ضرورت وجود طرح اضطراری در کتابخانه‎ها و آرشیوها

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسنده

کارشناس ارشد علوم کتابداری و اطلاع‎رسانی

چکیده

هدف این مقاله، بررسی ضرورت ایجاد یک طرح اضطراری در کتابخانهها و آرشیوهاست. وضعیت اضطراری، وضعیتی غیرقابل پیشبینی و برنامهریزی نشده است که میتواند باعث واردآمدن خسارتها و صدمات جبران ناپذیری به کارکنان، ساختمان و مجموعه کتابخانهها و آرشیوها شود. واکنش نسبت به وضعیت اضطراری، فعالیتهایی است که به منظور به حداقل رساندن خسارتها و پیشگیری از آسیبهای آتی انجام میشود. طرح اضطراری مجموعه اعمالی است که ایمنی کارکنان، مجموعه کتابخانه و ساختمان را در شرایط اضطراری تضمین میکند.
مهمترین مسئله، حفظ امنیت و پیشگیری از بروز فاجعه در کتابخانه یا آرشیو است. اگرچه حفظ سلامت و امنیت افراد در اولویت است، مراقبتهای ویژهای باید برای حفاظت از مجموعه انجام شود. با داشتن طرح اضطراری میتوان در صورت بروز بلایای شدید، تاثیر عوامل بیرونی را تا حد قابل ملاحظهای کنترل و میزان آسیب و خسارت را به حداقل رساند.

کلیدواژه‌ها


مقدمه

زمین لرزه، آتش‎سوزی، سیل، طوفان و... تهدیدی همیشگی برای کتابخانه‎ها و مؤسسه‎های فرهنگی در سراسر جهان به شمار می‎روند؛ مؤسسه‎هایی که بیشترین اسناد تاریخی، آثار هنری، کتاب و در واقع میراث فرهنگی را در خود جای داده‎اند. برخی تهدیدها نیز می‎تواند در اثر فعالیتهای بشر ایجاد شود. اگرچه بسیاری از این بلایا و حوادث از کنترل ما خارج است، توانایی آمادگی و واکنش صحیح و مؤثر در مواجهه با آنها در کنترل ماست.

همواره احتمال وقوع بلایایی که کتابخانه را دچار بحران کند، وجود دارد. با توجه به اینکه برخی از این بلایا (مانند زلزله، سیل، تندباد و ...) غیرقابل پیش‎بینی می‎باشند، بسیاری از مدیران و افراد کاردان معتقدند وضعیتهای اضطراری به وجود آمده، درصورت آمادگی کارکنان برای مقابله سریع با آن، قابل کنترل و مهارشدنی است.

یک طرح اضطراری، شرح روشهایی برای آمادگی و جلوگیری از بروز انواع بلایا، پیشنهادهایی برای چگونگی واکنش و حاوی دستورالعملهایی در مورد نحوة حفظ آثار و اسناد ارزشمند به هنگام بروز حوادث ناخوشایند است. از آنجا که طرح اضطراری باید شامل ساختمان، مجموعه‎های موجود در آن، کارکنان، تجهیزات و ... باشد، ضروری است این طرح توسط یک تیم تهیه شود.

