بررسی تأثیر سیستم فناوری اطلاعات بر ارائه خدمات مطلوب درسازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استاد گروه مدیریت دولتی دانشگاه شهید بهشتی تهران

2 کارشناس ارشد مدیریت دولتی گرایش مدیریت سیستمهای اطلاعاتی دانشگاه شهید بهشتی تهران، شاغل در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی

چکیده

امروزه در هر سازمانی، بحث به‌کارگیری فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی مطرح و همه جا از سودمندی یا ضرورت استفاده از رایانه سخن در میان است. به همین سبب، مدیران همواره در خصوص صرف هزینه یا سرمایه‌گذاری برای به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان خود با یک سؤال روبه رو هستند: «مرز سرمایه‌گذاری در فناوری کجاست؟» طبیعی است، فناوری به عنوان یک راه با صرفه تر در برابر روشهای سنتی اهمیت پیدا می کند؛ به همین خاطر مدیران باید بدانند کاربرد سیستم فناوری اطلاعات در سازمان به چه میزان مفید و اثربخش است. به عبارت دیگر، فناوری اطلاعات بر شاخصهایی تأثیر می‌گذارد که همگی از شروط اولیه موفقیت برای سازمانهای امروزی به شمار می‌روند. تعیین میزان این تحقق، از دغدغه‌های مهم تصمیم‌گیرندگان سازمانی است. در پژوهش حاضر به بررسی تأثیر به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات بر اثربخشی سازمان از دیدگاه کاربران این سیستمها پرداخته شده است. از بین ابعاد سیستم فناوری اطلاعات، افزایش سرعت انجام کارها، افزایش دقت در انجام کارها، بازیابی به موقع اطلاعات، ذخیره سازی بیشتر اطلاعات و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، انتخاب شده‌اند. در قالب جنبه‌های تحقیق، تأثیر این ابعاد بر اثربخشی سازمان که ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع تعریف شده، بررسی گردیده است.

کلیدواژه‌ها


مقدمه

استفاده از فناوری اطلاعات، در کنار سیستمهای اطلاعاتی متنوعی که برای نیازهای مختلف طراحی می‌گردد، گسترش یافته است. فناوری اطلاعات مدیران را قادر می سازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار کنند. مشارکت بیشتر در تصمیم‌گیری، افزایش سرعت تصمیم‌گیری، افزایش سرعت شناسایی مسائل، کاهش ارتفاع هرم سازمان، بهبود هماهنگی و افزایش کارکنان متخصص، تنها برخی از تأثیراتی هستند که فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی بر برخی از سازمانها می گذارند (مهری نژاد،1381،صص227-224).

مدیرانی که  دائماً درگیر تصمیم گیری برای صرف هزینه یا سرمایه‌گذاری برای به‌کارگیری فناوری در سازمان خود هستند، باید بدانند کاربرد فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی در سازمان  به چه میزان مفید و اثربخش است. آنها باید  تأثیر فناوری اطلاعات بر کیفیت محصول یا خدمت، بهبود خدمات به مشتریان و بهبود ارتباطات و اطلاعات را که همگی از شاخصها و شروط اولیه موفقیت برای سازمانهای امروزی به شمار می‌روند، محاسبه کنند. تعیین میزان تحقق این هدف، از دغدغه‌های مهم تصمیم گیرندگان سازمانی به شمار می‌آید.

سؤال اصلی تحقیق این است که آیا به نظر کارکنان،  به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات، موجب بهبود عملکرد خود یا بخش آنها شده است یا خیر؟ در این راستا، یک فرضیة اصلی و پنج فرضیه فرعی مورد بررسی قرار گرفته است که هر کدام شامل دو متغیر (مستقل و وابسته) هستند. در تحقیق حاضر، سیستم فناوری اطلاعات متغیر مستقل است که در فرضیه های فرعی تفکیک شده و متغیر وابسته نیز اثربخشی سازمان است.

فرضیه اصلی

به نظر کارکنان، سیستم فناوری اطلاعات، کمیت و کیفیت عملکردها را بهبود بخشیده است.

بررسی تأثیر سیستم فناوری اطلاعات بر ارائه خدمات مطلوب در ...

 

فرضیه‌های فرعی:

  • افزایش سرعت انجام کارها، موجب عملکرد بهتر سازمان شده است .
  • افزایش دقت در انجام کارها، موجب عملکرد بهتر سازمان شده است .
  • بازیابی به موقع اطلاعات، موجب عملکرد بهترسازمان شده است .
  • ذخیره سازی بیشتر اطلاعات، موجب عملکرد بهتر سازمان شده است .
  • افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.

 

قلمرو تحقیق (زمانی، مکانی، موضوعی)

الف) قلمرو زمانی تحقیق

مطالعات اولیه جهت تهیه طرح تحقیق در فروردین ماه 1385 آغاز گردید، موضوع در تیرماه 1385 تصویب شد و در پایان دی ماه 1385، انجام تحقیق پایان یافت.

