ای را به وجود می‎آورد. در این محیط ناآرام، بیشتر رهبران مؤسسات مجبور می‎شوند در راستای مطالعه ماهیت سازمانهایشان، دست به مطالعات محیطی زده و به بررسی مواردی از قبیل هدفهای اصلی، هویت و روابطشان با مشتریان، رقبا و فروشندگان بپردازند. در چند دهة اخیر، مدیران روز به روز بیشتر متوجه این حقیقت شده‌اند که امروزه کوششهای پراکنده برای حلّ مسائل پیچیدة سازمانی و هماهنگی و برخورد با تغییرات، کافی نیست.

یکی از ابزارها و تکنیکهای رایج که می‎تواند تحلیل محیطی را برای هر سازمانی انجام دهد، تحلیل SWOT[4] است. این تکنیک از یک طرف به کارکنان کمک می‎کند تا از مسائل عمدة محیطی آگاه شوند؛ و از طرف دیگر، برای مدیران وسیله‎ای را فراهم می‌سازد که نقاط قوّت و ضعف کتابخانه را با درنظر گرفتن فرصتها و تهدیدهای بیرونی ارزشیابی کنند (گالاچر[5]، 1382: 15). مهم‌ترین کاربرد این تکنیک در مدیریت و برنامه‎ریزی راهبردی است. این نوع برنامه‎ریزی در بهترین شکل خود، به جمع‌آوری اطلاعات بسیار وسیع، جستجوی گزینه‎های مختلف و تأکید بر تأثیرهای آیندة تصمیمهایی که امروز گرفته می‎شوند، می‎پردازد (برایسون[6]، 1386: 5 و 6). در واقع، برنامه‎ریزی راهبردی، فرایندی برای توسعة برنامه‎های طولانی‎مدت به منظور پاسخگویی مؤثر به فرصتها و تهدیدهای محیطی بر اساس نقاط قوّت و ضعف سازمان است.

تحلیل SWOT

هدف از تحلیلهای SWOT، شناخت نقاط قوّت و ضعف در داخل یک سازمان و فرصتها و تهدیدها در محیط بیرون است. شناخت این عوامل باعث می‎شود بتوان راهبردهایی مناسب در راستای استفاده از نقاط قوّت و حذف نقاط ضعف، بهره‌برداری از فرصتها و غلبه بر تهدیدها تهیه کرد. نقاط قوّت و ضعف با ارزیابی درونی، و فرصتها و تهدیدها با ارزیابی بیرونی شناسایی می‎شوند. ارزیابی درونی شامل تمام عناصر یک سازمان مانند نیروی انسانی، تسهیلات، وضعیت، تولیدات و خدمات می‎شود و ارزیابی بیرونی سیاستها، اقتصاد، جامعه، فناوری و محیط رقابتی را درنظر دارد (دایسون[7]، 2002: 632). در این رویکرد، عاملهای بسیار مهمّ داخلی و خارجی که بر آیندة سازمان تأثیر می‌گذارند و عاملهای راهبردی به‌شمار می‌روند، شناسایی می‎شوند (یوکسل و داگدویرن[8]، 2007: 3365). البته، باید گفت برای SWOT هیچ سیاهه واحدی که برای تمامی سازمانها قابل استفاده باشد، وجود ندارد. همان‌طور که «هوبن، لنی و ونهوف»[9] (1999: 126) بیان می‌دارند، هر سازمانی بنا بر نیاز خود اقدام به تهیة آن می‌کند. نقاط قوّت به مزایای رقابتی و دیگر قابلیتهایی مربوط می‎شود که سازمان می‎تواند در بازار به نفع خودش از آنها بهره‎برداری کند. در مقابل، نقطه ضعف، محدودیتی است که مانع پیشرفت سازمان می‎شود.

در یک جمع‎بندی کلی می‎توان گفت، در انتهای تحلیل SWOT باید بتوانیم به پرسشهای زیر پاسخ دهیم:

  • کدام نقاط قوّت باید رشد یابند تا سازمان به هدفها و چشم‎اندازهایش دست یابد؟
  • کدام نقاط ضعف باید از بین بروند تا سازمان به هدفها و چشم‎اندازهایش دست یابد؟
  • کدام فرصتها باید به تصرف درآیند تا دستیابی به هدفهای سازمان میسر شود؟
  • تأثیر کدام تهدیدها باید به حداقل برسد تا سازمان بتواند به هدفهایش دست یابد؟

بیان مسئله

تغییرات پیاپی از ویژگیهای بارز قرن بیستم بود. نظریه‎پردازان سازمان، از «آلوین تافلر»[10] و «وارن بنیس»[11] گرفته تا نظریه‎پردازان جوان‌تر همچون «گرت مورگان»[12] و «تام پیترز»[13]، همگی به آهنگ رو به رشد تغییر در جوامع اشاره کرده‎اند. تافلر این روند را «مرگ ثبات» لقب داده است . چندین سال پیش، «استیسی»[14] اظهار داشت به نظر می‌رسد تغییر در دنیای امروز یک موضوع چندبُعدی و فراگیر باشد و سازمانها همواره در زمینه‌های فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، فناوری و اقتصادی دستخوش تغییر می‎شوند (استیسی، 1384: 29 و 30). امروزه شاهد هستیم که تغییرات و تحوّلات با شدت بیشتری در جریان است. با توجه به این تغییرات و تحولات شگرف، مسئله این است که مدیران چگونه سازمان خود را در جهتی سوق دهند که بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود. مدیریت راهبردی، یکی از روشهایی است که به واسطة دید جامع نگری که دارد، میان عناصر درون سازمان و فشارها و تغییرات محیط خارجی، هماهنگی لازم را برقرار می‎کند؛ اما شناسایی این عناصر، مستلزم تحلیلی همه جانبه از محیط است که یکی از ابزارهای رایج آن تحلیل SWOT می‌باشد. با علم به این موضوع و با توجه به اینکه درحال حاضر نظام کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران اهواز تحت تأثیر تغییر و تحوّلات، در جستجوی شرایط و نوع مدیریت تازه‎ای است، در پژوهش حاضر نیز سعی شده است با بررسی محیطی کتابخانه‎های دانشگاه‎های شهید چمران با استفاده از تحلیل SWOT، نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدهای آنها شناسایی و با یکدیگر مقایسه شود تا در نهایت، از یک‌سو با شناخت کاملی که حاصل می‎شود، این دانشگاه بتواند در رفع مشکلات کتابخانه‎های خود و به روز شدن آنها بکوشد، و از سوی دیگر، کتابخانه‎های دانشگاه با یکدیگر همکاری داشته باشند و از تجربیات و نقاط قوّت هم استفاده کنند. بنابراین، طبیعی است که هدف اصلی این پژوهش بررسی نحوة برخورد کتابخانه‎ها با تغییر و آمادگی آنها برای مواجه شدن با آن باشد، زیرا یکی از الزامهای طراحی و اجرای یک برنامة استراتژیک در یک سازمان این است که شرایط، سیاستها و نحوة برخورد با تغییرات در سازمان کاملاً مشخص گردد.

هدفهای ویژة پژوهش

علاوه بر هدفی که یاد شد، در تحقیق حاضر، هدفهای ویژة زیر نیز دنبال شد:

  1. شناسایی نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها در کتابخانه‎ مرکزی و کتابخانه‎های دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران
  2. مقایسه کتابخانه‎های دانشکده‎ای دانشگاه‎ شهیدچمران از لحاظ نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها
  3. ارائه راهکارهایی راهبردی برای مقابله با تهدیدها و غلبه بر نقاط ضعف کتابخانه‎های دانشگاه شهیدچمران.

