از آرمانها تا واقعیت: تحلیلی از مهمترین چالشها... و رویکردهای سازماندهی اطلاعات در عصر حاضر

مقدمه

تولید و مصرف اطلاعاتی که در طول زمان بر حجم، تنوع و شیوه‌های آنها به طور قابل ملاحظه‌ای افزوده گشته، از وجوه بارز زندگی اجتماعی است. همه فعالیتهای انسان در طول زمان به تولید و مصرف اطلاعات وابسته است. چنانچه تولید و مصرف اطلاعات را دو فعالیت اجتماعی بدانیم، ضروری است به این نکته مهم توجه کنیم که آنها چرخه‌ای رو به گسترش را در طول زمان شکل می‌دهند. این چرخه در طول تاریخ تمدن یک سیر تکاملی و رو به پیچیدگی را طی کرده است؛ از سویی، تولید اطلاعات افزون‌تر، متنوع‌تر، گروهی‌تر، سریع‌تر و نظام مندتر شده و از سوی دیگر، مصرف اطلاعات به موازات افزایش فعالیتهای بشری افزون‌تر، حیاتی‌تر، اجتماعی‌تر، و درعین حال، حتی شخصی‌تر گردیده است. به بیان دیگر، امروز هم جامعه و هم فرد فرد انسانها، در مقایسه با جامعه و انسان دیروز، بیشتر به اطلاعات وابسته‌اند.

نکته مهم آنکه، دو فعالیت «تولید» و «مصرف» اطلاعات به فعالیت سومی وابسته است که بتدریج و به موازات توسعه آن دو فعالیت، بر اهمیتش افزوده شده است. «سازماندهی اطلاعات» فعالیتی است که به شکل جدی بر کمیت و کیفیت چرخه تولید و مصرف اطلاعات تأثیر می‌گذارد. همچنین، سازماندهی اطلاعات به شکل اساسی بر فرایندهای دیگری چون مدیریت اطلاعات، تولید دانش، و انتقال آن به نسلهای آینده تأثیر گذارده بوده و در مجموع فعالیتی دارای ارزش افزوده است (فتاحی، 1382؛          Fattahi; McGee and Prusak, 1993; Griffiths and King, 1993; Keyes,  Koenig, 1995; 1992 and Afshar, 2006)   . به همین دلیل، دانش سازماندهی اطلاعات در طول زمان سیری تکاملی را طی نموده و در این راستا، هدفها، اصول و قواعد خاصی برای آن تدوین شده است. رویکرد تدوین‌کنندگان این اصول و قواعد به طور تلویحی بر سازماندهی مطلوب یا به عبارتی، آرمان‌گرایی مبتنی است؛ یعنی، وضعیت مطلوب آن است که منابع اطلاعاتی به شیوه ای سازماندهی شوند که کاربران با حداقل اطلاعات بتوانند به آنچه نیاز دارند، به سرعت و سهولت از میان انبوه منابع موجود دست یابند. این آرمان در حالی مطرح می‌شود که سازماندهی اطلاعات، در عمل، با واقعیتها و دشواریهای دیگری روبه‌روست. چنانچه آرمانها و مطلوبیت را یک محور و واقعیتها را محور دیگری تلقی کنیم، زاویه حاصل از این دو محور می تواند فاصله موجود را به تصویر بکشد.

هدف مقاله حاضر، تبیین عوامل و دلایل فاصله میان آرمانها تا واقعیت در سازماندهی اطلاعات است. به همین منظور، مقاله با اتخاذ رویکردی تحلیلی و ضمن مرور دیدگاههای اندیشمندان، به تشریح هدفها و آرمانهای سازماندهی اطلاعات و نیز کاستیهای موجود در پیاده‌سازی این عناصر در ایجاد ابزارهای دسترسی به اطلاعات، یعنی فهرستهای رایانه‌ای، پایگاههای اطلاعاتی و سایتهای وب می‌پردازد. مسئله اساسی مورد توجه مقاله، تبیین مشکلات بنیانی سازماندهی اطلاعات در عصر حاضر می باشد. به بیان دیگر، هدف آن است که بررسی شود چرا سازماندهی اطلاعات قادر نبوده است هدفهای آرمانی را در عمل پیاده سازد؟ فاصله میان آرمانها تا واقعیت چگونه به وجود آمده است؟ اصولاً آیا می‌توان به طور آرمانی، هدفهای سازماندهی اطلاعات را محقق ساخت؟

این مقاله در سه بخش به تحلیل موضوع مورد نظر می پردازد؛ ابتدا به پاره ای از مبانی نظری در سازماندهی اشاره می‌شود تا چارچوب محتوایی مقاله روشن گردد. سپس، برخی از پرسشهای اساسی که مورد توجه بسیاری از اندیشمندان بوده است مطرح و تحلیل می گردد. در پایان نیز رویکردهایی که برای حل چالشهای موجود می تواند مؤثر واقع شود، پیشنهاد خواهد شد.

بخش نخست: چارچوب نظری آرمانهای سازماندهی اطلاعات

• · هدفهای سازماندهی

مروری بر سیر تاریخی تدوین مجموعه قواعد سازماندهی اطلاعات نشان می‌دهد هر مجموعه قواعد، بر اصول و هدفهای خاصی مبتنی است. این اصول در واقع چارچوب نظری و مفهومی لازم برای تدوین تک‌تک قواعد را تشکیل می دهند. به بیان دیگر، هر یک از قواعد فهرستنویسی یا رده‌بندی براساس یکی از اصول زیربنایی شکل گرفته است. اصول و هدفهای سازماندهی بیانگر یک رویکرد آرمانی است که برآیند آنها دسترسی آسان، سریع، دقیق و مؤثر به اطلاعات است.

