طرح یک مدل مالی هزینه ـ سودمندی برای کتابخانه‌هایی با منابع دو گونه (کاغذی و الکترونیکی)

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 Kolloffel, Joost ،نویسنده

2 Kaandorp, Arian ، نویسنده

3 دانشجوی کارشناسی ارشد علوم‌کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاه شیراز، مترجم

4 کارشناس کتابداری کتابخانة منطقه‌ای علوم و تکنولوژی شیراز، مترجم

چکیده

این مقاله به شرح ایجاد مدلی برای کتابخانه‌های دانشگاهی می‌پردازد که بینش مفصلی دربارة ساختار مالی جاری کتابخانه به دست می‌دهد و تأثیر انتقال به یک محیط دیجیتال را اندازه می‌گیرد. در حرکت به سوی دیجیتالی‌شدن، هزینة بعضی از خدمات و فعالیت‌های مشخص کتابخانه کاهش، و هزینه‌های دیگر افزایش خواهند یافت. تأثیر این مسئله بر بودجة کتابخانه چگونه خواهد بود؟ این طرح، تصویر دقیقی از هزینه‌های کتابخانه، قبل و بعد از انتقال به محیط دیجیتال به همة شرکت‌کنندگان ارائه کرد و نشان داد که ارزش افزودة خدمات کتابخانه بالا می‌رود. این مدل با همکاری سه کتابخانة دانشگاهی (آتریچ در هلند، لولا در سوئد و برمن در آلمان) ساخته شد.
 

کلیدواژه‌ها


مقدمه

کتابخانه‌ها و ناشران منابع علمی برای جوابگویی به نیاز محققان، مقادیر قابل ملاحظه‌ای از پول و انرژی خود را در راه توسعة خدمات دیجیتال صرف می‌کنند و صرف هزینه در این فعالیت‌ها را نیز صحیح می‌دانند. برای انتقال از کتابخانه‌های سنتی به کتابخانه‌های دیجیتال موانعی وجود دارد که عبارت‌اند از:

1. در سال‌های اخیر، تعداد زیادی از کتابداران با محدودیت بودجه‌ای روبرو بوده‌اند و سرمایه‌گذاری در کتابخانه‌ها به میزان قابل توجهی کمتر از سرمایه‌گذاری در مراکز تحقیق و توسعه است.

2. اطلاعات کمی دربارة چگونگی تأثیر خدمات دیجیتال بر مسائل مالی کتابخانه در دسترس می‌باشد.

«هانسن مونتگومری» اکنون در حال تحقیق روی این موضوع می‌باشد، و «کینگ» و «تنوپیر» اخیراً در این باره تحقیقاتی انجام داده‌اند. هدف این طرح، ایجاد الگویی مالی است که هزینه‌های گذشته و آینده را مقایسه، و بینشی از خدمات کتابخانه‌های دیجیتالی فراهم آورد؛ شک و تردیدهای موجود در فرآیند تصمیم‌گیری را از بین ببرد و به فرایند بودجه‌بندی کتابخانه نیز کمک کند.

این مدل در سه کتابخانة دانشگاهی تدوین شد که به ترتیب اجرا شدن کارگاه‌ها عبارت‌اند از:

ـ کتابخانه دانشگاه آتریچ[1] در هلند،

ـ کتابخانه دانشگاه لولا[2] در سوئد،

ـ کتابخانه دانشگاه برمن[3] در آلمان.

