استفاده از اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش در کتابخانه‌های دانشگاهی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 Retha Snyman ، نویسنده

2 Hamilton Mphidi ، نویسنده

3 دانشجوی دوره دکتری علوم کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم و تحقیقات تهران، مترجم

4 دانشجوی کارشناسی کتابداری دانشگاه فردوسی ، مترجم

چکیده

اینترانت، به عنوان یکی از مؤثرترین ابزارهای نوین مدیریت دانش ظهور کرده است. مقاله حاضر، میزان استفاده 3 کتابخانه دانشگاهی آفریقای جنوبی از اینترانت را به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش گزارش می‌دهد. این کتابخانه‌ها با روش نمونه گیری هدفمند، انتخاب شده و بر اساس یافته‌های متون پژوهشی، به طور مختصر، مدیریت دانش و اینترانت تعریف می‌شوند. مزایای اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش و محتوای آن مورد بحث قرار می گیرد. عقاید این 3 کتابخانه درباره مدیریت دانش و استفاده از اینترانت با یافته‌های متون، مقایسه می‌شود. از شواهد چنین بر می آید که اهمیت مدیریت دانش و ارزش اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش بر این کتابخانه‌های دانشگاهی پوشیده نیست. در عین حال، از اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش آنطور که باید، استفاده نشده است.

کلیدواژه‌ها


مقدمه

اینترانت و مدیریت دانش، مفاهیم جدیدی نیستند. بسیاری از سازمانها از اینترانت برای پیشرفت کارمندان خود بهره می‌برند. اینترانت باعث ارتقای امتیاز رقابتی سازمان، تقویت روحیه کارمندان و بهبود ارتباط میان مراجعان و کارگزاران می‌شود                       (Yen and chou, 2001, p. 80). اینترانت روشهای جدیدی برای مدیریت داده‌ها، اطلاعات و دانش ارائه می‌دهد (Kim, 2003, p.66). مرور نوشتار انجام گرفته در این مورد نشان می‌دهد که از اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش استفاده شده است؛ به عنوان مثال، در سازمانهای حقوقی و محیطهای تجاری (Robinson, 1999, p.95; Du Rand, 2000, p.1). تحقیقات کمی در مورد استفاده از شبکه‌اینترانت در کتابخانه‌های دانشگاهی بویژه در آفریقای جنوبی انجام شده است. بنابراین، هدف مقاله حاضر این است که نشان دهد تا چه میزان کتابخانه‌های دانشگاهی موجود در آفریقای جنوبی از اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش استفاده می‌کنند. از نتایج به دست آمده از سازمانهای دیگر مثل سازمانهای تجاری به عنوان پیشینه این پژوهش استفاده شده است. در متون گوناگون، تعاریفی از اینترانت ومدیریت دانش و نیز سودمندی آن به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش ارائه شده است. در نهایت، نظرات به دست آمده درباره مدیریت دانش و استفاده از اینترانت در کتابخانه‌های دانشگاهی آفریقای جنوبی، با نتایج مطرح شده در متون مقایسه شده است.

این مقاله، بویژه بر سه کتابخانه دانشگاهی آفریقای جنوبی که با روش نمونه گیری هدفمند[1] انتخاب شده اند، تمرکز دارد. بخاطر محرمانه بودن نام آنها به عنوان کتابخانه‌های B, A و C معرفی می‌شوند. در روش نمونه‌گیری هدفمند، پژوهشگر ترجیح می‌دهد که نمونه را بر اساس شناخت خود از افراد و اهداف پژوهش انتخاب کند                   (Powell, 1997, p. 69). زمانی‌که هدف، بررسی کتابخانه‌های دانشگاهی بزرگ که از اینترانت استفاده می‌کنند باشد، ساده‌ترین روش برای نمونه‌گیری، انتخاب کتابخانه‌هایی است که از اینترانت استفاده می‌کنند و همچنین، مایل به شرکت در پژوهش هستند. نمونه‌ای که با این فرض انتخاب می‌شود، باید دربرگیرنده تمام ویژگیهای کتابخانه‌هایی باشد که از اینترانت استفاده می‌کنند. همچنین، درطول انجام پژوهش، مصاحبه های نیمه ساختار یافته ای با نمایندگان کتابخانه‌ها صورت گرفته است.

 

اهمیت مدیریت دانش برای کتابخانه‌های دانشگاهی

گارتنر (Gartner Group, 2000, p.1) مدیریت دانش را به عنوان رشته‌ای تعریف می‌کند که باعث پیشرفت یک رویکرد یکپارچه برای شناسایی، فراهم‌آوری، ارزیابی، بازیابی و اشتراک همه دارایی‌های اطلاعاتی[2] یک سازمان می‌شود. بالکامب (Balcombe, 1999, p.1) مدیریت دانش را فراهم‌آوری، اشتراک، استفاده وخلق نظام مند دانش که به سازمان اهمیت و ارزش می‌دهد، تعریف می‌کند. شانهونگ (Shanhong, 2000, p.13)، مدیریت دانش را شناسایی، فراهم‌آوری، توسعه، تحلیل، استفاده، ذخیره و اشتراک مؤثر دانش به منظور ایجاد رویکردی جهت تبدیل دانش ذهنی[3] به دانش عینی[4]، تعریف می‌کند.

