بررسی وضعیت و بسترهای به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان کتابخانه‌های آستان قدس رضوی در انطباق با الگوی «نوناکا و تاکه‌ اوچی»

. مقدمه

امروزه «دانش» یکی از بزرگترین مزیتهای رقابتی[1] سازمانها در عرصه اقتصاد جهانی به شمار می آید. در جهان کنونی که تولید کالاها و ارائه خدمات به شدت دانش مدار شده است، دانش دارایی، کلیدی برای کسب برتری رقابتی است. در سالهای اخیر به موجب ظهور مرحله جدیدی از نظام اقتصاد جهانی با عنوان «اقتصاد دانش مدار» دانش سازمانی بتدریج به عنوان منبع اصلی اقتصاد شناخته شده و موفقیت هر سازمان بیش از آنکه به ارزش منابع فیزیکی، سرمایه و داراییهای ملموس و عینی آن وابسته باشد، به سرمایه‌های فکری سازمان بستگی دارد (Walczak, 2005).

«استوارت»[2] (1998) طی مقاله‌ای، این مسئله را به سازمانها یادآوری کرد که به آنچه می‌دانند (سرمایه فکری) بیش از آنچه دارند (سرمایه مادی) اهمیت دهند. «دراکر»[3] (1998) نیز دانش را به عنوان پایه‌های رقابت در جامعه مدرن معرفی کرد. اقتصاددانی به نام «رومر»[4] (1993) دانش را تنها منبع بی‌پایانی نامید که با استفاده بیشتر، حجم آن بیشتر می‌شود. بنابراین، در حالی که ضروری است سازمانها «بدانند که چه می‌دانند»  باید به طور مؤثری از دانش خویش نیز بهره‌برداری کنند. آنچه در نهایت دانش را ارزشمند جلوه می‌دهد و به سازمانها امکان می‌دهد اهمیت آن را درک کنند، استفاده از دانش به منظور تصمیم‌گیریهای بهتر و بهبود عملکردهایی است که بر پایه دانش استوارند. در این راستا، مدیریت دانش به عنوان رویکردی نوین جهت بهره‌برداری و توسعه سرمایه‌های یک سازمان با هدف پیشبرد اهداف سازمان ظهور کرد (Bhatt, 2002) و ارائه راهبرد و تدابیری برای مدیریت سرمایه های انسانی را مورد تأکید قرار داد (McAdam & Maccreedy, 1999).  

مدیریت دانش در بیش از یک دهه توسط بسیاری از نظریه پردازان این حوزه به عنوان ابزاری پایا و مترقی جهت بهینه سازی عملکرد سازمانها در مواجهه با پیچیدگی ها و ابهامهای روزافزون دنیای مدرن مطرح شده است (مانند، (Drucker, 1988; Itami & Roehl, 1991; Nonaka & Takeuchi, 1995; Davenport & Prusak, 1998;  در Von Krogh, 2000; Choo & Bontis, 2002, Smith & McLaughlin, 2004) این رویکرد جدید، به واقع بر نیاز سازمان به سازماندهی سرمایه فکری، انسانی و علمی مبتنی است و به عنوان نگرشی نو در تغییر و جابه جایی از مدیریت نیروی عضلانی به مدیریت مغزها تجلی یافت و به رشد سریع دانش و فناوری منجر شد (Sallis & Jones, 2002).

مدیریت دانش، منابع و قابلیتهای دانشی سازمان را مهار می‌کند تا سازمان بتواند به یادگیری و انطباق با محیطهای متغیر بپردازد (مفیدی و سنیمان، 1384). مدیریت دانش بهترین راه‌حلها را برای گسترش، پرورش و بهره‌برداری از دانش فردی و تبدیل آن به دانش سازمانی فراهم می‌کند؛ همچنین به افراد کمک می‌کند تا این دانش سازمانی را به اشتراک گذاشته و به گونه ای به‌کار گیرند که به بهبود  عملکرد سازمانی بینجامد (در Dixon, 2000; O’Dell & Grayson, 1998; Ahmad Sharif, Mohammad Nazir et al., 2005).

«مدیریت دانش» فرایندی است که با به کارگیری آن، سازمان بر اساس دانش و یا سرمایه فکری خود به تولید ثروت می پردازد (نوناکا و تاکه اوچی، 1385). به صورت بسیار ساده، مدیریت دانش فرایندی است که طی آن سازمان به ایجاد ارزش از داراییهای فکری و دانش محور می پردازد. مدیریت دانش مجموعه فرایندهایی است که باعث ایجاد و اشاعه دانش در سازمان شده، دستیابی به اهداف و مأموریتهای آن را تسهیل می‌کند (تاونلی، 1380). مدیران موفق همواره از داراییهای فکری موجود در سازمان خود استفاده کرده و به آن پی برده اند، اما اغلب این فعالیتها به صورت غیرنظام مند و ساختارنیافته انجام گرفته است، به نحوی که مدیران از میزان انتشار و گسترش دانش کسب شده در سطح سازمان اطمینان ندارند. تخمین زده می‌شود 85% داراییهای دانش سازمان به جای ذخیره سازی در پایگاه‌های داده، در پست الکترونیکی، فایلهای Word و در فایلهای ارائه گزارشها، فعالیتها و سخنرانیها جای گرفته است (Bolloju, Khalifa & Turban, 2002).