 یک طرح اضطراری از چندین برنامة کوچکتر و مستقل اما مرتبط با یکدیگر تشکیل شده است. هر فاجعه‎ای دارای سه مرحله است: قبل از فاجعه، در حین فاجعه و پس از فاجعه. برنامه‎های متعددی برای مقابله با هریک از این مراحل ضروری است. در مرحلة قبل از فاجعه، دو کار باید انجام شود: پیشگیری و آمادگی. در کنار اقدامهای پیشگیرانه، باید طرحی برای مقابله با حوادث پیش‎بینی نشده و یا وضعیتهای اضطراری در کتابخانه وجود داشته باشد. برنامه‎های پیشگیری اقدامهایی را توصیه می‎کند که از وقوع بلایای بیشتر جلوگیری کند: مانند تعمیر سقفهایی که چکه می‎کند، افزایش ایمنی، بهبود شرایط نگهداری مواد و ... برنامه‎های پیشگیرانه شامل اقدامهایی مانند شناسایی مواد و اشیای قیمتی و با ارزش مجموعه‎، نگهداری تجهیزاتی برای منجمد کردن و آموزش کارکنان برای مقابله با انواع بلایای طبیعی است. در مرحلة در حین فاجعه، چگونگی واکنش به فاجعه باید طراحی شود. مؤثر بودن واکنش، منوط به کامل بودن برنامه آمادگی و اجرای آموزشهای مرتبط با آن است. مرحلة بعد از فاجعه‎، مرحلة مرمت است که با توجه به ماهیت منحصر به فرد هر فاجعه، برنامه‎های مرمت را نمی‎توان به صورت خیلی دقیق و جزئی بیان کرد. از میان آسیبهای احتمالی، شایع‎ترین آنها آسیبهای ناشی از آب است. حدود 85% از وضعیتهای اضطراری، به آسیبهای ناشی از آب مربوط است: از سیلهای بعد از طوفان گرفته تا آبی که برای خاموش کردن آتش استفاده می‎شود و یا در اثر ترکیدن لولة آب و یا چکه از سقف است. بنابراین، همة اعضای کلیدی گروه، باید با روشهای نجات اقلام خیس شدة کتابخانه‎ها و آرشیوها آشنا باشند.(Lyall,1996)

متأسفانه همیشه اهمیت و لزوم آمادگی در برابر شرایط اضطراری، پس از یک تجربة سخت مورد تأکید قرار می‎گیرد، در حالی که می‎توان با یک برنامة منسجم و جامع آمادگی در هنگام بروز فاجعه، از بروز خطرها جلوگیری نمود و یا آنها را کاهش داد. چنین برنامه‎هایی، ابزاری را برای تشخیص و جلوگیری از خطرها ایجاد و شرایطی را برای پاسخ و واکنش مؤثر به وضعیت اضطراری ارائه می‎کنند. بنابراین، ضروری است با تشخیص و شناسایی خطرهای تهدید کننده و اتخاذ اقدامهای پیشگیرانه، حوادث را کاهش داد.

شناسایی خطرها

اولین گام هوشیارانه، تهیة فهرستی  از خطرهای اقلیمی و خطرهای ناشی از آب و هوا و دیگر خطرهایی است که می‎تواند ساختمان و مجموعه‎های موجود در آن را به خطر بیندازد. طوفانها، گردبادها، سیل‎های برق‎آسا، زمین لرزه‎ها یا آتش‎سوزی در جنگلها و همچنین  خطرهای ایجاد شده توسط انسان از جمله قطع برق،  نقص مخازن سوخت یا آب، نشت شیمیایی، حریق، تهدیدهای بمب‎گذاری و یا دیگر مشکلات مشابه نیز باید در نظر گرفته شود. به خطرهای محیطی اطراف کتابخانه نیز باید توجه کرد: صنایع شیمیایی، مسیرهای حمل و نقل مواد خطرناک و طرحهای ساختمانی مجاور، کتابخانه را در معرض صدمه و آسیب قرار می‎دهند.

ساختمان کتابخانه و اطراف آن را به دقت بررسی کنید. آیا ساختمان روی شیب قرار دارد؟ آیا طبقة زیرین، بالای سطح سیل است؟ آیا اطراف ساختمان درختهای زیادی وجود دارد؟ آیا چیزهایی مثل تیر چراغ برق یا میلة پرچم، کاملاً ایمن هستند؟ آیا سقف ساختمان صاف و هموار است؟ آیا روی سقف، آب جمع می‎شود؟ لوله‎های تخلیه و ناودان به خوبی کار می‎کنند؟ به طور منظم تمیز می‎شوند؟ پنجره‎ها و نورافکن‎ها به خوبی درزگیری و محکم شده‎اند؟ سابقه نشتی یا مشکلات دیگر ساختمانی و سازه‎ای وجود داشته است؟