روش

 در این مدل مالی، از روش نمونه نخستین کارگاهی استفاده شد. شرکت‌کنندگان با موقعیت‌ها و اطلاعات قبلی متفاوت، عقاید و انتظاراتشان را ترکیب کردند و مشترکاً برای برنامه‌ریزی، تصمیمات مهمی گرفتند. این روش از بروز بحث‌های طولانی بر سر جزئیات کم اهمیّت پیشگیری می‌کند. شرکت‌کنندگان در این نوع کارگاه در جایی که اطلاعات دربارة هزینة دقیق در دسترس نیست، به راحتی نیاز به تخمین‌زدن را قبول می‌کنند، زیرا می‌توانند فوراً تأثیر تخمین‌هایشان را ببینند و در موارد لازم، تعدیل لازم را اعمال کنند. تخمین‌ها با همکاری متخصصان و کارشناسان صورت می‌گیرد و روش استفاده شده، «برآورد هزینه براساس فعالیت» است. تجربة مرکز مشاوره «آتوس کی‌پی‌ام‌جی» نشان می‌دهد که نتیجة این فرایند نمونه نخستین، حداقل 80 درصد دقت دارد. هر کارگاه در طول دو روز متوالی برگزار شد. در روز اول، وضعیت جاری طرح‌ریزی شد و در روز دوم هزینه‌های آیندة کتابخانه تخمین زده شد، در قالب هزینه‌های آینده، هزینه‌هایی که یک کتابخانه در طول پنج یا شش سال آینده ممکن است داشته باشد، تعریف شدند. برای هزینه‌های آینده، حجم، قیمت و بازدهی تخمین‌زده‌شده، در نظر گرفته شدند، اما تورم در نظر گرفته نشد (زیرا یک یورو امروز ارزش مساوی با یک یورو در آینده دارد). در طول سه جلسة کارگاهی، تیم مدیریت کتابخانه متشکل از چهار تا هفت نفر با پست‌های مدیر، مسئول امور مالی، کتابدار مرجع، مدیر فناوری‌های اطلاعاتی، و … شرکت کردند.

هزینه‌های جاری در پنج مرحله شرح داده شد:

ـ تعریف انواع هزینه‌های اصلی و هزینه‌های کتابخانه،

ـ تعریف فعالیت‌ها و عملکردهای اصلی کارکنان کتابخانه،

ـ تعریف خدمات و تولیدات کتابخانه‌ای که به استفاده‌کنندگان ارائه می‌شود،

ـ اختصاص هزینه به فعالیت‌ها،

ـ نسبت‌دادن فعالیت‌ها به تولیدات.

هزینه‌های آینده در چهار مرحله تخمین زده شد:

ـ تخمین تغییرات مربوط به حجم خدمات یا تولیدات کنونی کتابخانه،

ـ تخمین تغییرات مربوط به هزینه‌های هر فعالیت،

ـ مشخص‌کردن تغییرات هزینه‌ها،

ـ معرفی خدمات یا تولیدات جدید کتابخانه.

مثالی که در این جا ارائه شده مربوط به کتابخانة دانشگاه آتریچ در هلند است.

 

جدول 1. شاخص‌های کلیدی سه کتابخانه دانشگاهی متفاوت

شاخص‌های کلیدی

برمن

آتریچ[4]

لولا

هزینه‌های کلی سالانه

9/16 میلیون یورو

1/15 میلیون یورو

4/3 میلیون یورو

تعداد کل کتابهای موجود در مجموعه

000/500/3

000/000/6

000/250

تعداد کل نشریات کاغذی در مجموعه

500/10

500/10

400

تعداد کل نشریات تمام متن در دسترس

100/3

500/4

600/5

تعداد کارمندان کتابخانه

153

170

30

تعداد استفاده‌کنندگان از کتابخانه[5]

000/35

000/13

000/12

تعداد دانشجویان

000/26

000/11

000/11

تعداد محققان

100/2

000/1

350

تعداد اساتید

850

000/1

650

مساحت کتابخانه به متر مربع

000/

 

27

000/20

000/7

نتایج

ابتدا انواع هزینه‌ها، فعالیت‌ها و خدمات کتابخانه دانشگاه «آتریچ» تعیین و تفاوت‌ها با دو دانشگاه دیگر نشان داده شد. سپس تأثیر انتقال به شکل دیجیتالی شرح داده شد:

انواع هزینه‌ها

ـ هزینه‌های پرسنلی، ـ هزینة تهیة جا، ـ هزینة حامل‌های اطلاعاتی (هزینة‌خرید محتوا)، ـ هزینة سخت‌افزار و نرم‌افزار فناوری اطلاعات، ـ هزینه‌های متفرقه.