تعریفهای زیادی از مدیریت دانش ارائه شده است که بیشتر آنها بر ارزشهای یاد شده از مدیریت دانش تکیه دارند. در این پژوهش تعریف ارائه شده از سوی سازمان همکاری و توسعه اقتصادی[5] مورد توجه قرار گرفته است. به نظر می رسد این تعریف به صورت خلاصه، مفاهیم اصلی موجود را دربرگرفته است. طبق آن، مدیریت دانش به مجموعه‌ای از فعالیتهای سازمانی گفته می‌شود که در راستای خلق، کسب و توزیع دانسته‌ها و ارتقای به اشتراک گذاری دانش در داخل سازمان و محیط پیرامون آن، انجام می‌شود (OECD, 2003). بدین ترتیب، با پذیرفته شدن دانش به عنوان یک منبع راهبردی برای سازمانها و اهمیت آن در میزان توانایی و پایداری سازمان در فضای رقابتی، نیاز مبرمی به ایجاد روشهای تولید، اشتراک و به‌کارگیری دانش در سازمانها به وجود آمده است. در این میان، این پژوهش به اشتراک دانش، که از عناصر اصلی مدیریت دانش می‌باشد، توجه دارد.

2. اشتراک دانش در سازمانها

چنانکه اشاره شد، امروزه دانش سازمانی به عنوان یک منبع ناملموس بسیار ارزشمند برای کسب برتری رقابتی شناخته شده است. سازمانها به مدیریت چنین دارایی نامحسوسی جهت به دست آوردن و حفظ مزیت رقابتی سازمانی توجه بسیاری داشته اند (Gao, 2004؛ Hansen, Nohria & Tierney,1999). یکی از عوامل کلیدی و مهم در مدیریت دانش، توانایی سازمانها در انتقال و به اشترک گذاری دانش شناخته شده است ( Zhang & Faerman, 2004 ; Sundaresan & Zhang , 2004 ; Kim & Lee, 2005; Chaudhry, 2005; Zhang, Faerman & Cresswell, 2006). «بیراد و همکارانش»[6] (2005) معتقدند هنگامی که دانش گردآوری شده توسط یک فرد، گروه یا اداره با دیگر کارکنان به اشتراک گذارده شود، به دانش سازمانی تبدیل می‌شود. آنها اشتراک دانش را پیوند میان مدیریت دانش و خلاقیت و نوآوری در سازمان می‌دانند. بدین ترتیب، اشتراک دانش در سازمان، به تولید دانش جدید منجر می‌شود (Chua & Polytechnic, 2001) و در نهایت بهبود و اثربخشی عملکرد سازمانی را درپی خواهد داشت (Kim & Lee, 2005).

بیشتر محققان و پژوهشگران دریافته‌اند، اشتراک و انتقال دانش بخصوص در عصر جاری که سازمانها باید به گونه ای مستمر یادبگیرند و خلّاق باشند تا در فضای رقابتی باقی بمانند، بسیار اهمیت دارد (Joshi  & Nissen, 2005). «ساندارسان و زنگ»[7] (2004) مدعی‌اند فعالیتهای اشتراک دانش و یادگیری در میان کارکنان یک سازمان موجب تسهیل اجرای فرایند مدیریت دانش در آن سازمان می‌شود. بدون اشتراک دانش، مدیریت دانش اثربخش نخواهد بود و سازمان به گونه‌ای تدریجی قدرت رقابتی خود را از دست خواهد داد. نتایج تحقیقی که گزارش آن در Financial Times منعکس شد (Murray,1999 در Gao, 2004) نیز آشکار کرد 94%  کارکنان سازمانهای چندملیتی در اروپا معتقدند پیشبرد موفق مدیریت دانش مستلزم این است که کارکنان آنچه را می‌دانند با دیگران در سازمان به اشتراک بگذارند.

دانش سازمانی می‌تواند به شکل کارآمد و مؤثر از طریق فرایند اشتراک دانش در سطح سازمان توزیع شود.  هنگامی که این دانش در دیگر بخشهای سازمان مورد استفاده قرار گیرد، به بهبود و ارتقای عملکرد سازمانی منجر خواهد شد (O`Dell & Grayson, 1998). افزون بر این، ظرفیت جذب سازمانی به معنای توانایی در درک ارزش، تلفیق و به کاربردن دانش در جهت هدفهای سازمانی، می‌تواند از طریق اشتراک دانش در میان کارکنان افزایش یابد. طی فرایندهای تعاملی اشتراک دانش، دانش فردی کم‌کم به دانش سازمانی تبدیل شده و ظرفیت جذب افزایش می‌یابد و هر چه این سطح بالاتر باشد، توانایی سازمان در تولید، یادگیری و استفاده از دانش جدید افزایش خواهد یافت (Cohen & Levinthal, 1990 در Gao, 2004). به عبارت دیگر، با توجه به اینکه دانش علت اصلی کامیابی و پایداری سازمانهای موفق است، اشتراک دانش تأثیر عمده ای بر توان پایایی سازمانها دارد (داورپناه، 1382). وقتی چیزی منتقل می‌شود و یا به اشترک گذاشته می‌شود، فردی آن را از دست می‌دهد و دیگری آن را به دست می آورد. این معادله به داراییهای فیزیکی و ملموس که ارزش آنها با استفاده کم می‌شود، مربوط است؛ ولی چنانکه پیشتر توضیح داده شد، با توجه به اینکه دانش یک دارایی غیرملموس است، نه تنها در صورت استفاده ارزش آن کم نمی‌شود، بلکه افزایش نیز خواهد یافت. دانش وقتی ارزش خود را از دست می‌دهد که مورد استفاده قرار نگیرد. در واقع، دانش باید به اشتراک گذاشته شود تا ارزشمند باشد و این تنها راهی است که روزآمد نیز باقی می‌ماند (Allee, 1997 در King, 2001). بنابراین، اشتراک دانش فرایندی است که از آن طریق افراد به تبادل دوجانبه دانش خویش با یکدیگر پرداخته، دانش فردی به دانش سازمانی تبدیل و به طور بالقوه به وسیله این فرایند فرصت برای یادگیری تجارب جدید و فرصتی برای تمرین و به اجراگذاشتن تجربه‌ها، مهارتها و تواناییها فراهم می‌شود (Yu, 2004).