در ابتدا باید به این نکته مهم اشاره کرد که تبیین و تعریف دامنه مفاهیمی چون «آسانی»، «سرعت»، «دقت» و «اثربخشی» نسبتاً دشوار و به عوامل گوناگونی وابسته است که در درجه نخست ذهنی قرار دارد و به شرایط کاربر وابسته است. از همین جاست که فاصله‌ میان آرمانگرایی ذهنی تا واقعیت عینی (شرایط و محیط موجود) بروز می‌کند. افراد نسبت به یکدیگر و از جنبه‌های ذهنی، روان‌شناختی، دانش، و تجربه متفاوت هستند. حتی هر فرد نسبت به شرایط متغیر، دارای ذهنیت متفاوت با دیروز خود می‌باشد. از این رو، آنچه از نظر فردی «سازمان‌یافته» تلقی می‌شود احتمال دارد از نظر فرد دیگر «بی‌نظم» یا «کم نظم» به شمار آید. همچنین، این احتمال همیشه وجود دارد که آنچه دیروز از نظر کاربری، « نظم آرمانی» تلقی می‌شد، فردا «بی نظمی» محسوب شود. پس، آرمانگرایی مفهومی ذهنی و به عوامل گوناگونی وابسته است که عینیت بخشیدن به آنها آسان نیست. در عین حال، نباید این نکته را نادیده گرفت که آرمانگرایی توانسته است به منزلة یک نیروی پیش برنده، به انسان در رسیدن به شرایط بهتر زندگی کمک کند.

تدوین هدفهای سازماندهی اطلاعات، از نخستین گامهای ضابطه‌مند نمودن اصول و قواعد فهرستنویسی بود. بخش عمده تلاش کتابدارانی چون «چارلز کاتر»[1] و «آنتونی پانیتسی»[2] تدوین هدفهای فهرست و تعریف قواعدی بود که به تحقق آن هدفها می‌انجامید. اگرچه این هدفها به زبانی بسیار ساده ارائه شد، اما به دلیل آنکه بر اصول مستحکمی استوار بود، اکنون نیز اعتبار دارد (Fattahi, 1997). ایده کتابشناسی جهانی «پل اوتله»[3] و «هانری لافونتن»[4] در قرن نوزدهم را می توان نماد تاریخی  تمایل به آرمانگرایی در سازماندهی اطلاعات به شمار آورد.

• · سازماندهی آرمانی برای بازیابی آرمانی؟

انسان تولیدکننده اطلاعات است و برای مصرف آن، ناچار است آن را سازماندهی کند. با افزایش منابع اطلاعاتی و ناتوانی افراد در دسترسی به آنچه نیاز دارند، وظیفه سازماندهی به بخش کوچکی از جامعه به نام «حرفه کتابداری» محول شد. از ابتدای شکل‌گیری و گسترش این حرفه، آرمانگرایی همیشه به منزله یک چارچوب مطلوب، ذهن کتابداران را به خود مشغول کرده است. یکی از اندیشه‌های آرمانی حرفه کتابداری آن بوده است که به همه منابع اطلاعاتی موجود نظم و سازمان دهد تا نیازهای جامعه را به سرعت و سهولت دسترس پذیر سازد. اما آیا این آرمان به سادگی دست یافتنی است؟ چه مشکلات و مسائلی در برابر این آرمان وجود دارد و چه رویکردهایی تاکنون در این رابطه مطرح شده است؟ شناسایی این مسائل، نخستین گام در جهت ارتقای وضعیت سازماندهی اطلاعات در عصر حاضر است.

بخش دوم: برخی پرسشهای اساسی

در این بخش، با توجه به وضعیت کنونی سازماندهی اطلاعات و نیز نظامهای بازیابی، پرسشهایی که بیانگر فاصله میان آرمانها و واقعیت هستند، مطرح می‌شود.

• · پرسش اول: آیا باید همه اطلاعات را سازماندهی کرد؟ آیا اصولاً می‌توان «همه چیز» را سازماندهی نمود؟

چنانچه «همه اطلاعات» را شامل کل اطلاعات تولید شده فرض کنیم، لازم است ابتدا دو جنبه از این مفهوم را تعریف و تبیین نماییم. «همه اطلاعات» هم دربرگیرندة مجموعه اطلاعات بشری به شکل یک کل است، و هم تک‌تک منابع اطلاعاتی به شکل انفرادی ـ صرف‌نظر از کیفیت، نوع، شکل، محتوا و مانند آنها ـ را شامل می‌شود.

در شرایط کنونی و در عصر رشد تصاعدی منابع اطلاعاتی یکی از چالشهای اساسی در سازماندهی اطلاعات آن است که ابتدا باید مشخص کنیم در پی سازماندهی چه نوع اطلاعاتی هستیم؟ برای چه کسانی؟ به چه شکلی؟ و از چه دیدگاهی؟ یافتن پاسخ برای هر یک از پرسشهای فوق بسیار دشوار است زیرا در شرایطی زندگی می‌کنیم که هیچ چیز قطعیت ندارد، بلکه همه چیز در حال تغییر و تحول مداوم است.