این هزینه‌ها در هر سه کتابخانه مشترک هستند.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

فرایندها و فعالیت‌ها

تعریف یک فعالیت از نظر اقتصادی: یک مجموعه از کارهای تکراری که با مهارت‌های یکسان (نه لزوماً از یک بخش) مرتبط هستند و منجر به یک نتیجة آشکار می‌شوند. فعالیت‌هایی را که به هم وابسته هستند می‌توان در فرایندهایی گروه‌بندی کرد. نمودارهای این مقاله، تغییرات فرایندها و فعالیت‌های گروه‌بندی‌شده را نشان می‌دهند.

فراهم‌آوری:

1. انتخاب،

2. خرید،

دسترسی به اطلاعات:

3. فهرست،

4. فهرست موضوعی،

5. نمایه،

6. مکان‌یابی،

تحویل:

7. اطلاع‌دادن به صورت شخصی،

8. کمک به ارباب رجوع،

9. سفارش برای تحویل/دسترسی،

10. آگاه‌سازی/ راهنمایی،

مدیریت اطلاعات:

11. نگهداری،

12. ذخیره‌سازی،

مدیریت زیرساختار:

13. مدیریت سیستم کتابخانه،

14. مدیریت فضاهای کاری،

15. مدیریت منابع انسانی،

16. امور اداری و اجرایی،

17. خدمات زیرساختاری.

 

در کتابخانة «لولا» فعالیت «نمایه»، موردی بدون ربط است و به جای آن، یک فرایند آموزش اضافه شد که شامل فعالیت‌های «ایجاد مواد آموزشی»، «اجرای دورة آموزشی» و «مدیریت دوره» می‌باشد.

در کتابخانه «برمن»،‌ فعالیت‌های «تحویل مدارک»، «امانت بین کتابخانه‌ای»، «آموزش»، «مدیریت بخش» و «مدیریت کتابخانه» افزوده شد.

خدمات

تعریف یک خدمت یا تولید از نظر اقتصادی: هر چیز قابل شمارشی که به یک ارباب رجوع ارائه شود و برای آن بتوان یک رسید از هزینه‌ها و فعالیت‌ها تعریف کرد، «خدمت» یا «تولید» نامیده می‌شود:

ـ امانت‌دادن کتاب، دیدن کتاب‌ها، دیدن نشریات، دسترسی متن کامل، کپی کاغذی، کپی الکترونیکی، همکاری در جستجو به صورت فعال، همکاری در جستجو به صورت منفعل، ابلاغ‌کردن (خدمات اشاعة اطلاعات گزیده)، فضای کاری.

در کتابخانه «لولا»، خدمات «کپی الکترونیکی» و «اشاعة اطلاعات گزیده» وجود ندارند و به جای آن خدمت «آموزش» اضافه شد. در کتابخانه «برمن» خدمت «اشاعة اطلاعات گزیده» وجود ندارد. خدمات «کپی کاغذی» و «کپی الکترونیکی» در «خدمت تحویل مدرک» ادغام شده‌اند. خدمات «آموزش»،‌ «نمایشگاه‌ها و رویدادها» و «خدمات کتابخانه‌ای منطقه‌ای» نیز اضافه شدند.

مقایسة هزینه‌های جاری و آینده در کتابخانه آتریچ ـ تغییر در خدمات کتابخانه:

آتریچ: هزینه‌های کلی بر اساس نوع خدمت

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 2. هزینه‌های جاری و آیندة هر خدمت در «آتریچ»

و حجم خدمات مورد انتظار در آینده

 

در نمودار 2، ستون «هزینه‌های جاری» نشان می‌دهد که ده خدمت جاری کتابخانة «آتریچ» 1/15 میلیون یورو به بودجة سالانه اضافه می‌کنند.

ستون «حجم خدمات آینده» نشان می‌دهد که حجم تخمین‌زده‌شده براساس هر خدمت کتابخانه، با قیمت‌های ثابتی افزایش پیدا می‌کند. مثلاً تخمین زده شده که حجم دسترسی متن کامل، 400% افزایش یابد. اگر فرض کنیم که همة فعالیت‌ها 100% متغیر هستند، و بدون در نظر گرفتن تأثیر قیمت، هزینة دسترسی متن کامل چهار برابر خواهد شد. حجم کلی، نسبت به افزایشی با40% ، به یک بودجة سالانة (فرضی) 1/21 میلیون یورویی می‌انجامد. مسلماً واقع بینانه نیست که فرض کنیم همة فعالیت‌ها 100% قابل تغییر هستند و تأثیرات قیمت را نادیده بگیریم.

