پژوهشی پیرامون تدوین برنامه ریزی راهبردی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی کرمانشاه

انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی کرمانشاه با همکاری و همفکری تنی چند از کتابداران و اطلاع‌رسانان علاقمند و خودجوش در سال 87 بر اساس آیین‌نامة انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران راه‌اندازی گردیده و نخستین انجمن در نوع خود در منطقة غرب کشور است. این انجمن ضمن ارائة برنامه‌های متعدد آموزشی و پژوهشی در سطح استان، از شروع تأسیس تا کنون موفق به اجرای 7 همایش ملی شده و مورد توجه مسئولان در استان، کشور و استادان کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران قرار گرفته است. رسالت اصلی انجمن، گسترش، پیشبرد و ارتقای سطح دانش کتابداری و اطلاع‌رسانی در استان کرمانشاه است.

تأثیر برنامه‌ریزی راهبردی در حیات، رشد و بالندگی سازمانها و انجمنها، بر کسی پوشیده نیست. اصولاً برنامه‌ریزی راهبردی را کوششی نظام‌یافته برای اجرای راهبردهای اصلی سازمانها و انجمنها و به کارگیری آن در جهت تحقق مقاصد می‌دانند. این برنامه حرکت به سمت هدفها را با توجه به رسالت آن تضمین و از طریق مطالعة محیطی و داخلی، فرصتها، تهدیدها، نقاط ضعف و قوّت انجمن را شناسایی می‌کند تا از این طریق هدفهای واقع‌بینانه‌تری را تعیین و به اجرا درآورد (دیوید[3]،2001). به کارگیری برنامه‌های راهبردی توسط مدیران انجمن می‌تواند در دراز مدت نتایج مثبتی را برای انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی کرمانشاه به همراه داشته باشد. سند برنامه‌ریزی راهبردی براساس الگوی برنامه‌ریزی راهبردی، هدفها و برنامه‌های انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی استان کرمانشاه تنظیم شده، راه رسیدن به آن را مشخص و جهت‌گیری اصلی انجمن و مسیر حرکت آن را تعیین می‌کند.

هدف این برنامه، تنظیم سند راهبردی و تعیین راهبردهای اصلی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی کرمانشاه است.

برای شروع یک برنامة راهبردی می‌توان سه گام اساسی را در نظر گرفت و بر اساس آن طرح راهبردی را برنامه‌ریزی و اجرا کرد. این سه گام عبارتند از: 1. کجا هستیم2. به کجا می‌رویم 3. برای رسیدن به هدف، یک رویکرد برگزینیم و آن را اجرا کنیم؛ بدین صورت که با تعیین چشم‌انداز انجمن، افقی را که قصد داریم به آن دست یابیم، ترسیم کنیم. در بیانیه مأموریت، فلسفه و علت وجودی انجمن را بیان و نحوة دستیابی به چشم‌انداز ترسیم شده را بیان کنیم. سپس به بیان ارزشها و باورها پرداخته، فرهنگ سازمانی انجمن را مشخص می‌کنیم. به دنبال آن، نقاط قوّت و ضعف را مشخص و از آنها ماتریسهای FE ­[4] و[5]EFE  را مشخص می‌کنیم. از تحلیل این ماتریسها، ماتریسهای TOWS­[6] را که اقدامهای راهبردی را مشخص نموده است، به دست می‌آوریم. سپس ماتریس IE[7] راهبردهای اصلی و ماتریس SPACE [8]را تشکیل می‌دهیم. ماتریس  [9]QSPMیا تصمیم‌گیری را در انتها تشکیل داده و با خرد کردن هدفهای بلند مدت به هدفهای سالانه و تعیین سیاستها، راهبردها را اجرا، ارزیابی و بهبود می‌بخشیم. 

بیانیه مأموریت[10]

«فرد آر. دیوید» در اثر خود با عنوان مدیریت راهبردی بیانیه مأموریت را شامل 9 عنصر اصلی می­داند. این عناصر عبارتند:

جدول 1-1. عناصر مأموریت

مأموریت انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی استان کرمانشاه گسترش، پیشبرد و ارتقای کتابداری و اطلاع‌رسانی در استان است. انجمن برای رسیدن به این هدف، بهانجام تحقیقات علمی و فرهنگی به کمک محققان و پژوهشگران کتابداری و اطلاع‌رسانی، تعیین اولویتهای تحقیقاتی در زمینة فعالیتهای انجمن، ارائه خدمات آموزشی و پژوهشی، تشکیل گردهماییهای علمی، انتشار کتابها و نشریات علمی و پژوهشی، ترغیب و تشویق پژوهشگران، تجلیل از محققان و استادان ممتاز و توسعه مشارکتهای مردمی، همت می‌گمارد.

