بررسی سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی: ارائۀ سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشجوی کارشناسی ارشد، رشته مطالعات آرشیوی، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

2 استادیار، گروه علوم اطلاعات و دانش شناسی، دانشکده مدیریت، دانشگاه تهران، تهران، ایران.

چکیده

هدف: پژوهش حاضر، درصدد بررسی و مقایسۀ سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد موجود در آرشیوهای ملی کشورهای مختلف انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی(استرالیا، مالزی، آمریکا، کانادا، سوییس و انگلستان) و سایر راهنماهای موجود در این زمینه و شناسایی معیارها و مؤلفه‌های مشترک مهم در کلیۀ آرشیوها به‌منظور ارائۀ سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران است.
روش پژوهش: برای بررسی مفاهیم از روش کتابخانه‌ای و مطالعۀ منابع و متون استفاده شد. در ادامه، با مطالعۀ راهنماها و اصول رقمی‌سازی اسناد آرشیوی و وبگاه آرشیوهای ملی کشورهای مورد مطالعه و مکاتبه با مسئولان مربوط و تحلیل محتوای هر یک از سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی وگردآوری و شناسایی معیارها و مؤلفه‌های مشترک مهم در تمامی آرشیوهای مورد مطالعه، سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران تدوین شد.
یافته‌های پژوهش: یافته‌های پژوهش نشان داد برخی معیارها در بیش از 70% راهنماها و آرشیوهای مورد مطالعه ذکر شده‌اند و به‌عنوان معیارهای اصلیِ مشترک برای تدوین سیاهۀ رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ضروری به‌شمار می‌روند. این معیارها عبارتند از: مدیریت پروژه، انتخاب اسناد، آمادگی برای رقمی‌سازی، محل رقمی‌سازی و نظایر آن. 
نتیجه‌گیری: معیارهای به‌دست‌آمده از بررسی سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد موجود در آرشیوهای ملّی کشورهای مورد مطالعه و راهنماهای موجود، به‌صورت سیاهه‌های متشکل از 14معیار و 44 مؤلفه برای ارائۀ سیاهۀ پیشنهادی رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران تعیین گردید.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Archival documents digitization policies: Developing a proposal checklist for documents digitization in Iranian archives

نویسندگان [English]

  • Reyhane Hakimzadeh 1
  • Sepideh Fahimifar 2
1 MA Student, Department of Archival studies, Faculty of Management, University of Tehran, Tehran, Iran.
2 Assistant Prof., Department of Knowledge and Information Science, Faculty of Management, University of Tehran, Tehran, Iran.
چکیده [English]

Purpose: The present study aimed to review and compare the digitization policies of the documents existing in the national archives of the English-spoken countries (Australia, Malaysia, The United States, Canada, United Kingdom) if accessible as well as other available guidelines in this field, and to identify the common significant criteria and components in all the archives in order to develop the proposal checklist for digitization of the archival documents in Iran.
Methodology: The library method was used to review the concepts through reading the texts and resources. Then, the proposal checklist was developed after studying the guidelines and principles of digitization of archival documents and websites of the national archives of the countries under study as well as corresponding with the related stakeholders and analyzing the contents of the digitization policies and finally identifying the criteria and components of common interest in all archives.
Results: The findings showed that some of the criteria were mentioned in more than 70 percent of the studied guidelines and archives considered as the main criteria for developing a checklist for the archival documents digitization and included: project management, document selection, digitizing readiness, digitizing location and so on.
Conclusion: A set of 14 criteria and 44 components identified through reviewing of digitizing policies of documents existing in the national archives of the studied countries and other available guidelines were used to develop the proposal checklist for digitization of the archival documents in Iran.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Digitization policies of documents
  • Digital archive
  • Iranian archives

مقدمه

هدف اولیه آرشیوها، حفاظت از اشیای مهم و تاریخی نظیر اسناد متنی و اشیای گرافیکی و سه‌بُعدی، مواد دیداری شنیداری و امثال آنهاست. علاوه بر حفاظت، هدف دیگر آرشیوها ایجاد امکان دستیابی آسان به اسناد برای استفادۀ پژوهشگران است. با پیشرفت روزافزون فناورى و بهره‌گیرى از دستگاه‌هاى میکروفیلم و میکروفیش و رایانه، این امکان فراهم شده است که به‌جاى نسخۀ اصلى اسناد، فتوکپى، میکروفیلم و نسخۀ رایانه‌اى آن در اختیار پژوهشگران  قرار گیرد. دیسکت‌هاى حاوى اطلاعات اسناد و بانک‌هاى اطلاعاتى اسناد رقومى‌شده روزبه‌روز بیشتر از نسخۀ اصلى اسناد مورد استفاده قرار مى‌گیرند .آرشیوهاى رقومى راه‌حلى مناسب براى رفع مشکلات ناشى از ارائۀ خدمات آرشیوى به متقاضیان است زیرا جستجو، حمل‌ونقل و کار روى اسناد رقومى بسیار آسان‌تر از اسناد آرشیوى کاغذى است (صمیعی ، 1383).

رقومی‌سازی سبب می‌شود بخش عمده‌ای از محتوای یک آرشیو در دسترس کاربران در شبکه جهانی وب قرار گیرد. امروزه آرشیویست‌ها با این ضرورت مواجهند که نه‌تنها باید اطلاعات لازم و ضروری درباره مجموعه خود را به‌صورت الکترونیکی ارایه کنند، بلکه خود اسناد را نیز باید به‌صورت الکترونیکی ارائه نمایند. ایجاد دستیابی و دسترسی بیشتر به آرشیوها سبب می‌شود تعداد مراجعان آنها افزایش یابد. آنها خدمات خود را در دسترس دانشجویان و دیگر گروه‌هایى که ممکن است آشنایى کمى با آرشیوها و نحوۀ استفاده از آنها داشته باشند نیز قرار می‌دهند(صمیعی ، 1383).

روند مدیریت اسناد، فرایندی بلندمدت و طولانی است. از این‌رو، آرشیو رقمی به ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی به اسناد رقمی‌شده می‌پردازد. نداشتن اطلاعات کافی دربارۀ اهمیت مدیریت اسناد رقمی و یا داشتن سیاست‌های نامناسب و ضعیف و نداشتن آموزش کافی و هماهنگی و نبود یک دستورالعمل و رویۀ کاری و یا استاندارد کلی، از دیگر مشکلات ایجاد آرشیو رقمی است(تاج آبادی و دیگران ، 1387).

بنابراین، به‌منظور بهبود عملکرد رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی، داشتن سیاست‌های مناسب رقمی‌سازی اسناد و برنامه‌ریزی‌های صحیح برای اجرای آن، اجتناب‌ناپذیراست.

بیان مسئله

پژوهش‌ها نشان می‌دهد بسیاری از کتابخانه‌ها و آرشیوها تمایل دارند برای پروژه‌های رقمی‌سازی اسناد خود برنامه‌ریزی کنند و سیاست‌های مدوّنی داشته باشند اما تجربه و تخصص کافی ندارند. از این‌رو، راهنمای عملی و ابزاری برای پروژه‌های رقمی‌سازی به‌ویژه در کشورهای در حال توسعه، ضروری است (UNESCO, IFLA, & ICA ,2002).

رقمی‌سازی اسناد فقط فرایند سادۀ تبدیل مادۀ آنالوگ به دیجیتال نیست. چالش‌ها و مشکلاتی در این زمینه وجود دارد که عبارتند از: معماری فنّی و ملزومات آن، مسائل مربوط به مالکیت معنوی یا حقّ مولف، هزینه‌های بالا و امکانات لازم برای رقمی‌سازی، آموزش نیروی انسانی، کمبود استانداردهای لازم، کمبود متخصصان موضوعی و آشنا به امور فنی و اطلاع‌رسانی، نبود سازمان‌دهی دقیق منابع، ساختار امنیتی هکرها و کراکرها، کمبود بودجه، کارکنان، وسایل و تجهیزات، خدمات مرجع، آموزش کاربران نهایی و استفاده از منابع الکترونیک (تاج آبادی و دیگران ، 1387).