پرسشهای پژوهش

  1. نقاط قوّت و ضعف در کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران کدامند؟
  2. کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران با چه فرصتها و تهدیدهایی مواجه هستند؟
  3. از نظر نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها، چه تمایزی بین کتابخانه‎های دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران وجود دارد ؟

محدودیتهای پژوهش

به دلایل زیر، مقایسة برخی از کتابخانه‎های دانشکده‎ای دانشگاه‌های شهید چمران امکان نداشت و یا لازم نبود:

-     مجموعة برخی از کتابخانه‎های دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران مانند کتابخانه دانشکده اقتصاد و علوم‎اجتماعی در کتابخانه مرکزی آنها ادغام شده است.

-     به علت خارج بودن برخی دانشکده‎ها همچون دانشکده هنر از شهر، بررسی و در نهایت مقایسة آن با دانشکده‎های دیگر لزومی نداشت چون مشمول طرحهای مدیریتی درون پردیس دانشگاه نمی‎شد.

پیشینة پژوهش

در رابطه با استفاده از تکنیک SWOT در کتابخانه‌ها، پژوهشهای متعددی صورت گرفته است که در زیر به شرح بعضی از آنها می‌پردازیم.

«شارما و بهاتیا»[15] (1996) در پژوهشی با استفاده از روش تحلیل SWOT، وضعیت فعلی تلاشهای گروه‎های داوطلبی سلامت اجتماعی هندوستان را بررسی کردند. نتایج پژوهش نشان داد گروه‎های غیر دولتی داوطلب مورد بررسی در دهه 50 و 60 در غیاب دولت بسیار موفق عمل کرده‌اند و در دهة 70 با رویکردهایی جدید توسعه همه جانبة جامعه، به هدفهای خود عمل کرده‎اند. یافته‌های پژوهش حاصل از تحلیل SWOT برای بررسی نقاط ضعف و قوّت و فرصتها و تهدیدهای پیش روی گروه‎های غیردولتی داوطلب نشان داد این گروه‎ها باید نسبت به مواردی که ذکر می‎شود، ‎موفق‎تر عمل کنند: افزایش ارتباط میان بهداشت اجتماع و توسعه، ایجاد گرایش و نیرویی ملی در راستای ارتقای بهداشت جامعه، استفاده از آموزش مشارکتی، ارتباط میان اندیشه‌های نوین با پزشکی سنتی، ایجاد شبکه بین‌المللی، خودداری از دوباره کاری و همکاری با دولت.

«محمود، حامد و حیدر» (2005) در پژوهشی، چگونگی درآمدزایی کتابخانه‎های پاکستانی را با استفاده از تحلیل SWOT مورد کنکاش قرار دادند.    

«چنگ[16] و هانگ»[17] (2006) در پژوهشی، روش کمّی SWOT را آزمایش و بررسی کردند. یافته‌های این پژوهش نشان داد این روش در پذیرش و نهادینه کردن مفهوم تصمیم‎گیری چندگانه در راستای آسان‎سازی مشکلات و مسائل سازمانها و مؤسسه‌ها، بسیار مورد استفاده قرار می‎گیرد. این پژوهش پیشنهاد می‎کند که از این روش تحلیلی می‎توان به طور همزمان در چندین مؤسسه و سازمان برای تحلیل و ارزیابی موقعیت فعلی و پیش‎بینی آیندة آنها استفاده کرد. این نویسندگان تصریح می‎کنند که تحلیل SWOT در ایجاد راهبرد، بسیار مهم و حیاتی است.

پژوهشگران دیگری مانند «دایک یوگا»[18] (2007) و «مقدم چرکری» (1383) نیز به بررسی فواید و اثرهای به کارگیری تحلیل SWOT در روشن کردن نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها در کتابخانه‎ها پرداختند.

همان‎طور که پیشینه‎های بیان شده نشان می‎دهند، تحلیل SWOTبرای سازمانهای مختلف کاربرد دارد، اما برای تمامی سازمانها یکسان نیست، زیرا نوع سازمانها و هدف از انجام این تحلیل متفاوت است. همچنین، به نظر می‎رسد این روش در خارج از کشور به خوبی جایگاه خود را برای برنامه‎ریزیهای راهبردی باز کرده و اهمیت آن آشکار شده است ولی در ایران هنوز به طور کامل شناخته نشده است و شناساندن کامل آن به سازمانهای مختلف، تلاش بیشتری از سوی پژوهشگران می‌طلبد.

روششناسی پژوهش

این پژوهش از نوع پیمایشی بوده و برای انجام آن از مقیاسی محقق ساخته استفاده شده است. برای تهیة گویه‎های این مقیاس، ابتدا چندین پرسشنامة خارجی و داخلی در رابطه با تحلیل SWOT و مدیریت تغییر، مطالعه و متون مربوط به آنها مرور شد. سپس از میان آنها تمامی گزینه‎های مربوط و مناسب با یک کتابخانه دانشگاهی استخراج و یا تطبیق داده شد. در نهایت، با یکدست سازی تمامی موارد و دسته‎بندی آنها در گروه‌های عام‌تر بر اساس ویژگیهای مشترک آنها و استفاده از طیف 5 درجه‎ای لیکرت، مقیاس مورد نیاز آماده گردید. روایی محتوایی این ابزار نیز توسط چند استاد کتابداری و دانشجویان مقطع دکتری این رشته بررسی شد. سپس این ابزار به منظور پاسخگویی در اختیار مدیران یا کتابداران ارشد و با سابقه کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران قرار گرفت. پس از جمع‌آوری پرسشنامه‎ها، داده‎ها با استفاده از نرم‌افزارهای Excel و SPSS و با بهره‌گیری از روشهای آمار توصیفی، تجزیه و تحلیل گردید.

چنان‌که بیان شد، به علت لزوم اشراف کامل بر مسائل کتابخانه، جامعة این پژوهش را تمامی مدیران یا کتابداران ارشد و با سابقة کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه شهید چمران تشکیل می‎دهند.

تجزیه و تحلیل دادهها

پیش از پرداختن به این بخش، باید یادآور شد که این‌گونه بررسیها معمولاً در یک سازمان و به منظور بررسی مسائل و شرایط آن سازمان صورت می‌گیرد؛ لذا، بدیهی است در چنین شرایطی جامعة زیر پوشش تحقیق بسیار کوچک باشد. همین امر در ارتباط با شرایط جامعة زیر پوشش این تحقیق نیز صادق است. از میان 11 پرسشنامه توزیع شده در بین مدیران کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران (1 کتابخانه مرکزی به علاوه 10 کتابخانه دانشکده‎ای) همگی بازگشت داده شده است. گفتنی است، در این قسمت در تمامی موارد، عاملهایی که دارای نمرة میانگین کمتر از 3 یا بیشتر از 4 هستند، به عنوان عاملهای مهم‌تر در نظر گرفته شده و بحث اصلی به آنها اختصاص یافته است. ضمناً رنگ خاکستری در جدولها نمایانگر نقاط ضعف و تهدیدها؛ و قلم برجسته بیانگر نقاط قوّت و فرصتهاست. در هر گروه، عاملها به ترتیب از کم به زیاد بر اساس میانگین کسب شده در کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران مرتب شده‎اند.