ب) قلمرو مکانی تحقیق

تحقیق حاضر در واحدهای سازمانی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مستقر در شهر مشهد انجام گرفته است؛ یعنی کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، موزه آستان قدس رضوی و کتابخانه‌های وابسته به سازمان مذکور، واقع در شهر مشهد.

ج) قلمرو موضوعی تحقیق

در این پژوهش، تأثیر به‌کارگیری نظام فناوری اطلاعات بر بهبود عملکرد بخش و به تبع آن سازمان  از دیدگاه کارکنان بررسی گردیده است.در این تحقیق،  «کارکنان» آن دسته از کارکنان سازمان هستند که از ابزارهای سیستم فناوری اطلاعات در ارائه خدمات به ارباب رجوع، بهره‌ می‌گیرند.

 

روش تحقیق

نوع  تحقیق

چون از نتایج این تحقیق می توان استفاده عملی نمود، این پژوهش از نوع کاربردی  می باشد. از طرف دیگر، چون محقق در شرایط درونی سازمان مذکور حضور پیدا می کند و تحقیق را پیگیری می نماید، این تحقیق از نوع بررسی های میدانی و به‌ طور کلی، از نوع پیمایشی است.

ابزار جمع آوری اطلاعات

در تحقیق حاضر، علاوه بر روش کتابخانه‌ای، بررسی اسناد و مدارک و سایر پایگاه‌های اطلاعاتی، برای جمع‌آوری داده‌های مربوط به آزمون فرضیه‌های تحقیق و سنجش نظرهای کارکنان، از پرسشنامه استفاده شده است. قسمت اول پرسشنامه  به منظور جمع آوری اطلاعات جمعیت شناختی، طراحی و سؤالهایی نظیر جنسیت، سن، میزان تحصیلات، رشته تحصیلی، سابقه خدمت، پست سازمانی و سابقه خدمت در پست فعلی مطرح شد.

قسمت دوم پرسشنامه با هدف مستندسازی نوع و میزان استفاده از سیستم فناوری اطلاعات در سطوح مختلف سازمانی طراحی شد.

قسمت سوم پرسشنامه از 21 سؤال تشکیل گردیده که به صورت طیف لیکرت مطرح شده است.در این قسمت با طرح این سؤالها، پنج فرضیة فرعی مورد سنجش قرار گرفت. در قسمت سوم پرسشنامه، پاسخگو باید درباره وضعیت سازمان قبل و بعد از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات نظر بدهد. قسمت چهارم پرسشنامه به سنجش این موضوع می‌پردازد که میزان تأثیر هرکدام از بهبودهای حاصل از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات بر ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع چه میزان بوده است. شایان ذکر است، آلفای کرونباخ (در نمونه 20 تایی) محاسبه گردیده که میزان آن 94% بوده و بیانگر قابلیت اعتماد و پایایی بسیار بالای پرسشنامه است. در تحقیق حاضر، برای افزایش روایی، در مرحله اول ادبیات موضوع از طریق مطالعه کتابها، پایان‌نامه‌ها وهمچنین مقاله‌ها بررسی گردید. در مرحله بعد، متغیرهای تحقیق شناسایی و بر اساس آنها، سؤالهای پرسشنامه طراحی شد. پس از تهیه پرسشنامة اولیه و توزیع و جمع‌آوری تعداد محدودی از آن بین افراد جامعه (به منظور حصول اطمینان از بدون ابهام و قابل درک بودن پرسشنامه) با استادان محترم راهنما مشورت گردید و با انجام اصلاحات، به لحاظ روایی صوری و محتوایی مورد تأیید قرار گرفت. در نهایت نیز پرسشنامه نهایی بین اعضای نمونه توزیع گردید.

جامعة آماری

جامعه آماری تحقیق، کلیه کارکنانی را که با سیستم فناوری اطلاعات سازمان کار می‌کنند، شامل می‌شود. حجم جامعه در این تحقیق 250 نفر است که در واحدهای سازمانی مستقر در شهر مشهد فعالیت می‌کنند. همچنین، با توجه به نمونه‌گیری به عمل آمده مطابق فرمول زیر، حجم نمونه 111 نفر به دست آمد.

 

       
     
   
 

 

 

 

 

یافته‌های توصیفی و تحلیلی تحقیق

در این تحقیق برای تحلیل داده ها از آزمون پارامتری مشاهدات زوجی (آزمون t) استفاده شده است. علاوه بر آزمون فوق، آزمون معنادار بودن همبستگی خطی پیرسون نیز مورد استفاده قرار گرفته است. از این آزمون در بررسی پاسخهای ارائه شده به سؤالهای مربوط به فرضیه‌های تحقیق در قسمتهای سوم و چهارم پرسشنامه، استفاده شده است.

32% از افراد نمونه، زن و 68% نیز مرد بوده‌اند. با توجه به تعداد بیشتر کاربران مرد در این سازمان نسبت به کاربران زن، (مطابق آمار رسمی سازمان)، سعی شده این نسبت، در نمونه گرفته شده نیز رعایت شود.