بنابر هدف این مقاله وتعاریف یاد شده، مدیریت دانش به عنوان فرایند شناسایی، فراهم‌آوری، اشتراک واستفاده از دانش ذهنی و عینی تعریف می‌شود. به منظور تبیین اهمیت اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش در سه کتابخانه دانشگاهی، ابتدا باید به مفهومی که این سه کتابخانه از مدیریت دانش دارند، بپردازیم. جدول1، تعاریف این سه کتابخانه را نشان می‌دهد. این تعاریف، با تعاریف شناسایی شده در متون، همخوانی دارد. این همخوانی، نشان دهنده آن است که هر سه کتابخانه، مفهوم مدیریت دانش را درک کرده اند. علاوه بر این، میزان درک آنها از اهمیت مدیریت دانش نیز مورد بررسی قرار گرفت.

جدول1. تعریف مدیریت دانش از دیدگاه کتابخانه‌های B, A و C

کتابخانه A

کتابخانه B

کتابخانه C

فرایند شناسایی، فراهم‌آوری، سازماندهی، استفاده و اشتراک دانش با افراد دیگر.

مدیریت دانش، امکان اشتراک و بهره‌برداری از دانش را در بین کارمندان سازمان تسهیل می‌کند.

گردآوری، ذخیره، استفاده و اشتراک دانش در میان کارمندان به منظور تصمیم گیری مؤثر در حین کار.

 

مدیریت دانش، امری ضروری است. در متون، پژوهشگران تأکید می‌کنند که اهمیت مدیریت دانش عبارت است از سازماندهی دانش به منظور توانمند سازی افراد و خود سازمان در انجام مؤثر فعالیتها (Wiig نقل شده در Jants, 2001, p.34). شوارزوالدر (Schwarzwalder, 1999, p. 65) اظهار می‌دارد که مدیریت دانش به سازمانها کمک می‌کند تا بتوانند از داناییهای خود استفاده نموده، خردمندانه‌تر و سریعتر کار کنند و سرمایه بیشتری به دست آورند.

مدیریت دانش شامل فراهم‌آوری دانش، خرد و تجربیات دارای ارزش افزوده افراد درون سازمان است، به طوری که بازیابی و استفاده از دانش را تسهیل نموده و از آن به عنوان دارایی سازمان صیانت می‌کند (Perez, 1999, p.75). مدیریت دانش، منابع و توانمندیهای دانش سازمان را به گونه ای مهیا می‌کند که سازمان، شرایط را درک کند و خود را با تغییرات محیط سازگار نماید. مدیریت دانش فرآیندهای یادگیری مداوم را تسهیل می‌کند، فراموشکاریها[5] را کاهش می‌دهد و ضرورت ایجاد تغییرات اساسی از بالا به پایین را در سازمان به حداقل می‌رساند (Malhotra, 1998, p.1).

اگر کتابخانه‌ها از دانش استفاده کنند وآن‌ را به اشتراک گذارند، خدماتشان بهبود خواهد یافت (Jantz, 2001, p.34). بنا بر نظرمالوترا (Malhotra, 2000, p. 54)، مدیریت دانش، سازماندهی کتابخانه‌ها را به همراه دارد و آنها می‌توانند به منابع ناملموسی[6] دست یابند که به کتابداران و مدیران در انجام بهینه وظایفشان کمک می‌کند. شانهونگ (Shanhong, 2000, p. 7) معتقد است که مدیریت دانش، خون تازه ای در فرهنگ کتابخانه تزریق می‌کند که به اعتماد متقابل، تبادل باز[7]، پژوهش، به اشتراک گذاشتن اندیشه ها و تعالی ساز وکار عملکرد دانش کتابخانه‌ها می‌انجامد. دیلون (Dillon, 1999, p. 3) نیز اظهار می‌دارد مدیریت دانش عنصر مهمی است که می‌تواند از فناوری بهره‌برداری نماید و باعث شود که محیطهای پردازش اطلاعات، حایز اهمیت شوند. این امر بویژه برای دانشگاهها و کتابخانه‌ها صادق است.

چنانچه مدیریت دانش در کتابخانه‌ها اجرا شود، دانش هر فردی به دانش سازمانی تبدیل می‌شود و افراد هر یک قادر خواهند بود دانش خود را در سطح گسترده، به اشتراک بگذارند. مدیریت دانش، به کارمندان مجال تولید بروندادهایی را می‌دهد که ریشه در تواناییها، افکار و عقاید آنها دارد. این امر، تصمیم گیری درباره مباحث راهبردی، رقبا، مشتریان، کانالهای توزیع، تولیدات و خدمات را بهبود می‌بخشد. همچنین، کتابخانه‌های دانشگاهی به عنوان سازمانهای یادگیرنده، محسوب می‌شوند. اگر مدیریت دانش در این نوع کتابخانه‌ها عملی شود، می‌تواند نقش مهمی در ایجاد و حفظ فرهنگ یادگیری داشته باشد. به علاوه، مدیریت دانش، نقش مهمی در ارتباطهای درونی (درون سازمانی) ایفا می‌کند؛ در حالی که کارمندان، تخصص خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند و همزمان، از هم یاد می‌گیرند که چگونه نیازهای مراجعاتشان را برآورده کنند.

عقاید سه کتابخانه دانشگاهی در ارتباط با اهمیت مدیریت دانش، در جدول2 ارائه شده است.