با توجه به اهمیت مبحث اشتراک دانش در سازمانها و توجه به آن به عنوان عنصر اصلی مدیریت دانش، برخی از صاحب‌نظران الگوهایی را برای پیاده‌سازی و یا ارزیابی اشتراک دانش در سازمانها ارائه داده اند که بسیاری از آنها بر اساس الگوی تبدیل دانش «نوناکا و تاکه اوچی» است (Shull et al., 2003; Kautz, 2005). در این الگو، بنا به نظر برخی افراد صاحب نظر (Shull et al., 2003) فرایند اشتراک دانش به صورت یک چرخه مداوم و پیوسته به تصویر کشیده شده است (شکل 1).

شکل 1. مدل تبدیل دانش برگرفته از «نوناکا و تاکه اوچی» (نوناکا و تاکه اوچی، 1385 )

«السعید و احمد»[8] (2003) نیز معتقدند بسیاری از الگوهای اشتراک دانش، بر تعامل میان دانش عینی و ذهنی مبتنی  است و مدل «نوناکا و تاکه اوچی» در این خصوص پایه و چارچوب مناسبی را فراهم ساخته است. به عنوان نمونه می توان به پژوهش «کوتز»[9] (2005) اشاره کرد. وی در تحقیقی موردی، با توجه به مدلی که در رابطه با اشتراک دانش بر پایه الگوی تبدیل دانش «نوناکا و تاکه اوچی» ارائه داده بود، به بررسی وضعیت اشتراک دانش در یک سازمان فناوری اطلاعات در دانمارک پرداخت و وی معتقد بود دانش از طریق یادگیری کسب و از طریق ارتباطات به اشتراک گذاشته می‌شود. بدین ترتیب، در مدل پیشنهادی خویش بر مبنای الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» فرایند یادگیری و ارتباطات را نیز گنجانده و با رویکردی توصیفی با استفاده از این مدل به شناسایی موارد مرتبط با اشتراک دانش در سازمان از جمله تعاملهای اجتماعی و ابزارها و ساز و کارهای به کارگرفته شده در جهت ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات پرداخت و در نهایت نتیجه گرفت که این الگو می‌تواند ارتباط بین انتقال اطلاعات، فرایند یادگیری و شناسایی انواع دانش را نشان دهد.

افزون بر این، «شال و همکارانش»[10] (2003) نیز به بررسی فرایند اشتراک دانش و تعامل میان دانش عینی و ذهنی دو گروه از مهندسان نرم افزار بر اساس الگوی تبدیل دانش «نوناکا و تاکه اوچی» پرداختند. محققان معتقدند مطالعات مکرر در جامعه مهندسی نرم افزار اهمیت بسیاری دارد و امروزه بسته های آزمایشگاهی می توانند تکمیل کننده مطالعات مکرر باشند، اما با وجود بسته های آزمایشگاهی نیز، انتقال تجربه‌ها و دانش چگونگی انجام کار به طور مؤثر امکان پذیر نیست. در همین راستا، آنها ساختار همکاریهای انجام شده در پروژه Reader را که تحت حمایت دو سازمان ملی علوم آمریکا و برزیل انجام گرفته است، تحلیل کرده و به بررسی موارد مرتبط با انتقال دانش پرداختند. برای انجام پژوهش، از الگوی تبدیل دانش «نوناکا و تاکه اوچی» به عنوان چارچوب نظری پژوهش برای شناسایی موارد مرتبط با اشتراک دانش در خصوص آزمایشهای مربوط به مهندسی نرم افزار استفاده کردند. بدین ترتیب، از دو گروه مهندس نرم‌افزار برای به تصویر کشیدن شیوه‌های اشتراک دانش و شناسایی ساز و کارهای اجرای آنها در پروژه Reader استفاده کردند. یافته‌های این پژوهش نشان داد مشکل اصلی با توجه به الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» در دو بخش اجتماعی‌سازی و درونی‌سازی است و این امر نیز به دلیل ماهیت دانش ذهنی است. علاوه بر آن، پژوهشگران دریافتند، دانش ذهنی و تجربه‌ای که فرد در اجرای آزمایش به کارمی‌برد، در بسته‌های آزمایشگاهی که تنها به توصیف چگونگی آزمایش می‌پردازد، ثبت نمی‌شود. بدین ترتیب، پژوهشگران پیشنهاد دادند علاوه بر ثبت چگونگی انجام پژوهش در این بسته‌ها، فهرست خطاهایی که فرد در هنگام انجام آزمایش با آنها روبرو می‌شود و چگونگی برخورد و رفع آنها نیز تهیه شود. به این شکل، امکان عینی کردن دانش ذهنی و بهره‌گیری از آن بیشتر خواهد شد.

بدین ترتیب، با توجه به اینکه الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» و چهار مرحله تبدیل دانش آن مبنا و اساس پژوهش حاضر قرار گرفته است، توضیح مختصری در مورد این الگو و چهار مرحله آن داده می‌شود:

این الگو ابتدا در سال 1991 (Nonaka, 1991) مطرح و در سال 1995 به شکل گسترده تری در کتاب «شرکتهای دانش آفرین» (نوناکا و تاکه اوچی، 1385) به تصویر کشیده شد. در این الگو، تعاملی پویا که دانش در آن، از طریق یک فرایند چرخه‌ای منتقل می‌شود، نشان داده می‌شود. در این تعامل، ارزش دانش از طریق تبادل میان افراد و گروه‌ها افزایش می‌یابد. به طور کلی، این الگو به عنوان رویکردی در توصیف روشهایی که دانش در سازمانها تولید، منتقل و بازتولید می‌شود، به کار گرفته می‌شود. در ادامه، توضیح مختصری درباره چهار مرحله این الگو ارائه می‌گردد. 