با توجه به نتایج به دست آمده، 1 نفر از اعضای نمونه در رده سنی 25-21 سال؛ 27 نفر در رده سنی 30-26 سال؛ 33 نفر در رده سنی 35-31 سال؛ 20 نفر در رده سنی 40-36 سال و 30 نفر در رده سنی بالاتر از 40 سال قرار دارند. بنابراین 7/29% نمونه بین 31 تا 35 سال دارند و فقط در حدود 9/0% از افراد 21 تا 25 ساله هستند. چون افراد بالای 40 سال خیلی باعث چولگی در نمونه نشده‌اند، توزیع سنی افراد موجود در نمونه طبیعی است. نتیجه اینکه، بیش از نیمی از اعضای نمونه، کمتر از 35 سال دارند و این نشان می‌دهد که می‌توان برای آموزش آنها و ایجاد فرهنگ مطلوب کاری در زمینه های مورد نظر سازمان، سرمایه‌گذاری و برنامه ریزی نمود.

4/78% از افراد موجود در نمونه، کارشناس و بالاتر می‌باشند؛  9% دیپلم و 6/12% نیز مدرک تحصیلی کاردانی دارند و این بدان معناست که نظرهای آنها تا حد بسیار زیادی قابل قبول و مورد اعتماد است.

میانگین سابقه خدمت افراد نمونه بیش از 11 سال است، لذا دارای تجربه انجام کار به شیوه‌های سنتی و دستی هستند و نظرهای آنها در خصوص شیوه ها و فرایندهای کاری قابل اعتماد است.

آمار توصیفی سؤالهای مربوط به قبل و بعد از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات (که در جدول1آمده است) نشان می‌دهد اعضای نمونه در مورد وضعیت قبل از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات به گزینه‌های متوسط و بیشتر متوسط به پایین گرایش دارند، در حالی‌که در مورد وضعیت بعد از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات بیشتر به گزینه‌های متوسط به بالا گرایش دارند. شاخصهای مرکزی مانند نما و میانگین نیز این نتیجه‌گیری را تأیید می‌کنند.

جدول 1. آمار توصیفی مربوط به سؤالهای قبل و بعد از به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان

قبل از به کارگیری فناوری اطلاعات

متغیرهای مورد بررسی

بعد از به کارگیری فناوری اطلاعات

ردیف

نما

میانگین

فراوانی پاسخها

فراوانی پاسخها

نما

میانگین

خیلی زیاد

زیاد

متوسط

کم

خیلی کم

خیلی زیاد

زیاد

متوسط

کم

خیلی کم

1

2

06/2

2

1

22

62

24

سرعت پردازش داده‌ها

26

72

11

1

1

4

09/4

2

2

23/2

1

2

36

55

17

سرعت انتقال اطلاعات

39

61

9

1

1

4

23/4

3

2

08/2

1

3

26

55

26

سرعت ارائه بازخورد به کاربران

(جهت رفع نواقص احتمالی)

17

66

24

2

2

4

85/3

4

4

81/3

10

77

17

7

0

میزان تشریفات غیرضرور کاری

1

8

22

61

19

2

19/2

5

2

15/2

0

4

31

54

22

سرعت تهیه گزارش عملکرد

33

57

19

2

0

4

9/4

6

2

29/2

0

4

39

54

14

ارائه بازخورد به کاربر در موردکار انجام شده

16

72

21

2

0

4

92/3

7

3

41/2

1

4

50

41

15

ذخیره‌سازی دقیق اطلاعات

43

61

5

1

1

4

29/4

8

2

22/2

1

1

35

59

15

پردازش دقیق داده‌ها

33

69

8

1

0

4

2/4

9

2

46/2

3

7

42

45

14

تصحیح اشتباهات احتمالی

23

55

23

2

8

4

75/3

10

2

45/2

1

7

43

50

10

ارائه به موقع اطلاعات مورد نیاز

26

71

12

1

1

4

08/4

11

2

23/2

1

3

37

50

20

سرعت استخراج اطلاعات مورد نیاز

40

60

8

2

1

4

22/4

12

4

01/4

31

55

20

5

0

زمان مورد نیاز برای بازیابی اطلاعات

0

5

6

52

48

2

71/1

13

3

68/2

4

13

46

39

9

ساده بودن روش بازیابی اطلاعات مورد نیاز

20

53

28

8

2

4

72/3

14

2

38/2

1

13

35

40

22

وجود طبقه‌بندی (کدگذاریهای) لازم برای دسترسی به اطلاعات

22

55

24

6

4

4

76/3

15

4

4

25

66

16

3

1

زمان لازم برای پیداکردن اطلاعات مورد نیاز در فایلهای ذخیره شده(بایگانی‌ها)

1

3

8

49

50

1

70/1

16

2

89/1

0

1

25

56

29

قابلیت مبادله اطلاعات

38

62

8

1

2

4

2/4

17

2

46/2

1

5

28

52

25

ظرفیت ذخیره‌سازی اطلاعات

66

39

3

1

2

5

49/4

18

2

24/2

0

7

32

51

21

سهولت ذخیره‌سازی اطلاعات

43

54

7

6

1

4

9/4

19

5

39/4

54

49

7

0

1

فضای موردنیاز برای بایگانی اطلاعات

2

3

3

41

62

1

58/1

20

2

05/2

3

1

19

64

24

سرعت ذخیره‌سازی اطلاعات

51

49

7

2

2

5

3/4

21

2

15/2

1

0

33

58

19

امکان مدیریت فایلهای ذخیره (بایگانی) شده

38

59

9

1

4

4

13/4

مندرجات جدول2 به میزان استفادة اعضای نمونه از سیستمهای موجود اشاره دارد.

