نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسندگان
1 دانشجوی دکترا ،گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.
2 دانشیار، گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشکده علوم انسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد همدان، همدان، ایران.
3 دانشیار، گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.
4 استاد، گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران، ایران.
چکیده
کلیدواژه‌ها
عنوان مقاله [English]
نویسندگان [English]
Purpose: The purpose of this study was to investigate the relationship between demographic characteristics of faculty members of the research institutes affiliated to the Iranian Ministry of Science, Research and Technology (MSRT) with their use of personal information management components.
Methodology: This applied research was conducted using a survey method. The research population was composed of all faculty members of the affiliated research institutes of the MSRT, whom 302 of them were selected by stratified random sampling method. The data gathering tool was a researcher-made questionnaire designed based on the Jones 2012 theoretical framework and the opinions of other experts in the field of personal information management. Data were analyzed using SPSS software.
Findings: The findings showed that the faculty members were at desirable and higher than expected mean level for using personal information management components. There was a significant difference between the use of six components of personal information management among the faculty members based on the all demographic variables including gender, academic group, academic degree, academic position, and work experience but except for age
Conclusion: According to the findings of the research, to enhance the personal information management skills of faculty members, training courses as well as distribution of educational pamphlets, brochures, and slides were proposed.
کلیدواژه‌ها [English]
مقدمه
بروز پدیدههایی مانند انفجار اطلاعات و سرریز اطلاعاتی، افراد را در شرایطی قرار داده است که با حجم فراوانی از اطلاعات در قالبها و اشکال مختلف روبهرو هستند (کوکبی و مجاور،1393: 160) و زمان زیادی را صرف مدیریت منابع و مجموعههای گردآوریشده می‌کنند. افراد بهمنظور شناسایی دقیق نیازهای اطلاعاتی و بهره‌مندی مؤثر و کارآمد از مجموعه اطلاعات شخصی گردآوری شده‌شان نیازمند داشتن مهارت‌های مدیریت اطلاعات شخصی هستند. مدیریت اطلاعات شخصی مطالعه و پیاده‌سازی فعالیت‌هایی است که یک فرد به منظور کسب[1] یا خلق[2]، ذخیره[3]، سازماندهی[4]، حفاظت[5]، بازیابی[6]، استفاده[7] و توزیع[8] اطلاعات موردنیاز برای تکمیل وظایف (کاری و غیرکاری) و اجرای نقشها و مسئولیتهای گوناگون انجام می‌دهد (جونز،2007،ص453). اندیشمندان مختلف تعریفهای گوناگونی از مدیریت اطلاعات شخصی ارائه دادهاند. این تعریفها عموماً تحت تأثیر تعریف سنتی مدیریت اطلاعات یعنی فراهم آوری، سازماندهی، ذخیره سازی، بازیابی، دسترسی و انتشار بوده است. «لنسدیل»[9](1988) مدیریت اطلاعات شخصی را اصطلاحی عام توصیف میکند که به منظور فراهمآوری، ذخیرهسازی، سازماندهی و بازیابی اقلام اطلاعاتی دیجیتالی نظیر ایمیل، فایل ها، یادآورها، فهرست مخاطبان و بوکمارکها توسط فرد در فضای اطلاعاتی شخصیاش به کار میرود. «باریو»[10] (1995) مدیریت اطلاعات شخصی را سامانهای توسعهیافته یا ایجاد شده برای یک فرد جهت استفاده شخصی در یک محیط کاری عنوان می کند. چنین سامانه ای شامل روشها و قواعد نگهداری سامانه، سازوکارهای بازیابی و روش‌های تولید بروندادهای مختلف است. «بلوتی، دیوچنیت، هاوارد، نیوویرث و اسمیت»[11] (2002) مدیریت اطلاعات شخصی را منظمساختن اطلاعات از طریق طبقه بندی و جایگذاری تعریف می‌کنند که بازیابی اطلاعات را به هنگام نیاز، تسهیل می کند. «بوردمن»[12](2004) نیز بر اساس تقسیم بندی‌های باریو به تعریف مدیریت اطلاعات شخصی پرداخته است. به عقیده وی تمامی تعاریف مدیریت اطلاعات شخصی، برگرفته از تعریف سنتی مدیریت اطلاعات است. به عقیدۀ «تیوان، جونز و بدسان»[13]( 2006) به فعالیت‌های مرتبط با بدست آوردن، سازماندهی، بازیابی و پردازش اطلاعات در فضای اطلاعاتی شخصی افراد اطلاق می شود. «جونز» (2008) با الهام از چارچوب باریو، مدیریت اطلاعات شخصی را مطالعه و اجرای فعالیت‌هایی میداند که یک فرد به منظور فراهم آوردن، ذخیره کردن، سازماندهی، نگهداری، بازیابی، استفاده و توزیع اقلام اطلاعاتی مورد نیاز برای انجام نقش‌های مختلف خود (به عنوان والدین، کارمند، عضوی از جامعه و...) به کار می برد. مدیریت اطلاعات شخصی تاکید ویژه ای بر سازماندهی و نگهداری مجموعه اطلاعات شخصی ای دارد که در آن اقلام اطلاعاتی نظیر اسناد کاغذی، اسناد دیجیتال، پیام‌های پست الکترونیکی، مراجع وب، دست نوشته ها و... برای استفاده‌های بعدی و استفاده مجدد ذخیره شده اند (جونز، 2007). جدیدترین دیدگاه در حوزه مدیریت اطلاعات شخصی توسط جونز در سال 2012 ارائه شد. وی شش فعالیت یافتن و دوباره یافتن[14]، نگهداری[15]، حفاظت و سازماندهی[16]، امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات[17]، ارزیابی و اندازه گیری[18]، تدبیر و مفهوم سازی[19] را برای رسیدن به مدیریت اطلاعات شخصی مؤثر در نظر گرفت.
با توجه به اهمیت موضوع مدیریت اطلاعات شخصی بهعنوان یکی از جدیدترین و چالش برانگیزترین مباحث روز دنیا و نیز با درنظر گرفتن این نکته که اعضای هیئت علمی پژوهشگاه ها از جمله افرادی هستند که به واسطه ماهیت فعالیت‌های کاری خود، همواره با حجم زیادی از اطلاعات مواجه و به منظور شناسایی دقیق نیازهای اطلاعاتی و دستیابی به اطلاعات موردنظر در سریع ترین زمان ممکن نیازمند استفاده از مهارت‌های مدیریت اطلاعات شخصی هستند، انجام پژوهشهای مرتبط با مدیریت اطلاعات شخصی ضروری است. در همین راستا به نظر می رسد ویژگی‌های جمعیت‌شناختی شامل جنسیت، سن، مقطع تحصیلی، رشته تحصیلی، مرتبه سازمانی و سابقه خدمت می تواند بر میزان استفاده از مولفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی تاثیرگذار باشد. با وجود این، جستجوهای محققان نشان داد هیچ پژوهشی در این زمینه انجام نشده است. با توجه به مطالب ذکر شده و وجود محدودیت‌های انسانی، گسترش روزافزون دامنه فضای اطلاعاتی، اهمیت مدیریت اطلاعات در زندگی افراد و تاثیر بسزایی که می تواند بر مدیریت زمان، صرفه جویی در انرژی و هزینه ها و افزایش کارایی و توانمندی افراد در برقراری تعاملات علمی داشته باشد، ضروری به نظر می رسد که مدیریت اطلاعات شخصی در محیط‌های آموزشی و پژوهشی (نظیر پژوهشگاه ها) بررسی شود تا ضمن بررسی وضعیت مدیریت اطلاعات شخصی با شناسایی چالش‌های این حوزه راهکارهای مؤثر ارائه شود. هدف پژوهش حاضر بررسی ارتباط میان عوامل جمعیت‌شناختی و میزان استفاده اعضای هیئتعلمی پژوهشگاههای وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری ایران از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی است.
چارچوب نظری پژوهش
پژوهشگر با مرور چرخههای مدیریت دانش صاحبنظرانی نظیر «ویگ»[20](1993)، «مک الروی»[21](1999)، «بوکوویتز و ویلیامز»[22]( 2000)، «میر و زاک»[23](1996)، «کارلیل و ربنتیش»[24](2003)، «ایوانز، دالکیر و بیدیان»[25](2015) که در جدیدترین کتاب «کیمیز دالکیر»[26] با عنوان مدیریت دانش در نظریه و عمل[27] در سال 2017 چاپ شده و تمامی مدلهای یادشده بهطور مشترک به فرایندهای شناسایی و خلق، ذخیرهسازی، دسترسپذیرکردن (ارائه)، بازیابی، استفاده، انتقال و اشتراکگذاری اشاره داشتهاند، به این نتیجه رسید که چارچوب نظری جونز (2012) بر اساس مؤلفه‌های موجود در چرخههای مدیریت دانش بوده و از این لحاظ چارچوبی با پشتوانۀ علمی محسوب میگردد. بنابراین، مبنای پژوهش حاضر، مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی جونز (2012) است.