در این بخش عمده‌ترین نقاط قوّت و ضعف و همچنین فرصتها و تهدیدهای انجمن ارائه شده است. نقاط قوّت و ضعف داخلی در زمرة فعالیتهای قابل کنترل انجمن بوده و انجمن آنها را به شیوه‌ای بسیار عالی یا بسیار ضعیف انجام می‌دهد، اما فرصتها و تهدیدهای خارجی، رویدادها و روندهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، بوم‌شناسی، محیطی، سیاسی، قانونی، دولتی، فناوری و رقابتی است که می‌تواند به میزان زیادی در آینده به انجمن منفعت یا ضرر برساند. در جدول 1-2 ماتریس نقاط قوّت و ضعف انجمن نمایش داده شده است. ماتریس شامل 7 نقطه قوّت و 7 نقطه ضعف است. در جدول 2-2 ماتریس تهدیدها و فرصتها نمایش داده شده است. این ماتریس شامل 11 عامل فرصت و 10 عامل تهدید است.

جدول 1-2. ماتریس نقاط قوّت و نقاط ضعف

جدول 2-2. ماتریس فرصتها و تهدیدها

تجزیه و تحلیل و ارزیابی عوامل خارجی و داخلی (ماتریس EFE و  (IFE

در جدول 1-3 ماتریس ارزیابی خارجی (EFE) ارائه شده است. هدف از بررسی عوامل خارجی این است که از فرصتهایی که می‌توان از آنها بهره‌برداری کرد و تهدیدهایی که می‌توان از آنها احتراز نمود، یک فهرست نهایی تهیه کرد، به گونه‌ای که مدیران انجمن بتوانند با تدوین راهبردهای مناسب، از فرصتها بهره‌برداری کنند و اثرهای عوامل تهدید کننده را کاهش دهند. عوامل اصلی خارجی عبارتند از: 1) نیروی اقتصادی 2) نیروی اجتماعی 3) نیروی فرهنگی بوم‌شناسی 4) نیروی محیطی 5) نیروی سیاسی 6) نیروی دولتی و قانونی 7) نیروی فناوری 8) نیروی رقابتی

چنانکه در جدول 1-3 قابل مشاهده است، به هریک از عوامل فرصت و تهدید، یک وزن یا ضریب داده شده است. این ضریبها از صفر (بی اهمیت) تا 1 (بسیار مهم) می‌باشند. ضریبها نشان‌دهندة اهمیت نسبی یک عامل (از نظر موفق بودن انجمن در فعالیت مربوط) می‌باشند. سپس به هریک از عواملی که موجب موفقیت می‌شود، رتبة 1 تا 4 اختصاص داده شده که این اعداد بیانگر میزان اثر بخشی راهبردهای کنونی انجمن در نشان دادن واکنش نسبت به عوامل مزبور است. عدد 4 به معنای واکنش بسیار عالی، عدد 3 واکنش از حد متوسط به بالاتر، عدد 2 واکنش در حد متوسط و عدد 1 به معنای واکنش ضعیف است.

مجموع نمرة نهایی ارزیابی عوامل خارجی 31/3 می‌باشد. این بدین معناست که انجمن در برابر عواملی که موجب تهدید و فرصت می‌شوند، به صورتی بسیار عالی واکنش نشان می‌دهد. به بیان دیگر، انجمن در راهبردهای خود به شیوه‌ای موفقیت‌آمیز از فرصتهای موجود استفاده نموده و اثر عواملی را که موجب تهدید می‌شوند، به پایین‌ترین میزان ممکن کاهش داده است.

جدول 1-3. ماتریس ارزیابی عوامل خارجی (EFE)

جدول 2-3 ماتریس ارزیابی عوامل داخلی (IFE) انجمن را نشان می‌دهد. فرایند ارزیابی عوامل درونی، درست موازی فرایند ارزیابی عوامل خارجی است که پیشتر بیان گردید. این ماتریس نقاط قوّت و ضعف اصلی واحدهای وظیفه‌ای انجمن را تدوین و ارزیابی نموده، برای شناسایی و ارزیابی روابط بین این واحدها داده‌هایی را ارائه می‌کند. مجموع نمرة‌ نهایی ارزیابی عوامل داخلی 52/2 می‌باشد. این بدین معناست که انجمن موفق به شناسایی کامل نقاط قوّت و ضعف خود شده و از نظر عوامل داخلی دارای قوّت است.