در ستون «هزینه‌های آینده» تغییرات تخمین‌زده‌شده در هزینه‌های هر نوع فعالیت و هزینه‌ها بر حسب انواع آن، در نظر گرفته شده‌اند. این نشان می‌دهد که مثلاً هزینة «دسترسی متن کامل» فقط 57% افزایش خواهد داشت نه 400% .کاهش 5% کل هزینه (در یک بودجة سالانه با مقدار 3/14 میلیون یورو) می‌انجامد. روی‌هم‌رفته، ارزش افزودة کتابخانه «آتریچ» برای کاربرانش 45% افزایش می‌یابد که این ارزش افزوده به اندازة 8/6 میلیون یورو است (40% حجم بیشتر، با 5%کاهش هزینه‌ها). دلایل این افزایش‌ها در زیر آورده شده‌اند.

تغییرات در فرایندها

با در نظر گرفتن تغییرات تخمین‌زده‌شده در حجم هر خدمت کتابخانه، کتابخانة «آتریچ» متوقع تغییرات زیر در هزینه‌ها نسبت به هر فعالیت است:

هزینه‌های فرآیند «فراهم‌آوری» کاهش چشمگیر پیدا می‌کند، زیرا نشریات و کتاب‌های کاغذی کمتری خریداری می‌شوند و قراردادهای بزرگتر با عناوین بیشتر، با ناشران بسته می‌شوند.

آتریچ: هزینه‌های کلی فرایندها

هزینه‌های جاری                هزینه‌های آینده

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 3. هزینة فرایندهای جاری و آینده

هزینه‌های فرآیند «دسترسی به اطلاعات» به طور چشمگیری کاهش می‌یابد، زیرا نشریات و کتاب‌های‌کاغذی کمتری وجود دارند وبه علت قراردادهای بزرگتر، تغییرات و دگرگونی‌های‌کمتری پیش می‌آید. بعلاوه، مندرجات الکترونیکی با پیوندهای «یو‌آر‌ال»[6] دریافت می‌شوند و نرم‌افزارهای پیشرفته به نمایه‌سازی کمک می‌کند.

هزینه‌های فرایند «تحویل اطلاعات» کمی افزایش می‌یابد. چون نرم‌افزار پیشرفته، کاربران را قادر خواهد ساخت بیشتر فعالیت‌ها را خودشان انجام دهند، زمان بیشتری هم صرف مشورت، آگاهی‌سازی و راهنمایی کاربران خواهد شد.

هزینه‌های فرایند «مدیریت اطلاعات» کمی کاهش می‌یابد؛ فضای ذخیره‌سازی و صحافی کمتر، سرمایه‌گذاری در بایگانی‌های دیجیتالی و فضای‌سرویس دهنده را جبران می‌کند. هزینه‌های فرایند «مدیریت زیرساختار» افزایش می‌یابد. این افزایش اصولاً به دلیل سرمایه‌گذاری در یک سیستم جدید مدیریتی می‌باشد.

تغییر در حامل‌های اطلاعاتی

با در نظر گرفتن تغییرات تخمین‌زده‌شده در حجم هر یک از خدمات کتابخانه، کتابخانة «آتریچ« انتظار دارد که هزینة‌ حامل‌های اطلاعاتی بدون تغییر باقی بماند. انتظار می‌رود که هزینة کتاب‌های کاغذی 50% و هزینة صحافی و نگهداری مواد چاپی بیش از 80% کاهش یابد؛ امّا از طرف دیگر هزینة نشریات، به دلیل افزایش دستیابی الکترونیکی (از جمله دسترسی به بایگانی‌های گذشته)، در حال افزایش است.