جونز با درنظرگرفتن نگاشت بهعنوان مبنا، دو فعالیت اصلیِ مدیریت اطلاعات شخصی را که منجر به تحقق نگاشت میگردید، معرفی نمود. فعالیت اول «نگهداری» است که تلاش میکند افراد را از مسیر اطلاعاتی که با آن مواجه هستند، بهسوی نیازهای پیشبینیشده هدایت کند. فعالیت دوم «یافتن» است که تلاش میکند در مسیری دیگر از نیاز بهسوی اطلاعات حرکت کند. در ادامه، هریک از شش مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی با تکیه بر چهارچوب نظری «جونز» (2012) معرفی میشود:
یافتن و دوبارهیافتن
«ویلسون»[28](2000) جستجوی اطلاعات را مترادف با یافتن اطلاعات میداند. «جونز» (2012) بر این باور است که افراد در مواجهه با یک نیازِ به جستجو، مرتبسازی و مرور اطلاعات می‌کنند. همچنین از طریق فهرستکردن نتایج جستجو یا محتوای پوشهها تلاش می‌کنند تا اقلام اطلاعاتی مرتبط با یک نیاز را شناسایی کنند. این فعالیتها نمونههایی از فعالیت‌های «یافتن» هستند. «یافتن» دامنۀ گستردهای دارد که هر دو عملِ یافتن و فعالیت‌های مرتبط با دوبارهیافتن را در برمیگیرد. بهطورکلی، یافتن شامل تلاشهایی در جهت فراهمآوری اطلاعات مورد نیاز بهگونهای صحیح و دقیق است. مطالعات متعددی دربارۀ رفتارهای یافتن انجام شده است (باریو و ناردی 1995؛ راوازیو، اسکار و کراکر[29] 2004؛ تیوان ، آلواردو، آکرمن و کارگر[30] 2004). آنان اعلام کردند که کاربران ترجیح می دهند بهجای استفاده از ابزارهای جستجوی کلیدواژهای و ارتباط مستقیم، اطلاعات شخصیشان را با استفاده از اطلاعات زمینهای بهعنوان یک راهنما بهدست آورند (تیوان، کاپرا و کوینونز، 2007 ، 26).
دوبارهیافتن: «کاپرا و کوینونز» (2005) بر این باورند که که دوبارهیافتن فرایندی متمرکز و هدفمند است چون کاربران قبلا اطلاعات را دیدهاند. «جونز» (2008 و 2012) معتقد است دوبارهیافتن اقدامی مکمّل برای نگهداری است. هنگامی که افراد با اطلاعاتی ارزشمند مواجه می شوند، تصمیم میگیرند که چگونه آن اطلاعات را بر اساس نیازهای اطلاعاتی آتیِ مدّنظر خود، نگهداری کنند.
نگهداری: از اطلاعات بهسوی نیاز
«کواسنیک»[31]( 1989) معتقد است نگهداری را میتوان بخشی ضروری از انتقال اطلاعات برای اقدامهای آتی دربارۀ دوبارهیافتن اطلاعات (بازشناسایی اطلاعات) و استفاده از آن (اطلاعات) دانست. «جونز» (2012) بر این باور است که بسیاری از رخدادهای زندگیِ روزمره بهدنبال کشف حوادث شکل میگیرند. بهجای نیاز به جستجوی اطلاعات، تأکید بر اطلاعات موجود است و باید مشخص شود، متناسب با نیازهای اطلاعاتیِ شخص، چه اقدامهایی باید انجام شود؟ افراد در سازمانها با حجم زیادی از اطلاعات تولیدشده مواجه هستند. برای نگهداری اطلاعات پرسشهایی از این قبیل مطرح است: «آیا اطلاعات مرتبط هستند یا بهطور بالقوه سودمندند؟»؛ «نیاز پیشبینیشدهای به این اطلاعات وجود دارد؟»؛ «هزینههای نداشتن این اطلاعات چیست؟». برای مثال، برخی اطلاعات مرتبط با مالیات سالهای گذشته باید نگهداری و حفظ شود؛ هرچند احتمال اینکه به این اطلاعات نیاز باشد بسیار کم است زیرا هزینههای در اختیار نداشتن این اطلاعات، در صورت نیاز به آنها بسیار زیاد است.
از نگاه «جونز» (2012) سومین مجموعه از فعالیت‌های مدیریت اطلاعات شخصی متمرکز بر نگاشت است که نیاز را به اطلاعات مرتبط میسازد. از این مجموعه بهعنوان «فعالیت‌های فراسطحی» یاد میشود.
حفاظت و سازماندهی
«جونز» (2008 و 2012) معتقد است حفاظت از اطلاعات شامل تصمیمها و اقدامهای مرتبط با ترکیب و نگهداری مجموعه اطلاعات شخصی است. تصمیمگیریها شامل این موارد است: تعیین مجموعههایی برای اقلام جدید، تعیین چگونگی ذخیرۀ اطلاعات در یک مجموعه (محل، قالب، نحوۀ ذخیرهسازی و پشتیبانگیری از اطلاعات).
سازماندهی اطلاعات بر چگونگی ارتباط اقلام با یکدیگر در یک مجموعه و تفکیک اقلام از هم از طریق نامگذاری و جایگذاری در پوشهها متمرکز است (جونز،2008 : 158). نحوۀ سازماندهی اطلاعات برای استفاده‌های مکرر، چگونگی حفاظت از اطلاعات در برابر خسارتها و آسیبهای احتمالی، تشخیص صحیحبودن اطلاعات، تعیین فرمتهای بهروز رسانی برای همگامشدن با تغییرات، نحوۀ حذف، بایگانی و انتقال اطلاعات به مجموعههای دیگر، از مباحث مرتبط با حفاظت و سازماندهی است (جونز 2012).
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات
«جونز» (2012) دربارۀ حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات بر این باور است که مسیرهای مختلفی ایجاد شده است تا اطلاعات مناسب در زمان مناسب فراهم شود. برای جلوگیری از ورود افراد خرابکار یا پروکسیهای نرمافزاریِ غیرمجاز و جلوگیری از آسیبدیدن اطلاعات، موانعی ایجاد میشود. برای مواجهه با ایمیلهای ناخواسته (هرزنامهها) تمهیداتی اندیشیده میشود. در برابر هجوم ویروسها، از اطلاعات نگهداری و محافظت میشود. همچنین، برای گروهبندی اطلاعات تمهیداتی بهکار گرفته میشود تا از نابودشدن اطلاعات جلوگیری شود.
ارزیابی و اندازهگیری
در ارزیابی و اندازهگیری، شِمایی از سازماندهی موارد انتخابشده، راهکارها، سیاستها و رویّههای مورد قبول بررسی میشود. آیا ابزارهای پشتیبان در موقعیتهای تعیینشده جایگذاری شدهاند؟ آیا انجام جستجوهای دورهای یا پیوسته، منجر به نگاشت میان اطلاعات و نیاز و افزایش کارایی میشود؟ این پرسشها امکان ارزیابی را به افراد می‌دهد. همچنین در زمان ارزیابی میتوان موقعیت اندازهگیری را در مقایسه با موقعیتهای مشابه ارزیابی کرد (جونز، 2008 و 2012).
استفاده از اطلاعات و مفهومسازی
بحث مفهومسازی توسط «برندا دروین» و همکارانش در دهۀ 1970 میلادی توسعه یافت. «دروین» بر این باور است که برخی از افراد مفهومسازی را یک نظریه، بعضی دیگر مجموعهای از روشها و برخی دیگر یک روششناسی و عدهای دیگر نتیجهگیری میدانند و بهطورکلی همۀ این موارد صادق است (دروین، 1992: 61). «راسل و دیگران»[32](1993) مفهومسازی را «انجام فرایند جستجو برای نمایش و رمزگذاری دادهها بهمنظور پاسخگویی به پرسشهای مرتبط با وظایف» تعریف می‌کنند.
«کلاین، مون و هافمن»[33](2006) اذعان داشتند که «مفهومسازی تلاشی مستمر و هدفمند برای درک ارتباطهایی است که میتواند در میان افراد، موقعیتها و رخدادها بهمنظور پیشبینی مسیرها و کارایی مؤثر آنها شکل بگیرد.»