پژوهشگر پس از مراجعه حضوری به چندین مرکز آرشیوی و صحبت با کارشناسان و متخصصان بخش رقمی‌سازی آنها، دریافت که سیاهۀ منسجم و جامع و مدوّنی به‌منظور چگونگی رقمی‌سازی اسناد و مراحل آن وجود ندارد. در واقع، در اغلب مراکز آرشیوی رقمی‌سازی اسناد به‌صورت تلویحی و ضمنی و با نظر مدیرانی صورت می‌گیرد که با تعویض‌شان، چگونگی رقمی‌سازی و سیاست‌های مربوط به آن نیز تغییر می‌کند و همین امر آسیب‌های زیادی را متوجه این مراکز می‌کند.

بدیهی است، برای فایق‌آمدن بر چالش‌ها و مشکلات ذکر شده و به‌منظور بهبود عملکرد در برنامه‌ریزی‌ها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد، ایجاد یکپارچگی و ارائۀ سیاهه‌های کلّی که بتواند تا حدّ امکان تمامی معیارها و مؤلفه‌های آنها را پوشش دهد، مورد نیاز است. این امر نخست وابسته به بررسی و مقایسۀ سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد موجود در سایر مراکز آرشیوی جهان است. از این‌رو، پژوهش حاضر با هدف ارائۀ سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران، به بررسی و مقایسۀ سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد موجود در آرشیوهای ملی کشورهای مختلف انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی (استرالیا، مالزی، آمریکا، کانادا، سوییس، انگلستان) و سایر راهنماهای موجود در این زمینه و شناسایی معیارها و مؤلفه‌های مشترک برای رقمی‌سازی اسناد و معرفی آنها به‌عنوان معیارها و مؤلفه‌های ضروری پرداخته است.

ذی‌نفعان این پژوهش تمامی مدیران و کارشناسان مراکز آرشیوی و اطلاع‌رسانی هستند که اسناد خود را رقمی‌سازی می‌کنند زیرا با تدوین سیاهۀ پیشنهادی رقمی‌سازی اسناد آرشیوی، می‌توان به گامی مهم برای اصلاح و بهبود شیوه‌های رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی و اطلاع‌رسانی دست یافت.

هدف‌های پژوهش

هدف اصلی این پژوهش تدوین سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران بر اساس سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد در آرشیوهای ملی کشورهای مورد مطالعه و سایر راهنماهای موجود در این زمینه است. بنابراین، هدف‌های فرعی این پژوهش عبارتند از:

  • مطالعۀ کامل راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی و استخراج معیارها و مؤلفه‌های مندرج در آنها.
  • تحلیل محتوای معیارها و مؤلفه‌های مندرج در راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای مذکور به‌منظور دسته‌بندی و تدوین سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی.
  • بررسی و مقایسۀ میزان هم‌پوشانی معیارها و مؤلفه‌های استخراج‌شده از راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای مذکور.

پرسش‌های پژوهش

1.معیارهای اصلی مشترک در راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی چیست؟

2.میزان هم‌پوشانی مؤلفه‌های مندرج در معیارهای اصلیِ مشترک راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی چگونه است؟

3.سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران بر اساس سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد در آرشیوهای ملی کشورهای مورد مطالعه و سایر راهنماها و منابع و متون موجود در این زمینه چیست؟

به‌منظور روشن‌شدن حوزۀ این پژوهش، واژه‌های زیر تعریف عملیاتی می‌شود:

سند آرشیوی: سند هر نوشته و مدرک قابل استفاده و یا استناد است که می‌تواند مکتوب (چاپی و کاغذی ) یا غیرمکتوب (عکس‌ها ، فیلم‌ها ، لوح فشرده و...) باشد. در این پژوهش، منظور از سند آرشیوی، سندی است که منحصربه‌فرد بوده و ارزش آرشیوی داشته باشد. بنابراین هر نوع مادۀ آرشیوی مکتوب را که به‌صورت دست‌نوشته، کاغذی یا چاپی باشد، شامل می‌شود. سایر مواد آرشیوی که به‌نوعی مادۀ دیداری شنیداری محسوب می‌شوند، در این پژوهش گنجانده نشده‌اند.

سیاستهای رقمی‌سازی: منظور از سیاست‌های رقمی‌سازی در این پژوهش، مجموعه‌ای از معیارها و مؤلفه‌هایی است که برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی به‌کارگرفته می‌شود.

پیشینۀ پژوهش

از آنجاکه رشتۀ مطالعات آرشیوی در ایران نوپاست، پژوهش‌های تخصصی محدودی در حوزه‌های موضوعی مرتبط با آرشیو صورت گرفته است. در این میان، موضوع سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی نیز تقریباً نادیده گرفته شده است.

برخی از مطالعات صورت‌گرفته در حوزه پژوهش در داخل ایران عبارت است از:

«سعدی» (1385) در پایان‌نامۀ خود با عنوان «امکان‌سنجی ایجاد آرشیو رقمی در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های دولتی تهران» وضعیت بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، منابع و مواد آرشیوی و غیرآرشیوی موجود، زمینه‌های همکاری کتابخانه مرکزی با مراکز دیگر، میزان تمایلات و اقدام‌ها و پیش‌زمینه‌هایی را که برای رقمی‌سازی مجموعه نموده اند بررسی کرد و به این نتیجه رسید که کتابخانه‌ها امکانات مناسبی برای ایجاد آرشیو رقمی ندارند و باید برای بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، همکاری با کتابخانه‌ها و مراکز دیگر برنامه‌ریزی‌های مناسبی صورت گیرد.

«شادان‌پور» (1386) در مقالۀ خود با عنوان «تاملّی بر میراث ملی رقمی» به مشکلات و چالش‌های فنی در مسئله حفاظت از میراث رقمی و رویکردهای مدیریتی و تغییرات مهمی که در روش‌های گردآوری، حفظ و اشاعۀ منابع رقمی‌شده و کتابخانه‌های ملی و مراکز اسناد ملی با آن مواجهند، می‌پردازد.

«زوارقی» (1388) در مقالۀ خود با عنوان «مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی؛ بستری برای تحقق دولت الکترونیک» نقش‌هایی را که سامانه‌های مدیریت پیشینه‌های الکترونیک در تحقق مدیریت الکترونیک دارند بررسی نموده و راهکارهایی را برای بهبود سامانه‌های مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی و حفاظت منابع رقمی ارائه می‌کند. همچنین اشاره می‌کند که  با وجود طراحی سامانه‌های خوب برای پیشینه‌های کاغذی، زیرساخت‌های کمی در زمینۀ مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی ایجادشده است.

«ناصری الوانی» (1388) در مقالۀ خود با عنوان «بررسی طرح رقمی‌سازی مواد آرشیوی برای حفاظت و نگهداری از این منابع» اهداف، روش‌های تبدیل این مواد آنالوگ به رقمی، انتخاب پویشگر مناسب و قالب‌های گرافیکی را بررسی کرد و به این نتیجه رسید که بهترین و کم‌صدمه‌ترین راه تکثیر اسناد، عکس‌برداری از اسناد به‌وسیله دوربین‌های رقمی و ذخیره‌سازی آنهاست.

«زارع فراشبندی» (1389) در پایان‌نامه خود با عنوان «ارائۀ الگوی مدیریت منابع الکترونیکی برای کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه های دولتی ایران» عوامل محوری را در این زمینه ‌شناسایی کرده است. وی با تاکید بر لزوم خط‌مشی در کتابخانه‌ها، دقت در انتخاب منابع، با توجه به افزایش قیمت انتشارات و کاهش بودجه و دسترس‌پذیری بیشتر به منابع، سعی دارد الگویی منسجم و هماهنگ را در این خصوص ارائه کند. در انتها 9 عامل دسترسی، مباحث فنی و تخصصی، نیازسنجی، بیان رسالت و هدف‌های مالی، اجرا و بازنگری، دیجیتال‌سازی، معیارهای انتخاب منابع، تعریف انواع منابع و نیروی انسانی را به‌عنوان عوامل محوری خط‌مشی مدیریت منابع الکترونیکی برای کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های دولتی ایران معرفی کرد.