اجتماعی سازی[11] (ذهنی به ذهنی): شیوه اجتماعی‌سازی، به عنوان فرایند اشتراک تجربه‌ها شناخته می‌شود. پیامد آن، خلق دانش ذهنی و شکل گیری الگوهای ذهنی و مهارتهای مشترک تعریف می‌شود (نوناکا و تاکه اوچی، 1385). در این شیوه، دانش فردی به دانش جمعی تبدیل می‌شود. بسترهای مختلفی که برای تعامل ایجاد می‌شود، فرصت تعامل را بین افراد یا صاحبان دانش فراهم می‌کند. از جمله این فرصتها، جلسات، سمینارها، اتاق استراحت و چای، اتاق بحث و گفتگوست. کارآموزی کارکنان تازه استخدام در کنار کارمندان باتجربه سازمان، نمونه‌ای دیگر از فرصتهایی است که موجب به اشتراک گذاری دانش ذهنی می‌شود. این یادگیری و کسب دانش ذهنی، بدون استفاده از زبان، بلکه از طریق مشاهده، تقلید و تمرین می‌تواند صورت گیرد. کلید اصلی برای دستیابی به دانش ذهنی کسب  تجربه و تعامل است. برای اجتماعی شدن دانش در این شیوه، بسترهای مناسبی در کتابخانه می‌تواند فراهم شود. در این خصوص، می‌توان به برگزاری نشستها و گردهماییهای درون کتابخانه‌ای و برون کتابخانه‌ای که با هدف ارائه راه حل برای مسائل حرفه ای یا اداری تشکیل می‌شود، یا جلسات بحث و گفتگو در کنفرانسها اشاره کرد. در این رویدادها، کتابداران تجربه و دانش ذهنی خویش را به اشتراک می‌گذارند. همچنین، وجود اینترانت و گروه‌های بحث درون کتابخانه‌ای جهت به اشتراک‌گذاری عقاید، اندیشه‌ها و تجربه‌های کارمندان می‌تواند مفید باشد.

برونی سازی[12] (ذهنی به عینی): برونی‌سازی فرایندی است که طی آن دانش ذهنی، در قالب مفاهیم عینی بیان می‌شود. در این شیوه، دانش ذهنی در قالبهای مختلفی همچون استعاره، قیاس، مفاهیم، فرضیه و یا الگو، به دانش عینی تبدیل می‌شود (نوناکا و تاکه اوچی، 1385). از این روش می‌توان در برنامه‌های آموزشی کتابخانه‌ها بهره گرفت. از دیگر شیوه های برونی‌سازی، خلق اثری عینی است. انتشارات گوناگون کتابخانه نمونه بارزی از این شیوه است. نشریه کتابخانه، انواع بروشور و راهنما فرصتی را در اختیار کارکنان کتابخانه قرار می‌دهد تا تجربه‌های کاری و دانش خویش را از آن طریق در دسترس سایر کتابداران یا کاربران قرار دهند؛ همچنین تبدیل تجربه‌ها به دستورالعملها و راهنماهای کاری و یا سیاهه ای قابل لمس و استفاده برای سایرین؛ مانند آئین نامه ها، تهیه راهنماها، وجین، تشکیل جلسه‌های حل مسئله و یا تهیه پایگاه متخصصان در یک زمینه خاص. این شیوه، تجربه و دانش ذهنی را به دانش عیان تبدیل و بستری را برای به اشتراک گذاری دانش در هر زمان که نیاز باشد، فراهم می کند. در رابطه با این شیوه، ابزارها و فناوریهای مرتبط با همکاری و ارتباطات نقش بسیار مهمی دارند. طراحی و استفاده از اینترانت سازمانها، مانند روش پیشین، می‌تواند بستر مناسبی برای برونی‌سازی و به اشتراک‌گذاری دانش ذهنی به صورت عینی نیز فراهم کند.

ترکیب[13] (عینی به عینی): ترکیب، فرایند قاعده‌مند ساختن مفاهیم در قالب نظام دانش است. این شیوه تبدیل دانش، مواردی همچون تلفیق اشکال مختلف دانش عینی را در برمی گیرد. موارد مطرح در رابطه با این شیوه، عبارتند از: تهیه کتابشناسی‌های تخصصی، فهرستها و بروشورهای اطلاعاتی برای معرفی منابع.

درونی سازی[14] (عینی به ذهنی): درونی‌سازی، فرایندی است که طی آن دانش عینی در قالب ذهنی، تجسم می یابد. به عبارت دیگر، اطلاعات کسب شده در ترکیب با دانسته های پیشین پردازش شده و به دانسته جدید، یا دانش ذهنی فرد تبدیل می‌شود. در این فرایند، وقتی تجربه‌های موجود از طریق فرایندهای اجتماعی سازی، برونی سازی و ترکیب بر مبنای الگوهای ذهنی مشترک یا تخصص فنی، جزء دانش ذهنی فرد‌ درون‌سازی می‌شوند، به صورت موجودیهای با ارزش درمی‌آیند (نوناکا و تاکه اوچی، 1385). شرکت در سمینارها و کنفرانسها، نشستهای علمی و مطالعه نشریات حرفه ای در این خصوص مفید می باشد. همچنین، در این شیوه بسترهایی که دانش عینی سازمان را به گونه‌ای برای کارکنان دسترس‌پذیر کند، از جمله اینترانت نیز حایز اهمیت بسیار است. نشستها و گردهماییهای منظم و هدفمند در رابطه با بحثها و فعالیتهای حرفه ای، مطالعه جمعی تحقیقها و گزارش و تحلیل نتایج به درونی‌سازی و خلق دانش در ذهن کمک زیادی می‌کند.

هر یک از مراحل بالا کامل کنندة مرحله پیش از خود بوده و ضمن نهادینه شدن دانش در سازمان، باعث تولید و خلق دانش جدید نیز می‌شود. البته، باید به این نکته اشاره کرد، با اینکه برونداد هر یک از این مراحل، دانش جدید است ولی در تک تک این مراحل فرایند به اشتراک‌گذاری دانش اصل غیرقابل انکار است. چنانچه بسترهایی در راستای به اشتراک گذاری دانش ذهنی و عینی موجود در سازمان فراهم نشده باشد، دانش موجود به دانش سازمانی تبدیل نمی‌شود و دانش جدیدی نیز تولید نخواهد شد.