«جونز» (2008 و 2012) تلاش برای مفهومسازی را از جمله فعالیت‌های فراسطحی میداند و بهمنظور ارزیابی آن پرسشهایی از این قبیل را مطرح میکند: اطلاعات مورد نظر حاوی چه پیامی است؟ آیا منجر به مفهومسازی میشود؟ این پرسش میتواند در انتخاب هر یک از فعالیت‌های فراسطحی دیگر نیز استفاده شود. همچنین، ممکن است به درک عمیقتر سطوح مرتبط با هدفهای نهایی و ارزیابی منجر شود. انتخابهایی که منطبق با یک نیاز ذهنی قابل درک و معنادار هستند، ممکن است با دیگر نیازهای مورد نظر، معنا و مفهومی نداشته باشد.
مروری بر پیشینۀ پژوهش
در سالهای اخیر پژوهشهای متعددی به بررسی ابعاد و جنبههای مختلف مدیریت اطلاعات شخصی پرداختهاند. جستجوهای پژوهشگران با کلیدواژههایی نظیر
Demographic factors, Individual factors, Individual differences in personal information management
در پایگاههای اطلاعاتی نظیر مرالد[34]، اشپرینگر[35]، جیاستور[36]، ساینس دایرکت[37]، سیج[38] ، وایلی[39]، تیلور[40]نشان داد پژوهشهای حوزۀ مدیریت اطلاعات شخصی در خارج از ایران بیشتر بر موضوع مهارتها، ابزارها و سیستمها متمرکز است و هر کدام یک یا چند مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی را بررسی کردهاند. پژوهش «سانگ و لینگ»[41] (2007) تنها پژوهش مرتبط با پژوهش حاضر بود. برخی پژوهشهای انجامشده در زمینۀ مدیریت اطلاعات شخصی در داخل کشور سؤال یا فرضیهای را به بررسی نقش عوامل جمعیت‌شناختی بر روی متغیرهای مورد نظرشان اختصاص دادهاند اما نقش عوامل زمینهای را بهعنوان موضوع پژوهشی مستقل بررسی نکردهاند. در ادامه، پژوهشهای مرتبط با پژوهش حاضر، به اجمال مرور میشود:
«دلقندی و ریاحینیا» (1393) در پژوهش خود میزان آشنایی اعضای هیئتعلمی دانشگاه پیام نور با فعالیت‌های مدیریت اطلاعات شخصی شامل گردآوری، نگهداری، سازماندهی و بازیابی را بررسی کردند. یافته‌های پژوهش نشان داد اعضای هیئتعلمی با کلّیت موضوع مدیریت اطلاعات و مباحث گردآوری، نگهداری، سازماندهی و بازیابی آشنایی دارند و بهطور نسبی موفق عمل کردهاند. همچنین تحلیل فرضیۀ پژوهش نشان داد بین جنسیت و رتبۀ اعضای هیئتعلمی و نوع جستجوی اطلاعات رابطۀ معناداری وجود ندارد. «جدیدی» (1394) میزان بهکارگیری مدیریت اطلاعات شخصی توسط اعضای هیئتعلمی دانشکدههای پیراپزشکی دانشگاههای علوم پزشکی تهران، شهید بهشتی و ایران را بررسی کرد. در این پژوهش مشخص شد میزان بهکارگیری مدیریت اطلاعات شخصی در فعالیت‌های ذخیرهسازی و سازماندهی در سطح «خوب» و در فعالیت‌های نگهداشت و بازیابی در سطح «متوسط» و در مجموع، میزان بهکارگیری مدیریت اطلاعات شخصی در سطح «خوب» گزارش شده است. بر اساس آزمون فرضیهها، بهلحاظ جنسیت، دانشکده و رتبۀ علمی نیز تفاوت معناداری مشاهده نشده است. «شکاری، فهیمنیا و حیدری» (1394) در پژوهش خود وضعیت مدیریت اطلاعات الکترونیکی شخصی اعضای هیئتعلمی گروه‌های آموزشی علم اطلاعات و دانششناسی و کتابداری و اطلاعرسانی پزشکی ایران را با استفاده از مدل جونز بررسی کردند. یافته‌های پژوهش آنان نشان داد فعالیت‌هایی که بیشترین میانگین را در این پژوهش کسب کردهاند، بهترتیب «ذخیرهسازی» و «یافتن و دوبارهیابی»؛ و پایینترین آن «نگهداری» است. همچنین به این نتیجه رسیدند که از نظر جنسیت و وابستگی سازمانی تفاوت معناداری در وضعیت مدیریت اطلاعات الکترونیکی شخصی مشاهده نمیشود اما بهلحاظ درجۀ علمی و سن، میان اعضای هیئتعلمی تفاوت معناداری وجود دارد. «هدایتی خوشمهر و قهرمانیان» (1394) در پژوهش خود مدیریت اطلاعات در بین اعضای هیئتعلمی دانشگاه شهید مدنی آذربایجان در محیط دیجیتالی را بررسی کردند. یافتهها نشان داد بهطور کلی مدیریت اطلاعات فردی و تمامی مؤلفه‌های آن در بین اعضای هیئتعلمی دانشگاه مورد بررسی در حد متوسط و کمتر از حدّ مطلوب است و بین مدیریت اطلاعات فردی در حوزههای مختلف تحصیلی تفاوت معناداری وجود دارد. همچنین یافته‌های پژوهش یادشده نشان داد بین مدیریت اطلاعات فردی و جنسیت تفاوت معناداری وجود ندارد. «کوکبی، حیدری و مجاور» (1396) در پژوهش خود به این نتیجه رسیدند که وضعیت مدیریت اطلاعات شخصی دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشگاه شهید چمران اهواز، در سطح متوسط (با میانگین 02/3) قرار داشت. همچنین نقش چهار متغیر (جنسیت، سن، دانشکدۀ محل تحصیل و مقطع تحصیلی) در مدیریت اطلاعات شخصی دانشجویان بررسی و مشخص شد مدیریت اطلاعات شخصی در میان دانشکدههای مختلف دارای تفاوت معنادار بود. میان زنان و مردان و دانشجویان با مقاطع تحصیلی و گروه‌های سنّی مختلف تفاوت معناداری وجود نداشت. «آزاده، جدیدی و حقانی» (1396) در پژوهش خود به این نتیجه رسیدند که مؤلفه ذخیرهسازی و سازماندهی در سطح «خوب»، نگهداشت و بازیابی در سطح «متوسط» و بهطور کلی مدیریت اطلاعات شخصی با میانگین 51/62 % در سطح «خوب» قرار داشتند. بر اساس آزمون فرضیهها، میزان بهکارگیری مدیریت اطلاعات شخصی و هر یک از عناصر آن توسط اعضای هیئتعلمی دانشکدههای پیراپزشکی دانشگاههای علوم پزشکی تهران، شهید بهشتی و ایران بر حسب دانشکده، مرتبۀ علمی، جنسیت بهلحاظ آماری تفاوت معناداری نداشتند.