جدول 2-3. ماتریس ارزیابی عوامل داخلی(IFE)

ماتریس تهدیدها، فرصتها، نقاط قوّت و ضعف (TOWS) که در جدول 1-4 نمایش داده شده است، برگرفته از ماتریسهای  EFEو IFEوایجاد توازن و تعادل میان عوامل اصلی داخلی و خارجی انجمن است. با استفاده از ماتریس TOWSچهار نوع راهبرد ارائه گردیده است که عبارتند از:

1- راهبرد SO        2- راهبرد WO          3- راهبرد­ST­       4- راهبرد WT

در اجرای راهبرد SO، انجمن با استفاده از نقاط قوّت داخلی می‌کوشد از فرصتهای خارجی بهره‌برداری کنند.

در اجرای راهبرد WO، انجمن با بهره‌برداری از فرصتهای موجود در محیط خارج، می‌کوشد نقاط ضعف داخلی را بهبود بخشد.

در اجرای راهبرد ST، انجمن می‌کوشد با استفاده از نقاط قوّت خود، اثرهای ناشی از تهدیدهای موجود در محیط خارج را کاهش دهد یا آنها را از بین ببرد.

در اجرای راهبرد WT، انجمن حالت تدافعی به خود گرفته و هدف از به کارگیری این راهبرد، کم کردن نقاط ضعف داخلی و پرهیز از تهدیدهای ناشی از محیط خارجی است.

چنانکه از جدول 1-4 قابل مشاهده است، در نتیجة مقایسه نقاط قوّت داخلی و فرصتهای خارجی یک راهبرد کلی، در نتیجة مقایسة نقاط ضعف داخلی و فرصتها، 2 راهبرد کلی، در نتیجة مقایسه نقاط ضعف داخلی و تهدیدهای خارجی، 1 راهبرد کلی و در نتیجة مقایسه نقاط ضعف داخلی و تهدیدها، 2 راهبرد کلی تدوین و انتخاب شده است.

جدول 1-4. ماتریس تهدیدها، فرصتها، نقاط قوّت و ضعف (TOWS)

جدول 2-4 ماتریس ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی (SPACE) را نمایش می‌دهد. این ماتریس نشان دهندة دو بعد داخلی یعنی توان مالی و مزیّت رقابتی و دو بُعد خارجی یعنی ثبات محیط و قدرت صنعتی است. برای تهیة ماتریس (SPACE) از عوامل داخلی و خارجی انجمن که قبلاً در ماتریسهای  IFEوEFE  در فصل سوم ارائه گردیده، استفاده شده است. چنانکه در جدول 2-4 قابل مشاهده است، به متغیرهای تشکیل دهندة توان مالی و توان صنعتی از نمرة 1+ (بدترین) تا 6+ (بهترین) و به متغیرهای تشکیل دهندة ثبات محیطی و مزیت رقابتی، از نمره 1- (بهترین) تا 6- (بدترین) اختصاص داده شده است.

جدول 2-4. ماتریس ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی (SPACE)

پس از تهیة جدول 2-4، ماتریس ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی و به دست آوردن میانگین نمره‌های توان مالی (FS)، مزیّت رقابتی(CA)، ثبات محیطی(ES) و قدرت صنعتی(IS)، نوبت به ترسیم ماتریس ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی که در نمودار 1-4 نمایش داده شده، می‌رسد. بر روی محورهای «ماتریس ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی» میانگین نمره‌های FS،IS،ESوCAقرار گرفته است. این نمره‌ها عبارت است از:

1.میانگین نمره FS:5/1 2. میانگین نمرة  IS:5/4 3. میانگین نمره  ES:6/3- 4.میانگین نمره  CA:8/2-

ماتریس (SPACE) دارای چهار خانه است که در حقیقت چهار موقعیت و راهبرد را برای انجمن ارائه می‌کند. این چهار موقعیت عبارتند از:

نمره‌های میانگین جدول 2-4 که برروی نمودار 1-4 قرار گرفته، موقعیت «رقابتی» را برای انجمن ترسیم نموده است. این موقعیت بدین معناست که انجمن باید از راهبردهای رقابتی نظیر یکپارچگی عمودی به بالا، یکپارچگی افقی، رسوخ در بازار، توسعه بازار و ... استفاده کند.