جدول2. اهمیت مدیریت دانش از دیدگاه کتابخانه‌های B, A و C

کتابخانه A

کتابخانه B

کتابخانه C

مدیریت دانش، دانش ذهنی را به دانش عینی تبدیل می‌کند. بنابراین، اشتراک دانش را در کتابخانه تسهیل می‌نماید.

مدیریت دانش به کتابداران مجال می‌دهد تا دارایی های دانش سازمان را مدیریت نموده و به اشتراک گذارند.

مدیریت دانش، اشتراک دانش را در کتابخانه ترغیب می‌کند و به بهبود عملکرد کارمندان کمک

 می‌نماید.

همانطور که از داده‌های جدول 1و2 بر می آید، هر سه کتابخانه دانشگاهی از ماهیت و اهمیت مدیریت دانش در به اشتراک گذاری و بهره‌برداری از آن، آگاه بوده اند. بر این اساس، با تعاریف ارائه شده در جدول 1 و اهمیت مدیریت دانش ارائه شده در جدول 2 صحه گذاشته می‌شود.

 

تعریف و اهمیت اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش

به منظور ترغیب افراد جهت اشتراک دانش، باید انگیزه و ابزارهای لازم فراهم شود. اگر راهنمایی و ابزارهای صحیح فراهم شود، تک تک افراد قادر خواهند بود فرآیند اشتراک دانش را به طور کارآمد انجام دهند. امروزه، اینترانت یکی از مؤثرترین روشهای اشتراک دانش و اطلاعات در سازمانها محسوب می‌شود. اینترانت مانند سیستمهای عصبی و گردش خون برای سازمان عمل می‌کند و فرایندهای تجاری و جریان اطلاعات را مورد حمایت و پشتیبانی قرار می‌دهد (Kim, 2003, p. 66). بنابراین، باید مفهوم و اهمیت اینترانت را به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش تعریف نماییم.

پارکس (نقل شده در Yen and Chou, 2001, p. 8) اینترانت را به عنوان شبکه رایانه‌ای خصوصی[8] تعریف می‌کند که مبتنی بر استانداردهای ارتباطهای داده‌ای و فناوریهای اینترنت عمومی[9] می‌باشد. کوری و استانسیچ (Curry and Stancich, 2000, p. 250) اینترانت را به عنوان شبکه رایانه‌ای خصوصی تعریف می‌کنند که درون سازمانی بوده و تنها، امکان دسترسی را برای کاربران مجاز فراهم می سازد.

 بلکمور (Blackmore, 1997, p. 67) اینترانت را ابزار استفاده از فناوریهای اینترنت در یک محیط سازمانی رایانه‌ای توصیف می‌کند که باعث پیشرفت جستجوی یکپارچه منابع آموزشی اینترنتی و درون سازمانی می‌شود.

از تعریفهای بالا این‌گونه بر می‌آید که اینترانت، شبکه‌ای است که از مفاهیم اینترنت و فناوریهای درون یک سازمان استفاده می‌کند تا امکان اشتراک دانش را برای کارمندان سازمان، به ارمغان آورد. همچنین، چنین دانشی به طور الکترونیکی ذخیره می‌شود و به طور معمول، دسترسی به آن به وسیله کلمه رمز کنترل می‌گردد.

مهم‌ترین مزایای اینترانت، به شرح زیراست:

یکپارچگی.[10]دانش عینی واحدی توسط تمام کارمندان سازمان قابل رؤیت است. با وجود اینترانت، نگرانی در مورد چرخش اطلاعات منسوخ و نا روزآمد در سازمان وجود ندارد. مادامی که شبکه به صورت پیوسته[11] است، اینترانت دسترس پذیر می‌باشد (Stevens, 1996, p. 76; Mears, 1999, p. 27).

تعاملی.[12]پیدایش ابزارهای توسعه وب مانند Java و Shockwave، باعث تقویت دامنه وب سایتها شده است. با وجود این ، به راحتی می‌توان گروههای بحث، آزمونهای درک مطلب[13] و ارتباطهای دوسویه (تعاملی) ترتیب داد (Stevens, 1996, p.76; Kim, 2003, p. 66).

سادگی و حداقل هزینه برای روزآمدسازی آن. با کمک اینترانت می‌توان به آسانی و با حداقل هزینه، انتشارات پیوسته را روزآمد کرد. این عمل، تا زمانی که مورد نیاز باشد، امکان‌پذیر بوده و محدودیتی ندارد (Stevens, 1996, p. 76; Intracs, 2002, p. 1).

رابط کاربر پسند. به طور معمول، اینترانت از یک رابط استفاده می‌کند که در حقیقت، نقش دروازه و راهنمایی به مکان اصلی اطلاعات را ایفا می‌کند. اگر کارمندان بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را به سهولت به دست آورند، به احتمال قوی، بیشتر به جستجوی اطلاعات مورد نیاز خود مبادرت می‌ورزند. (Stevens, 1996, p. 76; Intracs, 2002, p. 1).

تمرکز.[14]کارمندان می‌توانند فارغ از محدودیتهای زمانی و مکانی، به اطلاعات مورد نیاز از طریق یک پایگاه مرکزی دسترسی داشته باشند.