سیستمهای اطفای حریق، سیستمهای الکتریکی و لوله‎کشی‎های داخل ساختمان را باید مورد توجه قرار داد. آیا وسایل اطفای حریق کافی می‎باشند و به طور مرتب بازرسی می‎شوند؟ آیا ساختمان به هشداردهندة آتش و یا سیستم اطفای حریق مجهز است؟ آیا این سیستمها در شرایط خوبی نگهداری می‎شوند؟ به طور 24 ساعته مورد نظارت قرار می‎گیرند؟ خروجی‎های آتش مسدود شده‎اند؟ سیم‎کشی‎ها چند ساله هستند؟ اضافه بار ندارند؟ وسایل الکتریکی در طول شب از برق کشیده می‎شوند؟ در صورت نیاز، برق اضطراری در دسترس هست؟ لوله‎های آب در وضعیت خوبی قرار دارند؟ ابزار تشخیص دهندة ترکیدگی یا نشتی آب موجود می‎باشد و در صورت موجود بودن، به درستی کار می‎کنند؟ قطعاً به سؤالهای دیگری نیز می‎توان فکر کرد.  در واقع، باید یک چک لیست از خطرهای احتمالی را تهیه و تدوین نمود.

تعیین میزان آسیب‎پذیری ابزار و اشیای درون مجموعه‎ها نیز مهم است. مجموعه‎ها شامل چه نوع موادی هستند؟ این مواد به راحتی خراب می‎شوند؟ نسبت به برخی آسیبها همچون رطوبت، آتش، شکستگی و موارد مشابه حساس هستند؟ مجموعه‎ها در کجا و به چه شکل نگهداری می‎شوند؟ آیا با جعبه‎ها یا دیگر محصور کننده‎ها حفاظت می‎شوند؟ آیا قفسه‎های کتاب به عناصر سازه‎ای ساختمان محکم شده‎اند؟ دارای ثبات هستند؟ آیا مواد مصنوعی وجود دارند که مستقیماً روی زمین قرار گرفته باشند و قابل خراب شدن از طریق نشتی آب یا سیل باشند؟ تمامی اقلام باید حداقل 10 سانتی‎متر از زمین فاصله داشته و روی قفسه‎ها یا تخته‎های پهن ضدآب نگهداری شوند. آیا مواد، نزدیک و یا زیر منابع آب ذخیره می‎شوند؟ رویّه‎های مدیریتی و امنیتی را تحلیل کنید. آیا این رویّه‎ها به گونه‎ای هستند که مجموعه‎ها در معرض خطر سرقت، خرابکاری یا هجوم حشرات قرار داشته باشند؟

آسیب پذیریهای اداری را نیز در نظر بگیرید. آیا مجموعه کتابخانه بیمه است؟ فهرست موجودی کامل و دقیق است؟ نسخه‎ای از فهرست موجودی در مکان دیگری قرار دارد؟ اولویت‎بندی مجموعه‎ها مشخص شده است؟ به عبارت دیگر، در صورت بروز آتش‎سوزی، نشتی آب یا هر وضعیت اضطراری، آیا مشخص شده که کدام مجموعه در درجه اول باید نجات داده شود؟

شاید این سؤالها به نظر خسته کننده باشند، اما در هنگام کامل کردن تحقیق، می‎توان ایدة خوبی نسبت به خطرهای مهمی که کتابخانه با آن روبروست، به دست آورد. اگر چه خطرهای زیادی مجموعه را تهدید می‎کند، رایج‎ترین خرابیها، ناشی از آب، آتش و صدمات فیزیکی و شیمیایی است.

کاهش خطرها

وقتی خطرهای مختلف کتابخانه مشخص شد، باید یک طرح با هدفهای واقعی، منابع قابل شناسایی و یک زمان‎بندی از فعالیتها برای رفع خطرها، طراحی شود. شرایط جغرافیایی و آب و هوا را نمی‎توان تغییر داد، اما دیگر آسیب‎پذیریها را می‎توان کاهش داد. اگر شرایط ساختمان و مجموعه‎ها به طور منظم تحت نظارت باشد و تعمیر و ارتقا داده شود، بسیاری از شرایط اضطراری را می‎توان از بین برد.