بسترهایی که در متون شناسایی شده و در کتابخانه‌ها می‌تواند به تبدیل دانش و تولید آن کمک کند به صورت نمونه بر اساس الگوی  «نوناکا و تاکه اوچی» دسته بندی و نشان داده می‌شود.

شکل 2. مثالهایی در رابطه با هر یک از مراحل تبدیل و تولید دانش

در کتابخانه‌ها بر اساس الگوی «نوناکا و تاکه اوچی»

3. بیان مسئله

با توجه به فرایند تولید و تشکیل دانش، مشخص می‌شود که دانش ابتدا در ذهن افراد تولید و با به اشتراک‌گذاری آن می‌تواند به دانش سازمانی تبدیل شود و دانش سازمانی خود منشایی برای تولید دانش فردی خواهد بود. بنابراین، سرمایه های سازمانی به طور عمده در اذهان افراد نهفته است. این دانش حیاتی و مهم هنگامی در اختیار سازمان قرار می گیرد که کارکنان تمایل به همکاری و اشتراک دانش داشته باشند و علاوه بر آن تمهیدات و سازوکارهای مؤثری نیز توسط سازمان در این رابطه فراهم شده باشد. با تغییر شغل و پست سازمانی، همچنین بازنشستگی برخی از کارکنان، دانش ارزشمندی که حاصل سالها تجربه کاری بوده به سادگی از بین خواهد رفت و سازمان توانایی بهره‌گیری از آن را در صورت استفاده نکردن از شیوه‌های مؤثر اشتراک دانش نخواهد داشت. از دیدگاه «نوناکا و تاکه اوچی» (1385) چنانچه دانش فردی با دیگران به اشتراک گذاشته نشود، تأثیری بر رشد و گسترش دانش موجود در سازمان نخواهد داشت و دانش جدیدی نیز تولید نخواهد شد.

کتابخانه‌ها نیز به عنوان سازمانهایی که از دیرباز با اطلاعات و دانش سروکار داشته و با هدف فراهم‌آوری اطلاعات و دانش برای کاربران ایجاد شده اند نیز از این قضیه مستثنا نخواهند بود. به یقین، بسیاری از کتابخانه‌ها در عمل به فعالیتهایی می پردازند که در این راستا قرار دارد، اما ممکن است این فعالیتها را در چارچوب نظری که هدایتگر و توسعه دهنده جنبه‌های متفاوت تولید دانش ـ آن‌گونه که در الگوی نوناکا و تاکه اوچی شکل گرفته است ـ  قرار نداده باشند.  در این رابطه، مشخص نیست که سازمان کتابخانه‌های آستان قدس رضوی[15] به عنوان یکی از بزرگترین کتابخانه‌های عمومی در سطح خاورمیانه و بیش از 6 قرن قدمت، تا چه میزانی به این امر توجه دارد. در حال حاضر، این کتابخانه با فراهم آوردن  مجموعه‌ای بالغ بر یک میلیون مدرک و دارا بودن کارکنانی متخصص در حوزه کتابداری و اطلاع رسانی، خدمات متنوعی را به قشر عظیمی از مشتاقان علم و دانش عرضه می‌کند. اطلاعات و دانش در این سازمان نیز همچون سایر سازمانها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه های کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها و تجارب و شایستگی‌ها وجود دارد. مسئله مهم این است که کدام یک از فعالیتهای کتابخانه آستان قدس رضوی می‌تواند بستری خاص از این الگو تلقی شود و اینکه میزان بهره‌گیری از این بستر چه مقدار است؛ نادانسته هایی که این تحقیق درصدد شناسایی آنهاست.

4. روش پژوهش و ابزار گردآوری اطلاعات

پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و در اجرای آن از روش تحقیق موردی از نوع پیمایشی استفاده شده است. نظر سنجی و تحلیل محتوا برای گردآوری داده‌ها در نظر گرفته شد. دیدگاه‌های 31 نفر از رؤسا و معاونان کتابخانه مرکزی و کتابخانه‌های وابسته به آستان قدس رضوی و 129 نفر از کتابداران رسمی و پیمانی این کتابخانه‌ها،که کل جامعه پژوهش را تشکیل می دهند، از طریق پرسشنامه گردآوری گردید. اسناد و مدارک مورد نیاز این پژوهش (شامل آیین نامه ها، خبرنامه، صورت جلسات، بخشنامه ها،‌ بروشورها، نشریه کتابخانه و ... ) به شیوه تحلیل محتوا مورد بررسی قرار گرفت و داده‌های به دست‌آمده در سیاهه وارسی ثبت شد.  با توجه به اینکه هدف پژوهش حاضر بررسی انواع فعالیتهای به اشتراک گذاری دانش در انطباق با چهار مرحله تبدیل دانش در الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» می باشد، این الگو به عنوان چارچوبی مفهومی برای انجام پژوهش در نظر گرفته شد. این چارچوب زیر ساخت مفهومی پرسشنامه‌ها و نیز ساختار تجزیه و تحلیل داده‌ها را تشکیل داد. این امر و نیز پیش آزمون به عمل آمده از پرسشنامه‌ها، تضمین کننده روایی و پایایی آنهاست.

5. تحلیل داده‌ها و ارائه یافته‌های پژوهش

با توجه به آنچه در مبانی نظری مطرح شد، این الگو به اشتراک دانش ذهنی و توزیع دانش عینی در سطح سازمان کتابخانه‌ها تأکید دارد. این تحقیق برای پاسخ به پرسش اصلی پژوهش، یعنی میزان انطباق بسترهای به اشتراک گذاری دانش در سازمان کتابخانه‌ها با توجه به الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» شکل گرفت. هدف از طراحی این پرسش، بررسی وضعیت شیوه ها و بسترهای اشتراک دانش در سازمان کتابخانه‌ها، میزان بهره‌گیری ازآنها در انطباق با چهار مرحله تبدیل دانش این الگوست.