سادگی در ایجاد و نگهداری آن.شبکه‌ اینترانت را می‌توان در یک سازمان با حداقل مهارت برنامه نویسی، ایجاد و نگهداری کرد. اما، باید متذکر شد که مهمترین بخش آن، ایجاد مکانی است که کارمندان پشتیبان، بتوانند به راحتی اطلاعات را روز آمد کنند (Stevens, 1996, p. 76; Fichter, 2001, p.74; Intracs, 2002, p.1).

همگامی با نیروی کار.[15]به موازات اینکه کارمندان جدید و جوان به عنوان نیروی انسانی، وارد سازمان می‌شوند، همگامی با فناوری جدید مهمتر جلوه می‌کند. کارمندان تمایل چندانی ندارند که اطلاعات آموزشی مورد نیاز خود را از طریق اسلایدها یا به صورت چاپی دریافت کنند، زیرا به لحاظ روانی، تحت تأثیر رسانه های الکترونیکی قرار گرفته‌اند.کارمندان می‌توانند با اینترانت مطالبی را از هم یاد بگیرند (Greenberg, 1998, p.2).

انعطاف پذیری.اینترانت، امکان دسترسی به پایگاههای سازمان را برای کارمندان فراهم می‌کند، به گونه‌ای که هر فردی می‌تواند به راحتی، از اتاق کار خود به دانش دسترسی داشته باشد (Choo and Deltor نقل شده در Van Brakel, 2003).

بهبود خدمات. استفاده از اینترانت ،روش ارائه خدمات را بهبود می‌بخشد (Fichter, 2001, p.74).

سرعت بیشتر. تا وقتی که شبکه در جریان است، دانش به راحتی و به سرعت، دسترس پذیر است (Curry and Stancich, 2000, p. 259; Fichter, 2001, p.74).

استفاده آسان برای دسترسی و انتشار اطلاعات. با کمک این ابزار، هر فردی می‌تواند پژوهشهای انجام شده خود را در اختیار دیگران قرار دهد (Mears, 1999, p. 27; Intracs, 2002, p. 1).

به موقع بودن.[16]در صورت استفاده از اینترانت، پیامها با وجود مشکلات فنی جدی، به موقع ارسال خواهند شد (Stevens, 1996, p. 75; Yen and Chou, 2001, p. 82).

صحت اطلاعات.هیچ‌گونهتغییری در داده‌ها و اطلاعات ارائه شده توسط افراد به وجود نمی آید و به همان شکل، برای کاربران قابل دسترسی است (Mears, 1999, p.27; Fichter, 2001, p. 74).

نجات درختان. بهره‌گیری از اینترانت، گام مهمی است به سوی نزدیک شدن به محیط کاری بدون کاغذ، زیرا هر چه اینترانت بیشتر توسعه یابد، به همان اندازه، از کاغذ کمتر استفاده می‌شود (Mears, 1999, p.27).

اثربخشی و کارآمدی. به منظور بهره گیری بهتر از اینترانت، سازمان باید روشهای کاری خود را مورد بازبینی و ارزیابی قرار دهد، زیرا این امر نقش مهمی در بهره وری آن دارد  (Robinson, 1999, p. 27; Curry and Stancich, 2000, p. 259).

از موارد یاد شده، چنین برمی‌آید که اگر از اینترانت به صورت بهینه بهره‌برداری شود، می‌توان از آن به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش جهت تسهیل ارتباطها و اشتراک دانش در سازمانهایی مانند کتابخانه‌های دانشگاهی استفاده کرد. اینترانتهای وب پایه باعث ایجاد شبکه‌های تعاملی و گسترده می‌شوند که به گروههای کاری امکان ارتباط، اشتراک اطلاعات، برنامه ریزی و پیگیری کارها و مدیریت طرحهای پیچیده را می‌دهند. این امر، باعث می‌شود کارمندان برای تصمیم‌گیری بهتر و سریعتر در ارتباط با مسائل کاری، آگاهتر و توانمندتر شوند. همچنین، اینترانت دربردارنده اطلاعات و دانش روزآمد است، به شکلی که به سهولت، قابلیت دسترسی، روزآمدسازی، اشاعه و جستجو دارند. استفاده از اینترانتها، گام مهمی به سوی سازمانهای بدون کاغذ است به گونه ای که کارمندان می‌توانند راحت تر از دیوان سالاریهای کاغذ مدار سنتی که کُند و پرهزینه‌اند، به اطلاعات الکترونیکی دسترسی داشته باشند.

بررسی سه کتابخانه دانشگاهی، نشان داد که آنها اینترانت را به عنوان ابزار مهمی برای مدیریت دانش تشخیص دادند و معتقدند اینترانت به عنوان مخزن دانش عینی در کتابخانه‌هایشان خدمت کرده است، زیرا مدارک دست اول می‌توانند در اینترانت ذخیره شوند، به طوری که کارمندان سازمان قادرند اطلاعات یکسانی را در اختیار داشته باشند. کتابخانه A اشاره داشت که استفاده از اینترانت حایز اهمیت است، زیرا ارتباطهای درون سازمانی را تسهیل می‌کند و کاربرد کاغذ را کاهش می‌دهد. کتابخانه C معتقد بود که اینترانت ارزشمند است، زیرا اشتراک دانش را که عملکرد کارمندان را بهبود می‌بخشد، تشویق می‌کند. در هر صورت، برای اینکه اینترانت بتواند به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش به کار رود، محتویات آن باید مرتبط، صحیح، جامع و روزآمد باشد.