تغییر در انواع هزینه‌ها

با در نظر گرفتن تغییرات تخمین‌زده‌شده در حجم هر خدمت کتابخانه‌ای و در هزینه‌ها بر طبق هر فعالیت و هزینة هر حامل اطلاعاتی، کتابخانة «آتریچ» متوقع تغییرات زیر در انواع هزینه‌ها است:

 

«آتریچ» : هزینة حامل‌های اطلاعاتی

هزینه‌های جاری          هزینه‌های آینده

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 4. هزینه‌های جاری و آیندة حامل‌های اطلاعاتی کتابخانة «آتریچ»

 

هزینة «کارکنان» 12% کاهش پیدا خواهد کرد. انتظار می‌رود که تعداد کارکنان 20% کاهش، و میانگین دستمزد هر کارمند 10% افزایش پیدا کند، زیرا کارکنان باید از قابلیت‌های بیشتری برخوردار باشند.

هزینة «حامل‌های اطلاعاتی» تقریباً ثابت می‌ماند. به دلیل سرمایه‌گذاری خاص در فناوری‌های اطلاعاتی، هزینة آن 36% افزایش خواهد یافت. هزینة جا و مکان 12% کاهش می‌یابد. قسمتی از فضای آزاد‌شده به دلیل کاهش نشریات و کتب کاغذی، برای استفادة دانشجویان و پژوهشگران مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

 تغییر عمده‌ای در هزینه‌های متفرقه انتظار نمی‌رود. (4% افزایش).

«آتریچ» : کل هزینه‌ها براساس نوع

هزینه‌های جاری         هزینه‌های آینده

 

 

 

 

 

 

 

 

مقایسة هزینه‌های جاری و آینده در کتابخانة «لولا» ـ تغییر در خدمات کتابخانه:

لولا: هزینه‌های کلی براساس نوع خدمت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 6. هزینه‌های جاری و آیندة هر خدمت در «لولا» و حجم خدمات مورد انتظار آینده

 

با توجه به نمودار 6، تخمین‌زده‌شده که حجم کلی خدمات در کتابخانة «لولا»، 12% افزایش یابد؛ همچنین تخمین زده شده که افزایش دسترسی متن کامل و همراه با آن، تغییرات روش‌های آموزشی و کاهش تعداد دانشجویان، منجر به کاهش امانت متون کاغذی، دیدن یا کپی آن‌ها می‌شود. همچنین در نتیجة فشردگی بیشتر دروس و افزایش استفاده از ابزارهای الکترونیکی، آموزش و همکاری در جستجو به صورت فعال و منفعل افزایش می‌یابد و نهایتاً انتظار می‌رود که استفاده از فضای کاری افزایش یابد.

با در نظر گرفتن تغییرات تخمین‌زده‌شده در هر خدمت کتابخانه، کتابخانة «لولا» متوقع است که هزینه‌های کلی با کاهش 5%، منجر به بودجة سالانه 3/3 میلیون یورویی شود.

این بدان معنا است که ارزش خدمات اضافه‌شده به کتابخانه، 17% (معادل 500 هزار یورو) افزایش یابد. (12% حجم بیشتر با 5% هزینة کمتر). تأثیر هزینه‌ها براساس هر نوع هزینه در زیر داده شده است.

 

کتابخانة «لولا»: کل هزینه‌ها براساس نوع

هزینه‌های جاری                هزینه‌های آینده

 

 
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 7. هزینه‌های جاری و آینده از هر نوع در «لولا»

 

کاهش 16% هزینة جا و مکان در کتابخانة «لولا» فرضی است. بر طبق نظر کارکنان، غیر ممکن است که فضای مختص کتابخانه کاهش یابد؛ بنابراین هیچ کاهشی در مقدار اجاره صورت نمی‌گیرد. به طور کلی صرفه‌جویی در جا و مکان برای کتابخانه‌ها بسیار دشوار است، به این علت که ساختمان کتابخانه‌ها خاص هستند و استفادة دیگری نمی‌توان از آن‌ها نمود، اما قطعاً برخی صرفه‌جویی‌ها امکانپذیر است.