«طباطبایی امیری و خبازان» (1389) در مقالۀ خود با عنوان «آرشیو رقمی و نقش آن در هدایت مدیریت دانش» به معرفی شکل نوین آرشیوها با عنوان آرشیوهای رقمی و ویژگی‌ها و چالش‌های موجود در رقمی‌کردن و اینکه آرشیو رقمی به‌عنوان یکی از مجراهای اصلی برای دسترسی آزاد به اطلاعات علمی در سطح جهانی مطرح گردیده و جایگاه ویژه‌ای را در توسعه و پیشرفت علمی و اقتصادی ملل پیدا کرده است، پرداخته‌اند.

«پیمانی» (1390) در پایان‌نامه خود با عنوان «بررسی چگونگی تدوین خط‌مشی مجموعه‌سازی در دانشگاه‌های ایران» به بررسی مؤلفه‌های ضروری در تدوین خط‌مشی مجموعه‌سازی کتابخانه‌های دانشگاهی ایران پرداخته و به این نتیجه رسیده است که هیچ خط‌مشی مجموعه‌سازی مدونّی جز در زمینه وجین در این کتابخانه‌ها وجود ندارد . تقریباً هیچ‌گونه ارزیابی از استفاده و استفاده‌کنندگان صورت نمی‌گیرد و انتخاب منابع از سیاست مشخص و معیارهای روشنی پیروی نمی‌کند. نبود خط‌مشی مدوّن و ارزیابی استفاده، آسیب جدی به فرایند مجموعه‌سازی در این کتابخانه‌ها وارد کرده است.

«نعمتی انارکی و پورنقی» (1390) در مقالۀ خود با عنوان «رقمی‌سازی آرشیوها؛ ضرورت‌ها و چالش‌ها»  به مفهوم میراث مکتوب و آرشیوهای رقومی، تاریخچۀ شکل‌گیری آنها، چالش‌های موجود و ضرورت‌های رقمی‌کردن میراث مکتوب و لزوم ایجاد شبکه جهانی دانش برای آرشیوها و مزایا و معایب این شبکه پرداخته است.

«ناخدا و دیگران» (1392) در پژوهش خود با عنوان «مدیریت پرونده‌های الکترونیکی دانشجویان در دانشگاه‌ها»  نیازمندی‌های بخش‌های مختلف دانشگاه به‌منظور ایجاد آرشیو رقمی برای پرونده‌های دانشجویی را بررسی کردند و در نهایت ده مرحلۀ اساسی را به‌منظور ایجاد مخزن آرشیو رقمی از جمله ضرورت و امکان‌سنجی ایجاد مخزن آرشیو، مطالعه مقدماتی در حوزه آرشیو، مصاحبه با ذی‌نفعان، استخراج اسناد و اطلاعات مورد نیاز هریک از بخش‌ها، مشخص‌کردن اسناد مشترک و مورد نیاز بخش‌های مختلف و تهیۀ اصطلاحنامه تخصصی  پیشنهاد دادند.

«حریری و میرغفوری» (1393) در پژوهشی با عنوان «تحلیل وضعیت رقمی‌سازی منابع شنیداری در آرشیوهای سازمان صداوسیمای جمهوری اسلامی ایران و مقایسه آن با استاندارد یاسا، به این نتیجه رسیدند که نبودِ زیرساخت مناسب و پایدار و کارآمد برای آرشیو رقمی و کمبود ابزارها و فناوری‌های جدید و استانداردهای مشخص و مدوّن از مهم‌ترین مشکلات تبدیل منابع آنالوگ به رقمی در آرشیوهاست. به‌همین‌منظور، پیشنهادهایی برای توسعۀ برنامه‌های آموزشی برای کارکنان به‌منظور تسلط بیشتر نیروی انسانی و افزایش تجهیزات لازم و توسعۀ فضای مناسب جهت تبدیل منابع شنیداری و فراهم سازی زیرساخت‌های مناسب برای تبدیل منابع شنیداری و توجه بیشتر به رعایت استانداردهای تبدیل منابع داده شد.

«محمدی و آقابابایی» (1394) در پژوهش خود با عنوان «بررسی فرایند رقمی‌سازی نسخه‌های خطی در کتابخانه‌های دارای نسخه‌های خطی در شهر قم» چالش‌ها و نارسایی‌های موجود در این زمینه را در پنج کتابخانه دارای نسخه‌های خطی بررسی کردند و به این نتیجه رسیدند که کتابخانه‌ها در انجام فرایند دیجیتال‌سازی با مشکلات و چالش‌هایی نظیر کمبود نیروی انسانی متخصص، تجهیزات مورد نیاز، نبودِ روش استاندارد در سطح ملی و نبودِ سازمان یا مراکزی جهت یکپارچه‌سازی این فرایند در سطح کشور مواجه هستند. در نهایت طراحی و تدوین یک روش استاندارد ملی برای رقمی‌سازی نسخه‌های خطی ترجیحاً با محوریت کتابخانه ملی و همکاری کتابخانه‌های بزرگ را پیشنهاد دادند.

برخی مطالعاتی که در حوزۀ پژوهش در خارج از ایران انجام شده است، عبارتند از:

«لان» [1](1999) در پژوهشی با عنوان «پیشرفت‌های فنّی برای توسعۀ کتابخانه‌های مجازی» چندین طرح آرشیو رقمی را در دانشگاه کالیفرنیای برکلی بررسی کرده است. این دانشگاه طرح کدگذاری ابزارهای بازیابی الکترونیکی را قابل دسترس‌پذیری مجموعه‌ها و آرشیوهای تخصصی راه‌اندازی و از استاندارد انتقال و کدگذاری ابرداده‌ها (متس ) برای توصیف منابع خود استفاده کرده است.

«استل و میور» [2](2002) در مقاله خود با عنوان «رقمی‌سازی و حفاظت در آرشیوها و کتابخانه‌های عمومی» به ارتباط بین دسترسی و حفاظت در پروژه‌های رقمی‌سازی اجراشده در20 آرشیو و کتابخانه‌های عمومی در انگلستان پرداخته است. مسئله اصلی ایجاد تعادل بین عامل انتخاب برای دسترسی و حفاظت از اصل سند و شیء رقمی  است. نتایج تحلیل پروژه‌های رقمی‌سازی در 20 کتابخانه و آرشیو انگلیس نشان داد تعداد کمی از پروژه‌های رقمی‌سازی بودجۀ کافی برای حفاظت از منابع خود دارند و دسترسی به منابع رقمی‌شده نیز به‌دلیل محدودیت‌های حقّ مولف بسیار کم است. در آخر توصیه کرده بود که پروژه‌های رقمی‌سازی  باید بودجۀ کافی را برای حفاظت منابع خود تأمین کنند.

«سیر»[3] (2002) در پژوهشی با عنوان «ایجاد یک کتابخانۀ مجازی» طرح کنسرسیوم تصویری موزۀ هنر (آمیکو[4]) را بررسی کرده است. در سال 1997 گروهی از متخصصان برای ایجاد شبکه‌ای از چند مجموعه موزه‌ای دیجیتال، با یکدیگر همکاری کردند. هدف اصلی آنها فراهم‌آوری و دسترسی مؤسسات آموزشی و دانشگاهی به مواد آرشیوی و موزه ای بوده است. آمیکو شامل مجموعه‌ای از مواد چندرسانه‌ای، عکس‌ها، متون نفیس و نادر، صدها هزار اثر هنری باارزش از موزه‌ها و آرشیوهای عضو (سه کشور ایالات متحده، کانادا، انگلستان) است. چالش‌های آن بیشتر متوجه افزایش ظرفیت ذخیره‌سازی، توسعۀ توانایی‌های چندزبانی واسطه‌های کاربری به‌منظور استفادۀ بین‌المللی، تأمین اقلام چندرسانه‌ای و کسب اجازۀ انتشار آثار است.

«کرسپو»[5] (2006) در گزارش فنی خود با عنوان «طراحی مخازن آرشیوی برای مجموعه‌های رقمی» مدلی را به‌منظور حفاظت طولانی‌مدت از اسناد رقمی‌شده برای مخازن آرشیوی ارائه کرده است.