 

جدول 1: نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه نیروی انسانی

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

45/3

کارکنان این کتابخانه از نظر دانش کتابداری روزآمد هستند

15

2/2

کارکنان این کتابخانه دارای انگیزه نیستند

1

54/3

کارکنان این کتابخانه، تجربه و دانش کمی دارند

16

72/2

کارکنان این کتابخانه سالخورده، قدیمی و خسته هستند

2

7/3

کتابداران با کاربران رابطة نزدیکی دارند

17

81/2

مدیر واکنشهای مخالف افراد را پیش‎بینی و برای مقابله با آنها برنامه‎ریزی می‌کند

3

7/3

کارکنان از فواید و مزایای تغییرات آگاهند

18

9/2

کارکنان دارای ایده‎های جدید و متنوع هستند

4

72/3

مدیر این کتابخانه از بخشهای مختلف، اطلاعات آماری دقیق در دست دارد

19

3

در این کتابخانه نیروی انسانی جوان و تحصیل کرده با تخصصهای مورد نیاز وجود دارد

5

77/3

مدیر بعد از انجام هر پروژه، به بررسی و ارزیابی نتایج و تأثیرهای آن می‌پردازد

20

3

کارکنان در مقابل تغییر از خود مقاومت نشان می‌دهند

6

8/3

کارکنان از تغییر استقبال می‌کنند

21

3

کارکنان این کتابخانه دارای فرسودگی شغلی هستند

7

81/3

مدیر این کتابخانه به لحاظ مشغله زیاد، فرصت کافی برای نوشتن و انجام طرحهای پژوهشی ندارد

22

09/3

کارکنان از تخصص‎های متنوع برخوردارند

8

9/3

اخلاق خدمت‎رسانی در بین کارکنان وجود دارد

23

1/3

مدیر، کلیه تغییرات در زمینة رقابت، فناوری و بازار را در نظر دارد

9

9/3

کتابداران قادر به پیش‌بینی نیاز مخاطبان هستند

24

2/3

کارکنان در ایجاد تغییرات سهیم هستند

10

9/3

نسبت کارکنان این کتابخانه به مراجعان کم است

25

27/3

کارکنان این کتابخانه بسیاری از موقعیتها و فرصتها را به علت فشار کاری از دست می‎دهند

11

09/4

مدیر از ایده‎ها و نظرهای جدید کارکنان استقبال می‎کند

26

27/3

کارکنان برای همگام شدن با پیشرفتهای حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات، مشکل دارند

12

18/4

در کتابخانه، محیط صمیمانه‌ای بین کارکنان حاکم است

27

3/3

در این کتابخانه، برگزاری دوره‌های آموزش ضمن خدمت موجب افزایش مهارتهای افراد شده است

13

27/4

تغییرات در راستای نیاز و ویژگیهای کاربران و خدمت‎رسانی بهتر صورت می‎گیرد

28

36/3

مدیر برای مواجه شدن با تغییرات، یک برنامة کامل و دقیق تنظیم می‎کند

14

ـ  نقاط قوّتو ضعف

چنان‌که جدول 1 نشان می‎دهد، در قسمت نیروی انسانی 2 عامل به عنوان نقاط ضعف و 5 عامل در زمرة نقاط قوّت کتابخانه‎های شهید چمران شناسایی شدند. رتبه‎های 1 و 2 به این علت نقاط قوّت شمرده می‎شوند که دارای بار معنایی منفی بوده و رتبة کمی به دست آورده‎‌اند. این 2 مقوله در کنار مورد 27، بیانگر آن هستند که کتابخانه‎های این دانشگاه دارای نیروهای جوان و با انگیزه می‎باشند و در محیط کاری نیز در بین آنها روابط دوستانه و صمیمانه‎ای برقرار است. به علاوه، مدیران آنها از نظرها و ایده‌های جدید کارکنان خود که مطابق با نیاز کاربران باشد (موارد 26 و 28) نیز استقبال می‎کنند. در نتیجه، مدیران می‎توانند از این نیروی جوان و محیط صمیمانه در راستای پیشبرد طرحهای کتابخانه‎ای بهره ببرند و بر کیفیت خدمات خود با هدف رفع نیاز کاربران، بیفزایند. البته، زمانی این طرحها به صورتی بهینه در کتابخانه‎ها اجرا خواهد شد که مدیر قادر به پیش‎بینی و مقابله با جریانهای مخالف تغییر در کتابخانه باشد و کارکنان نیز خلاق بوده و به‌طور دائم ایده‎های جدید و متنوع ارائه کنند. این در حالی است که داده‌ها بیانگر ضعف کتابخانه‎های شهید چمران در این حوزه است. البته، از آنجا که مدیران این کتابخانه‌ها دارای این نقطه قوّت هستند که از ایده‌های جدید استقبال کنند، باید تلاش کنند با استفاده از انواع روشهای تشویقی و یا حتی آموزش، کارمندان خود را به افرادی خلاّق و علاقه‌مند به ارائه نظرهای جدید خود مبدل نمایند.

از بین 4 عاملی که در گروه مشارکت و همکاری قرار دارند، همکاری با کتابخانه‎های دانشگاهی، یک نقطه قوّت مهم برای آنها و همکاری محدود با کتابخانه‎های غیردانشگاهی و عدم تفویض اختیار به مدیران سطوح پایین، از نقاط ضعف کتابخانه‎های شهید چمران شمرده می‌شود. همکاری با کتابخانه‎های تخصصی دیگر سازمانها به افزایش دانش تخصصی دانشجویان و اعضای هیئت علمی بسیار کمک می‌کند و سبب ارتباط بیشتر بین دانشگاه و صنعت می‌شود. همچنین، عدم تفویض اختیار از سوی مدیر کتابخانه و مشارکت نداشتن کارکنان در برنامه‎ریزیها، به معنای نبود مدیریت مشارکتی در این کتابخانه‎هاست. در حالی که در سالهای گذشته مشخص شده که این نوع مدیریت، موفقیت چندانی در پی نخواهد داشت. با وجود این، همکاری با دیگر کتابخانه‎های دانشگاهی بسیار حایز اهمیت است و سبب دسترسی دانشجویان به منابع بیشتر و دستیابی راحت‌تر دانشجویان غیر بومی در ایام تعطیلات، به منابع و اطلاعات می‎گردد (جدول 2).

 

جدول 2. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه مشارکت و همکاری

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

09/3

کارکنان در برنامه‎ریزیها مشارکت دارند

3

44/2

این کتابخانه با دیگر سازمانها و کتابخانه‎های غیردانشگاهی همکاری دارد

1

27/4

این کتابخانه با سایر کتابخانه‎های دانشگاهی همکاری دارد

4

9/2

تفویض اختیار از مدیر کتابخانه به مدیران سطوح پایین صورت می‎گیرد

2

 

از نظر سابقه، همان‎طور که جدول 3 نشان می‎دهد، کتابخانه‎های شهید چمران اعتبار بین‎المللی چندانی ندارند. این امر به کیفیت و نوع کارکرد کتابخانه در سطح جهان اشاره دارد و نداشتن مطلوبیت را نشان می‎دهد.