مقایسة هزینه‌های جاری و آینده در کتابخانة «برمن» ـ تغییر در خدمات کتابخانه:

درکتابخانة «برمن» انتظار می‌رود حجم خدمات 10% افزایش یابد ـ هر چند که حجم ترکیبی کتاب‌ها و نشریات (امانت حامل‌های اطلاعاتی، نمایش مواد دیگر، دیدن نشریات، دسترسی متن کامل، و خدمات کتابخانه‌ای منطقه‌ای) 9% کاهش می‌یابد.

افزایش مورد انتظار در «دسترسی متن کامل»، کاهش مورد انتظار در «امانت حامل‌های اطلاعاتی» و «دیدن نشریات» را جبران نمی‌کند. این موضوع، نگاه محتاطانه‌تر در دیجیتالی کردن کتابخانة «برمن» را ضروری می‌کند. مدیریت کتابخانة «برمن» اعتقادی به این که دسترسی بیشتر در متن کامل به همراه ابزارهای پیشرفته‌تر جستجو منجر به استفادة بیشتر از مجلات الکترونیکی ـ نسبت به معادل کاغذی آن‌ها ـ می‌شود، ندارد. در حالی که مدیریت کتابخانة «لولا» و «آتریچ» به این مطلب اذعان دارند.

«برمن»: هزینه‌های کلی براساس نوع خدمت

 

10%+

 

2%+

 

0%

0%

70%+

50%+

21%+

59%+

30%-

40%+

253%+

34%-

0%

13%-

 

20

18

16

14

12

10

8

6

4

2

 

هزینه‌های جاری

حجم جاری*قیمت جاری

 

هزینه‌های آینده

حجم آینده*قیمت آینده

 

حجم خدمات آینده

حجم آینده*قیمت جاری

 

نمودار 8. هزینه‌های جاری و آیندة هر خدمت در «برمن»

و حجم خدمات مورد انتظار آینده

 

 با این همه دلیل قطعی کاهش حجم خدمات مورد انتظار کتابخانة «برمن» آشکار نیست. با در نظر گرفتن تغییرات تخمین زده شده در حجم خدمات، کتابخانة «برمن» انتظار یک افزایش هزینة اندک 2% نسبت به بودجة سالانة 3/17 میلیون یورویی را دارد. این بدان معنا است که ارزش اضافه شدة کتابخانه، افزایش اندک 8% معادل 3/1 میلیون یورو (10% بیشتر از 2% افزایش هزینه) را پیدا می‌کند.

«برمن»: هزینة حامل‌های اطلاعاتی

هزینه‌های جاری                هزینه‌های آینده

 

 
   

 

 

 

 

 

 

 

کتابخانة «برمن» متوقع کاهش اندکی در کل هزینه‌های حامل‌های اطلاعاتی (منهای 1%)، امّا حرکت از نشریات کاغذی به سوی معادل الکترونیکی آن‌ها است.

تغییرات در انواع هزینه‌ها

برمن: کل هزینه‌ها براساس نوع هزینه

هزینه‌های جاری                هزینه‌های آینده

 

 

 
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار 10. هزینه‌های جاری و آیندة هر نوع هزینه در «برمن»

 

با در نظر گرفتن تغییرات تخمین‌زده‌شده در حجم خدمات و هزینه‌های هر خدمت کتابخانه‌ای و هر حامل اطلاعاتی، کتابخانة «برمن» برآورد می‌کند که تعداد کارکنان 5% افزایش می‌یابد. هزینة جا و مکان ثابت می‌ماند و تغییری در خرید کتاب‌های چاپی صورت نمی‌گیرد. بنابراین فقط یک کاهش اندک در هزینة حامل‌های اطلاعاتی، انتظار می‌رود.

نتیجه‌گیری

وضعیت جاری

به طور متوسط 26% بودجة کتابخانه‌ها صرف خرید مواد حاوی اطلاعات (هزینة حامل‌های اطلاعاتی)، و از این مقدار به طور متوسط 62% صرف خرید نشریات کاغذی و الکترونیکی می‌شود. در هر سه کتابخانه، هزینه‌های ترکیب‌شدة چهار خدمت کتابخانه‌ای (یعنی «امانت کتاب/ امانت حامل‌های اطلاعاتی»،«دیدن کتاب‌ها /دیگر مواد»، «دیدن نشریات» و«دسترسی متن کامل») بخش عمده‌ای از هزینه‌های جاری به شمار می‌روند (71% در «آتریچ» که شامل کپی‌های کاغذی و الکترونیکی هم می‌شود، 71% در «برمن» و 78% در «لولا»).