جدول2. درصد استفاده کارکنان از سیستمهای فناوری اطلاعات موجود

سیستمهای موجود

درصد استفاده کارکنان

سیستم دبیرخانه

21/7

سیستم حسابداری

31/6

نرم افزار پرسنلی

21/7

سیستم حضوروغیاب

01/9

سیستم حقوق و دستمزد

41/5

نرم افزار کتابخانه ای

58/76

سیستم انبار

41/5

Word برنامه واژه پرداز

48/77

بایگانی الکترونیکی[1]

65/48

نامه الکترونیکی

25/52

ویدئوکنفرانس

70/2

اینترنت

97/72

اینترانت

27/70

نرم افزارهای آماری نظیر Spss و Excel

95/54

نرم افزارهای برنامه ریزی نظیر Microsoft Project

91/9

 

بر اساس مندرجات جدول 2، بیشترین ابزارهای فناوری اطلاعات مورد استفاده در این سازمان عبارتند از: برنامه واژه پرداز Word، نرم افزار کتابخانه ای، اینترنت، اینترانت، نرم افزارهای آماری نظیر Spss، Excel و نامه الکترونیکی. موارد اول، دوم، سوم و چهارم بیش از 70% و موارد پنجم و ششم نیز بیش از 50% توسط کارکنان سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

آمار توصیفی متغیرهای موجود در تحقیق، در جدول 3 آورده شده است.

جدول 3. آمار توصیفی مربوط به قسمت چهارم پرسشنامه

 

افزایش

سرعت انجام کار

افزایش دقت در انجام کار

بازیابی به‌موقع اطلاعات

ذخیره‌سازی بیشتر اطلاعات

افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات

تعداد

111

111

111

111

111

میانگین

03/18

17/18

17/18

55/18

74/18

میانه

18

18

18

19

19

مجموع

2001

75/2016

5/2016

5/2059

2080

مینیمم

10

8

12

10

10

ماکزیمم

20

20

20

20

20

دامنه

10

12

8

10

10

واریانس

89/2

61/3

34/3

66/2

61/2

انحراف معیار

7/1

9/1

83/1

63/1

61/1

انحراف استاندارد

16/0

18/0

17/0

15/0

15/0

پس از تشریح آمار توصیفی به بررسی و نتیجه گیری در مورد فرضیه‌های تحقیق پرداخته می‌شود.

لازم به ذکر است، در انجام این قسمت از تحقیق، از آزمون مشاهدات زوجی استفاده شده که نتایج آماری آن در جدول 4 به طور خلاصه ارائه شده است.

جدول 4. نتایج آماری حاصل از مشاهدات زوجی

 

اختلاف قبل و بعد

آماره آزمون (t)

درجه آزادی

مقدار احتمال

 

نتیجه

افزایش سرعت انجام کارها

87/1

42/24

110

00001/0

به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات تأثیر قابل توجهی در افزایش سرعت انجام کارها داشته است.

افزایش دقت در انجام کارها

69/1

47/23

110

0001/0

به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات تأثیر قابل توجهی در افزایش دقت در انجام کارها داشته است.

بازیابی به موقع اطلاعات

74/1

27/20

110

0001/0

به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات تأثیر قابل توجهی در بازیابی به موقع اطلاعات داشته است.

ذخیره‌سازی بیشتر اطلاعات

27/2

65/30

110

00001/0

به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات تأثیر قابل توجهی در ذخیره‌سازی بیشتر اطلاعات داشته است.

افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات

97/1

55/22

110

0001/0

به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات تأثیر قابل توجهی در افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات داشته است.

 

آزمون فرض در این قسمت به شرح ذیل می باشد که برای هر کدام از موارد 5 گانه فوق محاسبه شده است:

 

آماره آزمون به صورت زیر می باشد:

 

در مورد موارد 5 گانه فوق که در جدول آمده است، با مقایسه p-value و آلفای مربوط به هر کدام، نتیجه می‌گیریم که فرض  در مورد آنها، رد و فرض  پذیرفته می‌شود و این به معنای وجود اختلاف معنادار بین میانگین های قبل و بعد از به‌کارگیری فناوری اطلاعات می‌باشد.

شایان ذکر است، در جدول 1، متغیرهای ردیفهای 4، 12، 15 و 19 به گونه ای هستند که تأثیر به‌کارگیری فناوری اطلاعات بر روی آنها برعکس سایر متغیرهای مورد سؤال است؛ به همین علت داده های آنها در جهت عکس سایر متغیرهاست. به عنوان مثال، ملاحظه پاسخها در خصوص متغیر فضای مورد نیاز برای بایگانی اطلاعات در نتیجه به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات، در مقایسه با قبل از به‌کارگیری آن، روند کاهشی را نشان می دهد.