وجه آرمانی آن است که همه اطلاعات سازماندهی شود، اما ناتوانی انسان در تحقق این هدف، واقعیتی انکارناپذیر است. راه حل منطقی برگزیده شده توسط سازمان‌دهندگان اطلاعات آن بوده است که آنچه «مهمتر» است را باید در «اولویت بیشتری» قرار داد و سازماندهی کرد. بدیهی است،  تصمیم در مورد «مهمتر بودن» و «در اولویت بودن» امری ذهنی است و به واقعیتهای محیطی، زمانی و فرهنگی وابسته است.

در ابتدا باید به شکل واقع‌بینانه، به مسئله افزایش بی‌سابقه منابع اطلاعاتی بیندیشیم. اکنون منابع اطلاعاتی تنها آنچه را قبلاً به طور سنتی برای مجموعه کتابخانه‌ها گزینش و فراهم می شد (مانند کتاب، مجله، پایان نامه، گزارش دولتی و برخی مدارک دیگر) شامل نیست، بلکه با توسعه وب، فرهنگ مردمی جدیدی در تولید اطلاعات به وجود آمده که حاصل آن گستره متنوعی از میلیونها منابع اطلاعاتی با ساختارها، رویکردها و معیارهای مختلف است. آیا حرفه کتابداری همچنان مسئول سازماندهی این حجم عظیم و ناهمگون اطلاعات است؟.یا آنکه مانند گذشته باید دست به گزینش زد و بخشی از اطلاعات را که به احتمال برای جامعه باارزش و سودمندند، سازماندهی نمود؟ جامعه به طور آرمانی چه انتظاری از سازماندهی اطلاعات دارد؟ واقعیتها چه محدودیتهایی را بر سازماندهی تحمیل می کند؟

«الین سونونیوس»[5] (2002) و «پاتریک لبوف»[6] (2005) از شرط «ارزش نگهداری» منابع اطلاعاتی به منزله یکی از عوامل تعیین کننده نام می‌برند. آنها دامنة اطلاعاتیِ نیازمند سازماندهی را مشخص کرده و از دیدگاه کتابداری به این شرط می‌نگرند. به همین دلیل، اعتقاد دارند نوع منابع اطلاعاتی به لحاظ رویکرد آنها به اطلاعات و محتوای اطلاعاتی باید کتابداران را در این اندیشه فرو برد که آیا هر نوع منبعی با هر نوع رویکردی ارزش سازماندهی را دارد؟ 

نکته دیگری که بلافاصله پس از تعیین ارزشمندی باید مورد توجه قرار گیرد آن است که چه شکلی از اطلاعات را باید سازماندهی کرد. هنوز بخش اعظم منابع اطلاعاتی و دانش موجود به صورت دستنویس یا چاپی در دسترس است و دیجیتالی کردن آنها کار ساده‌ای نیست. هنوز حتی بخش عمده‌ای از منابع اطلاعاتی دستنویس (نسخه های خطی)، دیداری-‌شنیداری و چند رسانه‌ای مورد نیاز جامعه سازماندهی نشده و دسترسی به آنها دشوار است. بر فرض امکان، آیا دیجیتالی کردن این منابع می‌تواند به «دسترسی آسان» آنها منتهی شود؟

• · پرسش دوم: مبنای سازماندهی اطلاعات در جهان شبکه‌ای کدام است؟ پیشینه کتابشناختی بر مبنای چه چیزی ساخته شود؟

پیشینه کتابشناختی ابزار اصلی در توصیف، سازماندهی، پردازش و بازیابی اطلاعات است. قواعد و استانداردهای فهرستنویسی کنونی، سازوکار ایجاد پیشینه کتابشناختی را فراهم می‌سازد. مهمترین کاستی این قواعد در طول یک قرن اخیر، رویکرد دوگانه به مبنای توصیف بوده است: گاهی «اثر» مادر و اولیه به منزلة مبنای فهرستنویسی در نظر گرفته شده و گاهی نمود عینی آن، یعنی نسخه در دست فهرستنویسی (فتاحی، 1384). در تازه‌ترین ویرایش قواعد انگلو-امریکن، بر کتاب یا مدرک در دست فهرستنویسی به منزله یک شیء مادی و توصیف ویژگیهای ظاهری آنها تأکید شده است. در حالی که بیشتر کاربران به آگاهی از محتوای آثار و کشف جایگاه آنها در میان آثار مشابه و مرتبط تمایل دارند، قواعد انگلوامریکن سازوکارهایی محدود ـ از جمله عنوان قراردادی، یادداشتها، و شناسه‌های افزوده ـ را برای این منظور، آن هم به شکلی کلی، در نظر گرفته است. به بیان دیگر، قواعد و استانداردهای موجود (قواعد انگلوامریکن، استاندارد آی‌اس‌بی‌دی، و فرمت مارک) ساختاری مسطح[7] را برای پیشینه‌ای کتابشناختی پیشنهاد می‌نمایند.

براین اساس، جایگاه هر اثر و ارتباط آن با آثار مشابه در جهان کتابشناختی به روشنی بیان نشده و فهرستهای موجود تصویر درستی از این ارتباط میان آثار را برای کاربران ارائه نمی‌دهد. پیشینه‌های کتابشناختی و ساختار مارک از نمایش ارتباطهای کتابشناختی میان آثار ناتوان هستند. یک جستجوی ساده درباره یک اثر معروف مانند «شاهنامه»، «نهج‌البلاغه» و یا «هملت» می‌تواند گسیختگی موجود در سازماندهی اطلاعات را در فهرستهای رایانه‌ای به خوبی منعکس کند (فتاحی، 1379).