برنامة بازرسی و نگهداری ساختمان باید در بالاترین اولویت قرار گیرد. این برنامه می‎تواند از شرایط اضطراری رایج که در نتیجة ترکیدگی لوله‎ها، تجهیزات ناقص کنترل جّوی، سیم‎کشی‎های الکتریکی کهنه، لوله‎های تخلیه گرفته شده و یا دیگر مشکلات به وجود می‎آید، پیشگیری کند یا آن را کاهش دهد. اگر نمی‎توان تمامی این بهینه‎سازیها را در یک زمان انجام داد، باید یک برنامة زمانی مشخص کرد و از آن پیروی نمود.

در حالی که خرابیهای ناشی از آب، رایج‎ترین شکل بحران برای کتابخانه‎ها و مراکز فرهنگی هستند، هر نهادی با کلکسیونهای دارای ارزش پایدار، به یک سیستم حفاظت در برابر آتش نیز نیاز دارد. از آنجا که به نظر می‎آید بیشتر بحرانها خارج از ساعتهای کاری عادی رخ می‎دهد، سیستمهای شناسایی آتش و ناظرهای 24 ساعته، یک سرمایه‎گذاری منطقی و عاقلانه به شمار می‎آیند.

 سیستمهای حفاظت در برابر آتش  باید توسط متخصصانی که در خدمات‎دهی به موزه‎ها، آرشیوها و کتابخانه‎ها تجربه دارند، طراحی و نصب شوند، زیرا نیازهای این نهادها از نیازهای حفاظت خانگی متفاوت است. همواره مراجع توصیه شده را بررسی کنید.

دیگر اقدامهایی که آسیب‎پذیری ساختمان و مجموعه‎ها را کاهش می‎دهد، شامل حفظ فهرستی از مجموعه، ارتقای شرایط نگهداری مجموعه‎ها و پیروی از رویّه‎های مدیریتی و امنیتی مناسب است. یک فهرست موجودی، فهرستی پایه از داراییها را تهیه می‎کند که در تعیین اولویتهای نجات و حفاظت کمک زیادی می‎کند و برای هدفهای بیمه ضروری است. نگهداری بهینة مجموعه همچون بسته‎بندی و بالا بردن مواد از سطح زمین، در هنگام بروز موارد اضطراری، خرابی و صدمه را کاهش داده یا از بین می‎برد. رویّه‎های مدیریتی و امنیتی جامع، اضطرارهایی چون سرقت، خرابکاری و هجوم حشرات را دفع می‎کند. این رویّه‎ها همچنین تضمین می‎کنند که خروجی‎های اضطراری آتش تمیز بوده و خطرهای آتش‎سوزی دفع خواهند شد.

یک طرح همکاری

برنامه‎ریزی بحران به تنهایی امکان‎پذیر نیست. برای کارکرد مؤثر، این برنامه باید با رویّه‎های عملیاتی روزانة کتابخانه و آرشیو، یکپارچه و منسجم شود. احتمالاً به این نتیجه می‎رسید که در برنامه‎ریزی برای وضعیت اضطراری، باید به سمت دستیابی به هدفهای دیگر وارد عمل شوید. برای مثال، یک سیستم کنترل آب و هوا که دارای کارکرد مناسبی است، از نوسانهای دما و رطوبت نسبی پیشگیری خواهد کرد و این باعث ایجاد یک محیط حفاظتی بهتر و عمر طولانی‎تر مجموعه‎ها می‎شود. در عین حال، از مشکلاتی چون نشت آب از واحدهای کنترل هوا ممانعت می‎کند. به همین نسبت، اگر یک کتابخانه، مجموعه‎های خود را بررسی و یک فهرست موجودی برای برنامه‎ریزی در وضعیت اضطراری ایجاد کند، مزّیت فرعی، دسترسی بهتر به مجموعه‎ها برای محققان و کارمندان خواهد بود.