در این قسمت، فرضیه‌های این تحقیق با استفاده از آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون، جداگانه بررسی می‌شود. به عبارت دقیق‌تر، در مرحله اول به سنجش میزان تغییراتی که به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات در شاخصهای مورد بررسی ایجاد نموده، پرداختیم؛ در ادامه میزان تأثیر این تغییرات بر ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع را مورد سؤال قرار داده و در نهایت، وجود همبستگی بین این دو گروه از داده‌ها را بررسی نموده‌ایم.

فرضیه فرعی اول: افزایش سرعت انجام کارها موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.

فرضیه فوق را می‌توان به صورت زیر فرمول‌بندی کرد:

 

فرض صفر () بدین معناست که: 

همبستگی خطی پیرسون معنادار نیست و این به معنای نبود رابطه خطی بین دو متغیر (افزایش سرعت انجام کارها و اثربخشی سازمان) می باشد.

و در فرض مقابل ():

همبستگی خطی پیرسون معنادار است و این به معنای وجود رابطه خطی بین دومتغیر (افزایش سرعت انجام کارها و اثربخشی سازمان) می باشد.

جدول آزمون معناداری همبستگی خطی پیرسون به صورت زیر است:

جدول 5. جدول آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه فرعی اول

                                                متغیر اول                                                          متغیر دوم

اختلاف قبل و بعد سرعت انجام کارها

(ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

نمره داده شده به تأثیر افزایش سرعت

انجام کارها در ارائه خدمات

(ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

2956/0r =

002/0 p-value =

 

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول 5، چون مقدار p-value از مقدار آلفا کوچکتر است، در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر رد می‌شود؛ یعنی، همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% معنا‌دار است. به عبارت دیگر، می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«افزایش سرعت انجام کارها موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.»

و چون مقداراین ضریب همبستگی مثبت است (2956/0) می‌توان عنوان کرد که این دو متغیر در یک جهت تغییر می‌‌کنند؛ یعنی افزایش یکی باعث افزایش دیگری می‌شود و برعکس.

فرضیه فرعی دوم: افزایش دقت در انجام کارها موجب عملکرد بهتر سازمان شده است. جدول آزمون معناداری همبستگی خطی پیرسون، به صورت زیر است:

جدول 6. جدول آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه فرعی دوم

                                                  متغیر اول                                                            متغیر دوم

اختلاف قبل و بعد دقت در انجام کارها

(ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

نمره داده شده تأثیر به افزایش دقت

در انجام کارها در ارائه خدمات

(ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

1711/0r =

073/0 p-value =

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول6، چون مقدار p-value از مقدار آلفا بزرگتراست، پس در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر رد نمی‌شود؛ یعنی همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% معنا‌دار نیست. به عبارت دیگر، می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«افزایش دقت در انجام کارها موجب عملکرد بهتر سازمان نشده است.»

از یک سو، تسلط کاربران به فرایندهای کاری و تجربه آنها در ارائه خدمات بر اساس روشهای سنتی و دستی که نشان دهندة دقت در ارائه خدمات با شیوه های سنتی است و از سوی دیگر برخی نقصهای موجود در سیستمهای رایانه ای که تأثیرات منفی بر روند ارائه خدمات دارند و احتمالاً عدم آشنایی کامل کاربران با تمام قابلیتهای سیستمهای موجود، از عمده دلایل رد شدن این فرضیه در سطح 95% می باشند.

فرضیه فرعی سوم: بازیابی به موقع اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.

جدول آزمون معناداری همبستگی خطی پیرسون به صورت زیر می‌باشد:

جدول7. جدول آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه فرعی سوم

                                                 متغیر اول

متغیر دوم

 

 

اختلاف قبل و بعد بازیابی اطلاعات

(ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

نمره داده شده به تأثیر بازیابی به موقع اطلاعات

در ارائه خدمات

(ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

2437/0r=

010/0 p-value =

 

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول فوق چون مقدار p-valueاز مقدار آلفا کوچکتر است، بنابراین در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر رد می‌‌شود؛ یعنی، همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% معنا‌دار است. به عبارت دیگر، می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«بازیابی به موقع اطلاعات موجب عملکرد  بهتر سازمان شده است.»

در اینجا نیز چون مقدار ضریب همبستگی پیرسون مثبت است (2437/0) این دو متغیر در یک جهت تغییر می‌کنند؛ یعنی کاهش یکی باعث کاهش دیگری می‌شود و برعکس.

فرضیه فرعی چهارم: ذخیره‌سازی بیشتر اطلاعات موجب اثر بخشی سازمان شده است.