لازم به توضیح است، یافته‌ها نشان می‌دهد برخی از بسترهای ایجاد شده در سازمان کتابخانه‌ها در مراحل تبدیل دانش در الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» تکرار شده است.  برای نمونه، یک بستر مانند اینترانت که بستری برای تولید اطلاعات است، در اشاعه و کسب اطلاعات و دانش نیز به کار می رود. بنابراین، در چند مرحله از تبدیل دانش ممکن است از آن یاد شود. 

در تحلیل یافته‌ها، بسترها و مصداقهای مرتبط با هر یک از مراحل تبدیل دانش، مورد بررسی قرار گرفته است. برای اینکه بتوان به نتیجه گیری درستی رسید، ارزشهای کمی برای موجود بودن یک بستر و نیز برای میزان استفاده از آن در نظر گرفته شد. بر این اساس، به وجود و نبود هر کدام از بسترها به ترتیب امتیاز 1 و 0 داده شد. قابل ذکر است، در راستای بررسی موجودیت برخی از بسترها، خط مشی مرتبط با تشکیل چنین بسترهایی در سازمان کتابخانه‌ها مورد توجه قرار گرفته و وجود چنین خط مشی و آئین‌نامه‌ای نشانگر  موجودیت رسمی بسترهاست. به منظور بررسی میزان بهره‌گیری از هر کدام از بسترهای موجود، سه سطح «مناسب»، «تا حدودی مناسب» و «نامناسب» انتخاب شد. برای تعیین این سه سطح، از دیدگاه‌های پاسخ‌دهندگان و نتایج بررسی اسناد و مدارک استفاده شد. به عبارت دیگر، در صورتی که در نظر سنجی مشخص شود بیش از 50% کتابداران و یا مدیران از یک بستر خاص برای اشتراک دانش استفاده می کنند، میزان بهره‌گیری «مناسب» در نظر گرفته و امتیاز 3 به آن نسبت داده شد. چنانچه میزان استفاده از بسترها حدود 50% باشد امتیاز 2 دریافت کرده و میزان بهره‌گیری «تاحدودی مناسب» در نظر گرفته می‌شود. اگر میزان استفاده پایین تر از 50% باشد، بهره‌گیری «نامناسب» در نظر گرفته شده و امتیاز 1 به آن نسبت داده می‌شود. بدین ترتیب، اگر جمع امتیازهای مرتبط با موجودیت بسترها در سازمان از میانگین امتیازهای مورد انتظار در این بخش بالاتر باشد، می‌توان ادعا نمود که سازمان کتابخانه‌ها از لحاظ دراختیارداشتن امکانات و بسترهای مناسب در هر کدام از مراحل تبدیل دانش، در وضعیت مناسبی است.

با توجه به توضیحاتی که در رابطه با هر یک از مراحل تبدیل دانش الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» در ابتدای مقاله ارائه شد، به ترتیب به تحلیل یافته‌های مرتبط با هر یک می‌پردازیم.

اجتماعی سازی (ذهنی به ذهنی)

در راستای به اشتراک گذاری دانش ذهنی و تبدیل دانش ذهنی به ذهنی در سازمان کتابخانه‌ها، شش بستر شناسایی گردید که وضعیت و میزان بهره‌گیری از آنها در ادامه توضیح داده می‌شود:

تشکیل کمیته ها و شوراها در سازمان کتابخانه‌ها: در سازمان کتابخانه‌ها، به منظور سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و هماهنگی بین قسمتهای مختلف، کمیته‌ها و شوراهای بسیاری تشکیل شده است. بدین ترتیب، بستر و امکانی فراهم شده تا افراد در رابطه با مسائل مهم سازمانی بحث و گفتگو کنند و تجربه‌ها و دانش ذهنی خویش را به اشتراک بگذارند. در راستای بررسی میزان مشارکت کتابداران در این کمیته ها و شوراها، فهرست اعضای تمامی شوراها و کمیته های مرتبط با جامعه پژوهش حاضر، همچنین گروه‌های کارشناسی زیرمجموعه آنها بررسی شد. در این میان، نتایج نشان داد تنها 45% از کتابداران جامعه پژوهش عضو کمیته ها، شوراها و گروه‌های کارشناسی می باشند. بدین ترتیب، چنانکه مشاهده می‌شود، در رابطه با تبادل دانش ذهنی و به اشتراک گذاری این نوع دانش در سازمان کتابخانه‌ها، کمیته ها، شوراها و گروه‌های کارشناسی به عنوان یک بستر مناسب فراهم شده است، بنابراین موجودیت این بستر در سازمان کتابخانه‌ها تأیید و امتیاز 1 دریافت می‌کند. میزان بهره‌گیری نیز حدود 50% (45%)است، وضعیت «تا حدودی مناسب» تعیین شد و امتیاز2 دریافت کرد.