«جامعیت، سادگی و انعطاف‎پذیری» سه ویژگی مهم یک طرح اضطراری کارآمد و مؤثر می‎باشد. این طرح باید وضعیتهای اضطراری و بلایایی را که کتابخانه ممکن است با آنها روبرو باشد، مدنظر قرار دهد و شامل اقدامهای لازم برای واکنش فوری و مرمت شود.

اجرای طرح باید راحت و آسان باشد. افرادی که با بحران روبرو شده‎اند، اغلب قادر به درست فکر کردن نیستند. بنابراین دستورالعملها و آموزش صحیح برای موفقیت برنامه مهم است. نکتة کلیدی، نگارش طرح به سبکی ساده و روشن بدون قربانی کردن جامعیت اطلاعات است. باتوجه به اینکه نمی‎توان همة جزئیات را پیش‎بینی کرد، ضمن ارائه دستورالعملهای پایه‎ای، باید جایی برای خلاقیت و ابتکار عمل لحظه‎ای نیز قایل شد.

باید مشخص ساخت که در هنگام واکنش در شرایط اضطراری، چه کسی مسئول فعالیتهای گوناگون است. تصمیم گیرندة ارشد کیست؟ چه کسی با مأموران آتش‎نشانی، پلیس یا دیگر مسئولان حفاظت شهری تعامل خواهد کرد؟ اگر هر یک از اعضای گروه شما نتوانند سریع به محل برسد، چه کسی به جای آنها مسئولیت را می‎پذیرد؟ فضایی را برای خشک کردن مجموعه کتابها، مشخص کنید. یک سیستم را برای ارسال اطلاعات به اعضای گروه نجات تعیین نمایید. از آنجا که اطلاعات کتبی کمتر دچار درک اشتباه می‎شوند، راهبرد ارتباطهای شما باید شامل یادداشتهایی باشد که توسط پیغام‎برها تحویل می‎شوند. «ارتباط خوب برای ممانعت از ابهام و اقدام تکراری در یک وضعیت اضطراری ضروری است.»

در نهایت، اگر فرایند برنامه‎ریزی نفس‎گیر به نظر می‎آید، آن را در طی مراحل مختلف انجام دهید. تعیین کنید که امکان وقوع کدام وضعیت اضطراری درکتابخانه، بیشتر است و برای آن برنامه‌ریزی کنید.

تنظیم اولویتها

نجات مجموعه‎ها هرگز ارزش به خطر انداختن جان کارمندان یا محافظان را ندارد. در یک حادثة بزرگ، آتش‎نشانی، مسئولان شهری یا دیگر متخصصان ممکن است دسترسی به ساختمان را تا ارزیابی کامل آن محدود کنند. وقتی نگرانیهای امنیتی رفع شد، ملاحظة بعدی، اطلاعات ثبتها و تجهیزاتی است که برای عملیات مؤسسه ضروری هستند؛ مواردی چون اطلاعات ثبت شده، فهرستهای موجودی و فایلهای اداری. نجات مجموعه‎ها و نوسازی ساختمان، اولویت بعدی است.

اشیا یا مجموعه‎های دارای اهمیت زیاد برای مؤسسه را باید در اسرع وقت شناسایی کرد. اگر این کار انجام نشود، زمان ارزشمند برای نجات موادی هدر می‎رود که ارزش کمی دارند و یا صرف بحث در این مورد می‎شود که چه چیز ابتدا نجات داده شود.

این کار بسیار حساس است و اجرای هدفمند آن پیش از بروز وضعیت اضطراری، نتایج مثبتی را در برخواهد داشت. در کتابخانه‎ها، اولویت یک مجموعه بر مجموعه‎ای دیگر، به ارزش اقتصادی آثار موجود، اهمیت آنها برای اعضا، محققان و دانشمندان، و مقررات خاص کتابخانه بستگی دارد. اولویت محض باید به آثار منحصر به فردی داده شود که جایگزینی آنها مشکل و یا غیرممکن است. سپس آثاری که می‎توان آنها را با هزینه‎ای بالا جایگزین نمود و در آخر، آثاری که با هزینه کمتری جایگزین می‎شوند. در مورد آرشیوها، انتخاب دشوارتر است و هر سازمانی باید اولویتهای درون سازمانی خود را مشخص کند.