• · پرسش سوم: آیا سازماندهی منابع اطلاعاتی در مبدأ تولید امکان‌پذیر است؟ آیا در بدو نشر هر منبع، می‌توان آن را یک بار و برای همیشه سازماندهی کرد؟

یکی از اندیشه‌های آرمانی در حوزه سازماندهی آن بوده است که هر منبع اطلاعاتی (برای مثال یک کتاب) تنها یک بار فهرستنویسی شود و همه کتابخانه‌ها از حاصل آن استفاده کرده و از این طریق در هزینه سازماندهی صرفه‌جویی کنند. به همین ترتیب، آرمان دیگر آن بوده است که همه کتابها دارای اطلاعات فهرستنویسی پیش از انتشار باشند تا بدین ترتیب، افزون برصرفه جویی در هزینه‌ها، در توصیف و سازماندهی اطلاعات نیز یکدستی به وجود آید.

تا چه میزان این آرمانها به واقعیت پیوسته است؟ هرچند در طول قرن گذشته اقدامهای ملی و بین المللی زیادی در این زمینه صورت گرفته است، اما نسبت موفقیت طرحهای انجام شده با حجم و تنوع منابع اطلاعاتی فاصله زیادی دارد. از میان انواع منابع اطلاعاتی، امکان فهرستنویسی در مبدأ تنها در مورد کتاب، آن هم تنها در برخی کشورها، عملی شده است. از این رو، حجم عظیمی از کتابها و بویژه سایر منابع اطلاعاتی، اطلاعات کتابشناختی سازماندهی شده ندارند. این کاستی اکنون با افزایش انتشارات چاپی و الکترونیکی برجسته تر شده است. در مقایسه با منابع چاپی، سازماندهی منابع الکترونیکی در مبدأ، با دشواریهای گسترده تر و متنوع‌تری روبروست زیرا این‌گونه منابع ثبات ندارند و همواره به طور بالقوه می توانند بازنگری، حذف و یا اضافه شوند.  

• · پرسش چهارم: آیا کنترل مستند نامها در سطح جهانی عملی است؟

فهرستنویسان و مسئولان سازماندهی اطلاعات، به موازات توصیف منابع اطلاعاتی و رده‌بندی آنها، به امر خطیر دیگری نیز اعتقاد دارند: کنترل کتابشناختی به شکل مطلوب مستلزم آن است که آثار هر شخص یا سازمان، همواره زیر یک شکل از نام آنها گردآوری و سازماندهی شود. هدف این امر، ایجاد یکدستی در سازماندهی نامها و نیز دسترسی سریع‌تر به آثار هر شخص است. به بیان دیگر، مستندسازی نامها بخش جدایی ناپذیر سازماندهی اطلاعات به شمار می رود.  ارزشمندی این رویکرد باعث شد تا از قرن 19، کار مستندسازی نامها آغاز و بتدریج ضابطه‌مند شود. تدوین فهرست مستند اسامی نامها و ایجاد پایگاههای مستند، سازوکاری ضروری برای ایجاد انسجام در سازماندهی اطلاعات و دسترسی به اطلاعات شمرده می‌شود. تحقق برخی هدفهای فهرست، به انجام این فرایند وابسته است: بازیابی آثار هر پدیدآورنده تحت هر نامی، و گردآوردن همه آثار هر پدیدآورنده در کنار هم تنها در صورتی امکان‌پذیر است که شکل مشخصی از نام به منزله شکل مستند پذیرفته و سایر شکلهای نام به آن شکل مستند پیوند داده شود.

آرمان کنترل مستند همه نامها در مورد منابع چاپی و پیش از توسعه اینترنت، امری هر چند دشوار و پر هزینه بود، اما دست یافتنی به نظر می‌رسید. گرچه باید به این نکته توجه کرد که پس از گذشت نزدیک به چهار دهه از تولید پایگاههای کتابشناختی، هنوز هم بسیاری از فهرستهای رایانه‌ای و بویژه پایگاههای چکیده‌نامه و نمایه‌نامه، به دلیل هزینه بر بودن کنترل مستند نام، انسجام و کارآمدی ندارند. پژوهشهای بسیاری در زمینه چگونگی و مشکلات ناشی از عدم کنترل مستند انجام گرفته است. دشواری کنترل مستند نام تنالگانها به اندازه‌ای بوده است که کمتر پژوهشگر و یا مؤسسه‌ای علاقه‌مند است با آن درگیر شود.

با رشد وب و افزایش بیش از چند میلیارد صفحه وب، آرمان کنترل مستند نامها، اکنون به سراب شبیه است. تنوع بسیار گسترده میان شکلهای نامهای خاص (مانند نام اشخاص و عنوان آثار) از دشواریهای جدی در دسترسی یکپارچه به اطلاعات در وب است. کافی است به یک نمونه نام بسیار مشهور مانند «فردوسی» و نیز عنوان «شاهنامه» در وب اشاره کرد. نبود یکدستی در شکل نام شاهنامه و نیز فردوسی در زبان انگلیسی و تعداد سایتهای مربوط بسیار بیشتر از حد انتظار است. عنوان «شاهنامه» به پنج شکل مختلف و نام «فردوسی» با 17 املای متفاوت ظاهر شده است (پیوست شماره 1). بدیهی است، گسیختگی شکل نامها و عنوانها در وب با افزایش روز افزون منابع اطلاعاتی، آن هم تولید بدون کنترل و توسط هر شخص، رو به افزایش خواهد گذاشت. این وضعیت با یکی از هدفهای اساسی فهرست (یا هر پایگاه اطلاعاتی) که تأکید می کند همه آثار یک شخص و یک اثر در کنار هم گردآوری شود، در تضاد است. این آرمان که بتوان همچون فضای سنتی کتابخانه‌ها، نامهای گوناگون مرتبط با یک شخص خاص را به ضابطه درآورد و سازماندهی کرد، نیازمند کار فوق‌العاده در سطح جهانی، بودجه عظیم و نرم‌افزار هوشمند می‌باشد.