«بوردمن» (2004)در رسالۀ دکترای خود انواع مختلف ابزارهای مدیریت اطلاعات شخصی و چگونگی مدیریت انواع گوناگون اطلاعات شخصی کاربران در فایلهای اسناد، پیام‌های پست الکترونیکی، نشانیهای اینترنتی ذخیرهشده را در چهار سطح فعالیت‌های مدیریت اطلاعات شخصی شامل فراهمآوری، سازماندهی، نگهداری و بازیابی بررسی کرد. «سانگ و لینگ»[42](2007) نقش جنسیت، سن، زمینه قومی[43]، سطح تحصیلات، تخصص[44] و دفعات استفاده از کامپیوتر در مدیریت اطلاعات شخصی شامل استفاده از ابزارهای کامپیوتری، مدیریت و بازیابی اطلاعات را بررسی کردند. در این پژوهش مشخص شد جنسیت میتواند متغیری معنادار در عوامل جمعیت‌شناختی باشد و بهطور نسبی مردان بیش از زنان از رایانه استفاده می‌کنند. زنان دانشجو کمتر از مردان دانشجو از رایانه استفاده می‌کنند. دانشجویان مرد بیش از دانشجویان زن از مدیریت اطلاعات شخصی خود رضایت داشتند. بهطور کلی، تفاوت متغیرهای مدیریت اطلاعات شخصی در میان گروه‌های شرکتکنندگان بر اساس تخصص و جنسیت متمرکز است. «کریستال» (2008) نیازها، رفتار و عملکرد مدیریت اطلاعات شخصی 15 دانشجو را در یک ترم تحصیلی بررسی کرد. چارچوب این پژوهش متمرکز بر چهار وظیفۀ اصلی مدیریت اطلاعات شخصی مشتمل بر دوبارهیابی، یادآوری و مدیریت وظایف، ثبت سفارشها و انعکاس و فراشناخت بود. یافته‌های پژوهش نشان داد دانشجویان اطلاعات خود را با استفاده از ابزارهای مختلف در فرمتهای گوناگون بر اساس منابع اصلی اطلاعاتیای که با آن مواجه بودند، گردآوری و مدیریت می‌کنند. «مجید و دیگران» (2010) میزان آگاهی 212 نفر از دانشجویان رشتۀ آیتی و رشته‌های مرتبط با آن را در دو دانشگاه سنگاپور درخصوص مدیریت اطلاعات شخصی بررسی کردند. یافته‌های پژوهش نشان داد ایمیل، بوکمارکها، اسناد متنی شخصی و عکسها بیشترین اطلاعات ذخیرهشده بود. بیشتر دانشجویان از اسامی پوشهها (فایلها) و برچسبها (لیبلها) برای نشاندادن محتوای اقلام اطلاعاتی خود استفاده کردهاند. نیمی از دانشجویان گاهی اوقات در زمان بازیابی اقلام ذخیرهشدهشان با مشکل مواجه شدند و تنها تعداد کمی از آنها برای ذخیرهسازی اطلاعات شخصی از ابزارهای آنلاین ذخیرهسازی دادهها استفاده کردهاند.[45] «لینگ فنگ» (2011) در پژوهش خود با عنوان «بررسی شیوههای دوبارهیافتن اطلاعات» به مرور جامع موضوع دوبارهیافتن اطلاعات و معرفی روش‌های اساسی و سازوکار مورد استفاده در دوبارهیافتن اطلاعات پرداخت. پس از تجزیه و تحلیل رفتار دوبارهیابی اطلاعات توسط کاربران و ملزومات آن، به بررسی روش‌های طبیعیِ دوبارهیافتن اطلاعات در حافظه انسان و مرور شیوهها و ابزارهای توسعهیافته در حوزههای مدیریت اطلاعات شخصی و وبی در جهت دوبارهیافتن اطلاعات پرداخته است. «برگمن» (2013) در مقاله خود به شناسایی و نگاشت متغیرهای مؤثر بر انواع رفتارهای مدیریت اطلاعات شخصی پرداخت. در یک مطالعۀ اکتشافی، با انجام20 مصاحبۀ نیمهساختاریافته با شرکتکنندگان، 15 متغیر را شناسایی و در 5 مقوله دستهبندی نمود. متغیرهای مرتبط با مقولۀ سازماندهی عبارت است از: نظم، افزونگی و اهمیت نامگذاری. متغیرهای مرتبط با مقولۀ ساختار عبارت است از: اندازه مجموعه، عمق و وسعت و اندازه پوشهها. متغیرهای مرتبط با مقوله فرایند کاری متشکل از: میزان توجه و ساختارهای شبکهای. متغیرهای مرتبط با مقولۀ حافظه شامل وابستگی به حافظه و نوع حافظۀ برتر و متغیرهای مرتبط با مقوله بازیابی شامل: نوع بازیابی، موفقیت بازیابی، مدتزمان بازیابی و فراگیربودن است.
«چودری، رحمان و الصوغیر» (2015) در پژوهش خود با عنوان «استفاده از مدیریت اطلاعات شخصی برای تقویت سواد اطلاعاتی کاری» نحوه یافتن، سازماندهی، مدیریت و دوبارهیابی اطلاعات را در میان 83 دانشورز از 11 شرکت در کویت بررسی کردند. نتایج نشان داد بیش از 50% اطلاعات جمعآوریشده توسط دانشورزان برای استفاده‌های آتی، نگهداری شده است. آنها این اطلاعات را بر روی دسکتاپ و دیسک سخت ذخیره و بهمنظور تسهیل دوبارهیابی اطلاعات از Favorite و Bookmark استفاده میکردند. شرکتکنندگان در پژوهش از طبقهبندیهای مرتبط با کارهای مختلفشان برای سازماندهی اطلاعات در پوشهها استفاده میکردند. آنها بهطور منظم فایلها و پوشههایشان را روزآمد و از ابزارهای حمایتی فعالیت‌های مدیریت اطلاعات شخصی استفاده کردند. در این پژوهش منابع، روشها، تکنیکها، ابزارها و راهبردهای فراهمآوری، سازماندهی، یافتن و دوبارهیابی اطلاعات مورد نیاز دانشورزان بررسی شد. «هوانگ»[46] (2016) در پژوهش خود انگیزههای مدیریت اطلاعات شخصی و ابعاد زیرمجموعۀ آن نظیر نرمافزارهای فعال، روش‌های اشتراکگذاری، شفافسازی و ساختاربندی بر اساس ادبیات موجود در زمینۀ سیستم‌های اطلاعاتی (IS)، روانشناسی اجتماعی، زمینههای مدیریت دانش و روابط آنها با اهداف رفتاری سازگار با سیستم‌های مدیریت محتوا در یک محیط الزامی پرداخت. مدل تجربیِ پیشنهادی با استفاده از دادههای جمعآوریشده از 148 کاربر نهایی با استفاده از PLS آزمایش شد.
روش پژوهش
این پژوهش از نظر هدف، کاربردی است و با استفاده از روش پیمایشی انجام شده است. جامعه پژوهش را 302 نفر از اعضای هیئتعلمی تماموقت و شاغل در پژوهشگاههای وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تشکیل می دهد که بر مبنای روش نمونهگیری طبقه ای تصادفی[47] انتخاب شدند. ابزار گردآوری اطلاعات پرسشنامه محققساختهای بود که برای طراحی آن، محقق مؤلفه‌های استخراجشده از نظریات صاحبنظران پیشین، رسالههای دکتری و مقالههای مرتبط با این حوزه را با مؤلفه‌های «جونز» (2012) که مبنای انجام پژوهش حاضر بود، تطبیق داد و مواردی را که در مؤلفه‌های جونز لحاظ نشده بود، به صورت مستند به آنها اضافه کرد (جدول1).
پرسشنامۀ طراحیشده دارای20 سؤال اصلی و 67 سؤال فرعی (در مجموع 87 شاخص) است. اطلاعات جمعیت‌شناختی با 6 سؤال، مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی به ترتیب: مؤلفه «یافتن و دوبارهیافتن» با 4 سؤال اصلی و 11 سؤال فرعی (15شاخص)، مؤلفه «نگهداری» با 2 سؤال اصلی و 15 سؤال فرعی(17شاخص)، مؤلفه «حفاظت و سازماندهی» با 4 سؤال اصلی و 26 سؤال فرعی(30شاخص)، مؤلفه «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» با 1 سؤال اصلی و 7 سؤال فرعی(8 شاخص)، مؤلفه «ارزیابی و اندازهگیری» با 1 سؤال اصلی و 5 سؤال فرعی (6 شاخص) و مؤلفه «مفهومسازی» با 1 سؤال اصلی و 3 سؤال فرعی (4 شاخص) بود. در پایان نیز یک سؤال باز مطرح گردید.
برای تحلیل دادهها از نرمافزار اسپیاساس 22 استفاده شد. در تجزیهوتحلیل دادهها از آمار توصیفی (فراوانی و درصد فراوانی) و برای تعیین معناداری تفاوتها و آزمون فرضیهها از آمار استنباطی (آزمون‌های تی تکنمونهای و مستقل، آنالیز واریانس و ضریب همبستگی پیرسون) استفاده شد.
روایی پرسشنامه توسط 15 نفر از خبرگان علم اطلاعات و دانششناسی و پایایی ابزار پژوهش با استفاده از آزمون آلفای کرونباخ مورد سنجش قرار گرفت و مقدار 0.87 حاصل شد.