 

محتویات اینترانت

محتوای اینترانت، موتوری است که اینترانت را به عنوان ابزار مدیریت دانش، هدایت می‌کند. برای اینکه اینترانت برای یک سازمان ارزشمند باشد، باید برای کارمندان روزآمد و سودمند باشد. بنا به نظر کیم(Kim, 2003, p.67)، یکی از بزرگترین اشتباهاتی که سازمانها مرتکب می‌شوند آن است که متأسفانه، دست اندرکاران اجرایی اینترانت، سایتی را طراحی می‌کنند که محتویات آن از دیدگاه خودشان تعریف می‌شود و به آنچه از دیدگاه کارمندان سودمند به نظر می رسد، توجهی نمی‌کنند. محتوای اینترانت به نیازهای کارمندان بستگی دارد و به همین خاطر، این نیازها از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. در عین حال، رابینسون (Robinson, 1999, p. 96) تأکید می‌کند با توجه به اینکه اینترانت رسانه مهمی برای اشتراک دانش است، باید دست کم، دارای تریبونهای بحث[17] و تابلوهای اعلانات[18] باشد. وی اضافه می‌کند که محتوای اینترانت باید با دقت مدیریت شود تا همیشه روزآمد و جدید باشد و بر اشتراک بهترین فعالیتها و روشها تأکید کند.

 جسیلینن (Jussilainen, 1999, p. 113) نیز متذکر می‌شود مهمترین نکته ای که باید درباره اینترانت مورد توجه قرار گیرد، روزآمدی و اعتبار اطلاعات آن است.

تعدادی از نویسندگان (Jussialainen, 1999; Mears, 1999; Robinson, 1999, p. 96,…)، متفق القول هستند که اطلاعات ذیل باید از طریق اینترانت در دسترس قرار گیرد:

اخبار. شامل موضوعات مربوط به کارمندان.

راهنماها. سیاهه ای از جزئیات تماس با کارمندان (آدرس پست الکترونیکی، شماره تلفن و...).

بودجه سالانه. بودجه سالانه فعالیتها که به وسیله سازمان مادر تأمین می‌شود.

گزارشها. بازخورد فعالیتها، جلسات، فعالیتها و سمینارها.

توافق‌نامه‌ها. به عنوان مثال، بین سازمان و کارگزاران یا شرکا.

آرشیو. مخزن اطلاعات ذخیره شده و سازماندهی شده برای بازیابی آسان.

خط مشی‌ها. اصول اجرای فعالیتها که توسط سازمان پذیرفته و یا پیشنهاد شده است.

شابلن‌های نامه‌ها.[19] که به طور متمرکز نگهداری و تکمیل می‌شوند و می‌توان از طریق آنها اطلاعات را فرستاد و یا یک برونداد چاپی[20] تهیه کرد.

اطلاعات مدیریتی. پیامهای مدیران ارشد را می‌توان از طریق اینترانت، در اختیار کارمندان قرار داد.

 منابع آموزشی. منابع آموزشی و خط مشی‌ها را که از مدارک الکترونیکی بهره می‌برند، می‌توان به هم پیوند داد.

مجله‌های الکترونیکی. شامل مجلاتی است که به طور پیوسته، در دسترس است و یا به شکل الکترونیکی، ذخیره می‌شود.

فرمها. شامل فرمهای درخواست استخدام، آموزش تجربی، شرکت و یا عدم شرکت در کنفرانسها.

تریبونهای بحث. ابزارهایی‌ هستند که ارتباطهای تعاملی را از طریق اینترانت تسهیل می‌کنند و به کاربران امکان عرضه دانش خود را می‌دهند.

تابلوهای اعلانات.منابع اطلاعاتی هستند که به واسطه آنها، می‌توان اطلاعیه‌ها، اعلامیه‌ها، اخبار کوتاه و آگهی‌ها را اشاعه داد.

نکات سودمند.[21] شامل پیشنهادها، اظهار نظرها، راهکارها و هر موضوعی است که به پیشرفت کارکنان مربوط می‌شود.

مقوله‌های اطلاعاتی یاد شده، باید در اینترانت گنجانده شوند زیرا به آن عمق می‌دهند.

افزون بر آن، آنها به اشتراک دانش کمک می‌کنند. پیشینه های مهم را می‌توان در آرشیو ذخیره کرد و در زمان نیاز آنها را بازیابی نمود. دسترس‌پذیری به چنین اطلاعاتی، باعث صرفه‌جویی در وقت و بهبود بهره‌وری می‌شود، زیرا به عنوان مثال، کارمندان برای دستیابی به اطلاعات مورد نیاز، مجبور به ترک اتاقهایشان نیستند و به راحتی، می‌توانند فرمهای مورد نظر خود را به رایانه منتقل کنند. همچنین، اینترانت به کارمندان فرصت می‌دهد تا دیدگاههایشان را با سایر همتاهای خود به اشتراک گذارند.

 طبق بحثهای مطرح شده، سعی شد عوامل زیر در مقایسه محتویات اینترانت سه کتابخانه دانشگاهی مورد مطالعه، مد نظر قرار گیرد:

  • · تا چه میزان، محتوای اینترانت این کتابخانه‌ها با مقوله‌های شناسایی شده در متون، انطباق دارد؟
  • · تا چه میزان، محتوای فعلی با نیازهای کاربران این اینترانتها مرتبط است؟
  • · محتوای اینترانت، چگونه روزآمد می‌شود؟

جدول 3، محتوای اینترانت سه کتابخانه دانشگاهی را با مقوله‌های مطرح شده در متون، مقایسه می‌کند.