جدول آزمون معنادار بودن همبستگی خطی پیرسون به صورت زیر می‌باشد:

جدول 8. جدول آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه فرعی چهارم

                                                    متغیر اول

متغیر دوم

اختلاف قبل و بعد ذخیره سازی اطلاعات

( ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات )

نمرة داده شده به تأثیر ذخیره سازی بیشتر اطلاعات در ارائه خدمات

(ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

1507/0r =

114/0 p-value =

 

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول 8، چون مقدار p-value از مقدار آلفا بزرگتراست، پس در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر رد نمی‌‌شود؛ یعنی، همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% معنا‌دار نیست. به عبارت دیگر، می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«ذخیره‌سازی بیشتر اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان نشده است.»

شاید بتوان گفت، علاوه بر سهولت ذخیره سازی اطلاعات به شیوه سنتی، مهمترین دلیل رد شدن این فرضیه در سطح 95%، سرانه بالای فضا در این سازمان (به سبب مساحت گسترده و عظیم آن) است که باعث شده ضعف عمده و تأثیرگذاری در زمینه ذخیره سازی احساس نشود؛ لذا قدرت ذخیره سازی ناشی از به‌کارگیری فناوری اطلاعات، در مقایسه با قبل از به‌کارگیری آن، اختلاف و تأثیر قابل توجهی را نشان نمی دهد.

فرضیه فرعی پنجم: افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.

جدول آزمون معناداری همبستگی خطی پیرسون به صورت زیر می‌باشد:

جدول 9. جدول آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه فرعی پنجم

                                                      متغیر اول                           

متغیر دوم

اختلاف قبل و بعد سرعت دسترسی به اطلاعات

(ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

نمره داده شده به تأثیر افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات در ارائه خدمات

(ناشی از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات)

1891/0r =

047/0 p-value =

 

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول فوق، چون مقدار p-value از مقدار آلفا کوچکتر است؛ پس در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر رد می‌شود؛ یعنی، همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% معنی‌دار است. به عبارت دیگر می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.»

مشابه حالتهای قبل، در اینجا نیز چون مقدار ضریب همبستگی پیرسون مثبت است (1891/0) پس نتیجه می‌شود که این دو متغیر در یک جهت تغییر می‌کنند؛ یعنی کاهش یکی باعث کاهش دیگری و افزایش یکی باعث افزایش دیگری می‌شود.

فرضیه اصلی: سیستم فناوری اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.

جدول آزمون معناداری همبستگی خطی پیرسون به صورت زیر است:

جدول 10. آزمون معنا‌دار بودن همبستگی خطی پیرسون برای فرضیه اصلی

                                                             متغیر اول                                         

متغیر دوم

میانگین اختلاف قبل و بعد از به‌کارگیری

سیستم فناوری اطلاعات

میانگین نمرات داده شده به تأثیرهای ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات در ارائه خدمات

3413/0r=

000246/0 p-value =

 

با توجه به نتایج گزارش شده در جدول فوق چون مقدار p-value از مقدار آلفا کوچکتر است، پس در سطح معنا‌داری 5% فرضیه صفر با شدت زیاد رد می‌‌شود؛ یعنی، همبستگی خطی پیرسون از نظر آماری در سطح 5% شدیداً معنا‌دار است. به عبارت دیگر، می‌توان چنین نتیجه گرفت:

«به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات موجب عملکرد بهتر سازمان شده است.»

همچون حالتهای قبل، در اینجا نیز چون مقدار ضریب همبستگی پیرسون مثبت است (3413/0) پس نتیجه می‌شود که این دو متغیر در یک جهت تغییر می‌کنند؛ یعنی کاهش یکی باعث کاهش دیگری می‌شود و افزایش یکی افزایش دیگری را در پی دارد. همچنین، لازم به ذکر است که مقدار t ـ استیودنت برابر 79/3 می‌باشد. همچنین، نتایج به دست آمده از تحقیق نشان می‌دهد ابعاد سیستم فناوری اطلاعات (به جز ذخیره سازی بیشتر اطلاعات و افزایش دقت در انجام کارها که دو جزء بسیار با اهمیت در فناوری اطلاعات هستند) تأثیر زیادی بر ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع داشته‌اند. به طور کلی می‌توان نتیجه گرفت، در سطح اطمینان 95%، سیستم فناوری اطلاعات موجب اثربخشی این سازمان شده است. به بیان دیگر، کاربران سیستم فناوری اطلاعات در این سازمان (که از این ابزارها برای ارائه خدمات به ارباب رجوع بهره می گیرند) معتقدند سرعت انجام کارها، بازیابی به موقع اطلاعات، و سرعت دسترسی به اطلاعات در مقایسه با قبل از به‌کارگیری فناوری اطلاعات، افزایش یافته و این افزایش در این ابعاد، موجب اثربخشی سازمان (تأثیر در ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع) شده است. البته، دقت در انجام کارها و ذخیره سازی اطلاعات در مقایسه با قبل از به‌کارگیری فناوری اطلاعات افزایش یافته، اما موجب اثربخشی سازمان (تأثیر در ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع) نشده است.