«هیرتلی و هادسون و کنیون» [6](2009) در پژوهشی با عنوان «کپی‌رایت و موسسات فرهنگی: راهنمایی برای رقمی‌شدن کتابخانه‌ها و آرشیوها و موزه‌های ایالات متحده آمریکا» بزرگ‌ترین چالش برای رقمی‌‌شدن را مسائل حقوقی برمی‌شمارد که نیاز به تدوین یک راهنما در این زمینه اجتناب‌ناپذیر است. با توجه به پروژه‌های تحقیقاتی صورت‌گرفته دربارۀ حقّ مولف در محیط رقمی و استخراج مؤلفه‌های مربوط به مؤسسات فرهنگی آمریکا، راهنمایی شامل قوانین حقّ مؤلف _ شامل انواع آثار زیر پوشش کپی رایت _ مدت‌زمان و مالکیت کپی‌رایت، مجوز استفاده از پایگاه داده‌ها و... تدوین شد.

«هامویا»[7] (2010) در پژوهش خود با عنوان «بررسی پروژه رقمی‌سازی در آرشیو ملی زامبیا» به اهداف و فعالیت‌های شکل‌گیری این آرشیو و ارزیابی چالش‌های مطرح‌شده مانند شرایط انتخاب مواد، الزام‌های فنی و اجرایی، جنبه‌های حقوقی، بودجه، برنامه‌های منابع انسانی، تشکیل وب‌سایت، حفاظت از محتوای رقمی‌شده و مدیریت پروژه می‌پردازد. برای مقابله با تمامی چالش‌های مطرح‌شده باید برنامه‌ریزی به‌صورت سیستماتیک و با نظر کارشناسان و مشاوران پروژه‌های رقمی‌سازی صورت بگیرد.

«آسوگوا» [8](2011) در مقالۀ خود با عنوان «رقمی‌سازی اسناد آرشیوی در آفریقا و راهبردها و چالش‌ها» به تاریخچۀ شکل‌گیری آرشیوها و پروژه‌های رقمی‌سازی در آفریقا و مسائل و مشکلات موجود در رقمی‌سازی مجموعۀ آرشیوی می پردازد. عواملی که باید در پروژه‌های رقمی‌سازی در آفریقا درنظر گرفته شود، شامل برنامه‌ریزی وتعیین اهداف و گسترش خطّ‌مشی‌ها و مسائل حقوقی و داشتن شرط برای انتخاب مواد جدید برای رقمی‌شدن و انتخاب فرادادۀ مناسب است.

«وانگ»[9] (2012) در پژوهش خود با عنوان «بررسی ارزش و استراتژی قیمت‌گذاری نوآورانه در آرشیو رقمی» به عوامل کلیدی برای حفظ و نگهداری منابع رقمی‌شده و کشف عوامل مهم برای موفقیت درآرشیوهای رقمی اشاره کرده و در نهایت یک مدل کسب و کار برای آرشیو رقمی واستراتژی‌های قیمت‌گذاری منابع اطلاعاتی در آن ارائه کرده است.

«تونا»[10] (2013) در پژوهش خود با عنوان «مقدمه ای بر پروژه‌های رقمی‌سازی صورت‌گرفته توسط کتابخانه‌های عمومی» به گسترش پروژه‌های عظیم رقمی‌سازی در سال‌های اخیر اشاره و تأکید می‌کند که به‌منظور بهبود روند پروژه‌های رقمی‌سازی، باید مسائل مربوط به مدیریت محتوای الکترونیکی و هزینه‌های تجهیزات، آموزش کارکنان و نیازهای کاربران را درنظر گرفت. در این پژوهش به تکنیک‌های بهینه‌سازی درطول یک فرایند رقمی‌سازی اشاره می‌کند.

«میلز»[11](2015) در پژوهش خود با عنوان «تأثیر کاربر در انتخاب مجموعه برای رقمی‌سازی و توسعه آن» دربارۀ طرح‌های رقمی‌سازی مبتنی بر تقاضا توضیح می‌دهد و کاربر را ضروری‌ترین عامل برای تحلیل و انتخاب مجموعه برای رقمی‌سازی می‌داند؛ ولی در عین حال برای انتخاب مجموعه برای رقمی‌کردن شرایطی مانند حفظ حریم شخصی، محدودیت‌های قانونی و هدف‌ها و مأموریت‌های سازمان را نیز باید درنظر گرفت.

«استیفن و لوردس»[12](2016) در پژوهش خود با عنوان «پروژه رقمی‌سازی: مطالعه بر روی مراکز تحقیقاتی فیلیپین» چالش‌های موجود در پروژه‌های رقمی‌سازی نظیر مسائل حقوقی، انتخاب منابع، نبود بودجه کافی و زیرساخت‌های لازم و تجهیزات، نبود کارمندان متخصص و آموزش‌دیده و مسائل مربوط به حفاظت از محتوای شیءِ رقمی‌شده را شناسایی کرده است.

جمع‌بندی پیشینه‌ها

با توجه به مجموع پیشینه‌ها می‌توان گفت پژوهش‌های ذکرشده به مسائلی نظیر امکان‌سنجی ایجاد آرشیو رقمی، بررسی چالش‌های موجود در فرایند رقمی‌سازی نظیر مسائل مربوط به دسترسی و حفاظت و ذخیره‌سازی و رعایت حق مالکیت فکری، چگونگی طراحی مخازن آرشیوی برای حفاظت طولانی‌مدت از اسناد رقمی‌شده می‌پردازد. اگرچه در پژوهش‌های «هامویا» (2010) و «آسوگوا» (2011) و «استیفن و لودرس»(2016) به معیارهای موجود در پروژه‌های رقمی‌سازی نظیر مسائل حقوقی و قانونی، انتخاب منابع، نبود کارمندان متخصص و آموزش دیده، حفاظت، بودجه، زیرساخت‌ها و تجهیزات لازم پرداخته شده است، ولی تاکنون پژوهشی به‌صورت کامل و منحصربه‌فرد برای تدوین سیاهه‌های جامع به‌منظور چگونگی رقمی‌سازی اسناد آرشیوی به‌شیوۀ حاضر صورت نگرفته است.

روش پژوهش

در این پژوهش از روش مطالعه کتابخانه‌ای استفاده شده است. پژوهشگر با جستجوی اینترنتی به راهنماها و متون مربوط به رقمی‌سازی اسناد آرشیوی دست‌یافت. همچنین از طریق وبگاه آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان، درصورت وجود و دسترسی و در بعضی موارد از طریق پست الکترونیکی با مدیران آرشیو کشور مورد نظر مکاتبه و راهنما و سیاست موجود برای رقمی‌سازی اسنادشان را دریافت کرده است. سپس با مطالعه راهنماها و متون مربوط به رقمی‌سازی اسناد آرشیوی و سیاست‌های رقمی‌سازی کشورهای انگلیسی‌زبان _  در صورت وجود و دسترسی _ معیارهایی استخراج شد. برای تجزیه‌وتحلیل معیارهای به‌دست آمده، از روش تحلیل محتوای تم استفاده شد. بدین‌منظور، پژوهشگر با مطالعه متن کامل راهنماها و متون مربوط به رقمی‌سازی اسناد آرشیوی و سیاست‌های رقمی‌سازی آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان و دسته‌بندی موضوعی آنها از طریق حذف معیارهای تکراری و یکپارچه‌سازی آنهایی که دارای معنا و مفهوم مشترک بودند، به 14 معیار اصلیِ مشترک دست پیدا کرد و به تبع آن با مطالعۀ دقیق توضیحات درج شده در منابع و راهنماها، به شناسایی و دسته بندی مؤلفه‌های مرتبط با هر معیار اصلی پرداخت. لازم به ذکر است، در برخی از راهنماهای مورد بررسی به‌طور صریح و مستقیم معیارها و مؤلفه‌ها ذکر شده بود. با این حال، در برخی دیگر محتوای جمله، پاراگراف یا قسمتی از متن به عبارتی اشاره می‌کرد که پژوهشگر کد عبارتیِ موضوعی را به‌عنوان معیار یا مؤلفه به آن اختصاص داد. درنهایت، معیارهای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی گردآوری شده و به صورت سیاهه‌های متشکل از 14 معیار اصلی و 44 مؤلفه تنظیم شد. لازم به ذکر است، معیارهای به‌دست‌آمده به‌منظور اعتبارسنجی، در اختیار پنج نفر از متخصصان حوزه آرشیو قرار گرفت.