اگر چه این سه کتابخانه از محتوای اینترانت خود راضی به نظر می رسیدند، اما طبق شواهد به دست آمده از جدول 3، مشخص شد که محتوای اینترانت آنها خیلی محدود بوده است. به عنوان مثال، کتابخانه A، 7مورد و کتابخانه B  فقط 4 مورد از 15 مورد شناسایی شده در متون را دارا بودند، در حالی که کتابخانه C تنها 2مورد از آنها را داشت. رابینسن (Robinson, 1999, p. 96) معتقد است که هیچ‌ کدام از این کتابخانه‌ها حداقل اطلاعات لازم را بر روی اینترانت خود ندارند. وی تأکید می‌کند که برای اشتراک دانش، اینترانت حداقل باید تریبونهای بحث و تابلوهای اعلانات داشته باشد. جدای از خط مشی‌های موجود در اینترانت این سه کتابخانه، کتابخانه A تنها کتابخانه‌ای است که مقوله‌های مهمی همچون تعیین بودجه و اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری مؤثر را در اینترانت خود گنجانده است.

جدول 3. مقایسه محتوای اینترانت کتابخانه‌های B, A و C

با مقوله‌های شناسایی شده در متون

متون

کتابخانه A

کتابخانه B

کتابخانه C

اخبار کارمندان

+

+

+

راهنماها

+

+

-

بودجه

+

-

-

گزارشها

-

+

-

توافق‌نامه‌ها

-

-

-

آرشیوها

-

-

-

خط مشیها

+

+

+

شابلنهای نامه‌ها

-

-

-

اطلاعات مدیریتی

+

-

-

منابع آموزشی

+

-

-

مجله‌های الکترونیکی

-

-

-

فرمها

+

-

-

تریبونهای بحث

-

-

-

تابلوی اعلانات

-

-

-

نکات سودمند

-

-

-

 

با وجود این واقعیت که اینترانت کتابخانه‌های B, A و C اطلاعات هسته تعیین شده در متون را پوشش نداده‌اند، اما اطلاعات منحصر به فرد دیگری که مربوط به فعالیتهای کتابخانه‌هاست، در اینترانت دو مورد از این سه کتابخانه گنجانده شده است (نگاه کنید به جدول4). کتابخانه C، فقط پیوندهایی را به سایر منابع همچون پایگاههای اطلاعاتی و مجله‌های الکترونیکی، فراهم ساخت.

سایر اطلاعات موجود در اینترانت کتابخانه C راجع به خدمات کتابخانه است که بیشتر برای استفاده کاربران بود تا کارمندان.

جدول4. سایر اطلاعات موجود در اینترانت کتابخانه‌های B, A و C

کتابخانه A

کتابخانه B

کتابخانه C

پیوندهایی به پایگاهها

پیوندهایی به پایگاهها

پیوندهایی به پایگاهها

اطلاعاتی درباره طرحها

اطلاعاتی درباره طرحها

---

دستنامه‌ها

دستنامه‌ها

---

جدول نوبت کاری آخر هفته

رویه اجرای فعالیتهای خاص (مانند رویه‌های امانت بین کتابخانه‌ای)

اطلاعاتی درباره خدمات کتابخانه

اطلاعیه های کنفرانسها

اطلاعاتی درباره جلسات (دستور جلسه و صورت جلسه‌های نشستهای قبلی)

پیوند به مجله‌های الکترونیکی

اطلاعات محیطی

سؤالهای پرمخاطب[22] به همراه جوابهای احتمالی آنها

پیوندهایی به اوپک‌ها

اطلاعات مربوط به امنیت و سلامت

کلمات رمز پایگاههای اطلاعاتی

---

اطلاعات مربوط به فعالیتهای جالب اجتماعی

پیوند به صفحه خانگی GAELIC

---

اخبار بازاریابی

---

---

مباحث فناوری اطلاعات

---

---

اسامی گروه ویراستاران و آدرس پست الکترونیکی آنها

---

---

بررسی دفعات مراجعه کاربران به اینترانت نشان داد که کارمندان کتابخانه‌های A و B، به تناوب، به اینترانت مراجعه می‌کنند؛ در حالی‌که کارمندان کتابخانه C حتی اگر بدانند منابع مورد نیازشان در اینترانت قرار دارد، بندرت به آن مراجعه می‌کنند.

طی مصاحبه های صورت گرفته، آشکار شد که محتوای اینترانت کتابخانه‌های A و B، به صورت هفتگی، روزآمد می‌شوند حال آنکه محتوای اینترانت کتابخانه C روزآمد نبوده و اطلاعات آن به سه ماه قبل مربوط است.

 از تجزیه وتحلیل محتوای اینترانت کتابخانه‌های A و B، فراوانی روزآمدسازی و دفعات مراجعه کارمندان به آن، چنین استنباط می‌شود که در عمل، این دو کتابخانه از اینترانت نسبتاً مؤثرتری برخوردارند. مراجعه پی در پی به اینترانت، نشان دهنده میزان ارتباط محتوای آن با نیاز های مهم کارمندان است، به طوری که این ارتباط از طریق روزآمد سازی منظم محتوا، بیشتر تقویت می‌شود. محتوای اینترانت کتابخانه C به دلیل محدودیت محتوا و روزآمد نبودن، ‌برای کارمندان جذاب و مرتبط نبود. بنابراین، نمی‌توان آن را به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش قلمداد کرد.