اما، ترکیب هزینه‌ها در هر سرویس کتابخانه‌ای فرق می‌کند. در مقایسه با دیگر کتابخانه‌ها، «لولا» هزینه‌های بسیار کمتری را در هر واحد نشان می‌دهد و این، کارآمدتر بودن کتابخانة «لولا» از دوکتابخانة دیگر را نشان می‌دهد. علت کارآمدتر بودن کتابخانة «لولا» داشتن ساختار سازمانی یکدست، دیجیتالی‌شدن موجودی در آن کتابخانه و تعداد محدود و ثابت اعضای هیئت علمی متفاوتی است که کتابخانه به آن‌ها خدمات می‌دهد (و درنتیجه مجموعة آن، کوچک‌تر از دو کتابخانة دیگر است).

وضعیت آینده

 در هر سه کتابخانه، افزایش حجم کلی خدمات کتابخانه انتظار می‌رود (40% در «آتریچ»، 12% در «برمن» و 10% در «لولا») و حجم محتوای امانت یا دیدن مواد کاغذی (امانت کتاب، امانت حامل‌های اطلاعاتی، دیدن کتاب‌ها، دیدن دیگر مواد و نشریات) کاهش پیدامی‌کند و به جای آن، حجم خدمت کتابخانه‌ای «دسترسی متن کامل» افزایش می‌یابد. همزمان در کتابخانه‌های «آتریچ» و «لولا» هزینه‌های کلی 5% کاهش می‌یابد و در کتابخانة «برمن»، (بدون در نظر گرفتن ارائة خدمات جدید کتابخانه‌ای) افزایش اندکی (2%) پیدا می‌کند. این بدان معنا است که بعد از انتقال از یک محیط کاغذی به یک محیط دیجیتال، ارزش افزودة خدمات کتابخانه‌ای افزایش می‌یابد. توضیحی که می‌شود برای این پیشرفت بیان کرد این است که مهم‌ترین تولید دیجیتال (که دسترسی به مقاله‌های متن کامل می‌باشد) را می‌توان با هزینه‌های تقریباً ثابتی ارائه داد. با توجه به انواع هزینه‌ها شاهد افزایش هزینة «فناوری‌های اطلاعاتی» و تغییرات اندکی در «هزینه‌های متفرقه» و «حامل‌های اطلاعاتی» هستیم.

با وجود این، حرکت قابل ملاحظه‌ای به طرف مواد الکترونیکی وجود دارد. در کتابخانة «آتریچ» و «لولا» هزینه‌های «کارکنان» و «جا و مکان» کاهش می‌یابد، اما در «برمن» هزینه «کارکنان» افزایش می‌یابد، اما هزینة «جا و مکان» ثابت می‌ماند. هر سه کتابخانه متقاعد شدند که برای این انتقال (از محیط کاغذی به دیجیتال) کارکنان متخصص با دستمزد بالا لازم هستند. مثال کتابخانة «لولا» نشان می‌دهد که بهره‌برداری از مفهوم کامل کتابخانة دیجیتال و کم‌کردن خدمات و فعالیت‌هایی که با کتاب و کلاً کاغذ سروکار دارد، اثربخشی بیشتری نسبت به حفظ و نگهداری یک کتابخانة دو موادی (مواد چاپی و الکترونیکی) دارد.

بحث

این مدل مالی که براساس سه مدل واقعی (سه دانشگاه) طراحی شد، بینشی در مورد هزینه‌ها و سودمندی خدمات دیجیتال کتابخانه‌ای به ما می‌دهد. اما باید در نظر داشت که هزینه‌های آینده براساس تخمین محاسبه شده‌اند. در کل، این مقاله به مدیریت کتابخانه در مراحل تصمیم‌گیری یاری می‌دهد، اما هزینه‌های دقیق آیندة خدمات دیجیتالی کتابخانه را پیش‌بینی نمی‌کند. تفاوت در نتایج نشان می‌دهد که نمی‌توان یک مدل مالی عام برای بودجه‌های کلی کتابخانه‌ها ارائه داد.