تشکیل گروه‌های هم عمل در سازمان کتابخانه‌ها: در این راستا، در آیین‌نامه اتاق فکر سازمان کتابخانه‌ها  که در بیست و چهارمین جلسه کمیته تحقیق و توسعه سازمان کتابخانه‌ها مورخ 17/11/85 تصویب شده بود، فراهم کردن امکانات مناسب برای ایجاد چنین گروه‌هایی به عنوان یکی از اهداف خاص تشکیل اتاق فکر، مطرح شده بود. علاوه بر این، اولین گروه هم عمل با موضوع «بررسی راهکارهایی در جهت ایجاد میز مرجع الکترونیکی و ارائه خدمات تحویل مدرک در سازمان کتابخانه‌ها» نیز تشکیل گردید. در این رابطه، می‌توان گفت تلاش شده تشکیل چنین گروه‌هایی در سازمان کتابخانه‌ها به صورت اصولی، مدوّن و در قالبی نظام یافته و در جهت حل مشکلات سازمانی فعال شود و امکان به اشتراک گذاری دانش ذهنی و تجربه‌های کتابداران فراهم گردد. بر اساس شواهد، خط مشی تشکیل چنین گروه‌هایی در سازمان کتابخانه‌ها تدوین شده است. بنابراین، موجودیت این بستر در سازمان کتابخانه‌ها تأیید و امتیاز 1 دریافت می‌کند. ولی، در حال حاضر تنها یک گروه در سازمان کتابخانه‌ها مشغول فعالیت می باشد. بنابراین، میزان بهره‌گیری از چنین گروه‌هایی در سازمان کتابخانه‌ها در حد «تاحدودی مناسب» (50%) می باشد و امتیاز 2 دریافت می‌کند. با توجه به اینکه تشکیل چنین گروه‌هایی در سازمان کتابخانه‌ها به صورت اصولی، مدوّن و در قالب آیین نامه مطرح گردیده است، می‌توان امیدوار بود در آینده در راستای حلّ مسائل و مشکلات سازمان کتابخانه‌ها گروه‌های بیشتری در سازمان کتابخانه‌ها تشکیل شود. 

تشکیل جلسه‌های حل مسئله:تشکیل جلساتی به منظور حل مشکلات و مسائلی که کتابخانه به طور ناگهانی با آنها مواجه می‌شود، یک راهبرد خلاق برای تولید ایده و فکر می باشد. در چنین محیطی، انگیزه طرح ایده ها و عقاید و به اشتراک گذاری دانش ذهنی در کتابداران به وجود می‌آید. به منظور بررسی وضعیت و میزان بهره‌گیری از این شیوه در راستای تبدیل دانش ذهنی به ذهنی، «وجود یک خط مشی در رابطه با تشکیل این نوع جلسات» و «میزان برگزاری چنین جلساتی» مدنظر قرار گرفت. در این راستا، با توجه به کسب نظرات مدیران سازمان کتابخانه‌ها نسبت به برگزاری چنین جلساتی، مشخص شد حدود 4/48% مدیران معتقدند در حد زیاد تا خیلی زیاد، در رابطه با حل مسائل و مشکلات کتابخانه جلساتی تشکیل می دهند. بر اساس معیار تعیین شده در ابتدای این بخش، این میزان در حدود 50% می باشد، بنابراین میزان بهره‌گیری از این بستر در حد «تاحدودی مناسب» ارزیابی شده و امتیاز 2 دریافت می‌کند. اما، در راستای به رسمیت شناختن موجودیت این بستر در سازمان کتابخانه‌ها، با توجه به اینکه طبق بررسی اسناد و مدارک موجود، خط مشی و آیین‌نامه‌ای مدوّن در راستای برگزاری چنین جلساتی در سازمان کتابخانه‌ها تدوین نشده و مورد توجه قرار نگرفته است، موجودیت رسمی این بستر در سازمان کتابخانه‌ها مورد تأیید قرار نگرفته و امتیاز صفر دریافت می‌کند.

برگزاری جلسات و نشستهای رسمی (جلسه رئیس بخش/ کتابخانه با کارکنان): راهبردهای رسمی چون برگزاری جلسات، فرصت خوبی برای سازمانها فراهم می‌کند تا اقدامها و راهبردهای عمده و اساسی خویش را در اختیار سطح گسترده تری از کارکنان سازمان قرار دهند. در راستای بررسی وضعیت این بستر نیز، وجود خط مشی برگزاری جلسات و نشستهای رسمی در بخشها و میزان برگزاری آنها، مدنظر قرار گرفت. با توجه به بررسی اسناد و مدارک، مصوبه ای در شورای اداری سازمان کتابخانه‌ها در رابطه با برگزاری جلسات رسمی در بخشهای مختلف کتابخانه (هر دو هفته یک‌بار)  تصویب شده است. این امر موجودیت رسمی این بستر را در سازمان کتابخانه‌ها نشان می‌دهد، بنابراین امتیاز 1 دریافت می‌کند. در راستای میزان بهره‌گیری نیز، بررسی نظرات کتابداران نشان داد تقریباً بیش از 50% آنان (04/55%) معتقدند جلسات و نشستهای رسمی در راستای بحث و بررسی در رابطه با وضعیت و مشکلات بخش یا کتابخانه در سازمان کتابخانه‌ها تشکیل می‌شود. بنابراین، با توجه به معیار تعیین شده، میزان بهره‌گیری و استفاده از این بستر نیز در حد «مناسب» ارزیابی و به این بستر امتیاز 3 داده می‌شود. 

کارآموزی کارکنان تازه استخدام در کنار کارکنان باتجربه سازمان کتابخانه‌ها: چنانکه اشاره شد، در شیوه اجتماعی سازی، یادگیری و کسب دانش ذهنی بدون استفاده از زبان بلکه از طریق مشاهده، تقلید و تمرین نیز می‌تواند صورت بگیرد؛ بدین ترتیب امکان به اشتراک گذاری دانش ذهنی فراهم شده و افرد به راحتی از تجربه‌های یکدیگر بهره‌مند می‌شوند. در این رابطه نیز «وجود خط مشی در رابطه با کارآموزی کارکنان تازه استخدام» و «وضعیت موجود» بنا به نظر مدیران مورد توجه قرار گرفت. در رابطه با وجود خط مشی، در آیین‌نامه واحد آموزش سازمان کتابخانه‌ها، آموزش کارکنان تازه استخدام مورد توجه قرار گرفته است. بنابراین، موجودیت رسمی این شیوه در سازمان کتابخانه‌ها تأیید و امتیاز 1 دریافت می‌کند. در رابطه با میزان بهره‌گیری نیز، با توجه کسب نظرات مدیران، مشخص شد حدود 2/74% آنان معتقدند کارآموزی کارکنان تازه استخدام در حد زیاد تا خیلی زیاد در سازمان کتابخانه‌ها انجام می‌شود و کارکنان باتجربه، کارکنان تازه استخدام را هدایت و تجارب خود را در اختیار آنها قرار می دهند. بنابراین، میزان بهره‌گیری نیز در حد «مناسب» ارزیابی و امتیاز 3 داده می‌شود.