 

پیشنهادهایی برای سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی

آنچه در این پژوهش مورد تأیید قرار گرفت، اینکه به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات با اطمینان 95%، موجب عملکرد بهتر این سازمان شده است. با آگاهی از این موضوع، در راستای استفاده و بهره برداری بهتر و مؤثرتر از سیستم فناوری اطلاعات در سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، پیشنهادهای زیر برای مدیران این سازمان جهت تصمیم‌گیریهای آینده، ارائه می‌شود:

الف) پیشنهادهای حاصل از نتایج فرضیه‌های تحقیق

1. سازمان باید در تصمیمات سرمایه‌گذاری در زمینه فناوری اطلاعات، با دقت فراوانی عمل نماید، زیرا با توجه به نتایج تحقیق، تنها 7/11% از اثربخشی سازمان (با توجه به اینکه ضریب همبستگی 3413/0 به دست آمده و ضریب تعیین   می‌باشد)، ناشی از به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات بوده است و عوامل دیگر، حدود 3/88% اثربخشی سازمان را تشکیل و تحت تأثیر قرار می دهند. این عوامل می‌تواند زمینه‌ای برای تحقیقات آینده در این سازمان باشد، به گونه‌ای که بتوان این عوامل را شناسایی نمود و برای بهبـود عملکرد سازمان از آنها بهره گرفت.

2. با توجه به نتایج تحقیق مبنی بر اینکه هیچ نوع سیستم اطلاعاتی رایانه ای، ویژه سطوح مدیران عالی و میانی در این سازمان وجود ندارد، پیشنهاد می‌شود پس از مطالعات امکان‌سنجی، برای ایجاد سیستمهای اطلاعاتی ضروری در این رده‌ها، برنامه‌ریزی انجام پذیرد. این طرح، به نیازسنجی اطلاعاتی مدیران سازمان نیازمند است.

3. با توجه به نتایج حاصل از تحقیق، مشخص گردید شدت معناداری تأیید فرضیه‌های قبول شده به تفکیک ابعاد سیستم فناوری اطلاعات، به ترتیب زیر می باشد:

1.تأثیر افزایش سرعت انجام کارها بر عملکرد سازمان

2. تأثیر بازیابی به موقع اطلاعات بر عملکرد سازمان

3. تأثیر سرعت دسترسی به اطلاعات بر عملکرد سازمان.

البته فرضیه فرعی دوم (در خصوص تأثیر افزایش دقت در انجام کارها بر عملکرد) با احتمال 90% و همچنین فرضیه فرعی چهارم (در خصوص تأثیر ذخیره سازی بیشتر اطلاعات برعملکرد) با احتمال 88% قابل تأیید می باشند که در این صورت به طور طبیعی با خطای بیشتری همراهند؛ یعنی اگر قرار باشد آنها را بپذیریم، درصد خطا بالا می‌رود.

از سوی دیگر، با توجه به رابطه همبستگی بین این میزان بهبود و ارائه خدمات مطلوب به ارباب رجوع، جهت گیری آتی در سرمایه‌گذاری برای بهبود وضعیت سیستمهای فناوری اطلاعات (با رعایت و در نظر گرفتن پیشنهاد اول) به ترتیب ذیل پیشنهاد می‌شود:

الف) افزایش سرعت سیستمها 

ب) افزایش قابلیت جستجو در پایگاه های  داده (در راستای بازیابی به موقع و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات)

این ترتیب سرمایه‌گذاری، شیوه سرمایه‌گذاری اثربخش تر را نشان می دهد. این پیشنهاد به منظور فراهم آوردن بهتر زیرساختهای لازم برای به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان است.

4. استفاده از رویکرد تحلیلی هزینه ـ فایده در زمینه به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات و سایر برنامه های مرتبط با آن.

5. با توجه به وابستگی سازمان به فناوری اطلاعات و تأثیر اثبات شده آن برعملکرد، پیشنهاد می‌شود برنامه‌ای جامع در زمینه اقدامهای پشتیبانی نظیر امنیت سرور، شبکه و ... و همچنین در مواجهه با بحران و حوادث غیرمترقبه تدوین گردد تا در صورت لزوم به اجرا درآید. این اقدام در راستای کاهش مخاطرات ناشی از به‌کارگیری فناوری اطلاعات است.

6. ارزیابی و آفت شناسی فناوری اطلاعات به منظور تحقق اهداف تعیین شده از به‌کارگیری آنها. مثلاً هدف از به‌کارگیری فناوری اطلاعات و سرمایه‌گذاری در این زمینه کاهش تعداد نیروی انسانی بوده است. آیا این هدف محقق شده و تحقق، در صورت آن چقدر بوده است؟  در صورت تحقق نیافتن هدف فوق، دلایل آن چه بوده است؟

7. تلاش برای رفع نواقص موجود سیستمهای رایانه‌ای که در صورت بی‌توجهی، دقت در ارائه خدمات به ارباب رجوع را دچار ضعف و اخلال می نمایند.

8. با توجه به میزان استفاده از انواع سیستمهای فناوری اطلاعات که در جدول 2 به آن اشاره شد، پیشنهاد می‌شود اولویت سرمایه‌گذاری بر سیستمهایی که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند، متمرکز باشد.