 

 

جدول 3. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه سابقه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

18/3

این کتابخانه دارای اعتبار ملی خوبی است

3

27/2

این کتابخانه اعتبار بین‎المللی دارد

1

18/3

این کتابخانه در سطح استان از جایگاه مطلوبی برخوردار است

4

09/3

این کتابخانه از موقعیت مناسب جغرافیایی در پردیس دانشگاه/ دانشکده برخوردار است

2

 

بررسی عاملهای مربوط به گروه مجموعه (جدول 4) تنها یک نقطه قوّت را برای کتابخانه‎های شهید چمران نشان‎ می‎دهد. این نقطه قوت، سازماندهی مناسب مجموعة آنهاست. تجزیه و تحلیل داده‎ها نشان می‎دهد کمّیت و کیفیت مجموعه الکترونیکی کتابخانه‌های شهید چمران در سطح پایینی قرار دارد و بندرت برای کاربران خاص، مجموعه‎ای در نظر گرفته‎اند. هر چند سازماندهی مجموعه در کتابخانه‎ها بسیار حایز اهمیت است، این کار زمانی ارزش پیدا می‎کند که مجموعه دارای غنای کافی باشد. مجموعه‎ای که نتواند نیاز مراجعه‎کننده خود را فراهم کند، زیاد مورد استفاده قرار نمی‌گیرد که نحوه سازماندهی آن اهمیت پیدا کند. احتمالاً این سازماندهی مناسب بیشتر شامل مجموعه منابع چاپی بوده است.

 

جدول 4. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه مجموعه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

45/3

حفاظت از مجموعه به خوبی انجام نمی‌گیرد

6

27/2

سازماندهی مجموعه نامناسب است

1

5/3

کیفیت مجموعه منابع چاپی این کتابخانه

7

45/2

کیفیت مجموعه منابع الکترونیکی این کتابخانه

2

5/3

کمّیت مجموعه منابع چاپی این کتابخانه

8

5/2

کمّیت مجموعه منابع الکترونیکی این کتابخانه

3

54/3

مجموعة این کتابخانه در معرض تخریب و نابودی است

9

9/2

در این کتابخانه مجموعه‎های خاص برای کاربران خاص تهیه شده است

4

 

 

 

4/3

همگن بودن مجموعه در موضوعات مختلف

5

 

گروه دیگری که در مورد آن از مدیران سؤال شده بود، مربوط به زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بود. در این گروه نیز سه نقطه ضعف عمده دیده می‎شود. به نظر می‎آید کتابخانه‎های یادشده از لحاظ برخورداری از افراد مطلع در زمینه فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی و کارکنان آگاه از فناوریهای به‎روز دنیا و کشور در زمینة کتابداری، در وضعیت نابسامانی به سر می‎برند. شاید این خود یکی از دلایل احتمالی باشد که در این کتابخانه‎ها، کیفیت سخت‎افزارها در سطح پایینی قرار دارد. مدیران این کتابخانه‎ها باید تلاش کنند این نقطه ضعف را رفع کنند، زیرا همان‎طور که قبلاً نیز گفته شد، عصر، عصر تغییر است و فناورریهای اطلاعاتی و ارتباطی در ردیف نخست تغییرات قرار دارند و هماهنگ نبودن با آنها، نابودی تدریجی کتابخانه را در پی خواهد داشت. نقاط قوّت در این گروه برای کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران، برخورداری از اینترنت و شبکه داخلی است. به نظر می‎رسد دیگر هیچ کتابخانه‎ای را نمی‌توان بدون بهره‎گیری از آنها به خوبی اداره کرد و امروزه از ضروریات محسوب می‎شوند (جدول 5).

 

جدول 5. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

63/3

در این کتابخانه از جدیدترین‎ فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی استفاده می‌شود

8

63/2

در این کتابخانه از سخت‎افزارهای مطمئن و با کیفیت مطلوب استفاده می‎شود

1

66/3

کیفیت نرم‌افزار جامع کتابخانه

9

81/2

در این کتابخانه کارکنان در مورد فناوریهای به روز دنیا و کشور در زمینة کتابداری، از دانش و آگاهی لازم برخوردارند

2

8/3

میزان برخورداری از لوازم جانبی رایانه در این کتابخانه

10

9/2

برخورداری این کتابخانه از افراد مطلع از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی

3

9/3

میزان برخورداری از رایانه در این کتابخانه

11

3

در این کتابخانه از نرم‎افزارهای جدید و با قابلیت بالا استفاده می‎شود

4

09/4

میزان برخورداری از شبکه داخلی در این کتابخانه

12

27/3

با استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی، دسترسی مناسب‌تر به منابع ایجاد شده است

5

09/4

وضعیت بهره‌مندی از اینترنت در این کتابخانه

13

5/3

میزان برخورداری از وسایل ارتباطی در این کتابخانه

6

 

 

 

54/3

در این کتابخانه، پشتیبانی از زیرساختهای موجود، با مشکل روبه‎روست

7

 

بررسی وضعیت مالی در این کتابخانه‎ها وضعیت مطلوبی را نشان نمی‎دهد و دارای هیچ نقطة قو‌ّتی نیست. این کتابخانه‎ها علاوه بر آنکه بودجه کافی ندارند، از حمایتهای مالی ذینفعان آموزش وپژوهش نیز به هر دلیلی بهره چندانی نمی‎برند (جدول 6).

جدول 6. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه وضعیت مالی

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

27/3

امکان هدایت بودجه‌های اعطایی به سمت بازدهی بیشتر در این کتابخانه وجود دارد

3

09/2

امکان استفاده از حمایتهای مالی ذینفعان آموزش و پژوهش در این کتابخانه وجود دارد

1

3/3

امکان صرفه‌جویی در هزینه‎های اضافی و جانبی تشریفاتی وجود دارد

4

63/2

این کتابخانه از بودجة کافی برای تأمین منابع و خدمات برخوردار است

2

 

چنان‌که جدول 7 نشان می‎دهد، این کتابخانه‎ها از نظر فضا و تسهیلات مربوط به حفاظت و نگهداری از کتابخانه و مجموعه، هیچ نقطه قو‌ّتی ندارند. دلیل نامناسب و ناکافی بودن فضا می‎تواند آن باشد که یا از ابتدا برای ساختمان، کاربری کتابخانه درنظر گرفته نشده و یا آنکه به مرور زمان با توجه به افزایش حجم مجموعه و امکانات کتابخانه، دیگر ساختمان گذشته، جوابگوی موقعیت کنونی نیست. علاوه بر این موارد، فضای سرانة مطالعه ناکافی نیز، احتمالاً به علت افزایش تعداد در پذیرش دانشجویان بدون توجه به داشتن تسهیلات و امکانات است.

 

جدول 7. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه فضا و تسهیلات

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

72/2

امکانات حفاظت و نگهداری از این کتابخانه و مجموعه آن ضعیف است

3

27/2

در این کتابخانه فضای سرانة مطالعه کافی به نسبت تعداد دانشجویان وجود دارد

1

 

 

 

45/2

این کتابخانه از فضای ناکافی و غیر استاندارد برخوردار است

2

گروه آخر از عوامل، دربر‎گیرندة رویکردها و نگرشهاست (جدول 8). از میان 3 عامل، عامل برنامه‎های منسجم و انعطاف‎پذیر کوتاه و بلند مدت که برای پیشرفت هر سازمان و مواجهه با رخدادهای پیش‎بینی نشده مورد نیاز است، میانگینی کمتر از حد متوسط دارد و یک نقطه ضعف شمرده می‎شود. در این گروه نیز هیچ نقطة قو‌ّتی دیده نشد.