یافته‌های پژوهش

پرسش اول: معیارهای اصلی مشترک در راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی چیست؟

پژوهشگر با مطالعه، بررسی و تحلیل محتوای راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان، به 14 معیار اصلی مشترک مهم موجود در بیش از 70% راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی در آرشیوهای کشورهای ذکرشده دست یافت. این معیارهای اصلی مشترک عبارتند از : مدیریت پروژه، انتخاب اسناد برای رقمی‌سازی، آمادگی برای رقمی‌سازی اسناد، محل رقمی‌سازی، تجهیزات و الزام‌های فنّی برای رقمی‌سازی، سازماندهی و توصیف و ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده، بودجه برای رقمی‌سازی اسناد، حفاظت از اسناد رقمی‌شده، برنامه‌ریزی منابع انسانی و توسعۀ آن، توجه به مسائل حقوقی و قانونی در رقمی‌سازی اسناد، سیاست دسترسی به اسناد رقمی‌شده،گسترش و حفاظت  از اسناد رقمی‌شده از طریق وب. در ادامه درباره هر کدام از معیارهای اصلی مشترک توضیح مختصری ارائه می‌شود.

مدیریت پروژه: اگر کلّ فرایند رقمی‌سازی را به‌صورت یک پروژه تلقی کنیم، مسلماً برای بهبود انجام این پروژه باید با مفهوم مدیریت پروژه و اجزای آن آشنا باشیم. مدیریت پروژه عبارت است از: مدیریت و راهبرد زمان، مواد، نیروی انسانی و منابع مالی جهت تکمیل یک پروژه به روشی مرتب و اقتصادی، در زمان تعیین‌شده، با اعتبارات قابل دسترس و درنظرگرفتن کلیه نکات فنی تعریف‌شده . پروژه‌های رقمی‌سازی مانند هر پروژه دیگری باید مدیریت شوند. در مدیریت پروژه‌های رقمی‌سازی باید به‌خوبی خطرهای رقمی‌سازی اسناد و تجهیزاتی که برای رقمی‌سازی لازم و ضروری است، تخمین زده شود (Digitising accumulated physical Records, 2013).

انتخاب اسناد برای رقمی‌سازی: با توجه به اینکه رقمی‌سازی اسناد مستلزم به‌کارگیری هزینه و زمان و نیروی انسانی آموزش‌دیده است، هیچ سندی بدون ارزش‌گذاری نباید رقمی‌سازی شود. برای همین، باید معیارهایی از جمله، درنظرگرفتن ارزش اطلاعاتی و محتوایی سند، وضعیت فیزیکی سند، توجه به نیازکاربر و... در انتخاب اسناد برای رقمی‌سازی درنظر گرفته شوند  UNESCO, IFLA, & ICA ,2002)).

آمادگی برای رقمی‌سازی اسناد: آماده‌کردن اسناد، یک بخش مهم در فرایند رقمی‌سازی است. باید شرایط سند اصلی تخمین زده شود و برای اسنادی که آسیب دیده‌اند یا شکننده‌اند، از پوشش‌های محافظ در برابر اسکنر استفاده و به‌خوبی از آنها محافظت کرد تا فرایند رقمی‌سازی آسیبی به اصل اسناد وارد نکند. همچنین، باید اسناد را گروه‌بندی کرد زیرا هر نوع سندی با توجه به ساختار و ماهیت خود فرایند متفاوتی برای رقمی‌شدن دارد. فایل‌هایی که رقمی می‌شوند، ممکن است تک‌برگ (سند)، عکس، نقشه، مواد صوتی و تصویری و... باشند که باید ویژگی‌های‌شان را سنجید و آنها را آماده‌سازی و جدا کرد.

(Digitising accumulated physical Records , 2013)

محل رقمی‌سازی: درنظرگرفتن محیط مناسب برای رقمی‌سازی اسناد، بسیار مهم است. بدین‌منظور، باید نظرهای کارشناسان و متخصصان رقمی‌سازی اسناد را در نظر گرفت. همچنین باید نور و رطوبت و دما و سایر استانداردهای محیطی به‌منظور حفظ اسناد آرشیوی و عدم آسیب‌رساندن به آنها درطول فرایند رقمی‌سازی رعایت شود.[13]

تجهیزات و الزام‌های فنّی برای رقمی‌سازی:  کار رقمی‌سازی اسناد بدونبه‌کارگیری تجهیزات و الزام‌های فنّی نظیر استفاده از اسکنر مناسب، انتخاب عمق بیتی و وضوح تصویر مناسب، توجه به استانداردهای لازم برای رقمی‌سازی اسناد، اجرای برنامه سنجش کیفیت مستمر درطول فرایند رقمی‌سازی امکان‌پذیر نیست. به‌همین منظور، باید قبل از اقدام برای رقمی‌سازی اسناد، تجهیزات و الزام‌های فنّی برای این کار به‌خوبی درنظر گرفته شود (UNESCO, IFLA, & ICA ,2002).

سازماندهی اسناد رقمی‌شده

اسناد فیزیکی مطابق قوانین تنظیم آرشیوی یا کتابخانه سازماندهی می‌شوند که می‌تواند در سطح سری، زیرسری و حتی شماره‌گذاری باشد. ساده‌ترین راه برای سازماندهی اسناد رقمی‌شده این است که نظمی را که به‌صورت فیزیکی داشتند، در برنامه کامپیوتری به‌صورت نظام سلسله‌مراتبی و با توجه به استانداردهای موجود پیاده‌سازی کنیم. همچنین باید از سازگاری و قابل خوانده‌شدن و تکراری نبودن نام فایل با سیستم عامل‌های مختلف و نرم‌افزارها اطمینان حاصل کنیم. به‌دلیل اینکه فایل‌ها و مجموعه در حال رشد هستند، شیوۀ سازماندهی آن باید قابلیت انعطاف را برای افزایش مجموعه داشته باشد  ( UNESCO, IFLA, & ICA ,2002).

توصیف اسناد رقمی‌شده: برای توصیف اسناد رقمی نیاز به فراداده داریم. همچنان‌که در محیط فیزیکی منابع اطلاعاتی فهرست‌نویسی می‌شوند، در محیط دیجیتال توصیف منابع و تسهیل در مدیریت و دسترسی آنها در گروِ استفاده از فراداده است UNESCO, IFLA, & ICA ,2002)).

ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده: برای اطمینان از حفاظت مداوم از پرونده‌های الکترونیکی، نیازمند ابزارهای مؤثر و کارآمد برای ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده هستیم. در طول فرایند رقمی‌سازی نسخه‌های مختلفی با کیفیت‌های گوناگون و فرمت‌های مختلف از فایل اصلی تولید خواهد شد که هر کدام فضای ذخیره‌سازی متفاوتی را اشغال می‌کنند. اسنادی که رقمی می‌شوند، بهتر است در چند نسخه و در رسانه‌هایِ مختلف ذخیره‌سازی، ذخیره شوند تا اطمینان بیشتری برای حفاظت دایمی آنها صورت بگیرد Digitising accumulated physical Records , 2013) ).

بودجه برای رقمی‌سازی اسناد: ساختن یک مجموعه رقمی‌شده از اسناد بسیارهزینه‌بر است. بنابراین، قبل از شروع فرایند رقمی‌سازی، باید هزینه‌های طراحی، به‌کارگیری و حفاظت و ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده را درنظرگرفت و برای تأمین هزینه‌های لازم، برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری های لازم تدوین شود.

(UNESCO, IFLA, & ICA,2002).

حفاظت از اسناد رقمی‌شده: درخصوص نگهداری شیءِ رقمی در درازمدت مشکلات و چالش‌های بی‌شماری وجود دارد؛ از قبیل کهنگی فناوری، مهاجرت اطلاعات، تغییر فرمت‌ها، پیچیدگی کدگذاری اطلاعات و... . بدین‌منظور، باید با تدوین سیاست‌گذاری های لازم به‌منظور حلّ چالش‌های ذکرشده و پیروی از استانداردهای بین‌المللی مناسب، تاحدّی از حفاظت اسناد رقمی‌شده اطمینان حاصل کرد. (Patricia & Duranti, 2015).