• پرسش پنجم: کنترل مستند موضوعی در محیط وب تا چه حد امکان‌پذیر است؟

همچون کنترل مستند نامها، ایجاد یکدستی میان شکلهای گوناگون اصطلاحهای دال بر یک مفهوم واحد، از نخستین آرمانهای فهرستنویسی موضوعی، یا به عبارتی، سازماندهی محتوایی منابع اطلاعاتی بوده است. این آرمان از زمان مطرح شدن در قرن 19 و تا هنگامی که اغلب آثار چاپی به شکل کتاب منتشر می‌شد دست یافتنی می‌نمود. با افزایش تنوع در منابع اطلاعاتی و گرایش کتابخانه‌ها به نمایه‌سازی آثار غیرکتابی، ضرورت تدوین اصطلاحنامه[8] برای حوزه‌های موضوعی مختلف باعث شد تا کار کنترل مستند موضوعی به صورت حوزه‌ای و تخصصی تکامل یابد. تدوین ده‌ها اصطلاحنامه تخصصی در موضوعهای گوناگون، بیانگر تلاش برای ایجاد انسجام در سازماندهی موضوعی است.

تکامل اصطلاحنامه‌های موضوعی‌، در عین حال، نشان دهندة نوعی تفرقه در کنترل مستند موضوعی و دست نایافتنی شدن آرمان وحدت در سازماندهی اطلاعات است. از سوی دیگر، همچون در مورد استفاده از پایگاههای مستند نامها در فهرستهای رایانه‌ای، هنوز مشکلات عمده ای در پیاده سازی اصطلاحنامه‌ها در پایگاههای اطلاعاتی و در کاربرد آنها توسط کاربران وجود دارد.

افزون بر آن، تدوین اصطلاحنامه‌ها در قالب هستی‌شناسی‌ها و گرایش دادن سازماندهی موضوعی به سازماندهی مفهومی، پدیده‌ای نو به شمار می‌رود و در باره موفقیت آن در عمل نمی توان با قاطعیت نظر داد.

• · پرسش ششم: آیا می توان تضاد میان رویکردهای پیش همارایی و پس همارایی را در سازماندهی موضوعی برطرف کرد؟

یکی از مهمترین چالشهای موجود در سازماندهی موضوعی اطلاعات، تغییر رویکرد «پیش همارایی» به «پس همارایی» است. امروزه برخلاف استفاده از سرعنوانهای موضوعی و اصطلاحنامه ها در سازماندهی اطلاعات در مرحله فهرستنویسی یا نمایه‌سازی، یعنی در مرحله ایجاد پیشینه کتابشناختی، تأکید بر نمایه‌سازی خودکار کلیدواژه‌ای و یا متنی توسط نرم‌افزارها یا عاملهای هوشمند در موتورهای کاوش و ترکیب کلیدواژه‌ها در مرحله جستجوست. این مسئله پیشتر از سوی برخی صاحب‌نظران و با هدف مطرح ساختن ضرورت و یا عدم ضرورت پیش همارایی، مطرح شده است. به نظر «حرّی» (1373) نوعی خلط در رویکرد نمایه‌سازی ایجاد شده است که تضاد میان هدف نمایه‌سازی به روش زبان کنترل شده و شیوه جستجو توسط کاربران را نشان می‌دهد. در حالی که در نظامهای سنتی نمایه‌سازی، بر استفاده از زبان کنترل شده تأکید می شد، در عمل کاربران تمایل دارند از زبان کنترل نشده و به صورت ترکیبی استفاده کنند. اکنون می توان استدلال کرد شیوه نمایه‌سازی منابع اینترنتی توسط موتورهای کاوش نمی تواند بر زبان کنترل شده استوار باشد، زیرا نه به لحاظ فنی امکان‌پذیر است و نه با رفتار اطلاع یابی کاربران همخوان می‌باشد. «چاودری»[9] (1999) این مسئله را در مورد منابع دیجیتالی موجود در وب مورد بررسی قرار داده و دشواریهای استفاده از هر دو شیوه را مطرح کرده است.

• · پرسش هفتم: آیا می توان دشواریهای سازماندهی اطلاعات در فهرستهای رایانه‌ای را برطرف نمود؟

در دهه‌های 1970 و 1980 هنگامی که فهرستهای رایانه‌ای جایگزین برگه دان شدند، امید بسیار می‌‌رفت که با استفاده از قابلیتهای رایانه، مشکل سازماندهی اطلاعات برطرف شود و کاربران قادر باشند به راحتی آنچه را سودمند می‌دانند، بازیابی کنند. اکنون، پس از گذشت سه دهه و با وجود پیشرفت در برنامه‌های نرم‌افزاری و تحول در نسلهای مختلف فهرستهای رایانه‌ای، این ابزارها هنوز نتوانسته‌اند رضایت کاربران را در دستیابی به اطلاعات مربوط فراهم سازند. انتقاد «نیکلسون بیکر»[10] در نشریه «نیویورکر»[11] در اواسط دهه 1990 یکی از مواردی است که از جانب یک فرد دانشگاهی و غیرکتابدار مطرح شده است. او بر این باور بود که این فهرستها حتی ویژگیهای ساده و کاربرپسند برگه‌دان را نداشتند. برای مثال، امکان جستجو در نمایه‌های الفبایی از پیش تنظیم شده[12]  مانند نمایه نام اشخاص، سازمانها، عنوانها و موضوعها در بسیاری از فهرستهای رایانه‌ای وجود ندارد. بسیاری از کاربران، جستجو با استفاده از عبارت «جستجو» و شیوه‌های جستجوی ترکیبی و پیشرفته را نمی‌دانند. دلیل این امر آن است که اطلاعات از پیش سازمان یافته توسط کتابداران به همان صورت قابل دسترس و استفاده نیست(Baker, 1994).