جدول1. تلفیق مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی جونز(2012) و دیگر صاحبنظران این حوزه
|
منبع |
مؤلفه‌های فرعی/ زیرمجموعهها (با استناد به نظرهای صاحبنظران) |
مؤلفه‌های جونز(2012) |
ردیف |
|
بوردمن 2004، جونز2008 و 2012 لینگ فنگ2011 |
الف) جستجو(search)، مرور(browse)، فهرست کردن نتایج(sort) |
یافتن و دوباره یافتن[48] |
1 |
|
جونز2012 و برگمن 2013، چودری، رحمن و الصوغیر2015 |
ب) حافظه |
||
|
الزویلر2007، جونز 2008 و 2012، هندرسون2009، برگمن2013 |
الف. روش‌های نگهداری اطلاعات |
نگهداری[49] |
2 |
|
الزویلر2007، کاپرا2009، هندرسون2009، هلوورت2012، ژانگ2011 |
ب. ذخیره سازی |
||
|
جونز2008 و 2012 |
الف) حفاظت شامل : نحوه تهیه نسخه پشتیبان/ پاکسازی دوره ای/ همگام سازی، روزآمدسازی و اصلاح اطلاعات/ نحوه انتقال اطلاعات/ رمزگذاری |
حفاظت و سازماندهی[50] |
3 |
|
جونز2008و 2012، برگمن2013، برگمن2013 |
ب) سازماندهی شامل: 1. ساختار و نظم پوشهها (فولدرها)، نحوه مرتبسازی پیامها 2.بازیابی اطلاعات و روش‌های انتقال و به اشتراکگذاری اطلاعات |
||
|
جونز2008 و 2012 |
تعیین مسیر(های) دسترسی به اطلاعات درست، تعریف سطح دسترسی دیگران به اطلاعات، تنظیمات حریم خصوصی برای شبکههای اجتماعی، تأمین امنیت اطلاعات در برابر دسترسیهای غیرمجاز و ویروسهای مخرب |
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
4 |
|
جونز2008 و 2012 |
تعیین راهکارها، سیاستها و رویّههای مورد قبول برای ارزیابی، تعیین میزان رضایتمندی افراد از روش‌های مورد استفادهشان در سازماندهی و نگهداری و مرتبسازی و کارایی و اثربخشی روشها در دستیابی به اطلاعات مورد نیاز |
اندازه گیری و ارزیابی |
5 |
|
جونز2008 و 2012 |
مفهومسازی منجر به درک عمیقتر سطوح مرتبط با اهداف نهایی و ارزیابی می شود. اطلاعات چگونگی نمایش نیازهای یک نگاشت (شامل اهداف و محدودیتها) است. اطلاعات چگونه نشاندادن شباهتها و تفاوتهای میان نیازهاست. اطلاعات چگونگی نمایش دادن خودنگاشت است. |
استفاده از اطلاعات و مفهوم سازی |
6 |
فرضیههای پژوهش
1. میزان بهکارگیری هریک از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی توسط اعضای هیئتعلمی در حدّ مطلوب است.
2. تفاوت معناداری در ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی میان اعضای هیئتعلمی مرد و زن وجود دارد.
3. تفاوت معناداری در ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی میان اعضای هیئتعلمی با رشته‌های مختلف تحصیلی وجود دارد.
4. تفاوت معناداری در ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی میان اعضای هیئتعلمی با درجۀ علمی کارشناسی ارشد و دکتری وجود دارد.
5. رابطه معناداری میان ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی و سنّ اعضای هیئتعلمی وجود دارد.
6. رابطه معناداری میان ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی و مرتبۀ علمی اعضای هیئتعلمی وجود دارد.
7. تفاوت معناداری در ابعاد گوناگون مدیریت اطلاعات شخصی میان اعضای هیئتعلمی برحسب سابقۀ خدمتی آنها وجود دارد.
یافتهها
آمار توصیفی
توزیع و جمعآوری پرسشنامههای پژوهش در اسفند [51]1396 انجام شد. جدول2 نشان می‌دهد 2/65% از نمونههای پژوهش (302 نفر) را مردان و 8/34 % را زنان تشکیل دادهاند. بیشترین فراوانی سن با 5/31 % مربوط به افرادی با محدودۀ سنّی36 تا 40 سال است. 7/92% از جامعۀ پژوهش دارای تحصیلات دکتری و 3/7% دارای مدرک کارشناسی ارشد بودند. بیشترین فراوانی رشتۀ تحصیلی با 4/38% مربوط به اعضای هیئتعلمی رشته‌های فنّی و مهندسی و کمترین فراوانی با 6/6 % متعلق به گروه کشاورزی است. بیشترین فراوانی رتبۀ علمی با 2/64 % مربوط به استادیارها بوده است. بیشتر پاسخدهندگان (4/24%) بین 11 تا 15 سال سابقۀ کار داشتهاند. کمترین فراوانی نیز مربوط به سابقۀ کاری بیش از20 سال با 0/12%بوده است.
جدول2. توزیع فراوانی متغیرهای جمعیت‌شناختی نمونۀ پژوهش
|
ردیف |
متغیر |
طبقات |
فراوانی |
درصد |
|
1 |
جنسیت |
مرد |
197 |
2/65 |
|
زن |
105 |
8/34 |
||
|
2 |
سن |
25-30 سال |
9 |
0/3 |
|
31-35 سال |
53 |
5/17 |
||
|
36-40 سال |
95 |
5/31 |
||
|
41-45 سال |
76 |
2/25 |
||
|
بالای 45 سال |
69 |
8/22 |
||
|
3 |
تحصیلات |
کارشناسی ارشد |
22 |
3/7 |
|
دکتری |
278 |
7/92 |
||
|
4 |
رشتۀ تحصیلی |
علوم اجتماعی |
45 |
14.9 |
|
علوم انسانی |
34 |
11.3 |
||
|
فنی و مهندسی |
108 |
35.8 |
||
|
علوم پایه |
94 |
31.1 |
||
|
کشاورزی |
21 |
7 |
||
|
5 |
مرتبه |
مربی |
38 |
8/12 |
|
استادیار |
190 |
2/64 |
||
|
دانشیار |
51 |
3/17 |
||
|
استاد |
17 |
7/5 |
||
|
6 |
سابقه |
کمتر از 5 سال |
72 |
1/24 |
|
6-10 سال |
71 |
7/23 |
||
|
11-15 سال |
73 |
4/24 |
||
|
16-20 سال |
47 |
8/15 |
||
|
بیش از 20 سال |
36 |
0/12 |
آمار تحلیلی
برای پاسخ به فرضیۀ اول از آزمون تی تکنمونهای استفاده شد. در این آزمون میانگین واقعی شش مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی با میانگین مورد انتظار یا مطلوب، مقایسه میشود. میانگین مورد انتظار یا مطلوب برای هر مؤلفه از حاصلضرب حدّ وسط طیف _ که برای همه 3.5 است _ در تعداد گویههای هر مؤلفه بهدست میآید. نتایج جدول3 نشان می‌دهد آزمون‌های تی تکنمونهای برای هر شش مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی معنادار است؛ بهطوری که با مقایسۀ میانگین واقعی و میانگین مورد انتظار (مطلوب) میتوان گفت میانگین واقعی در هر شش مؤلفه از میانگین مورد انتظار بالاتر است و این نتیجه نشان می‌دهد که اعضای هیئتعلمی از نظر میزان بهکارگیری مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی در وضعیت مطلوب هستند. افزون بر این، با توجه به اختلاف میانگین باید گفت بیشترین اختلاف بین میانگین واقعی و میانگین مورد انتظار در مؤلفه «یافتن و دوبارهیافتن» و کمترین اختلاف در مؤلفه «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» وجود دارد.
جدول 3. بررسی وضعیت مؤلفه‌های تحقیق با استفاده از آزمون تی تکنمونهای
|
متغیرهای تحقیق |
میانگینواقعی |
میانگینمورد انتظار |
اختلاف میانگین |
آماره آزمون |
سطح معناداری |
وضعیت مؤلفه |
|
یافتن و دوبارهیافتن |
29/52 |
42 |
10.29 |
450/292 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
|
نگهداری |
21/59 |
49 |
10.21 |
298/211 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
|
حفاظت و سازماندهی |
92/95 |
91 |
4.92 |
145/11 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
63/22 |
21 |
1.63 |
69/6 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
84/16 |
14 |
2.84 |
82/10 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
|
مفهومسازی |
63/9 |
7 |
2.63 |
39/3 |
001/0 |
تفاوت معنادار |
در پاسخ به فرضیۀ دوم جدول4، نتیجۀ آزمون تی مستقل برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی در دو گروه زن و مرد را نشان می‌دهد. نتایج حاکی از آن است که تنها در مؤلفه‌های «نگهداری» و «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» میان گروه مردان و زنان تفاوت معناداری وجود دارد و در چهار مؤلفه دیگر تفاوت معناداری وجود ندارد. مقایسۀ دو گروه در مؤلفۀ «نگهداری» نشان می‌دهد زنان (با میانگین 59.35) نسبت به مردان (با میانگین 59.13) امتیاز بیشتری را به خود اختصاص دادهاند. افزون بر این، در مؤلفه «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» مردان (با میانگین 22.99) در مقایسه با زنان (با میانگین 21.96) امتیاز بیشتری کسب کردهاند. در مجموع، زنان در بحث «نگهداری» و مردان در بحث «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» امتیاز بیشتری را بهدست آوردند.