ایده‎آل این است که این گام شامل یک طرح طبقه‎بندی باشد که اولویت نجات مجموعه‎ها را به روشنی بیان کند. این طرح را باید به طرح اضطراری پیوست کرد، اما امنیت این نوع اطلاعات را نیز باید در نظر گرفت. شاید عاقلانه‎تر این باشد که تنها به کارمندان سطح بالاتر، قبل از یک وضعیت اضطراری واقعی، اجازة دسترسی به این بخش را داد.

اولویتهای نجات را باید نه تنها بر اساس ارزش اشیا، بلکه بر اساس آسیب‎پذیری آنها به یک صدمة خاص که به واسطة وضعیت اضطراری ایجاد می‎شود، تعیین نمود. اگر در مورد آسیبها و خطرهای مواد گوناگون اطلاعی ندارید، با یک کارشناس محیط زیست تماس بگیرید تا به شما کمک کند این ملاحظات را در برنامة نجات خود بگنجانید. برای مثال، کاغذ و پارچه وقتی گرم یا خیس می‎شوند، مستعد کپک زدن و فاسد شدن می‎گردند. بسیاری از فلزها در همین شرایط به سرعت زنگ می‎زنند و می‎پوسند. آب شور می‎تواند این خرابی را سرعت بخشد. عاج، اشیای ریز چوبی و لاک الکل ممکن است با تغییرات سریع رطوبت و دما، متورم شده و شکاف بردارند. روکشهای نجاری و مبلمانها ممکن است از چسبهای حلّال در آب ساخته شده باشند. اشیا ممکن است پس از تماس با حرارت آتش، شکننده شوند. تمامی انواع مجموعه، رویّه‎های نجات و مدیریت خاص خود را دارند که این کار باید توسط متخصصان مجرّب تدوین شود.

دلایل شکست طرح

مهم‎ترین دلیل شکست طرح، نبود آگاهی است. افراد در صورت آگاه شدن از محتوای طرح و برنامه‎ها می‎توانند به اجرای موفقیت‎آمیز آنها کمک کنند. بدون وجود حسّ یکپارچگی و وحدت بین کارکنان، برنامه تقریباً محکوم به شکست است. برای اطمینان از مؤثر بودن برنامه باید همة کارکنان ضمن آگاهی از مسئولیت خود، از مسئولیت دیگران نیز آگاه و با هم در تماس و ارتباط باشند.

یکی دیگر از دلایلی که باعث شکست برنامه می‎شود، ناتوانی در پیش‎بینی اهمیت فاجعه است. هر فاجعه‎ای منحصر به فرد است‎. هنگامی که یک فاجعه اتفاق می‎افتد، باید به یاد داشت که زمان کافی برای بررسی منطقة فاجعه اختصاص داده شود و علت آن بلافاصله تعیین گردد. اگر آب به یک مجموعه نشت کرده است، باید منشأ آن را مشخص و قطع کرد. نظارت بر محل وقوع فاجعه، بخصوص پس از آتش‎سوزی، بسیار مهم است. پس از خاموش شدن، آتش ممکن است دوباره شعله‎ور شود.

برای اینکه کارکنان بتوانند برنامة تدوین شده را در موقعیت عملی اجرا کنند و با وظایف یکدیگر آشنا شوند، بهتر است مانورهایی به طور منظم برگزار شود. مرحله‎بندی مانورها، یک روش عملی برای آزمایش طرح اضطراری است. بهترین طرح اضطراری، طرحی است که کارکنان را درگیر کند، به گونه‎ای که وظایف افراد کاملاً مشخص باشد و آموزش صحیح برای مواجهه با شرایط اضطراری را تضمین نماید.

به طور خلاصه، برنامه به دلایل زیر با شکست مواجه می‎شود:

-       کمبود آگاهی از محتوای برنامه

-       قابل پیش‎بینی نبودن فجایع

-       بررسی ناقص محل فاجعه

-       گستره و اندازة فاجعه.