برنامه‌ریزی منابع انسانی و توسعۀ آن: برای بهبود کیفیت و کمیّت فرایند رقمی‌سازی اسناد، نیازمند نیروی انسانی کارآمد و توانا هستیم. این امر بدون برنامه‌ریزی برای منابع انسانی امکان‌پذیر نیست. به‌کارگیری نیروی انسانی مناسب و کارآمد برای رقمی‌سازی اسناد بسیار اهمیت دارد(Digital Archiving Policy, 2009).

توجه به مسایل حقوقی و قانونی در رقمی‌سازی اسناد: مؤسسات آرشیوی که اقدام به رقمی‌سازی اسناد خود می‌کنند باید با مسائل حقوقی و قانونی درخصوص رعایت حقّ مولف و حفظ صحّت، اصالت و یکپارچگی سند رقمی‌شده آگاهی داشته باشند و پیاده‌سازی و اجرا کنند. (Digital Archiving Policy,2009)

سیاست دسترسی به اسناد رقمی‌شده: دسترسی به اسناد رقمی‌شده با توجه به مقررات دسترسی به اسناد صورت می‌گیرد و اسناد طبقه بندی می‌شوند و سطوح دسترسی (عام، خاص، ویژه و نظایر آن) تعیین می‌شود (Digital Archiving Policy,2009).

اصول اساسی دیجیتالی‌شدن میراث مستند نیز داشتن زیرساخت‌های دیجیتالی و فنّی مناسب برای دسترسی پایدار و مداوم را از ارکان اصلی برای دیجیتالی‌کردن اسناد درنظر می‌گیرد.

(Fundamental principles of digitization of documentary heritage,2016).

گسترش و حفاظت  از اسناد رقمی‌شده از طریق وب: امروزه به‌منظور دسترسی بهتر و کارآمدتر محققان و پژوهشگران، بسیاری از منابع اطلاعاتی می‌توانند از طریق وب در اختیار آنان قرار گیرند. یکی از ارکان رقمی‌سازی اسناد این است که اسنادی که رقمی شده‌اند از طریق اینترنت و صفحات وب در اختیار پژوهشگران  با کنترل سطوح دسترسی مختلف قرار گیرند. برای همین، نیاز است که پروژه دیجیتال‌سازی برای توسعه و نگهداری اطلاعات در محیط رقمی سیاست‌گذاری‌های مناسبی صورت گیرد.

پرسش دوم: میزان هم‌پوشانی مؤلفه‌های مندرج در معیارهای اصلیِ مشترک راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی چگونه است؟

برای پاسخ به این پرسش، خاستگاه هر14 معیار اصلی مشترک همراه با مؤلفه هایشان در قالب جدول‌های 1 تا 14در پیوست 1 توصیف خواهد شد تا میزان هم‌پوشانی مؤلفه‌های مندرج در معیارهای اصلی مشخص شود.

پرسش سوم: سیاهۀ پیشنهادی برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران بر اساس سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد در آرشیوهای ملی کشورهای مورد مطالعه و سایر راهنماها و منابع و متون موجود در این زمینه چیست؟

پژوهشگر پس از مطالعه، بررسی و تحلیل محتوای راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی کشورهای انگلیسی‌زبان درصورت وجود و دسترسی به گردآوری وشناسایی معیارها و مؤلفه‌های مشترک مهم برای تدوین سیاهۀ رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران دست یافت. در نهایت 14معیار اصلی که در بیش از 70% راهنماها و آرشیوهای مورد مطالعه ذکر شده‌اند و 44 مؤلفۀ موجود در آنها که بیشترین میزان هم‌پوشانی را با یکدیگر داشتند، برای تدوین سیاهۀ رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران ضروری به‌شمار می‌روند که در ادامه بیان شده‌اند.

مدیریت پروژه

  • داشتن طرح پیشنهادی مناسب شامل معرفی پروژه و هدف‌ها و شاخص‌های عملکرد و گذاردن افراد مسئول
  • امکان‌سنجی پروژه از لحاظ هزینه‌های عملیاتی و نیروی انسانی
  • امکان‌سنجی پروژه از لحاظ هزینه‌های سازمانی و زمان صرف‌شده
  • کنترل کیفیت و تضمین کیفیت.  

انتخاب اسناد برای رقمی سازی

  • مشخص کردن جامعه هدف و نیاز کاربر
  • درنظر گرفتن محدودیت‌های قانونی و حقوق مالکیت معنوی

آمادگی جهت رقمی‌سازی اسناد آرشیوی

  • بررسی وضعیت فیزیکی سند برای حفاظت از آن قبل از اسکن
  • گروه‌بندی اسناد با توجه به ساختار و ماهیت متفاوتی که دارند
  • حفظ نظم اولیه اسناد.

محل رقمی‌سازی اسناد

  • اختصاص مکانی مجزّا برای رقمی‌سازی اسناد
  • رعایت استانداردهای مناسب محیطی نظیر نور، رطوبت، دما و تهویۀ مناسب.

تجهیزات و الزام‌های فنّی برای رقمی‌سازی اسناد

  • استفاده از اسکنر مناسب مطابق با ابعاد سند
  • انتخاب وضوح تصویر مناسب (رزولیشن) برای نمایش جزئیات مهمّ سند
  • انتخاب عمق بیتی مناسب با توجه به سند اصلی
  • استفاده از تکنیک‌های فشرده‌سازی استاندارد برای دسترسی به فایل‌های رقمی
  • انتخاب فرمت گرافیکی مناسب برای ذخیره‌سازی و نمایش سند با توجه به شرایط ویژگی‌های دسترسی آن
  • انجام تست و آزمایش برای دسترسی فایل‌ها و قابل مشاهده‌بودن آنها و کیفیت‌شان
  • اجرای یک برنامه سنجش کیفیت مستمر در طول فرایند اسکن مطابق با استانداردها
  • بررسی دقیق عملکرد تجهیزاتی که برای رقمی‌سازی اسناد استفاده می‌شود.

سازماندهی اسناد رقمی‌شده

  • اطمینان از سازگاری و قابل خوانده‌شدن سند رقمی به‌وسیلۀ نرم‌افزارها و سیستم عامل‌ها
  • تکراری نبودن فایل‌ها

توصیف اسناد رقمی‌شده

  • استفاده و به‌کارگیری فراداده‌های مناسب برای توصیف مطابق با هدف‌ها و نوع مواد و نیاز کاربران
  • اطمینان از سازگاری فراداده مربوط با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود
  • به‌روزرسانی فراداده‌ها و یکپارچگی آنها.

ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده

  • ذخیره‌سازی اسناد رقمی در چند نسخه و بر روی رسانه‌های مختلف ذخیره‌سازی
  • استفاده از تجهیزات و ابزارهای کارآمد و مؤثر برای ذخیره‌سازی اسناد و اطمینان از حفاظت دایمی آنها
  • استفاده از فرمت‌های استاندارد مناسب برای ذخیره‌سازی اسناد رقمی که به‌وسیلۀ نرم‌افزارها و سیستم عامل‌های مختلف پشتیبانی شوند.