 

جدول 8. نقاط قوّت و ضعف مربوط به گروه رویکردها و نگرشها

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

میانگین

نقاط قوّت و ضعف

رتبه

27/3

رویکردهای نظام‎مندی برای ارزیابی خدمات، مجموعه، تسهیلات و طرحهای انجام شده وجود ندارد

3

36/2

برنامه‎های منسجم و انعطاف‎پذیر کوتاه و بلند مدت در این کتابخانه وجود دارد

1

 

 

 

18/3

روشهای مختلف خدماتی در این کتابخانه مورد استفاده قرار می‎گیرد

2

 ـ فرصتها و تهدیدها

بررسی فرصتها و تهدیدها در گروه نیروی انسانی، نشان‎دهندة 3 نقطه قوّت و 2 نقطه ضعف مهم برای کتابخانه‎های شهید چمران است (جدول 9). کارمندان بازنشسته به سبب سالها تجربه در کتابخانه، می‌توانند در شرایط عادی و یا موقعیتهای بحرانی، ایده‎ها و نظرهای خوبی را در اختیار مدیران کتابخانه قرار دهند. استفاده نکردن از این منابع دانش می‎تواند از دست دادن یک فرصت بالقوه شمرده شود. به علاوه، مشکلات معیشتی که در خارج از محیط کتابخانه برای کارکنان وجود دارد، تهدید بزرگی برای نحوة عملکرد و سودمند بودن کارمندان در زمان فعالیتشان در کتابخانه خواهد بود. مدیران باید به دنبال راهکارهایی برای به حداقل رساندن اثرهای مضر این تهدید نیز باشند.

در نظر گرفتن نظرهای دانشجویان و اعضای هیئت علمی در تصمیم‌گیریها و برنامه‎ریزیهای کتابخانه و برگزاری دوره‌های آموزش ضمن خدمت که با نیازهای کارکنان هماهنگی داشته باشد، از جمله مفیدترین کارهایی است که می‌توان برای جلب رضایت کاربران و افزایش تواناییهای کارمندان و ارتقای خدمات مورد نظر کاربران انجام داد. داده‌ها نشان می‌دهد مدیران کتابخانه‌های دانشگاه شهید چمران از این فرصت به خوبی استفاده کرده‎اند.

 

جدول 9. فرصتها و تهدیدهای مربوط به گروه نیروی انسانی

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

81/3

قیمت نیروی کار (انسانی) در این منطقه پایین است

4

2

 

کارکنان این کتابخانه از مشکلات مختلف معیشتی، کاری و... رنج می‌برند

1

09/4

در تصمیم‌گیریها و برنامه‎ریزیها، نظرهای دانشجویان لحاظ می‌شود

5

3/2

آموزشهای ضمن خدمت با نیازهای کارکنان هماهنگی ندارد

2

27/4

در تصمیم‌گیریها و برنامه‎ریزیها نظرهای اعضای هیئت علمی لحاظ می‎شود

6

3

 

از نیروهای داوطلب برای فعالیتهای مختلف استفاده می‌شود

3

 

چنان که می‎دانیم، هر سازمانی به صورت بالقوه می‎تواند رقیبان زیادی پیرامون خود داشته باشد (در جدول 10 به برخی از آنها برای کتابخانه‎ها اشاره شده است). از این‌رو، باید برای ادامة حیات سازمان و پیشی گرفتن از رقیبان و جایگزینان خود، بازاریابی کند. هر چند نتایج این قسمت برای کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران نشان‎دهندة تهدید مهمی نیست و جایگزین و رقیبان چندانی چه داخلی و چه خارجی را برای خود تصور نمی‎کنند، ولی ممکن است غفلت آنها در امر بازاریابی که تهدیدی مهم نیز شناخته شده است، زمینة عقب‎افتادگی سازمان را فراهم کند.

 

جدول 10. فرصتها و تهدیدهای مربوط به گروه بازاریابی و رقبای اطلاعاتی

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

63/2

برای خدمات اطلاعاتی این کتابخانه رقیبان خارجی وجود دارد

6

72/1

برای مجموعه و خدمات این کتابخانه، بازاریابی صورت می‌گیرد

1

72/2

دانشجویان این دانشگاه از جای دیگری غیر از این کتابخانه، اطلاعات خود را تأمین می‎کنند

7

9/1

برای خدمات اطلاعاتی این کتابخانه رقیبان داخلی وجود دارد

2

8/2

جایگزینهای اینترنتی برای خدمات این کتابخانه‎ وجود دارد

8

2

ارتباط مستقیم کارگزاران با کاربران، برای کتابخانه مشکل ایجاد کرده است

3

9/2

اعضای هیئت علمی این دانشگاه  اطلاعات خود را از جایی غیر از این کتابخانه، تأمین می‎کنند

9

36/2

برای این کتابخانه، هیچ رقیبی وجود ندارد

4

 

 

 

6/2

کارگزاران و فراهم آورندگان منابع، به جایگزینانی سریع‌تر و ارزان‌تر برای کاربران مبدل شده‎اند

5

 

یکی دیگر از گروه‌هایی که می‎توان از دیدگاه فرصت و تهدید به آن نگریست، رویکردها و نگرشهایی است که نسبت به سازمان و وظایف و مسئولیتهایش وجود دارد. در این گروه که دارای 7 عامل است (جدول 11)، موارد 1 و 2 برای کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران فرصت محسوب می‎شوند و در مورد عامل 3 (تمایل به سمت منابع الکترونیکی) باید گفت استفاده از این رویکرد، به موقعیت و نگرش مدیر کتابخانه بستگی دارد. چنانچه زیرساختهای کافی فناوری اطلاعاتی و ارتباطی در کتابخانه وجود داشته و فضا محدود باشد، دانشجویان دارای سواد اطلاعاتی کافی باشند و ... این عامل یک فرصت مهم شمرده می‎شود، در غیر این صورت باید تلاش کرد تعادل را بین این دو دیدگاه (چاپی و الکترونیکی) حفظ کرد تا تهدیدی برای کتابخانه نباشد.

 

جدول 11. فرصتها و تهدیدهای مربوط به گروه رویکردها و نگرشها

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

45/3

در این کتابخانه از نوآوریها حمایت می‌شود

5

45/2

دانشجویان در رابطه با نقش کتابخانه دارای نگرش منفی هستند

1

45/3

مسئولان از موقعیت این کتابخانه درک صحیحی ندارند

6

72/2

این کتابخانه به مؤسسات دیگر وابسته بوده و دارای استقلال نیست

2

45/3

تصویب کنندگان نهایی و تصمیم‎گیران، از مشکلات اساسی این کتابخانه شناخت و آگاهی چندانی ندارند.

7

8/2

در این کتابخانه تمایل از منابع چاپی به سمت منابع الکترونیکی وجود دارد

3

 

 

 

3

مسئولان فکر می‌کنند منابع الکترونیکی نیاز به فضا ندارند

4

 

در جدول 12 که به گروه وضعیت مالی مربوط است نیز 3 تهدید برای کتابخانه‎های شهید چمران دیده می‎شود. هزینه بالای مواد کتابخانه‎ای با توجه به کمبود بودجه این کتابخانه‎ها، می‎تواند شرایط را برای مدیران دشوارتر کند. یکی از راه‌های گریز از این تنگنا، خرید کنسرسیومی است که متأسفانه، این امکان به صورت محدود برای این گروه از کتابخانه‎ها وجود دارد. شاید نبود امکان واگذاری برخی خدمات به بخش خصوصی را نتوان تهدید بزرگی به‌شمار آورد، ولی امکان انجام آن می‎تواند فرصت بزرگی برای صرفه‎جویی در زمان و یا انرژی کارمندان و سپردن مسئولیتهای مهم دیگر به آنان باشد. علاوه بر این، به کارگیری کارمندان برای امور مختلف، باعث اخلال در جریان عادی کتابخانه و خدمات‎دهی نامناسب می‎گردد.