ماتریس 3-4: نمرة نهایی ارزیابی عوامل داخلی و خارجی را نمایش می‌دهد. این ماتریس بر اساس دو بُعد اصلی شکل گرفته است:

1- جمع نمرة نهایی ماتریس ارزیابی و عوامل داخلی که بر روی محور X ها نشان داده شده است.

2- جمع نمره‌های نهایی ماتریس ارزیابی عوامل خارجی که بر روی محورYها نمایش داده شده است.

نمره‌های نهایی ارزیابی عوامل خارجی بین 0/1 تا 99/1 نشان دهندة ضعف داخلی انجمن است؛ نمره‌های 0/2 تا 99/2 نشان دهندة این است که انجمن در وضع متوسط قرار دارد و نمره‌های نهایی 0/3 تا 0/4 بیانگر قوّت انجمن است. به همین شیوه، جمع نمره‌های نهایی ماتریس ارزیابی عوامل داخلی نیز ارزش مشابه دارند.

ماتریس داخلی و خارجی از 3 ناحیة عمده تشکیل شده است که برای هر یک از آنها راهبردهای متفاوتی استفاده می‌شود. این 3 ناحیه عبارتند از: 

1. ناحیة رشد و ساخت­   2. ­ناحیة حفظ و نگهداری 3. ­ناحیة برداشت محصول یا رها کردن

با توجه به نمرة نهایی ماتریسهای ارزیابی عوامل خارجی و داخلی که به ترتیب 31/3 و 52/2 می‌باشد، و استقرار آن بر روی ماتریس ارزیابی عوامل داخلی و خارجی، انجمن در مرحلة «رشد و ساخت» قرار داشته و بر همین اساس باید از راهبردهای تمرکز یعنی رسوخ در بازار، توسعة بازار، توسعة محصول، یکپارچگی و ... استفاده نماید.

1.    خانة 1: بیانگر این است که انجمن در وضع بسیار عالی قرار دارد.

2.    خانة 2: انجمن باید موضعی را که در حال حاضر در بازار دارد و راهبردی را که به اجرا در می‌آورند، دوباره ارزیابی کند.

3.    خانة 3: انجمن در صنعتی به رقابت می پردازد که با آهنگی کُند رشد می‌کند و از نظر رقابتی در موضعی ضعیف قرار دارند.

4.    خانة 4: انجمن از نظر رقابتی، موضعی قوی دارد، ولی در صنعتی به فعالیت مشغول است که با آهنگی بسیار کُند حرکت می‌کند.

جدول 4-4 ماتریس برنامه‌ریزی استراتژیک کمّی (QSPM) را نمایش می‌دهد. این ماتریس یک مدل تحلیلی برای تعیین جذابیت نسبی راهبردها، فراهم نموده است. با استفاده از این ماتریس، می‌توان به صورت عینی راهبردهای گوناگونی را که در زمرة بهترین راهبردها هستند، مشخص نمود. پس از تجزیه و تحلیل نقاط قوّت، نقاط ضعف، فرصتها و تهدیدها، ارزیابی عوامل خارجی و ارزیابی موقعیت و اقدام راهبردی و با توجه به استقرار انجمن در موقعیت رقابتی و همچنین مرحلة رشد و ساخت، 4 راهبرد اصلی به شرح ذیل تدوین گردیده و با استفاده از ماتریس برنامه‌ریزی راهبردی کمّی (QSPM) با استفاده از تعیین اثرهای تجمعی هر یک از عوامل، جذابیت نسبی هر کدام از راهبردها ارزیابی شده است.

1. به فعلیت درآوردن قابلیتها و توانمندیهای مادی و معنوی استادان، پژوهشگران، کتابداران، خیرین، سازمانها و مؤسسات و تمامی افراد و گروه‌های علاقمند به مسائل کتابداری و اطلاع‌رسانی.

2. رسوخ در لایه‌ها و سطوح مختلف جامعه و بالا بردن سهم بازار برای خدمات و محصولات کنونی از مجرای افزایش روزافزون تلاشهایی که در زمینة بازاریابی انجام می‌شود.

3. ایجاد تنوع همگون از طریق افزودن خدمات و محصولات جدید با محوریت فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی.

4. عرضة محصولات و خدمات کتابداری و اطلاع‌رسانی به مناطق جغرافیایی جدید.