 

استفاده از اینترانت توسط کارمندان در راستای اشتراک دانش سازمانی

اینترانت را می‌توان بسته به نوع کتابخانه و بنا به اهداف گوناگون، مورد استفاده قرار داد.

وینر (Weiner, 1999, p. 66) بحث می‌کند که کتابخانه‌ها ممکن است بنا به دلایل زیر، از اینترانت استفاده کنند: تأمین پشتیبانی از ارتباطها و اطلاعات اختصاصی جهت استفاده کاربران زیر پوشش خود.

نایت (Knight, 2002, p. 1) بیان می‌کند که اینترانت در کتابخانه‌ها به عنوان ابزاری جهت بهبود ارتباطات و اشاعه اطلاعات، به کار می رود.

همچنین، به گمان استیونز (Stevens, 1996, p. 76)، اینترانت باید تعاملی باشد؛ یعنی کارمندان بتوانند دانش خود را به این شبکه اضافه کنند. افزون بر آن، تمام کارمندان مجاز و دارای اعتبار نه تنها باید بتوانند دانش خود را به اینترانت بیفزایند، بلکه باید به کل شبکه از هر رایانه دلخواه دسترسی داشته باشند (Mears, 1999, p. 27).

همان‌طور که خاطر نشان شد، هر سه کتابخانه یاد شده از اینترانت استفاده کردند. اما، میزان استفاده از اینترانت در آنها متفاوت بود، به گونه ای که کارمندان کتابخانه A از اینترانت برای اهداف زیر استفاده کردند:

ـ دستیابی به اطلاعاتی درباره سایر بخشهای کتابخانه.

ـ دسترسی به اطلاعات مهم مثل جدول نوبت کاری آخر هفته، اطلاعیه‌های کنفرانسها، اخبار بازاریابی و منابع آموزشی.

ـ دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی از طریق اینترانت.

ـ دسترسی به آخرین اخبار درباره کارمندان.

ـ انتقال[23] (و دسترسی به) دستنامه های فهرست نویسی و رده بندی.

ـ آگاه شدن از برخی خط مشی‌ها مثل خط مشی فراهم‌آوری.

ـ انتقال (و دسترسی به) فرمهای درخواست شرکت در کنفرانسها.

در کتابخانه B، اهداف به صورت زیر است:

ـ دستیابی به اطلاعات روزانه مثل رویه‌های انجام کارهای معین (مثل چگونگی ثبت‌نام دانشجویان سازمانهای دیگر).

ـ دسترسی به دستورجلسه و صورت جلسات نشستهای گذشته.

ـ انتقال دستنامه ها (مثل دستنامه های فهرست‌نویسی).

ـ دسترسی به کلمات رمز پایگاههای اطلاعاتی مختلف.

ـ بازیابی گزارشهای سالانه درباره موضوعات خاص (مثل گزارش مالی)

همان‌گونه که پیشتر ذکر شد، کتابخانه C استفادة شایانی از اینترانت نکرده است. این کتابخانه صرفاً به منظور دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی، مجلات الکترونیکی و دسترسی به خط مشی کتابخانه، از اینترانت استفاده کرد.

با توجه به مباحث یادشده، آشکار است که میزان مراجعه به اینترانت، به نوع اطلاعاتی که شبکه فراهم می‌کند بستگی دارد؛ به گونه ای که اطلاعات موجود، میزان استفاده از اینترانت را تحت تأثیر قرار می‌دهد. بنابراین، می‌توان چنین نتیجه گرفت که اگر محتویات گنجانده شده در اینترانت مطابق با محتویات ذکر شده در متون باشد، میزان استفاده از آن گسترش می یابد.

اینترانتهای هر سه کتابخانه از طریق رایانه های متصل به شبکه، در دسترس کارمندان بود. در عین حال، تمام کارمندان نمی‌توانستند دانش خود را به اینترانت اضافه نمایند. کارمندان مسؤول اینترانت، تنها کسانی بودند که می‌توانستند اطلاعاتی به اینترانت بیفزایند و یا از آن حذف نمایند. این امر، تأثیر منفی بر عملکرد تریبونها، تابلوهای اعلانات و روند اشاعه اطلاعات در بین کارمندان داشت.

 

نتیجه‌گیری و پیشنهادها

مدیریت و اشتراک دانش، نقش مهمی در بهبود کیفیت خدمات، خلق وحفظ فرهنگ یادگیری در کتابخانه‌ها ایفا می‌کند. اینترانتها یکی از مؤثرترین شیوه های نوین اشتراک اطلاعات در سازمانها را به وجود آورده‌اند.

اینترانتها به عنوان ابزار مدیریت دانش، به افراد فرصت می دهند تا آگاهتر شوند و بتوانند بهتر و سریع تر، تصمیم گیری نمایند. هدف این مقاله را می‌توان ارائه گزارشی در مورد میزان استفاده سه کتابخانه دانشگاهی آفریقای جنوبی از اینترانت به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش قلمداد کرد. اگرچه، این سه کتابخانه را نمی‌توان به عنوان نماینده کتابخانه‌های آفریقای جنوبی در نظر گرفت، اما این بررسی اهمیت مدیریت دانش و ارزش اینترانت را مشخص می سازد.