 

جدول 12. فرصتها و تهدیدهای مربوط به گروه وضعیت مالی

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

میانگین

فرصتها و تهدیدها

رتبه

63/3

این کتابخانه با کمبود بودجه مواجه است

5

2

برای این کتابخانه امکان واگذاری برخی خدمات خاص به بخش خصوصی وجود دارد

1

81/3

این کتابخانه با کاهش بودجه مواجه است

6

2

برای این کتابخانه امکان استفاده از روش خرید کنسرسیومی وجود دارد

2

9/3

هزینه فناوریها اطلاعاتی و ارتباطی بالاست

7

18/3

در این کتابخانه، کنترل محدودی بر مخارج وجود دارد

3

1/4

هزینة خرید منابع کتابخانه‎ای بالاست

8

36/3

به این کتابخانه منابع اهدایی نیز داده می‌شود

4

مقایسة کتابخانهها با یکدیگر

در این قسمت، ابتدا به مقایسة نقاط قوّت و ضعف و سپس فرصتها و تهدیدهای کتابخانة مرکزی دانشگاه شهید چمران و دیگر کتابخانة دانشکده‎ای این دانشگاه پرداخته می‌شود. یادآور می‌شود، برای مقایسه از میانگین استفاده شده است. برای این کار، بار معنایی تمامی گزینه‎های پرسشنامه باید یکدست و مثبت باشد، بنابراین امتیاز داده شده به هر عامل از سوی پاسخگویان که مربوط به گزینه‎های با بار منفی بود، به امتیاز معادل آنها در حالت مثبت جمله تبدیل شد. همچنین، براساس طیف 5 درجه‎ای مورد استفاده، مواردی که میانگین بالاتر از 4 داشتند، به عنوان وضعیت مطلوب و پایین‌تر از 2، به عنوان وضعیت نامطلوب در نظر گرفته شده است.

از نظر نقاط قوّت و ضعف، کتابخانه‎ها در 8 گروه کلی، بررسی و مقایسه شدند. از نظر نیروی انسانی، کتابخانه‌های «مهندسی» و «الهیات و معارف اسلامی» با داشتن بالاترین میانگین (83/3 و 82/3) دارای وضعیت بهتر و کتابخانه تربیت بدنی با میانگین 76/2 دارای وضعیت نامطلوب تلقی می‎شوند.

در زمینة مشارکت و همکاری، کتابخانه «مهندسی[19]» در ایده‎آل‎ترین وضعیت قرار دارد و میانگین 5 را کسب کرده است. پس از آن نیز کتابخانه «علوم آب» با میانگین 5/4 در رتبه دوم قرار گرفت. کتابخانه‌های «تربیت بدنی»، «دامپزشکی» و «ادبیات و علوم انسانی» از این لحاظ دچار ضعف بوده و به ترتیب میانگین‌های 5/1، 25/2 و 5/2 را به خود اختصاص داده‎اند.

از نظر سابقه، هیچ یک از کتابخانه‌ها وضعیت مطلوبی نشان ندادند. کتابخانه‌ای که دوباره در بدترین وضعیت قرار داشت، کتابخانة تربیت بدنی با میانگین 25/1است. کتابخانه‌های «علوم تربیتی»، «دامپزشکی»، «علوم» و «علوم ریاضی و آمار» با میانگین 75/2 نیز در وضعیت نامطلوبی قرار دارند.

در گروه مجموعه نیز مانند سابقه، هیچ نقطه قو‌ّتی دیده نشده و کتابخانه «کشاورزی» با متوسط امتیاز 2 و کتابخانه «علوم تربیتی و روانشناسی» با میانگین 77/3 به ترتیب در بدترین و بهترین وضعیت قرار داشتند.

در زمینة فناوری اطلاعات و ارتباطات، 2 کتابخانه «علوم آب» (با میانگین 63/4) و کتابخانه «علوم تربیتی و روانشناسی» (با میانگین 45/4) در وضعیت مطلوبی به سر می‌برند و کتابخانه‎ها‎یی که به سبب کمبود این امکانات وضعیت نامناسبی دارند، عبارتند از: کتابخانه «تربیت بدنی» با 06/2 امتیاز و کتابخانه‌های «علوم» و «علوم ریاضی و آمار» هر کدام با 24/2 امتیاز.

6 کتابخانه از کل کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران (54%) وضعیت مالی مطلوبی ندارند و تنها کتابخانه دانشکده «الهیات و معارف اسلامی» میانگین 4 را کسب کرده است و به نظر می‌آید وضعیت مطلوب‎تری دارد.

از نظر فضا و تسهیلات نیز هیچ یک از کتابخانه‌ها به وضعیت مطلوب نرسیده و 7 کتابخانه از 11 کتابخانه (64%) از نظر فضا دارای موقعیت نامناسبی هستند.

در مقولة رویکردها و نگرش نیز تنها کتابخانه مرکزی دانشگاه شهید چمران، بالاترین میانگین (یعنی 4 ) را به دست آورده بود و بقیه از این نظر نقطه ضعف داشتند.

از لحاظ فرصتها و تهدیدها، تنها کتابخانه دانشکده «الهیات و معارف اسلامی» از نظر نیروی انسانی در بحران و تهدید شدید قرار ندارد، ولی 4 کتابخانه «مرکزی»، «علوم تربیتی و روانشناسی»، «مهندسی» و «علوم آب» دارای میانگینی کمتر از 3 بوده و وضعیت مناسبی ندارند.

کتابخانه‎ها نیز مانند هر مرکز خدماتی تجاری، به صورت بالقوه دارای رقبایی هستند و باید تلاش کنند تا با بازاریابی مناسب، بر رقبای خود چیره شوند و بازار را در دست گیرند. ولی همان‌طور که داده‎ها نشان می‎دهند، تنها کتابخانه «مرکزی» با میانگین 4 و سپس کتابخانه «ادبیات و علوم انسانی» با میانگین 66/3 مقداری در این امر موفق بوده‌اند و 72% (8 کتابخانه از 11 کتابخانه) از این فرصت بهره چندانی نبرده‎اند.

هیچ یک از کتابخانه‌ها از منظر رویکردها و نگرشها برای خود فرصتی را در محیط اطراف احساس نکردند و 4 کتابخانه «مرکزی»، «علوم تربیتی و روانشناسی»، «مهندسی» و «ادبیات و علوم انسانی» خود را از این نظر در تهدید دانسته‎اند.

وضعیت مالی نیز یکی از مسائلی است که همواره بر عملکرد کتابخانه‎ها تأثیرگذار بوده و کمبود آن همیشه تهدیدی بزرگ برای خدمات کتابخانه‎ای شمرده شده است. کتابخانه مهندسی و مرکزی با کسب میانگین‌های 25/4 و 4 نشان دادند از این نظر کمتر در معرض تهدید و خطر قرار دارند ولی کتابخانه‎های «دامپزشکی» (75/2)، «الهیات و معارف اسلامی» (82/2)، «علوم» (5/2) و «علوم ریاضی و آمار» (5/2) وضعیت خود را مناسب ارزیابی نکردند.