راههای اجتناب از شکست

پس از آماده‎سازی طرح اضطراری، باید آن را پیاپی بازبینی کرد تا مطمئن شد که همة کارکنان با محتوای آن آشنا هستند. یکی از بهترین روشها برای حفظ آگاهی کارکنان، تمرین برنامه به طور منظم است. نکتة کلیدی در جلوگیری از شکست طرح، پایبند بودن همة کارکنان، بویژه رؤسا و کارکنان ارشد، به طرح و در اختیار داشتن بودجه کافی می‎باشد.

نحوة اندازهگیری میزان موفقیت

برخی شاخصهای عملکرد برای اندازه‎گیری موفقیت، عبارتند از:

-       فراوانی وقوع فجایع

-       زمان مورد نیاز برای کتابخانه به منظور بازگشتن به وضعیت طبیعی

-       کمیّت اقلام از دست رفته

-       ارزش اقلام از دست رفته

-       کمیّت اقلام نیازمند محافظت

-       زمان مورد نیاز برای تعمیر ساختمان

-       واکنش کارکنان هنگام وقوع فاجعه

نگارش طرح اضطراری

وقتی گامهای لازم اولیه برداشته شد، طرح را باید به طور روشن نوشت. با توجه به اینکه هر برنامه متفاوت است، یک فهرست نمونه در پایین ارائه شده است:

1-   مقدمه، باید بسیار خلاصه بوده و انگیزه‎های اساسی طرح، گسترة آن و افراد مسئول را تشریح کند. نام افرادی که آن را نوشته‎اند، تاریخ پیش‎نویس و زمان به روز‎رسانی آن ذکر شود و شامل شرح مسئولیتها و وقایع قابل پیش‎بینی احتمالی در طرح باشد.

2-     اقدامهایی که باید در صورت وجود هشدار قبل از رخداد، انجام داد.

3-   نخستین رویّه‎های واکنشی شامل تهیة فهرستی از افراد و شماره تلفن افرادی که باید در مواجهه با وضعیتهای اضطراری مختلف با آنها تماس گرفت،  گامهای فوری که باید برداشته شود و چگونگی مطلع ساختن تیمها و کارمندان می‎باشد.

4-   رویّه‎های اورژانسی مخصوص بخشهایی است که برای هر وضعیت اضطراری در برنامه پوشش داده شده است. این رویّه‎ها شامل این مسائل خواهد بود که در طول وضعیت اضطراری، چه کاری انجام شود و رویّه‎های نجات مناسب پس از پایان یافتن هیجان اولیه کدامند، که شامل برنامه طبقه‎بندی نیز می‎باشد.

5-     برنامه‎های مرمت برای برگرداندان شرایط به حالت اولیه

6-   ضمائمی که ممکن است شامل برنامه تخلیه؛ فهرست‎برداری از خدمات اورژانس؛ فهرست‎برداری از اعضا و مسئولیتهای گروه واکنش سریع؛ جدول تلفن؛ محل کلیدها؛ رویّه‎های هشداردهندة نفوذ/آتش؛ فهرست‎برداری از اولویتهای مجموعه؛ تنظیمات برای مکان‎دهی دوبارة مجموعه‎ها؛ فهرست‎برداری از تجهیزات و منابع داخلی؛ فهرست‎برداری از خدمات و تأمین کننده‎های بیرونی؛ اطلاعات بیمه؛ فهرست‎برداری از داوطلبان؛ چک لیست پیشگیری؛ شکلهای نگهداری اطلاعات ثبت شدة اشیایی که در اقدامهای نجات منتقل شده‎اند؛ رویّه‎های نجات با جزئیات کامل.