اما ارائة یک مدل عام که بر انتقال از دیدن یا امانت گرفتن مواد کاغذی، به مواد الکترونیکی تمرکز کند، شدنی است. این چنین مدل عامی ارزش زیادی برای کتابخانه‌ها بخصوص کتابخانه‌های دانشگاهی دارد. میزان تغییرات مورد انتظار بین کتابخانه‌ها فرق می‌کند. با توجه به سطح بالای خدمات دیجیتال در کتابخانة «لولا» افزایش میزان «دسترسی متن کامل» کمتر از «آتریچ» و «برمن» است: 150% در کتابخانة «لولا» در مقایسه با 400% در کتابخانة «آتریچ» و «برمن». تخمین زده می‌شود که کاهش مواد کاغذی به امانت داده‌شده، در کتابخانة «برمن» کمتر از کتابخانة «آتریچ»‌ باشد: منفی 28% در کتابخانة «برمن» در مقایسه با منفی 72% در «آتریچ». در مقایسه با این دو، کتابخانة «لولا» این کاهش را منفی 27% تخمین می‌زند. در رابطه با آنچه که در واحد حجم‌ها نشان داده شده، درصد رشد مشابه «دسترسی متن کامل» در کتابخانة «آتریچ» و «برمن» منحرف‌کننده است، زیرا حجم جاری تخمین‌زده‌شدة «دسترسی متن کامل» در «آتریچ» بسیار بیشتر از «برمن» است.

به طور کلی در انتقال به خدمات الکترونیکی، کتابخانة «برمن» از همه محتاطانه‌تر عمل می‌کند. قابل ذکر است که اکثر کتابداران دربارة تخمین حجم خدمات (میزان استفادة جاری و آینده)، اطمینان زیادی نداشتند.

یکی از سودمندی‌های مهم خدمات الکترونیکی که در این مقاله به صورت کمّی نشان داده نشده، این است که استفاده از آن‌ها کنترل پذیرتر می‌باشد. مقالة حاضر یک مطالعة کمّی است. این طرح تغییرات در حجم، کارآیی و قیمت‌ها را بررسی کرده است، اما تغییر در کیفیت خدمات کتابخانه را مورد بررسی قرار نداده است. با توجه به اینکه انگیزة مهم انتقال از خدمات سنّتی به خدمات الکترونیکی، افزایش کیفیت خدمات برای استفاده‌کنندگان است، این موضوع با ارزشی برای تحقیقات بیشتر می‌باشد.



1. University of Atrecht

2. University of Lulea

3. University of Bremen

1. این مدل در دانشگاه اتریج برای همه کتابخانه‌های دانشگاهی آن بکار برده نشد. کتابخانه‌های تاریخ و هنر، حقوق و بعضی شعبه‌های کوچک کتابخانه در نظر گرفته نشدند به این دلیل که این شعبه‌ها تا حدودی از کتابخانه مرکزی مستقل هستند.

2. شامل استفاده‌کنندگان خارج از دانشگاه نیز می‌شود.

  [6]1. Uniform Resource Locator (تعیین‌گر مکان منبع)

LIBECON.ORG – A research study into international libraryeconomics. www.libecon.org is an online international library resource designed and maintained by the Institute of Public Finance Ltd and funded by the European Commission. http://www.libecon.org/
 
Hanson montgomery, C. and King , D., “Comparing Library  and User Related Costs of Print and Electronic Journal Collection; A first Step Towards a Comprehensive Analysis” , D-Lib Magazine, October 2002, Volume 8, Number10.
 
Tenopir, C. and king, D., Towards Electronic Joyrnals; Realities for scientific Libraries and Publishers, 2000, Washington. Special Libraries Association.
 
Kaplan, R.S. and Cooper, R., Cost & Effect: Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance, 1997, Harvard Business School Press.