جدول 4. مقایسه میانگین مؤلفه‌های ششگانه بر حسب جنسیت
|
آماره متغیر |
مرد |
زن |
خلاصه نتیجه آزمون تی مستقل |
|
یافتن و دوبارهیافتن |
52.29 |
52.29 |
334/0=t 73/0=sig |
|
نگهداری |
59.13 |
59.35 |
106/2=t 03/0=sig |
|
حفاظت و سازماندهی |
96.13 |
95.52 |
659/0=t 51/0=sig |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
22.99 |
21.96 |
009/2=t 04/0=sig |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
17 |
16.54 |
831/0=t 40/0=sig |
|
مفهومسازی |
9.64 |
9.63 |
003/0=t 99/0=sig |
در پاسخ به فرضیۀ سوم، جدول4 خلاصۀ نتیجۀ آزمون آنالیز واریانس برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی در پنچ گروه مرتبط با رشته تحصیلی را نشان می‌دهد. نتایج حاکی از آن است که آزمون برای دو مؤلفۀ «یافتن ودوبارهیافتن» و «ارزیابی و اندازهگیری» معنادار است (05/0>sig)؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین افراد با رشته‌های مختلف تحصیلی از نظر میانگین نمرۀ این دو مؤلفه وجود دارد. همچنین آزمون‌های تعقیبی شفه نشان دادند که در مورد مؤلفۀ «یافتن و دوباره یافتن» بیشترین نمره مربوط به گروه کشاورزی (با میانگین 52.3347) و کمترین نمره مربوط به گروه علوم انسانی (با میانگین 52.2753) است. افزون بر این، در مؤلفه «ارزیابی و اندازهگیری» بیشترین نمره مربوط به رشته فنی و مهندسی (با میانگین 17.5151) و کمترین نمره مربوط به گروه کشاورزی (با میانگین 14.6147) است. برای چهار مؤلفۀ دیگر یعنی «حفاظت و سازماندهی»، «نگهداری»، «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» و «مفهومسازی» معنادار نیست (05/0<sig)؛ بدین معنا که تفاوت معناداری بین افراد در رشته‌های مختلف از نظر میانگین استفاده از این چهار مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی، وجود ندارد.
جدول4. مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانه بر حسب رشتۀ تحصیلی
|
رشته
متغیر |
علوم اجتماعی |
علوم انسانی |
فنی و مهندسی |
علوم پایه |
کشاورزی |
خلاصه نتیجه آزمون آنالیز واریانس |
|
یافتن و دوباره یافتن |
52.2893 |
52.2753 |
52.2893 |
52.2862 |
52.3347 |
742/3=f 005/0=sig |
|
نگهداری |
59.3984 |
59.1401 |
59.0577 |
59.2918 |
59.3643 |
936/1=f 104/0=sig |
|
حفاظت و سازماندهی |
95.7598 |
95.1830 |
95.8031 |
96.9323 |
93.5340 |
007/1=f 404/0=sig |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
22.1191 |
21.2489 |
22.9124 |
22.7664 |
23.9810 |
757/1=f 38/1=sig |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
17.2076 |
15.0776 |
17.5151 |
17.0370 |
14.6147 |
319/3=f 011/0=sig |
|
مفهومسازی |
14.6504 |
9.9939 |
8.2133 |
9.5789 |
5.9281 |
283/2=f 061/0=sig |
در تحلیل فرضیۀ چهارم، جدول5 خلاصۀ نتیجۀ آزمون تی مستقل برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی در دو گروه مرتبط با کارشناسیارشد و دکتری را نشان می‌دهد. نتایج بیانگر آن است که آزمون تنها برای مؤلفه «مفهومسازی» معنادار است (05/0>sig)؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین افراد با تحصیلات کارشناسیارشد و دکتری از نظر میانگین نمرۀ این مؤلفه وجود دارد. با توجه به میانگین نمره‌ها، افراد با سطح تحصیلات کارشناسیارشد نمرههای بالاتر (با میانگین 18.04) در مقایسه با افرادی با تحصیلات دکتری (با میانگین 8.87 ) کسب کردند. آزمون برای پنج مؤلفۀ دیگر یعنی «یافتن و دوبارهیافتن»، «نگهداری»، «حفاظت و سازماندهی»، «ارزیابی و اندازهگیری» و «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» معنادار نیست (05/0<sig)؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین اعضای هیئتعلمی با درجۀ علمیِ کارشناسیارشد و دکتری از نظر میانگین استفاده از این پنج مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی، وجود ندارد.
جدول5. مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانه بر حسب سطح تحصیلات
|
آماره متغیر |
ارشد |
دکتری |
خلاصه نتیجه آزمون تی مستقل |
|
یافتن و دوباره یافتن |
52.2978 |
52.2905 |
542/0=t 588/0=sig |
|
نگهداری |
59.0821 |
59.2235 |
757/0=t 450/0=sig |
|
حفاظت و سازماندهی |
94.0192 |
96.1096 |
233/1=t 218/0=sig |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
21.0688 |
22.7574 |
797/1=t 073/0=sig |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
18.3542 |
16.7164 |
621/1=t 106/0=sig |
|
مفهومسازی |
18.0458 |
8.8793 |
109/3=t 002/0=sig |
در پاسخ به فرضیۀ پنجم جدول6، خلاصۀ نتیجۀ آزمون ضریب همبستگی پیرسون برای بررسی رابطه بین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی با سنّ افراد را نشان می‌دهد. نتایج گویای آن است که آزمون ضریب همبستگی برای بررسی رابطه بین سنّ افراد با شش مؤلفه معنادار نیست (05/0<sig)؛ بدینمعنا که سنّ افراد رابطهای با مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی ندارد.
جدول6. بررسی رابطه مؤلفه‌های ششگانه با سن
|
آماره آزمون متغیر |
مقدار همبستگی |
سطح معناداری |
نتیجه رابطه |
|
یافتن و دوباره یافتن |
004/0 |
948/0 |
مستقیم و غیر معنادار |
|
نگهداری |
032/0- |
584/0 |
معکوس و غیر معنادار |
|
حفاظت و سازماندهی |
035/0- |
543/0 |
معکوس و غیر معنادار |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
045/0- |
433/0 |
معکوس و غیر معنادار |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
029/0 |
616/0 |
مستقیم و غیر معنادار |
|
مفهومسازی |
072/0 |
212/0 |
مستقیم و غیر معنادار |
در تحلیل فرضیه ششم، جدول 7 خلاصۀ نتیجۀ آزمون آنالیز واریانس یکطرفه برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی را در چهار گروه مرتبط با مرتبۀ علمی نشان می‌دهد. نتایج حاکی از آن است که آزمون برای دو مؤلفۀ «یافتن و دوباره یافتن» و «ارزیابی و اندازهگیری» معنادار است (05/0>sig)؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین افراد با مرتبۀ علمی مختلف از نظر میانگین نمرۀ این دو مؤلفه وجود دارد. همچنین آزمون‌های تعقیبی شفه نشان داد در مورد مؤلفۀ «یافتن و دوباره یافتن» استادان با مرتبۀ علمی مربی بیشترین نمره (با میانگین 52.31) و استادان دارای مرتبۀ استادی کمترین نمره (با میانگین 52.27) را بهدست آوردند. افزون بر این، در مورد مؤلفۀ «ارزیابی و اندازهگیری» بیشترین نمره مربوط به استادان دارای مرتبۀ مربی (با میانگین 17.46) وکمترین میانگین مربوط به استادان با مرتبۀ دانشیاری (با میانگین 15.25) است. در مجموع، استادان با مرتبه مربی در هر دو مؤلفه «یافتن و دوباره یافتن» و «ارزیابی و اندازهگیری» در مقایسه با استادان دیگر امتیاز بالاتری را بهدست آوردند. آزمون برای چهار مؤلفۀ دیگر یعنی «نگهداری»، «حفاظت و سازماندهی»، «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» و «مفهومسازی» معنادار نیست (05/0<sig)؛ بدینمعنا که میان افراد با مرتبۀ علمی مختلف از نظر میانگین استفاده از این چهار مؤلفه در مدیریت اطلاعات شخصی تفاوت معناداری وجود ندارد.