ـ نظرهای تکمیلی

در انتهای هر یک از قسمتهای مربوط به نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدها در پرسشنامه، به منظور بیان موارد دیگری که احیاناً از نظر پاسخگویان از قلم افتاده‎اند، پرسش بازی مطرح شده بود. برخی از کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران این قسمت را تکمیل نکردند، ولی کتابخانه‎های علوم و علوم ریاضی و آمار و ادبیات و علوم انسانی این دانشگاه، مطالبی را درج کرده‎ بودند. در این قسمت ابتدا نظرهای مدیران کتابخانه‎های علوم و علوم ریاضی و آمار و سپس مسائل کتابخانه ادبیات بیان می‎گردد. گفتنی است، کتابخانه علوم ریاضی و آمار در کنار مجموعه علوم در این دانشکده قرار دارد و تمام مشکلات مطرح شده به جز مورد نخست، برای هر دو کتابخانه مشترک است.

  1. کتابخانه «علوم ریاضی و آمار» از ساختمان اصلی خود فاصله دارد و مسئول آن برای تمام امور اداری، نامه‎ها، تقاضاها، سفارشها و ... ناچار است وقت زیادی را صرف رفت و آمد بین این دو دانشکده کند. این موردی است که در ارائه خدمات به کاربران، اختلال ایجاد می‌کند.
  2. کتابداران این دو کتابخانه معتقدند برای خرید منابع فارسی، مانند منابع لاتین بودجة جداگانه‎ای در نظر گرفته نشده است و مسئولان بودجه آن را در بودجة پژوهشی هر دانشکده نهفته می‎دانند. این امر هیچ سندیتی ندارد و اغلب مشکلات زیادی را برای کتابداران و خرید منابع فارسی ایجاد کرده و باعث گردیده در چند سال اخیر، خرید منابع فارسی با دشواری انجام شود و مجموعه از روزآمدی مناسب برخوردار نباشد. افزون بر این، مسئولان این کتابخانه‎ها از نبود رابطة نزدیک بین معاون پژوهشی دانشگاه و دانشکده با کتابداران و ضعف نظارت و رسیدگی به امور کتابخانه‎ها ناراضی بودند و این مسئله را یکی از دلایل احتمالی بودجة ناکافی برای خرید منابع و تسهیلات و رسیدگی به وضعیت کتابخانه می‎دانند.
  3. نبود خط‌مشی مدیریتی برای کتابخانه‎های دانشگاهی و حمایت نکردن از آنان از نظر کتابخانه‎های علوم و علوم ریاضی و آمار، یک نقطه ضعف بزرگ به‌شمار می‌رود.
  4. مدیران این دو کتابخانه اظهار می‌دارند که حتی اگر کارکنان دارای ایده‎های جدید و متنوع باشند، هیچ مقامی به ایده‌ها توجه نمی‌کند و یا امکانات پرداختن به این ایده‎ها بسیار محدود و ناچیز است.
  5. کتابخانه ادبیات و علوم انسانی بر انتصاب اعضای هیئت علمی غیرکتابدار و غیرمتخصص به عنوان مدیران و سرپرستان کتابخانه‎ها، به کارگیری کارکنان غیرمتخصص، نامناسب بودن حقوق و مزایا، فضای نامناسب، برگزاری کارگاه‌های بدون بررسی و نیازسنجی از کارمندان و کمبود بودجه، تأکید دارد.

نتیجهگیری و پیشنهادها

چنان‌که گفته شد، تحلیل SWOT به منظور مشخص کردن نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدهای سازمانها قابلیت کاربرد دارد. در این پژوهش نیز این تحلیل برای تمام کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران به کار گرفته شد و نقاط قوّت و ضعف و فرصتها و تهدیدهای هر یک به تفکیک مشخص گردید (جدولهای 1 تا 12). نتایج این قسمت نشان داد  بیشتر کارمندان با انگیزه و از نیروهای جوان هستند و در محیط کتابخانه، جوّ صمیمانه‌ای را بین خود برقرار کرده‎اند. ولی تعداد کمی از آنها از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی روز و پیشرفتهای تکنولوژیکی در زمینة کتابداری آگاه هستند. شاید همین امر یکی از دلایلی باشد که مدیران، کیفیت و کمّیت سخت افزارها و منابع الکترونیکی را نامناسب ارزیابی کرده‌اند و حتی تمایل کمی برای استفاده از منابع الکترونیکی وجود دارد، زیرا کارمندان آگاهی کافی برای برخورد و گزینش و سفارش این منابع ندارند و یا از نحوة استفاده از آن بی‎اطلاعند. البته، عکس آن نیز ممکن است؛ یعنی تمایل محدود به سمت الکترونیکی شدن مجموعه باعث شده به کیفیت و کمّیت مجموعه‎های الکترونیکی چندان توجهی نشود (جدول 4). درنتیجه، از آنجا که مدیران آموزشهای ضمن خدمت را خوب ارزیابی کرده‎اند، باید آشنایی با این فناوریها و منابع الکترونیکی را در رأس دوره‎های آموزش ضمن خدمت قرار دهند تا این مشکل رفع گردد. یکی دیگر از دلایل احتمالی، نامناسب بودن کیفیت و کمّیت منابع الکترونیکی و سخت افزارها در این کتابخانه‎ها (با توجه به هزینه بالای این فناوریها) می‎تواند به دلیل مشکلات مالی، نبود امکان استفاده از حمایت ذینفعان آموزش و پژوهش، استقلال نداشتن و وابسته بودن کتابخانه به مؤسسه‌های دیگر و در نتیجه نبود امکان تصمیم‎گیری مستقل و محدودیت در خرید به صورت کنسرسیومی باشد؛ هرچند برخی از این مشکلات (به عنوان مثال، دسترسی به منابع الکترونیکی) را می‎توان با همکاری با دیگر کتابخانه‌های دانشگاهی و غیردانشگاهی رفع کرد. اگرچه داده‌ها نشان می‌دهد کتابخانه‌های مرکزی و دانشکده‌ای شهید چمران با دیگر کتابخانه‌های دانشگاهی همکاری دارند، ارتباط نداشتن آنها با دیگر کتابخانه‌های غیر دانشگاهی می‎تواند موجب از دست رفتن فرصتهای زیادی شود.

همچنین، با توجه به وجود محدودیت در فضا و تسهیلات در این کتابخانه‌ها، توصیه می‌شود مقامهای مسئول و مدیران، تمرکز و تمایل بیشتری به سمت منابع الکترونیکی از خود نشان دهند و با برگزاری دوره‎های ضمن خدمت مناسب، باعث ارتقای مهارت و توانایی افراد در زمینة فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی روز باشند.

کارمندان کتابخانه‌ها باید تلاش کنند نه تنها برای دوره‌های ضمن خدمت، بلکه برای تمامی امور کتابخانه، ایده‌ها و نظرهای خود را برای بهبود خدمات و وضعیت کتابخانه با مدیران خود بدون هیچ دغدغه‎ای درمیان بگذارند، زیرا داده‌ها نشان داده است مدیران آنها از ایده‌ها و نظرهای جدید استقبال کرده و نظرهای دانشجویان و هیئت علمی را محترم می‌شمارند و تغییراتی را نیز که در راستای نیاز و ویژگیهای کاربران کتابخانه و خدمات‌رسانی بهینه باشد، اعمال می‌کنند. البته، قبل از ایجاد هر تغییری و کسب موفقیت در طرحهای اجرایی، مدیران باید قدرت پیش‎بینی و مقابله با واکنشهای مخالف تغییر را داشته و قادر به طراحی برنامه‌های منسجم و انعطاف‌پذیر باشند. این یکی از نقاط ضعف مدیران کتابخانه‎های دانشگاه شهید چمران بود. چنانچه مسئولان دانشگاه شهید چمران، تمایل به ارتقای کیفیت خدمات در کتابخانه‌هایش دارند، باید برای رفع این نقطه ضعف، سرمایه‎گذاری و تلاش بیشتری کنند.