نمره‌های جذابیت نشان می‌دهد «راهبرد دوم» با نمرة جذابیت 48/5 از بیشترین جذابیت و «راهبرد چهارم» با نمرة جذابیت 01/5 کمترین میزان جذابیت را داشته است. بدین ترتیب، با توجه به نمره‌های جذابیت به دست آمده در ماتریس (QSPM)، 4 راهبرد به صورت زیر رتبه‌بندی شده است:

1. رسوخ در لایه‌ها و سطوح مختلف جامعه و بالا بردن سهم بازار برای خدمات و محصولات کنونی از مجرای افزایش روزافزون تلاشهایی که در زمینة بازاریابی انجام می‌شود.

2.    ایجاد تنوع همگون از طریق افزودن خدمات و محصولات جدید با محوریت فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی.

3. به فعلیت درآوردن قابلیتها و توانمندیهای مادی و معنوی استادان، پژوهشگران، کتابداران، خیرین، سازمانها و مؤسسات و تمامی افراد و گروه‌های علاقمند به مسائل کتابداری و اطلاع‌رسانی.

4.    عرضة محصولات و خدمات کتابداری و اطلاع‌رسانی به مناطق جغرافیایی جدید.

جدول 4-4. ماتریس برنامه­ریزی راهبردی کمّی(QSPM)

در این بخش، هر یک از راهبردهای اصلی انجمن به ترتیب اولویت و با توجه به نمره‌های جذابیت نسبی کسب شده در ماتریس QSPMمطرح و به دنبال هر راهبرد، فهرست هدفهای سالانة مرتبط با آن ارائه شده است. هر یک از کمیته‌های زیرمجموعة انجمن باید سیاستها و برنامه‌های اجرایی خود را برای تحقق هدفهای سالانه، به صورت کمّی و زمانبندی شده ارائه کنند.

رسوخ در لایه‌ها و سطوح مختلف جامعه و بالا بردن سهم بازار برای خدمات و محصولات کنونی از مجرای افزایش روزافزون تلاشهایی که در زمینة بازاریابی، انجام می گیرد.

جدول 5 -1. فهرست هدفهای سالانه جهت تحقق راهبرد اول

ایجاد تنوع همگون از طریق افزودن خدمات و محصولات جدید با محوریت فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی.

جدول5-2. فهرست هدفهای سالانه جهت تحقق راهبرد دوم

به فعلیت درآوردن قابلیتها و توانمندیهای مادی و معنوی استادان، پژوهشگران، کتابداران، خیرین، سازمانها و موسسات و تمامی افراد و گروه‌های علاقمند به مسائل کتابداری و اطلاع‌رسانی.

جدول 5- 3. فهرست هدفهای سالانه جهت تحقق راهبرد سوم

جدول5-4. فهرست هدفهای سالانه جهت تحقق راهبرد چهارم

تأثیر برنامه‌ریزی راهبردی در حیات، رشد و بالندگی سازمانها و انجمنها بر کسی پوشیده نیست. اصولاً برنامه‌ریزی راهبردی را کوششی نظام‌یافته برای اجرای راهبردهای اصلی سازمانها و انجمنها و به کارگیری آن در جهت تحقق مقاصد می‌دانند (دیوید،2001). این برنامه حرکت به سمت هدفها را با توجه به رسالت آن تضمین و از طریق مطالعة محیطی و داخلی، فرصتها، تهدیدها، نقاط ضعف و قوّت انجمن را شناسایی می‌کند تا از این طریق هدفهای واقع بینانه‌تری را تعیین و اجرا کند. برنامة راهبردی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی کرمانشاه، از طریق تجزیه و تحلیل عوامل داخلی و خارجی در این پژوهش بررسی شد. نتایج این پژوهش، چهار راهبرد مشخص بود که با توجه به تقسیم وظایف هر کمیته، این راهبردها برای اجرا در بازة زمانی یک ساله توسط آنها اجرا خواهد شد. برنامة راهبری تدوین شده در جهت: گسترش، پیشبرد و ارتقای دانش کتابداری و اطلاع‌رسانی در استان کرمانشاه، به کارگیری توان و ظرفیت استادان، پژوهشگران، کتابداران، خیرین، موسسات و سازمانها در جهت پیشبرد هدفهای کتابداری و اطلاع‌رسانی، بسط و تقویت برنامه‌های آموزشی و پژوهشی برای کتابداران و اطلاع‌رسانان، گسترش خدمات و محصولات کتابداری و اطلاع‌رسانی به بخشها و گروه‌های مختلف جامعه، ارائه خدمات و محصولات جدید کتابداری و اطلاع‌رسانی مبتنی بر فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، گسترش دامنة جغرافیایی خدمات و محصولات انجمن و بسط و تقویت خدمات و محصولات کنونی انجمن، به کار گرفته خواهد شد.