جدول 7. مقایسه میانگین مولفه‌های 6 گانه بر حسب مرتبه علمی
|
رشته متغیر |
مربی |
استادیار |
دانشیار |
استاد |
خلاصه نتیجه آزمون آنالیز واریانس |
|
یافتن و دوباره یافتن |
52.31 |
52.29 |
52.28 |
52.27 |
761/2=f 028/0=sig |
|
نگهداری |
59.30 |
59.20 |
59.24 |
59.19 |
201/1=f 311/0=sig |
|
حفاظت و سازماندهی |
96.05 |
96.23 |
94.66 |
97.81 |
487/1=f 206/0=sig |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
21.99 |
23.12 |
21.91 |
21.56 |
964/1=f 100/0=sig |
|
ارزیابی و اندازهگیری |
17.46 |
16.89 |
15.25 |
16.89 |
118/4=f 003/0=sig |
|
مفهومسازی |
8.87 |
10.28 |
7.23 |
13.44 |
149/1=f 333/0=sig |
در تحلیل فرضیۀ هفتم، جدول8 خلاصۀ نتیجۀ آزمون آنالیز واریانس یکطرفه برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی را در چهار گروه مرتبط با سابقۀ کاری نشان می‌دهد. نتایج حاکی از آن است که آزمون برای سه مؤلفۀ «حفاظت و سازماندهی»، «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» و «مفهومسازی» معنادار است (05/0>sig)؛ بدینمعنا که بین افراد با سابقۀ کاری مختلف از نظر میانگین نمرۀ این سه مؤولفه تفاوت معناداری وجود دارد. همچنین، آزمون‌های تعقیبی شفه نشان داد در مورد مؤلفۀ «حفاظت و سازماندهی» استادان دارای سابقه کاری بین 11 تا 15 سال بیشترین نمره (با میانگین 98.5526) و استادان با سابقۀ کاری 21 سال و بیشتر، کمترین نمره (با میانگین 93.1053) را به خود اختصاص دادهاند. افزون بر این، در مورد مؤلفۀ «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» بیشترین نمره مربوط به استادان با سابقۀ کاری بین 16 تا 20 سال (با میانگین 22.2526) و کمترین نمره مربوط به استادان با سابقۀ کاری 21 سال و بیشتر (با میانگین 20.5366) است. همچنین، در مورد مؤلفه «مفهومسازی» بیشترین امتیاز مربوط به استادان با سابقۀ کاری21 سال و بیشتر (با میانگین 17.2151) و کمترین نمره مربوط به استادان دارای سابقۀ کاری بین 16 تا 20 سال (با میانگین 5.66) است. آزمون برای سه مؤلفۀ دیگر یعنی «نگهداری»، «یافتن و دوباره یافتن»، «ارزیابی و اندازهگیری» معنادار نیست (05/0<sig)؛ بدین معنا که بین افراد با مرتبۀ علمی مختلف از نظر میانگین استفاده از این سه مؤلفۀ مرتبط با مدیریت اطلاعات شخصی، تفاوت معناداری وجود ندارد.
جدول 8. مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانه بر حسب سابقۀ کاری
|
رشته متغیر |
پنج سال و کمتر |
بین 6 تا 10 سال |
بین 11 تا 15 سال |
بین 16 تا 20 سال |
21 سال و بیشتر |
خلاصه نتیجه آزمون آنالیز واریانس |
|
یافتن و دوباره یافتن |
52.3200 |
52.2909 |
52.2906 |
52.2724 |
52.2984 |
457/1=f 204/0=sig |
|
نگهداری |
59.2523 |
59.30 |
59.2267 |
58.9527 |
59.2618 |
149/1=f 335/0=sig |
|
حفاظت و سازماندهی |
96.1769 |
95.4000 |
98.5526 |
94.5440 |
93.1053 |
255/3=f 007/0=sig |
|
امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات |
23.0060 |
22.3363 |
23.7891 |
22.2526 |
20.5366 |
275/3=f 007/0=sig |
|
ارزیابی و اندازه گیری |
16.6916 |
16.2677 |
16.4988 |
18.7031 |
16.5480 |
945/1=f 087/0=sig |
|
مفهوم سازی |
9.7477 |
8.0735 |
9.9146 |
5.6632 |
17.2151 |
399/3=f 005/0=sig |
بحث
یافته‌های پژوهش نشان داد اعضای هیئتعلمی از نظر میزان بهکارگیری مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی در وضعیت مطلوب هستند. با توجه به اختلاف میانگینهای بهدستآمده، بیشترین اختلاف بین میانگین واقعی و میانگین مورد انتظار در مؤلفۀ «یافتن و دوبارهیافتن» ( 10.29) و کمترین اختلاف در مؤلفه «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» (1.63) وجود دارد. در خصوص مطلوببودن میزان بهکارگیری مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی، یافته‌های پژوهش «دلقندی و ریاحینیا» (1393)، «جدیدی» (1394)، «آزاده، جدیدی و حقانی» (1396) مطابق با پژوهش حاضر بود. نتایج پژوهش «هدایتی خوشمهر و قهرمانیان» (1394) و «کوکبی، حیدری و مجاور» (1396) با نتایج پژوهش حاضر مطابقت نداشت. در مورد مؤلفۀ «یافتن و دوبارهیافتن» یافته‌های پژوهش «شکاری، فهیمنیا و حیدری» (1394) بر خلاف پژوهش حاضر بود.
نتایج پژوهش حاضر حاکی از آن است که از نظر میانگین استفاده از شش مؤلفۀ مدیریت اطلاعات شخصی بین اعضای هیئتعلمی زن و مرد در مورد مؤلفه‌های «نگهداری» و «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» میان دو گروه تفاوت معناداری وجود دارد. در مجموع زنان در مؤلفۀ «نگهداری» و مردان در مؤلفه «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» امتیاز بیشتری را بهدست آوردند. نتایج این پژوهش با یافته‌های پژوهش «دلقندی و ریاحینیا» (1393)، «جدیدی» (1394)، «شکاری، فهیمنیا و حیدری» (1394)، «کوکبی، حیدری و مجاور» (1396)، «آزاده، جدیدی و حقانی» (1396)، «هدایتی خوشمهر و قهرمانیان» (1394) مطابقت ندارد. یافته‌های پژوهش حاضر با پژوهش «سانگ و لینگ» (2007) که جنسیت را متغیری معنادار میدانستند، همخوانی دارد.
مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی در پنچ گروه رشته تحصیلی(علوم اجتماعی، علوم انسانی، فنی و مهندسی، علوم پایه، کشاورزی) نشان داد تفاوت معناداری بین افراد با رشته‌های مختلف تحصیلی در میزان استفاده از دو مؤلفه (یافتن و دوبارهیافتن، ارزیابی و اندازهگیری) وجود دارد. در مورد مؤلفۀ «یافتن و دوبارهیافتن» بیشترین امتیاز مربوط به استادان گروه کشاورزی و کمترین امتیاز متعلق به استادان گروه علوم انسانی است. در مورد مؤلفه «ارزیابی و اندازهگیری» بیشترین امتیاز مربوط به استادان گروه فنی و مهندسی و کمترین امتیاز متعلق به گروه کشاورزی است. یافته‌های پژوهش با نتایج پژوهش «سانگ و لینگ» (2007) مطابقت و با نتایج «هدایتی خوشمهر و قهرمانیان» همخوانی نداشت.
یافته‌های پژوهش نشان می‌دهد آزمون تی مستقل تنها برای مؤلفه «مفهومسازی» معنادار است؛ بدینمعنا که بین افراد با سطح تحصیلات کارشناسیارشد و دکتری از نظر میانگین نمرۀ این مؤلفه تفاوت معناداری وجود دارد. با توجه به میانگین نمره‌ها، افراد با مدرک تحصیلی کارشناسیارشد در مقایسه با افراد دارای مدرک دکتری نمرههای بالاتری را کسب کردند که این امر استفادۀ بیشتر آنان از مؤلفۀ «مفهومسازی» را نشان می‌دهد. یافته‌های پژوهش حاضر با پژوهش «کوکبی، حیدری و مجاور» (1396) مطابقت نداشت زیرا یافته‌های آن پژوهش نشان داد مدیریت اطلاعات شخصی در میان دانشجویان با مقاطع تحصیلی مختلف تفاوت معناداری ندارد.
نتایج آزمون ضریب همبستگی پیرسون نشان داد سنّ افراد رابطهای با میزان استفادۀ آنان از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی ندارد. یافته‌های پژوهش حاضر با پژوهش «کوکبی، حیدری و مجاور» (1396) مطابقت داشت و با یافته‌های پژوهش «شکاری، فهیمنیا و حیدری» (1394) همخوانی نداشت زیرا نتایج آن پژوهش نشان داد از نظر سنّی میان اعضای هیئتعلمی در استفاده از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی تفاوت معناداری وجود دارد.