بودجه برای رقمی‌سازی اسناد

  • تخمین و برآورد هزینه‌های تمام‌شده و کاهش آن از طریق ایجاد فعالیت‌های درآمدزا نظیر فروش فایل‌های رقمی‌شده
  • تأمین هزینۀ لازم  برای مدیریت امکانات نظیر ایجاد زیرساخت‌های فنی و فیزیکی وارتقای آن
  • تأمین هزینۀ لازم برای مدیریت سیستم‌های ذخیره‌سازی و تحویل مدرک

حفاظت از اسناد رقمی شده

  • شناسایی و اولویت‌بندی و انتخاب اسناد رقمی که نیاز به حفاظت دارند
  • انتخاب راهبردهای حفاظتی مناسب نظیر مهاجرت، شبیه‌سازی و... با توجه به شرایط و منابع موجود
  • استفاده از استانداردهای بین‌المللی مناسب برای حفاظت طولانی‌مدت اسناد رقمی‌شده
  • استفاده از فراداده‌های حفاظتی مناسب و به‌روزرسانی و یکپارچگی آنها

برنامه‌ریزی منابع انسانی و توسعۀ آن

  • بالابردن ظرفیت‌ها و توانایی‌های افراد با آموزش‌های فشردۀ رسمی مانند آموزش تجاری و برگزاری دوره‌های کوتاه‌مدت
  • توسعه و آموزش مهارت‌های فنی و مدیریتی جدید به کارکنان

توجه به مسائل حقوقی و قانونی در رقمی‌سازی اسناد

  • مشخص‌کردن حقّ مالکیت فکری اسناد برای رقمی‌شدن
  • حفظ حقوق مجوز کاربران از مجموعه‌های رقمی برای دسترسی و استفاده کردن آنها

سیاست دسترسی به اسناد رقمی‌شده

  • تعیین سطوح مختلف دسترسی و کنترل آن با توجه به سن و حوزۀ فعالیت کاربر و...
  • توجه به محدودیت‌های قانونی وحقوقی با درنظرگرفتن قانون موجود در هر کشور
  • توجه به حمایت از حریم شخصی افراد

گسترش و حفاظت از منابع رقمی‌شده از طریق وب

  • گسترش و توسعه محتوای رقمی در محیط وب
  • توضیح درخصوص چگونگی تولید وب‌سایت و مدیریت آن با توجه به استانداردها و دستورالعمل‌های فنّی
  • رعایت اصول مدیریت اسناد الکترونیکی برای تضمین دسترسی بلندمدت به محتوای رقمی‌شده.

نتیجه‌گیری

نتایج پژوهش نشان داد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان مورد مطالعه، از لحاظ معیارهای سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی متفاوتند. آرشیو ملی استرالیا 17 معیار، آرشیو ملی مالزی و آرشیو ملی آمریکا هرکدام دارای 15 معیار، شورای آرشیو کانادا و اصول اساسی برای رقمی‌سازی میراث مستند (برگرفته از راهنماها و خط‌مشی‌های کتابخانه‌ها و مراکز آرشیوی درسراسر جهان) هر کدام دارای 14 معیار، آرشیو ملی سوییس و آرشیو ملی انگلستان نیز هر کدام 13 معیار، راهنمای جهانی ایفلا و ایکا منتشرشده توسط یونسکو 16 معیار را در سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی خود به‌کار گرفته‌اند. بنابراین، می‌توان گفت که آرشیو ملی استرالیا با داشتن 17 معیار از دقت و جامعیت بسیار بالایی در سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی خود برخورداراست. معیارهای درج‌شده در راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی در جدول 15، در پیوست 2 به تفکیک آرشیو کشورها درج شده است.

همچنین، براساس یافته‌های پژوهش مشخص شد 14 معیار و 44 مؤلفه در بیش از 70% راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد موجود در آرشیوهای ملی کشورهای مورد مطالعه اعمال شده‌اند که می‌توان آنها را به‌عنوان مهم‌ترین معیارها و مؤلفه‌های موجود برای چگونگی رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی معرفی نمود و در اولویت اجرایی برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی قرار داد که در بخش یافته های پژوهش در پاسخ به پرسش سوم ذکرشد.

برخی معیارها بسیار منحصربه‌فرد بودند و تنها برخی آرشیوها آنها را در سیاهۀ رقمی‌سازی اسناد خود گنجانده بودند که در ادامه به آنها اشاره می‌شود:

معیار مدیریت اصل سند فیزیکی بعد از رقمی‌شدن به‌منظور جلوگیری از آسیب‌رساندن به اصل سند و حفظ و نگهداری از آن پس از فرایند رقمی‌شدن، تنها معیاری بود که فقط آرشیو ملی استرالیا در سیاست رقمی‌سازی اسناد خود گنجانده بود.

معیار نامگذاری اسناد رقمی‌شده با استفاده از نظام‌های فهرست‌نویسی یا سایر نظام‌های معنادار و مفهومی و رعایت یکسان‌سازی و هماهنگی در به‌کارگیری علایم و نشانه‌ها به‌منظور نامگذاری اسناد رقمی‌شده، در سیاست‌های رقمی‌سازی شورای آرشیو کانادا و آرشیو ملی مالزی و سوییس وجود نداشت.

 معیار امنیت اسناد رقمی‌شده با به‌کارگیری نرم‌افزارهای مناسب برای جلوگیری از حملات ویروس‌های کامپیوتری و ایجاد قفل برای پرونده‌های الکترونیکی به‌منظور جلوگیری از هرگونه تغییرات عمدی و غیرعمدی نیز در سیاست‌های رقمی‌سازی شورای آرشیو کانادا و انگلستان و راهنمای اصول اساسی رقمی‌شدن میراث مستند درج نشده بود.

 بنابراین، توصیه می‌شود سایر مراکز آرشیوی بنا به نیاز و هدف‌های خود، این معیارها را نیز در سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد خود به‌کارگیرند.

از آنجا که هدف اصلی پژوهش انجام‌شده ارائۀ سیاهه‌های پیشنهادی به‌منظور چگونگی رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی با مطالعه و بررسی و مقایسۀ میزان هم‌پوشانی میان معیارها و مؤلفه‌های موجود در راهنماها و سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوهای ملی کشورهای انگلیسی‌زبان در صورت وجود و دسترسی است، اجرا و به‌کارگیری سیاهۀ پیشنهادی به‌دست‌آمده شامل 14معیار اصلی و 44 مؤلفه برای رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی ایران و سایر کشورهای جهان از جمله کشورهای مورد مطالعه در این پژوهش توصیه می‌شود. 

پیشنهادها:

  • با توجه به یافته‌های پژوهش حاضر، پیشنهاد می‌شود تمامی مراکز آرشیوی سیاهۀ پیشنهادی به‌دست‌آمده را برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی خود به‌کارگیرند.
  • از آنجاکه هدف پژوهش حاضر ارائۀ سیاهه‌های جامع بر اساس میزان هم‌پوشانی میان معیارها و مؤلفه‌های به‌دست‌آمده برای سیاست‌های رقمی‌سازی اسناد آرشیوی است، سعی شده است که تمامی معیارهای موردنیاز برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی درنظر گرفته شود، اما می‌توان پیشنهاد داد بخشی از معیارها و مؤلفه‌های به‌دست‌آمده از پژوهش حاضر توسط مراکز آرشیوی بومی‌سازی و با توجه به شرایط و امکانات موجود درآن به‌کارگرفته شود.
  • معیار نام‌گذاری اسناد رقمی‌شده در سیاست‌های رقمی‌سازی شورای آرشیو کانادا و آرشیو ملی مالزی و سوییس گنجانده شود.
  • معیار بودجه برای رقمی‌سازی اسناد در سیاست‌های رقمی‌سازی آرشیو ملی انگلستان و سوییس گنجانده شود.
  • معیار امنیت اسناد رقمی‌شده در سیاست‌های رقمی‌سازی شورای آرشیو کانادا و انگلستان و راهنمای اصول اساسی رقمی‌شدن میراث مستند گنجانده شود.
  • معیار برنامه‌ریزی منابع انسانی و توسعۀ آن نیز در راهنمای اصول اساسی رقمی‌شدن میراث مستند گنجانده شود.
  • معیار گسترش و حفاظت از منابع رقمی‌شده از طریق وب نیز در سیاست‌های رقمی‌سازی آرشیوهای ملی انگلستان و سوییس گنجانده شود.
  • با توجه به اینکه مراکز آرشیوی موجود در ایران از نرم‌افزار خاص آرشیوی دارای پشتیبانی از استانداردهای تنظیم و توصیف آرشیوی استفاده نمی‌کنند، طراحی و استفاده از یک نرم‌افزار مناسب و منحصربه‌فرد آرشیوی، با به‌کارگیری دیدگاه متخصصان حوزۀ آرشیو در کنار متخصصان رایانه، با توجه به معیارهای ارایه‌شده توصیه می شود.
  • به دلیل اینکه تولید شیءِ رقمی و حفاظت و نگهداری از آن در درازمدت بسیار هزینه‌بر و دارای مشکلات فراوانی است، انتخاب و اولویت‌بندی اسناد آرشیوی برای رقمی‌شدن اهمیت بسیاربالایی دارد. شایسته است مراکز آرشیوی تمامی مؤلفه‌های یادشده در این پژوهش برای انتخاب اسناد را نظیر توجه به نیاز کاربر و محدودیت‌های قانونی و حقوقی و امکانات فنی موجود درنظر بگیرند.