برخلاف برگه دان، فهرستهای رایانه‌ای تصویر واضحی از اطلاعات موجود در خود را ارائه نمی دهند. به بیان دیگر، شیوه نمایش نتایج بازیابی به گونه‌ای است که از حداقل سازماندهی و تنظیم به منظور درک بهتر آنها از اطلاعات و سادگی بیشتر در رسیدن به آنچه نیاز دارند، برخوردار نیست (فتاحی و پریرخ، 1379). در بسیاری از فهرستهای رایانه‌ای، نتایج بازیابی بر اساس شماره رکورد تنظیم می‌شود در حالی که این عنصر برای کاربران بی معناست. امکان تنظیم و ردیف‌سازی نتایج بر اساس عناصری مانند نام پدیدآورنده، عنوان، سرعنوان موضوعی، و یا شماره راهنما یا وجود ندارد و یا به سادگی قابل انجام نیست. به همین دلیل، نوعی گسیختگی در سازمان فهرست مشاهده می‌شود که باعث سردرگمی کاربران می‌گردد.

• · پرسش هشتم: آیا فهرست کتابخانه می تواند در سازماندهی اطلاعات با موتورهای کاوش رقابت کند؟

تا هنگامی که منابع اطلاعاتی تنها شامل آثار چاپی بود، امکان سازماندهی آنها توسط کتابخانه‌ها تا حد زیادی عملی به نظر می‌رسید. اگرچه، نباید فراموش کرد که سازماندهی کل کتابهای چاپی و تهیه یک کتابشناختی جهانی توسط «پل اوتله» از قرن 19 بدین سو، یک رویایی آرمانی به نظر می‌رسید و هرگز عینیت نیافت. اکنون این آرمان در محیط جدید دست نیافتنی‌تر به نظر می‌رسد، زیرا اگرچه موتورهای کاوش قادرند منابع اطلاعاتی را شناسایی و نمایه‌سازی کنند، اما به دو دلیل، عملکرد آنها در سازماندهی اطلاعات ناقص است؛ نخست آنکه بخش قابل توجهی‌ از منابع وبی به صورت پنهان و خارج از دسترس رباتهای نمایه کننده در موتورهای کاوش است (منصوریان، 1382، 1383؛ خسروی، 1383). دوم، بازیابی تمام منابع نمایه شده نیز به دلیل محدودیت نمایش نتایج بازیابی تقریباً امری محال به نظر می‌رسد. نتایج پژوهشها نشان می دهد کاربران تنها چند صفحه نخست نتایج را وارسی می کنند.

افزون بر موارد بالا، هنوز امکان نظم دادن کاربرمدارانه به نتایج بازیابی در موتورهای کاوش وجود ندارد و کاربران قادر نیستند اطلاعات سایتهای بازیابی شده را براساس نیازهای مقطعی خود (مثلاً براساس پدیدآورندگان سایت، تاریخ روزآمدی محتوا، موضوعهای تخصصی (زیر مجموعه‌های موضوعی) و مانند آنها مرتب کنند. راهنماهای موضوعی ارائه شده در موتورهای کاوش مانند یاهو و گوگل نیز در سازماندهی اطلاعات موفق نبوده‌اند.

بخش سوم: برخی راهکارها برای سازماندهی بهتر

مسایل و مشکلات پیش روی سازماندهی اطلاعات در محیط کنونی و بویژه در عصر شبکه‌ها، دغدغه بسیاری از متخصصان کتابداری و اطلاع‌رسانی، علوم رایانه و زبان‌شناسی بوده است. در ارتباط با چالشهای سازماندهی اطلاعات و راهکارهای آن، دیدگاههای متفاوتی از سوی کتابداران ارائه شده است. برخی از صاحب نظران آینده سازماندهی را در دور شدن از نظامهای سنتی فهرستنویسی، رده ‌بندی و نمایه‌سازی متصور بوده و رویکرد به نظامهای خودکار را توصیه می‌کنند. استفاده از برنامه‌ها و الگوریتمهای نمایه‌سازی که توسط ربات موتورهای کاوش اینترنتی اجرا می‌شود، نمونه نظامهای خودکار برای سازماندهی حجم عظیم اطلاعات الکترونیکی است. در مقابل، عده‌ای نیز راه‌حل چالشها را اتکا بر مبانی نظری و اصول موجود و استفاده از قابلیتهای فناوریهای جدید در پیاده‌سازی هدفهای سازماندهی، می‌دانند. تردید درباره آینده فهرستنویسی که دغدغه جدی فهرستنویسان در طول دو دهه اخیر بوده، از سوی برخی صاحب‌نظران پاسخ داده شده است. «مایکل گورمن»[13] ( 1997، 2003) اعتقاد دارد مادام که کتابخانه‌ها جزئی از نظام آموزشی، پژوهشی و اجتماعی هستند، سازماندهی اطلاعات هم جزء اساسی و جدایی ناپذیر کتابخانه‌ها در جهت دسترسی جامعه به اطلاعات محسوب می‌شود. در عین حال، وی بر این باور است که آینده فهرستنویسی، با توجه به الکترونیکی شدن منابع و محیط دسترسی، چالشهای فراوانی برای فهرستنویسان دارد. فهرستنویسان باید تلاش کنند تا استانداردهای سازماندهی اطلاعات را در سطحی جهانی توسعه دهند. از نظر گورمن (1997) فهرستنویسان نه تنها شغل خود را از دست نمی دهند، بلکه نقش مهمتری را نیز بر عهده خواهند داشت.