9. مستندسازی سیستمهای اطلاعاتی رایانه‌ای موجود، از جهت کاربردها، گزارشها و خروجی ها، در به‌کارگیری بهتر این سیستم مؤثر خواهد بود. پیشنهاد می‌شود این اقدام در حوزه‌هایی که به گزارشهای دقیق نیاز است، در خصوص سیستمهایی همچون سیستم انبار، حسابداری و سایر سیستمها انجام پذیرد. این اقدام ممکن است به پیشنهاد دوم مطرح شده هم کمک نماید.

ب) پیشنهادهای کلی

1. با توجه به وضعیت موجود فناوری اطلاعات سازمان و تأثیر زیاد استفاده از این ابزارها بر اثربخشی سازمان، پیشنهاد می‌شود علاوه بر بهره‌گیری بیشتر از امکانات شناسایی شده سیستمها، از کاربردهای جدید فناوری اطلاعات نظیر آموزش الکترونیک، سیستم مکاتبات بدون کاغذ، کنفرانس راه دور، پایگاه های داده تحت Excel، Access و ... استفاده شود. وضعیت موجود سیستم فناوری اطلاعات سازمان نشان می‌دهد، ظرفیتهای بسیاری قابل استفاده‌اند که از آنها بهره برداری لازم نمی‌شود.

2. آموزش کاربران به منظور افزایش مهارت آنها در به‌کارگیری سیستمهای موجود و همچنین سیستمهای فناوری اطلاعات جدید. این موضوع سبب افزایش بهره وری ابزارهای فناوری اطلاعات خواهد شد.

3. پیشنهاد می‌شود از نیروهای متخصص و دارای دانش فنی در حوزه فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی به منظور کامل نمودن بهره گیری از سیستمهای موجود و همچنین به‌کارگیری سیستمهای رایانه ای جدید در سازمان، استفاده شود. حوزه فناوری اطلاعات با توجه به اهمیت و تأثیر اثبات شده آن بر اثربخشی این سازمان، حوزه ای نیست که برون سپاری، نسخه مناسبی برای آن باشد.

4. فرهنگ سازی بیشتر در بین مدیران و کارکنان به منظور استفاده بیشتر از فناوری اطلاعات.

5. ارائه آموزشهای لازم به مدیران در خصوص سیستمهای فناوری اطلاعات، کاربردها، گزارشها و خروجی‌ها به منظور آگاهی بیشتر آنها در اعلام نیازهای اطلاعاتی خودشان.

6. سیاست‌گذاری و تدوین یک برنامه بلند مدت (به عنـوان مثـال 5 سالـه) در زمینة فناوری اطلاعات در سازمان در قالب سه محور عمدة به‌کارگیری سیستم فناوری اطلاعات در سازمانها، شامل افراد، زیرساخت و کاربردها. بر مبنای این برنامه، ممکن است تغییرات ساختاری هم پیش‌بینی شود.



1. منظور از بایگانی الکترونیکی, استفاده معمولی از قابلیت رایانه در ذخیره نمودن الکترونیکی اطلاعات است و مفهوم آن با سیستم دبیرخانه که یک نرم افزار اتوماسیون اداری است, متفاوت می باشد.

ـ اشرفی، بزرگ (1381). «طراحی و تبیین الگوی اثربخشی سازمان در شرایط عدم اطمینان محیطی در شرکتهای ساخت کامپیوتر تهران». دانش مدیریت، شماره 59 ، زمستان 1381.
ـ بلاکی، جان و ایوک وینسکی (1378).  مدیریت اطلاعات. ترجمه گروه مترجمان طرح مطالعه و بهره وری در صنعت (وزارت صنایع). چاپ اول، انتشارات بصیر، تهران.
ـ رضائیان، علی (1384). تعامل انسان و سیستم اطلاعاتی (سیستم اطلاعات مدیریت). چاپ اول، انتشارات سمت، تهران.
ـ سپهری، محمدرضا (1381). «نقش فناوری اطلاعات در توسعة منابع انسانی و افزایش بهره وری شغلی». کار و جامعه، شماره 43، اردیبهشت 1381.
ـ لاودن، کنت سی؛ جین پریس لاودن (1377). نظامهای اطلاعات مدیریت سازمان و فناوری. ترجمه عبدالرضا رضایی‌نژاد. مؤسسه خدمات فرهنگی رسا، تهران.
ـ مدهوشی، مهرداد (1380). «نقش نظام اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در تصمیم‌گیری مؤثر». رهیافت، شماره25، (پاییز 1380).
ـ مهری نژاد، صفیه (1381). «کاربرد تکنولوژی اطلاعات در سازمانها». اطلاعات سیاسی ـ اقتصادی،182ـ181، اول و دوم، سال هفدهم (مهر و آبان 1381).
 
- Kreithner, Robert (1986). Management. Boston: Hoayhton, Mifflin Company.
 
- Richard, L.daft (1998). Organization theory and design. 6th Edition, south-western college publishing.
 
- Stoner، James and Sand Freeman، Edvard (1992). Management. 5th Edition, Prentice Hall.
 
- Santos, Filipe M (2003). "The role of Information Technologies for knowledge management in firms". International Journal of technology, policy management, Vol.3, NO.2, PP. 194-203.