پیشنهادهای عملیاتی برای پژوهش‌های آینده

  • ·   مطالعه و بررسی بر روی وضعیت رقمی‌سازی اسناد مراکز آرشیوی موجود در ایران و سایر کشورها و مقایسۀ آن با سیاهۀ پیشنهادی به‌دست‌آمده به‌منظور بهبود عملکرد رقمی‌سازی اسناد.
  • ·   بررسی سیاست‌های رقمی‌سازی موجود در آرشیوهای دیداری شنیداری و ارائۀ سیاهۀ پیشنهادی به‌منظور بهبود عملکرد رقمی‌سازی مواد دیداری شنیداری.
  • ·   انجام پژوهشی مشابه با استفاده از روش‌های دیگر همچون مطالعه زمینه‌ای به‌منظور بررسی و تدوین سیاهۀ پیشنهادی با عمق بیشتر برای بهبود رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی.


[1]. LAN

[2]. Astle,Mure

[3]. Sayre

[4]. AMICO

[5]. Crespo

[6]. Hirtle, Hudson, Kenyon

[7]. Hamooya

[8]. Asogwa

[9]. Wang

[10]. Tuna

[11]. Mills

[12]. Stephen B. Alayon,Lourdes T.David

[13]. Good practice handbook, Edited by Minerva working group

-    پیمانی ، ح (1390). بررسی چگونگی تدوین خط‌مشی مجموعه‌سازی در دانشگاه‌های ایران، پایان‌نامه کارشناسی ارشد رشته علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه تهران، دانشکده علم اطلاعات و دانش‌شناسی.

-      تاج آبادی ، ر؛ خسروی ، س؛ رسول‌زاده خلیق ، م(1387). «آرشیو دیجیتال و جایگاه آن در مدیریت اسناد الکترونیک»، ماهنامه   اطلاع یابی و اطلاع رسانی، ش 23، صص 48-60.

-    حریری ، ن؛ میرغفوری ، ح (1393). «تحلیل وضعیت رقمی‌سازی منابع شنیداری در آرشیوهای سازمان صداوسیمای جمهوری اسلامی ایران و مقایسه آن با استاندارد یاسا»، فصلنامه گنجینه اسناد، ش24، صص 122-138.

-    زارع فراشبندی ، ف (1389). ارایه الگوی مدیریت منابع الکترونیکی برای کتابخانه های مرکزی دانشگاه های دولتی ایران. پایان نامه دکترای کتابداری و اطلاع رسانی ، دانشگاه شهید چمران اهواز، دانشکده روانشناسی و علوم تربیتی.

-    زوارقی ، ر (1390). «مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی بستری برای تحقق دولت الکترونیک»، در: مجموعه مقالات نخستین همایش ملی آرشیوی(آرشیو برای همه)، به‌کوشش غلامرضا عزیزی، تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

-      سعدی ، ز (1385). امکان‌سنجی ایجاد آرشیو دیجیتال در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های دولتی تهران، پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده علم اطلاعات و دانش‌شناسی.

-      شادان‌پور، ف (1386). «تأملی بر میراث ملی دیجیتال»، فصلنامه کتاب، ش72، صص93-108.

-      صمیعی ، م (1383). «آرشیوهای رقومی»، فصلنامۀ کتاب، ش60، صص13-24.

-      طباطبایی امیری ، ف؛ خبازان، ب (1389). «آرشیو رقمی و نقش آن در هدایت مدیریت دانش و تسهیم سرمایه‌های فکری»، فصلنامۀ گنجینه اسناد، ش20، صص 92-116.

-      محمدی ، م؛ آقا بابایی، ا (1394). بررسی فرایند دیجیتال‌سازی نسخه‌های خطی در کتابخانه‌های شهر قم از دیدگاه مدیران و کارشناسان، مطالعات دانش‌شناسی، ش2،صص 14-34.

-    ناخدا، م؛ فهیمی‌فر، سپیده؛ پورصالحی، ن (1392). «مدیریت پرونده‌های الکترونیکی دانشجویان در دانشگاه‌ها»، تحقیقات کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاهی، دوره 47، ش2،صص209-220.

-    ناصری الوانی، ع (1388). طرح رقمی‌سازی مواد آرشیوی برای حفاظت و نگهداری از این منابع، در: مجموعه مقالات نخستین همایش ملی آرشیوی(آرشیو برای همه)، به‌کوشش غلامرضا عزیزی،تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

-    نعمتی انارکی، ل؛ پورنقی، ر (1390). رقمی‌سازی آرشیوها: ضرورت‌ها و چالش‌ها، در: مجموعه مقالات نخستین همایش ملی آرشیوی ایران، به کوشش غلامرضا عزیزی، تهران: کتابدار، سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

-      Asogwa,B.E.(2011).Digitization of Archival Collections In Africa for Scholarly Communication: Issues, Strategies, and Challenges. Library Philosophy and Practice,10(3),1-14.

-      Astle,P.J.,& Mure,A(2002).Digitization and preservation in public libraries and archive.Journal of Librarianship and Information Science,34(2),67-79.

-      Crespo, A. (2006). Modeling archival repositories for libraries.Development of Digital Special Collections, New Review of Academic Librarianship, 21(2),90-105.

-      Digital Archiving Policy.(2009). Retrieved from

http://www.bar.admin.ch/dam/bar/en/document/ konzepte_und_weisunge/policy_digital_archiving.pdf.

-      Digitising accumulated physical Records.(2013). Retrieved from http://www.naa.gov.au/Images/Digitising-accumulated-physical-records-April-2011_tcm16-47278_tcm16-93624.pdf.

-      Fundamental principles of digitization of documentary heritage.(2016).Retrieved from http://www.unesco.org/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_for_web.pdf.

-      Hamooya, C. (2010) Digitization of Archival Materials: The Case of National Archives of Zambia. ESARBICA Journal 29,234-247.

-      Hirtle, Peter B., Hudson, Emily.,& Kenyon, Andrew T.(2009). Copyright and Cultural Institutions: Guidelines for Digitization for U.S. Libraries, Archives, and Museums. Ithaca, N.Y: Cornell University.

-      LAN, H. (1999).Technical advances for the development of virtual libraries: The Digital Libraries Initiative (DLI) Projects And A New Document Model university of California, Berkeley, USA.Retrieved from http://pnclink.org/annual/annual1999/1999pdf/lan.pdf.

-      Mills, A. (2015) User Impact on Selection, Digitization, and the development of Digital Special Collections, New Review of Academic Librarianship,21:2, 160-169,doi:10.1080/13614533.2015.1042117.

-      Patricia,C.Franks, & Duranti, L. (2015). Encyclopedia of Archival Science.Canada: Rowman & Littlefield.

-       Sayre, S. (2002).Making a virtual library a reality: AMICO.Retrieved from http://www.archimuse.com/mw2002/papers/sayre/sayre.html.

-      Stephen B. A.,Lourdes T.David. (2016). Digital Curation Projects : A Study of Selected Academic and Research Repositories in the Philippines,Libres, 26(1), 89–98.

-      Tuna, Gürkan (2013) An Introduction to Digitization Projects Conducted by Public Libraries: Digitization and Optimization Techniques. Journal of Balkan Libraries Union, 1(1),28-30. Retrieved from  http: / /www.balkanl ibrar ies.org/ journal.

-      UNESCO, IFLA, & ICA (2002). Guidelines for digitization Projects for collections andholdings in the public domain particularly those held bylibraries and archives. Retrieved from https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitization-projects-guidelines.pdf.

-      Wang, ping (2012).Exploring the value and innovative pricing strategy of digital archives, The Electronic Library, 32(1),96-105.doi: 10.1108/EL-01-2012-0004.