«فتاحی» (1376 الف، 1376 ب، 1997) اصول و مبانی فهرستنویسی را همچنان در محیط اطلاعاتی جدید ارزشمند و کاربردی می‌داند، ولی براین باور است که کتابداران با توجه به دانش و تجربه حرفه خود در باب سازماندهی اطلاعات، موجه‌ترین گروه در این زمینه به شمار می‌آیند.

تلاشهای عمومی گوناگونی در عرصه نظر و در میدان عمل برای فایق آمدن بر چالشهای سازماندهی اطلاعات انجام گرفته است. این امر، چنانکه پیشتر اشاره شد، هم از سوی متخصصان کتابداری و هم متخصصان علوم رایانه و زبان‌شناسی، مطرح شده است. برخی از این تلاشها بر اصول و مبانی قواعد فهرستنویسی توصیفی، برخی بر فهرستنویسی موضوعی و سرعنوانهای موضوعی، برخی بر اصطلاحنامه‌ها و هستی‌شناسی‌ها، برخی بر طرحهای رده‌بندی، برخی بر رویکردهای نمایه‌سازی، و برخی بر بازنگری در کارکردها و ساختار پیشینه‌های کتابشناختی استوار بوده است. در حالی که همه این تلاشها ارزشمند و مبین پویایی مسئولان سازماندهی اطلاعات است، اما به باور نگارنده، بازنگری در کارکردها و ساختار واحد پایه سازماندهی، یعنی پیشینه کتابشناختی، می‌تواند اثربخش‌تر باشد.

طرح ایفلا برای ملزومات کارکردی پیشینه کتابشناختی (FRBR)[14] از نخستین تلاشها برای بازنگری در ماهیت و چگونگی عمل واحد پایه سازماندهی اطلاعات در فهرستهای رایانه‌ای است که از سال 1990 آغاز گردید و بتدریج توسعه یافت. براساس این طرح، تعیین تک ‌تک عناصر اطلاعاتی در پیشینه کتابشناختی باید بر مبنای هدفها و کارکردهای فهرست کتابخانه، یعنی هدفهای سازماندهی، انجام گیرد. به موازات طرح ایفلا، فتاحی (1996) نیز راهکارهای دیگری را برای سازماندهی اطلاعات کتابشناختی ارائه داد.

با توجه به تحولات دو دهه اخیر در ذخیره و بازیابی اطلاعات کتابشناختی، اکنون در سازماندهی اطلاعات رویکردهای جدیدی نیازمندیم. به نظر می‌رسد گذار از سازماندهی سنتی منابع اطلاعاتی به سازماندهی اطلاعات کتابشناختی با استفاده از الگوی «فراداده»، به سیر خود ادامه داده و در آینده به سازماندهی «فراداده  درباره فراداده» تبدیل خواهد شد. به بیان دیگر، حجم فراداده‌ها در نظامهای ذخیره و بازیابی اطلاعات چنان رو به افزایش خواهد گذاشت که برای سازماندهی اطلاعات باید به مدیریت فراداده روی آوریم.

مدیریت فراداده، به رویکردهای جدید به ساختار پیشینه‌های کتابشناختی و تدوین استانداردهای جدید نیاز دارد. پیشینه‌های حاوی فراداده می‌تواند از یک ساختار چند سطحی برخوردار باشد و می‌توان آن را «فرا پیشینه‌ها» نامید. بنابراین، از فعالیتهای آتی مسئولان سازماندهی اطلاعات، ایجاد فراپیشینه‌ها برای مدیریت فراداده‌هاست. فراپیشینه‌ها قادرند با یک رویکرد هستی‌شناسی، کل منابع اطلاعاتی مرتبط با یک اثر، یا مرتبط با یک پدیدآور، و یا با یک موضوع خاص را به صورت یک مجموعه (هستی) و در ساختاری معنادار تنظیم کرده و نمایش دهند.

برخی تجربه‌ها در این زمینه مورد استقبال قرار گرفته و به منزلة راهکارهایی مناسب ارزیابی شده است. مفهوم «پیشینه مادر» که توسط فتاحی در سال 1995 ارائه شد و به صورت آزمایشی در یک فهرست وبی مورد استفاده قرار گرفت، توسط سایر پژوهشگران دنبال شد. تلاش ایفلا و کتابخانه‌های ملی چند کشور مطرح در برگزاری سلسله همایشهای منطقه‌ای در زمینه همخوان کردن قواعد فهرستنویسی و حرکت به سوی قواعد بین‌المللی فهرستنویسی اگرچه در واقعیت با دشواریها و مشکلات متعددی روبه‌روست، اما می‌تواند به منزلة یک گام به سوی شرایط آرمانی تلقی شود.

توسعه اینترنت و رشد سریع وب، به ایجاد نوعی ذهنیت آرمانی در بسیاری از افراد که این محیط را پاسخگوی همه نیازهای اطلاعاتی خود می‌دانند، منجر شده است. به تصور بسیاری، حتی متخصصان، هر آنچه در وب ذخیره شده به صورتی مطلوب سازماندهی گردیده و کاربران قادرند نیازشان را به سرعت و سهولت بیابند. نتایج بسیاری از پژوهشها در جهت عکس این ذهنیت آرمانی است. وب با گذشت بیش از یک دهه از توسعه و تحول، هنوز مشکلات عمده‌ای در سازمان دادن به دانش بشری و بازیابی اطلاعات دارد.