به روز نگه داشتن طرح

صرف‎نظر از این که برای تدوین کامل و دقیق طرح اضطراری، چه مقدار تلاش شده، اگر کارمندان از آن اطلاعی نداشته باشند، این طرح ناکارآمد خواهد بود. باید برای آموزش کارمندان در شرایط اضطراری، تلاشی متمرکز به عمل آورد. هر کارمند باید از وظایف و مسئولیتهای خود آگاه باشد و در صورت امکان برای انجام آنها تمرینهای منظمی انجام دهد.

اگر یک طرح را کاملاً به روز نگاه ندارید، در هنگام بروز بحران، کارآمد و راهگشا نخواهد بود. بنابراین، طرح باید به طور منظم هر 6 ماه یک‎بار به روز شود. آخرین اقدام هوشیارانه، نگهدای یک نسخه از کپی اسناد حفاظت شده در مکانی امن بیرون از ساختمان کتابخانه است.

نتیجهگیری

امروزه برنامه‎ریزی برای مبارزه با بلایا، به یک جزء ضروری در کتابخانه‎ها و آرشیوها تبدیل شده است. طرح اضطراری برای هر نهادی که بهترین حفاظت را برای مجموعه‎های خود ارائه می‎دهد، ضروری است. بحران می‎تواند در هر زمانی در مقیاس کوچک یا بزرگ رخ دهد، اما اگر یک کتابخانه یا مرکز فرهنگی آماده باشد، این صدمه یا خرابی کاهش می‌یابد و یا قابل اجتناب است. یک طرح اضطراری باید به عنوان یک سند زنده در نظر گرفته شود. فهرستهای آن باید به روز شوند و اولویتهای مجموعه‎های آن در صورت لزوم اصلاح گردند. یک طرح کارآمد اضطراری، تمامی تلاش خود را خواهد کرد تا تضمین کند که مجموعه‎های موجود در کتابخانه‎ها برای آینده محافظت می‎شوند. شواهد کافی نشان می‎دهد طرح باید در امور روزانة مدیریت کتابخانه گنجانده شود تا مؤثر باشد.  یک طرح خوب اگر فقط به عنوان یک سند در قفسه نگهداری شود، بی‎فایده است.

باتوجه به پیچیده بودن ماهیت بلایای طبیعی، بسیاری از آنها خارج از کنترل انسان به نظر می‎رسند، اما می‎توان صدمات و آسیبهای ناشی از آنها را محدود کرد. پرواضح است، پیشگیری از وقوع حادثه بهتر از واکنش پس از وقوع آن است، پس همیشه باید گوش به زنگ بود.

-      Buchanan, Sally. 'Disaster: Prevention, Preparedness and Action', Library Trends 30, 2 (1981): 241 - 252.

-      Lyall, Jan. "Disaster Planning For Libraries and Archives: Understanding the Essential Issue." Provenance: The Electronic Magazine 1.2 (March 1996). Available at http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/lyall1.html.

-      Excellent recovery guidelines for minor, moderate, and major disasters.

-      Miller, R. Bruce. 'Libraries and Computers: Disaster Prevention and Recovery.' Information Technology and Libraries 7, 4 (1988): 349 - 358.

-      Ungarelli, Donald L. 'Insurance and Prevention: Why and How?'. Library Trends 33 (Summer 1984): 57 - 67.

-      Walsh, Betty. "Salvage Operations for Water Damaged Archival Collections: A Second Glance" and "Salvage at a Glance." WAAC Newsletter 19.2 (May 1997). Available at http://palimpsest.stanford.edu/waac/.

-      How to plan for workplace Emergencies and Evacuations, OSHA 30088, 2001 (Revised)

-      Koch, Corine, editor and translator. 2003.The Blue Shield for the Protection of our Endangered Cultural Heritage. Proceedings of PAC Open Session at the 68th General IFLA Conference in Glasgow, 2002. Co-organized by PAC and National Libraries Section. International Preservation Issues, Number Four. Paris: IFLA/PAC. http://www.ifla.org/VI/4/ipi.html

-      Ogden, Sherelyn, ed. 1999. Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, Third edition. Andover, Massachusetts: Northeast Document Conservation Center.

Includes salvage procedures for collections; mold control; sources of services; short-form emergency preparedness plan. http://www.nedcc.org