نکتة دیگری که می‎توان به آن اشاره کرد، ناتوانی این کتابخانه‎ها در استفاده از نیروهای داوطلب به صورت جدی است. این مسئله با توجه به اینکه عامل کمبود کارکنان نسبت به مراجعان در رتبه 25 (از جدول 1) قرار گرفته است، نقطه ضعف مهمی به شمار می‎آید. همچنین، مشخص شد تصمیم‎گیران از مشکلات اساسی کتابخانه بی‎اطلاعند (جدول 11) و این نکته تأیید کننده صحبت کتابداران کتابخانه‎های علوم و علوم ریاضی شهید چمران در مورد رسیدگی نکردن معاون پژوهشی به امور کتابخانه و مشکلات بودجه است.

از نظر نقاط قوّت و ضعف، به نظر می‌رسد کتابخانه «تربیت بدنی» در وضعیت نامناسب‌تری نسبت به دیگر کتابخانه‌ها قرار داشته باشد (تقریباً در تمامی موارد دارای کمترین میانگین بوده است). باید بررسی شود که واقعاً این نقاط ضعف به این شدت وجود دارند و یا آنکه مشکل از جای دیگری است (به عنوان مثال، ایده‎آلیست بودن مدیر آن کتابخانه).

در زمینة فرصتها و تهدیدها نیز به نظر می‌رسد در هر 4 مقوله، تهدیدهای زیادی کتابخانه‌ها را احاطه کرده است و بندرت در کتابخانه‎ای فرصت دیده می‎شود. از نظر زیرساختهای فناوری اطلاعاتی و ارتباطی، برخی کتابخانه‌ها وضعیت بهتری داشتند که این نیز باید به دقت بررسی گردد و سپس بر اساس این داده‎ها، برنامه‎ریزیهای راهبردی انجام شود، زیرا احتمال دارد به علت ناآگاهی افراد از فناوریها و امکانات جدید، همان زیرساختهای محدود کتابخانه را مناسب و کافی ارزیابی کرده باشند.

در نهایت، با توجه به آنکه تهدید بزرگ ِ نگرش منفی دانشجویان نسبت به کتابخانه‌ها از سوی مدیران احساس شده است، پیشنهاد می‌شود مدیران کتابخانه‌ها، معاونت پژوهشی و تمامی مقامهای مسئول، نهایت تلاش خود را برای رفع نقاط ضعف و تهدیدهای کتابخانه‌های این دانشگاه که قلب تپندة پژوهش در این دانشگاه هستند، به کار گیرند. با برطرف شدن نقاط ضعف و تهدیدهایی که در این پژوهش به آنها اشاره شد، می‌توان امیدوار بود که این کتابخانه‌ها به زودی بتوانند به اعتبار بین‌المللی و ملی نیز دست یابند.



[1]. Beckhard & Pritchard.

[2]. Sadler.

[3]. French & Bel.

[4]. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.

[5]. Gallacher.

[6]. Bryson.

[7]. Dyson.

[8]. Yuksel & Dagdeviren.

[9]. Houben, Lenie & Vanhoof.

[10]. Alvin Toffler.

[11]. Warren Bennis.

[12]. Gareth Morgan.

[13]. Tom Peters.

[14]. Stacey.

[15].Sharma and Bhatia.

[16]. Chang.

[17]. Huang.

[18]. Dike Ugah.

[19].  کتابخانة دانشکده مهندسی نیز پس از انجام این پژوهش، بر اساس تصمیم هیئت رئیسه دانشگاه در کتابخانه مرکزی ادغام شد.

-   استیسی، رالف (1384). تفکر استراتژیک و مدیریت تحول: دیدگاه‌های بینالمللی درباره پویایی سازمان. ترجمه مصطفی جعفری و مهزیار کاظمی موحد. تهران: رسا.

-   برایسون، جان. ام (1386). برنامهریزی استراتژیک برای سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی. ترجمه عباس منوریان. ویرایش 3. تهران: مؤسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه‎ریزی.

-      بک هارد، ریچارد و وندی پریتچارد (1378). مدیریت تحول و نوآوری.ترجمه مهدی ایران نژادپاریزی. تهران: مدیران.

-      سادلر، فیلیپ (1380). مدیریت تغییر. ترجمة غلامرضا اسماعیلی. تهران: میر.

-      علی‎احمدی، علیرضا (1383). مدیریت استراتژیک در ارتباط با محیط. مجموعه مقالات مدیریت استراتژیک. تهران: تولید دانش.

-      فرنچ، وندل و بل و سسیل اچ (1379). مدیرت تحول در سازمان. ترجمه مهدی الوانی و حسن دانایی فرد. تهران: نظر صفار.

-   کشمیری‎پور، ستاره و مهدی احمدی (1388). تحلیل SWOT برای برنامهریزی استراتژیک به جهت توسعه نقش کتابداران و اطلاعرسانان در مدیریت دانش. از مجموعه مقالات مدیریت دانش و علوم اطلاعات: پیوندها و برهمکنشها. به کوشش محمد حسن‎زاده، امید فاطمی و ابراهیم عمرانی. تهران: کتابدار.

-   گالاچر، کاترین (1382). مدیریت تغییر در کتابخانهها و خدمات اطلاعاتی. ترجمه لیلا مرتضایی. ویرایش سیمین بردبار. تهران: مرکز مدارک اطلاعات و مدارک علمی ایران.

-   مقدم چرکری، نصرالله (1383). تدوین چشمانداز خدمات و وظایف سازمان اسناد وکتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران: پیش‌نویس برنامة کلان. تهران: سازمان اسناد وکتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

-      متیوز، جوزف آر (1387). برنامهریزی و مدیریت راهبردی در کتابخانهها. ترجمة عبدالحسین فرج پهلو. اهواز: دانشگاه شهید چمران.

-         Chang, Hsu-His & Huang, Wen-Chin (2006). Application of a quantification SWOT analytical method. Mathematical and Computer Modeling, Vol. 43, 158-169.

-         Dike Ugah, Akobundu (2007)."A SWOT Analysis of the University Library of Michael Okpara University of Agriculture Library, Umudike, Nigeri. Library Philosophy and Practice .Volume 2007, Issue OCT.

-         Dyson, Robert G. (2004). Strategic development and SWOT analysis at the University of Warwick. European Journal of Operational Research, 152, PP. 631-640. Available at:

www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009.

-         Sharma, M & Bhatia, G. (1996). The voluntary community health movement in India: a strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT) analysis. Journal of Community Health, Vol. 21, No. 6, 453-464.

-         Houben, G., Lenie, K. & Vanhoof, K. (1999). A Knowledge-based SWOT-analysis system as an instrument for strategic planning in small and medium sized enterprises. Decision Support Systems, 26, PP. 125-135. Available at: www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009.

-         Mahmood, K; Hameed, A & Haider, S.J. (2005). Fundraising in Pakistani libraries: perceptions of library leaders. InternationalInformation and Library Review, Vol. 37, No, 2, 117-125.

-         Yuskel, ihsan & Dagdeviren, Metin (2007). Using the analytic network process (ANP) in a SWOT analysis – A case study for a textile firm. Information Science, 177, PP. 3364-3382. Available at: www.elsevier.com/locate/ins. Visited on: 19 June 2009.