افزون بر آن، اگرچه محتوا و کاربرد شبکه‌اینترانت از کتابخانه ای به کتابخانه دیگر متفاوت بود، اما باید اذعان داشت که این امر ریشه در عدم استفاده کامل و بهینه از امکانات بالقوه اینترانت توسط کتابخانه‌های دانشگاهی و پژوهشی دارد.

محتوای اینترانت، موتوری است که هدایت اینترانت را به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش بر عهده دارد. برای اینکه ارزش اینترانت حفظ شود، محتوای آن باید روزآمد، مفید و برطرف کننده نیازهای اطلاعاتی کارمندان سازمان باشد.

از مقایسه محتویات اینترانت و میزان استفاده از آن در سه کتابخانه مزبور با محتوای  پیشنهاد شده در متو ن، چنین بر می‌آید که این سه کتابخانه باید برای داشتن یک اینترانت کیفی، بیش از پیش وقت بگذارند و در حال حاضر، با شرایط آرمانی فاصله دارند. در مجموع، با توجه به محتوای پیشنهاد شده، مزایای اینترانت، میزان علاقه کاربران و تنوع نیازهای ایشان، مشهود است که اینترانت می‌تواند در کتابخانه‌های دانشگاهی به عنوان یک ابزار ارزشمند برای مدیریت و اشتراک دانش، مورد توجه قرار گرفته و توسعه یابد.



1. Purposive

1. Information assets

2. Tacit knowledge

3. Explicit Knowledge

1. Unlearning

2. Intangible resources

1. Open exchange

1. Private computer network

2. Public Internet

1. Consistency

2. Online

3. Interactivity

4. Comprehension tests

5. Centralisation

1. Workforce

2. Timeouness

1. Discussion forums

2. Bulletin boards

1. Templates of letters

2. Printout

1. Points of interest

1. Frequently asked questions (FAQs)

1. Download

- Balcombe, J., 1999, "Getting out of the box: the role of the information professional in knowledge management", The Law Librarian, 31, 2, 91-4.
 
- Blackmore, P., 1997, "The development of an intranet within a college of further and higher education", ASLIB Proceedings, 49, 3, 67-72.
 
- Curry, A., Stancich, L., 2000, "The intranet: an intrinsic component of strategic information management?", International Journal of Information Management, 20, 249-68.
 
- Dillon, M., 1999, "Knowledge management opportunities for libraries and universities", Library and Information Science Annual, 7, 3-11.
 
- Du Rand, A., 2000, "How the corporate intranet can be utilised to support the knowledge management activities of an enterprise", South African Journal of Information Management, 2, 1, 1-16.
 
- Fichter, D., 2001, "The intranet of your dreams and nightmares", Online, 25, 5, 3, 74.
 
- Gartner Group, 2000, "Knowledge management", available at: www.stevedenning.com/what_is_knowledge_management.html.
 
- Greenberg, I., 1998, "Knowledge sharing via intranet", Information week, 10, 703, 1-14.
 
- Intracs, 2002, "Combining intranet business value with portal accessibility", available at: www.intracs.net/.
 
- Jantz, R., 2001, "Knowledge management in academic libraries: special tools and processes to support information professionals", Reference Service Review, 29, 1, 33-9.
 
- Jussilainen, M., 1999, "Intranet as a tool for knowledge management: the case of the Council of State in Finland", International Online Information Meeting, 23, 111-16.
 
- Kim, G., 2003, "Ten steps to intranet success", Online, 27, 1, 66-9.
 
- Knight, J., 2002, "Intranets and libraries", available at: www.ariadne.ac.uk/issue6/intranets/ .
 
- Malhotra, Y., 1998, "Knowledge management, knowledge organizations and knowledge workers: a view from the front lines", available at: www.brint.com/interview/maeil.htm.
 
- Malhotra, Y., 2000, "Becoming knowledge powered: planning the transformation: an interview with Dave Pollard, Chief Knowledge Officer at Ernst & Young Canada", Information Resource Journal, January-March, 54-63.
 
- Mears, A., 1999, "The use of the intranet within the SANDF", African Armed Forces, 2, 1, 24-8.
 
- Perez, E., 1999, "Knowledge management in the library", Database Magazine, 22, 2, 75.
 
- Powell, R.R., 1997, Basic Research Methods for Librarian, Ablex, Greenwich, CT.
 
- Robinson, H., 1999, "The development of an intranet as a knowledge management tool", The Law Librarian, 30, 2, 95-7.
 
- Schwarzwalder, R., 1999, "Librarians as knowledge management agents", Econtent, 22, 2, 63-5.
 
- Shanhong, T., 2000, "Knowledge management in libraries in the 21st century", 66th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Israel, available at: http://ifla.inist.fr/IV/ifla66/papers/057-110e.htm.
 
- Stevens, L., 1996, "The intranet: your newest training tool", Personnel Journal, 75, 7, 6-26.
 
- Van Brakel, P., 2003, "Information portals: a strategy for importing external content", The Electronic Library, 21, 6, 591-600.
 
- Weiner, S.T., 1999, "The university intranet", Econtent, 22, 2, 66-9.
 
- Yen, D.C., Chou, D.C., 2001, "Intranets for organisational innovation", Information Management & Computer Security,9,2,80-7.