نتایج آزمون آنالیز واریانس یکطرفه برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانه مدیریت اطلاعات شخصی در چهار گروه مرتبط با مرتبۀ علمی، برای مؤلفه‌های «یافتن و دوبارهیافتن»، «ارزیابی و اندازهگیری» معنادار است؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین افراد با مرتبۀ علمی مختلف از نظر میانگین نمرۀ این دو مؤلفه وجود دارد. در مورد مؤلفه‌های «یافتن و دوبارهیافتن» و «ارزیابی و اندازهگیری» استادان با مرتبۀ علمی مربی بیشترین امتیاز را بهدست آوردند. یافته‌های پژوهش حاضر با یافته‌های پژوهش «شکاری، فهیمنیا و حیدری» (1394) مطابقت داشت و با نتایج پژوهشهای «دلقندی و ریاحینیا» (1393)، «جدیدی» (1394)، «آزاده، جدیدی و حقانی» (1396) همخوانی نداشت.
نتایج آزمون آنالیز واریانس یکطرفه برای مقایسۀ میانگین مؤلفه‌های ششگانۀ مدیریت اطلاعات شخصی در چهار گروه مرتبط با سابقۀ کاری نشان داد آزمون برای سه مؤلفۀ «حفاظت و سازماندهی»، «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» و «مفهومسازی» معنادار است؛ بدینمعنا که تفاوت معناداری بین افراد با سابقۀ کاری مختلف از نظر میانگین نمرۀ این سه مؤلفه وجود دارد. در مورد مؤلفه «حفاظت و سازماندهی» بیشترین امتیاز مربوط به استادان با سابقۀ کاری11-15 سال؛ در مورد مؤلفۀ «امنیت حریم خصوصی» بیشترین امتیاز متعلق به استادان با سابقۀ کاری16-20 سال و در مورد مؤلفۀ «مفهومسازی» بیشترین امتیاز مربوط به استادان با سابقۀ کاری21 سال و بیشتر است. در هیچ یک از پژوهشهای انجامشده متغیر «سابقه کاری» بررسی نشده بود.
نتیجهگیری
بهطور کلی نتایج نشان داد میزان استفاده اعضای هیئتعلمیِ پژوهشگاههای وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری ایران از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی در سطح مطلوب قرار دارد. میانگین واقعی میزان استفاده در تمامی مؤلفه‌های مورد بررسی، بالاتر از میانگین مورد انتظار بود. بیشترین میزان استفاده از مؤلفه «حفاظت و سازماندهی» (با 92/95) بود که این امر حکایت از آشناییِ زیاد اعضای هیئتعلمی با تکنیکها و روش‌های حفاظت و سازماندهی دارد. با توجه به نتایج پژوهش حاضر و پژوهشهای پیشین، پیشنهادهایی به شرح زیر ارائه میشود:
1. برخی فعالیت‌های مرتبط با مؤلفۀ «حفاظت و سازماندهی» نظیر استفاده از نرمافزارهای استناددهی، ابزارهای یادداشت دیجیتالی، ابزارهای فراهمآوری، انتقال و بهاشتراکگذاری اطلاعات و نیز فعالیت‌های مرتبط با مؤلفۀ امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات نظیر: غیرفعالکردن کوکیها، فیلترکردن ایمیلهای ناشناس نسبت به سایر فعالیتها پیچیدهتر و نیازمند آموزش است. از طرفی، برخی از اعضای جامعۀ پژوهش اذعان داشتند مهارت‌های استفاده از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی را بهصورت تجربی آموخته و واحد درسی یا دورۀ آموزشیِ مرتبط با این مباحث را نگذراندهاند. بنابراین، پیشنهاد میشود بهمنظور ارتقای سطح مهارت‌های اعضای هیئتعلمی در استفاده از ابزارها، روشها و فعالیت‌های مرتبط با مدیریت اطلاعات شخصی، دوره‌های آموزشی مناسب در قالب کلاسهای آموزشی ضمن خدمت یا کارگاههای آموزشی برگزار شود.
2. در مورد مؤلفه‌های «حفاظت و سازماندهی»، «امنیت حریم خصوصی و مدیریت جریان اطلاعات» فعالیت‌هایی نظیر تهیۀ نسخههای پشتیبان، پاکسازی و مرتبسازی دسکتاپ کامپیوتر، استفاده از رمز عبور برای حفاظت از اطلاعات، مرتبسازی منظم پیام‌های ایمیلی توسط کاربران، استفاده از آنتیویروسها ممکن است کاربر برای انجام بهموقع آنها احساس ضرورت نکند و کار را به تأخیر بیندازد. با توجه به اینکه انجام این اقدامها مانع آسیبدیدن، مفقودشدن و سرقت اطلاعات میشود و ضریب امنیت اطلاعات افراد را افزایش می‌دهد، پیشنهاد میشود با استفاده از جزوههای آموزشی، بروشور، اسلایدهای آموزشی و... اهمیت این فعالیتها به اعضای هیئتعلمی کلیۀ گروه‌های آموزشی و رشته‌های تحصیلی تأکید گردد.
3. در این پژوهش، شش عامل جنسیت، رشته تحصیلی، سطح تحصیلات، سن، مرتبۀ علمی و سابقۀ خدمتی بررسی شد. پیشنهاد میشود در پژوهشهای آتی عواملی مانند ویژگی‌های شخصیتی افراد، متغیرهای روانشناختی مانند اضطراب در هنگام استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و نیز متغیرهایی مانند نوع وظیفۀ افراد و محیط و فضای کاری بررسی شود.
4. پژوهشهای آتی میتوانند ضمن بومیسازی مؤلفهها و شاخصهای مدیریت اطلاعات شخصی، میزان بهکارگیری شاخصها را در میان گروه‌های مختلف کاربران نظیر دانشجویان تحصیلات تکمیلی، اعضای هیئتعلمی، پژوهشگران، نویسندگان، کتابداران، کارمندان و... بررسی و تأثیر عوامل جمعیت‌شناختی مختلف بر روی میزان بهکارگیری را نیز سنجش و ارزیابی کنند.
5. بررسی رابطه میان میزان استفاده از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی با عوامل مؤثر بر آن و نیز حوزههای موضوعیِ مرتبط مانند رفتار اطلاعیابی و سواد اطلاعاتی برای پژوهشهای آتی پیشنهاد میشود.
با انجام چنین پژوهشهایی میتوان ضمن مشخصکردن ارتباط میان میزان استفاده از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی و عوامل مؤثر بر آن، در جهت ارائه آموزشهایی هرچه مؤثرتر برای افزایش مهارت‌های گروه‌های پژوهشی مختلف و بهرهگیری بیشتر از مؤلفه‌های مدیریت اطلاعات شخصی، گام برداشت.
[1]. Acquire
[2]. Create
[3]. Store
[4]. Organize
[5]. Maintain
[6]. Retrieve
[7]. Use
[8]. Distribute
[9]. Lansdale
[10]. Barreau
[11]. Bellotti,Ducheneaut,Howard,Neuwrith, Smith
[12]. Boardman
[13]. Teevan, Jones, Bedeson
[14]. Finding and re-finding
[15]. Keeping
[16]. Maintaining and Organizing
[17]. Managing privacy and the flow of information
[18]. Measuring and evaluating
[19]. Making sense of things
[20]. Wiig
[21]. McElroy
[22]. Bukowitz and Williams
[23]. Meyer and Zack
[24]. Carlile and Rebentisch
[25]. Evans, Dalkir and Bidian
[26]. Kimiz Dalkir
[27]. Knowledge management in theory and practice
[28]. Wilson
[29]. Ravasio, Schar, Krueger
[30]. Teevan, Alvarado,Ackerman, Karger
[31]. Kwasnik
[32]. Russell et al
[33]. Klein, Moon& Hoffman
[34]. http://www.emeraldinsight.com
[35]. http://www.link.springer.com
[36]. http://www.Jstor.org
[37]. http://www.sciencedirect.com
[38]. http://www.Journals.sagepub.com
[39]. http://www.onlinelibrary.wiley.com
[40]. http://www.tandfonline.com
[41]. Song& Ling
[42]. Song& Ling
[43]. ethnic background
[44]. profession
[45]. Majid et al.
[46]. Hwang
[47]. Stratified Random Sample
[48]. Finding and Refinding
[49]. Keeping
[50]. Maintaining and Organizing
[51]. Februrary & March 2018
)