یکی از مسائل اساسی حوزه سازماندهی اطلاعات، دور شدن متخصصان و حرفه مندان این حوزه از مبانی نظری و چارچوبهای فکری است. این امر باعث شده به موازات کاربرد فناوریهای جدید در کتابخانه، بویژه طراحی پایگاههای اطلاعاتی که عموماً توسط متخصصان رایانه انجام می‌شود، مباحث فنی و تکنیکی جای مباحث نظری را در شکل دادن به نظامهای اطلاعاتی بگیرد و کتابداران بتدریج به زمینه های فنی گرایش یابند. کاهش تعداد واحدهای مرتبط با سازماندهی (فهرستنویی، رده بندی و نمایه‌سازی) و یا تعطیل کردن این گونه درسها در دانشکده‌های کتابداری، در همین راستا رخ داده است. دور شدن از مبانی نظری، چالش اساسی برای حرفه کتابداری و اطلاع‌رسانی به شمار می‌رود.

در عین حال، نکته امیدوار کننده در چالش با مسایل سازماندهی اطلاعات، وجود پیکره‌ای ارزشمند از دانش نظری و عملی سازماندهی است. اصول و مبانی، و برخی از روشهای مطرح در این دانش همچنان روایی و کاربرد پذیری بالایی را در محیط اطلاعاتی جدید دارند. برای درک این ارزشها، برخی از اصول، روشها و ابزارهای موجود باید مورد توجه دوباره قرار گیرند. باید استانداردهایی را که کاربرد بین‌المللی یافته‌اند با ملزومات محیط جدید اطلاعاتی همخوان نمود (فتاحی، 1376، 1382). استفاده از دستاوردهای فناوریهای جدید این امکان را فراهم نموده است تا اصول و روشهای سازماندهی اطلاعات را به نحو کارآمدتری پیاده‌سازی کنیم. حرکت از ایجاد پایگاهها و فایلهای محلی، فهرست مستند اسامی مشاهیر و فهرست مستند عنوانهای موضوعی به سوی پایگاههای ملی و سپس پایگاههای بین‌المللی، از مهمترین اقدامهایی است که محیط اطلاعاتی و سازماندهی اطلاعات را به مرزهای آرمانی آتی نزدیک خواهد کرد.

جمع بندی

سازماندهی اطلاعات یکی از ارکان اساسی و جدایی ناپذیر در چرخه مدیریت اطلاعات به شمار می رود. به بیان دیگر، رویکرد سازماندهی به سایر مقوله های مدیریت اطلاعات، یعنی گزینش منابع، فراهم آوری، اشاعه و ارزیابی عملکرد وابسته است. بر همین اساس، آنچه را که در این مقاله به منزله چالشهای اساسی مورد تحلیل قرار گرفت، می توان در چهار مقوله مرتبط با مراحل اصلی مدیریت اطلاعات دسته‌بندی کرد. چنانکه در جدول صفحه بعد مشاهده می‌شود، هر یک از چالشها، ضمن آنکه خود به منزلة یک عامل مستقل مطرح است، بر برخی از چالشهای دیگر نیز تأثیر می‌گذارد. این امر حاکی از آن است که یک به هم پیوستگی در محیط اطلاعاتی و نظامهای مدیریت اطلاعات وجود دارد. به بیان دیگر، تحلیل چالشهای سازماندهی اطلاعات تنها در ارتباط با سایر مقوله ها و در یک بافت خاص، قابل انجام و توجیه پذیر می باشد.

چالشهای اساسی سازماندهی اطلاعات در مقوله های چهارگانه

به نظر می رسد استفاده از مدلهای تکامل یافته ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، رویکردی مناسب و امیدوارانه در ایجاد ارتباط و انسجام در جهان کتابشناختی است. این امر با توجه به افزایش منابع تولید شده و نیز امکان کاربرد فناوری پیوندهای فرامتنی در پایگاههای اطلاعاتی، قابل توجیه می باشد. در این میان، آنچه اهمیت دارد، کسب اطمینان از قابلیتهای این مدلها بر اساس آزمون آنها در پایگاههای واقعی و پرکاربرد است. با پیاده سازی این مدلها می توان بخش قابل توجهی از چالشهای سازماندهی را برطرف ساخت، زیرا این مدلها چارچوب طراحی پیشینه کتابشناختی را با توجه به کارکرد هر عنصر اطلاعاتی مشخص می کنند. با توجه به دانش و تجربه کتابداران در زمینه سازماندهی و شناخت ویژگیهای جهان کتابشناختی، می توان امیدوار بود که آنها در طراحی عملی و پیاده سازی مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، نقشی اساسی بر عهده گیرند. در آینده نه چندان دور، تلاش مسئولان سازماندهی اطلاعات بر ایجاد مدلهای جدید در زمینه سازماندهی فراداده درباره فراداده استوار خواهد بود؛ رویکردی که دارای ارزش افزوده قابل توجهی است.

خلاصه کلام آنکه، اگرچه تحقق آرمانها بسیار دشوار و گاه ناممکن می‌نماید، اما آرمانگرایی نیروی عظیم و سالمی است که ما را به تلاش به سوی وضع بهتر و مدیریت واقعیتها هدایت می‌کند.