میزان بهره‌گیری از گروه بحث درون کتابخانه‌ای: استفاده و شرکت در گروه‌های بحث الکترونیکی، امکان اشتراک دانش ذهنی را فراهم می آورد. بدین ترتیب، وجود بستری در راستای بحث و تبادل نظر میان کارکنان سازمان کتابخانه‌ها و میزان بهره‌گیری کارکنان، به عنوان دو معیار مطرح است. در این راستا، اینترانت سازمان کتابخانه‌ها (بخش گفتگوی آزاد) امکان بحث در رابطه با مسائل مختلف را برای کارکنان فراهم کرده است. بنابراین، چنین بستری در سازمان کتابخانه‌ها وجود داشته و امتیاز 1 دریافت می‌کند. اما، میزان مشارکت افراد با توجه به بررسی این بخش از اینترانت مشخص کرد تنها حدود 38% از مباحث توسط جامعه پژوهش حاضر انجام شده است. شاید این میزان نسبت به وضعیت کلی استفاده از اینترانت خوب باشد، ولی با توجه به معیار طرح شده برای ارزیابی میزان بهره‌گیری، استفاده از این بستر در سازمان کتابخانه‌ها هنوز به حد مطلوب نرسیده است و انتظار می‌رود از طریق فرهنگ‌سازی و آموزشهای بیشتر، اهمیت این مورد برای کتابداران سازمان کتابخانه‌ها افزایش یابد و تمایل بیشتری نسبت به استفاده از این ابزار پیدا کنند.  بدین ترتیب، با وجود آنکه بستر مناسبی در راستای بحث و تبادل نظر به صورت گروهی و الکترونیکی فراهم شده، کمتر از 50%  کتابداران از این بستر استفاده می کنند. بنابراین، میزان بهره‌گیری در سطح «نامناسب» قرار می‌گیرد و به آن امتیاز 1 داده می‌شود. در ادامه، با توجه به توضیحات و داده‌های ارائه شده، به صورت کلی وضعیت موجودیت بسترهای متفاوت در راستای به اشتراک گذاری دانش ذهنی در سازمان کتابخانه‌ها، همچنین میزان بهره‌گیری از آنها در قالب جدول زیر ارائه می‌شود:

جدول 1. وضعیت بسترهای موجود برای اشتراک دانش در سازمان کتابخانه‌ها و میزان بهره‌گیری از آنها در شیوه تبدیل دانش ذهنی به ذهنی

با توجه به اطلاعات ارائه شده در جدول 1، مشخص می‌شود موجودیت بسترهای مناسب در راستای تبدیل دانش ذهنی و به اشتراک گذاری این نوع دانش در سازمان کتابخانه‌ها وضعیت مطلوبی دارد، به گونه‌ای که مجموع امتیازهای مشاهده شده مرتبط با موجودیت بسترها در سازمان کتابخانه‌ها 5 است و امتیازهای مورد انتظار این بخش 6 می‌باشد. در راستای میزان بهره‌گیری نیز امتیازهای مورد انتظار 18 و امتیازهای کسب شده 13 می باشد. بنابراین، میزان بهره‌گیری در سطح «مناسب» است.

برونی سازی (ذهنی به عینی)

در راستای تبدیل دانش ذهنی به عینی در سازمان کتابخانه‌ها، هفت شیوه و بستر شناسایی شد که در ادامه وضعیت و میزان بهره‌گیری از آنها توضیح داده می‌شود:

نشریه داخلی سازمان کتابخانه‌ها: نشریه داخلی در هر سازمانی به عنوان یکی از بسترهای مناسب در جهت به اشتراک‌گذاری دانش در سطح سازمان کتابخانه‌ها شناخته شده است. به همین دلیل، 46 شماره نشریه داخلی سازمان کتابخانه‌ها (دانشورز)  مورد بررسی قرار گرفت تا بخشهای مختلف آن در راستای میزان به اشتراک گذاری دانش ذهنی و عینی، شناسایی شود.

در هر شماره، به طور معمول مقاله‌ای علمی توسط یکی از کارکنان سازمان کتابخانه‌ها به چاپ رسیده است.  از این طریق، امکان اشاعه و عینی سازی دانش ذهنی کارکنان فراهم می‌شود. افزون بر آن، در هر شماره، به طور معمول، گزارشهای پراکنده‌ای از سفرها، بازدیدها، سمینارها و گردهمایی‌ها توسط کارکنان و مدیران ارائه می‌شود. در برخی موارد، این گزارشها به صورت کامل و در بسیاری از موارد به صورت خلاصه و فقط به منظور اطلاع‌رسانی مطرح می‌شوند. به همین دلیل، از ساختار مناسب و یکدستی برخوردار نیست. ولی در هر صورت، از طریق این نشریه تا حدودی امکان عینی کردن دانشی که افراد از بازدیدها و سمینارها کسب کرده‌اند، فراهم شده است.

در بیشتر شماره‌های «دانشورز»، بخشهایی با عناوین مختلف «گفتمان»، «معرفی یک همکار»، «با همکاران بازنشسته»، «لحظاتی در محضر ...»، «دقایقی با ....» قابل مشاهده است که در واقع بخش گفتگو و مصاحبه با کارکنان سازمان کتابخانه‌هاست که به گونه‌ای در پیشبرد امور سازمان تأثیرگذار بوده‌اند. ثبت گفته‌های این افراد می‌تواند انگیزه‌ای برای فعالیت دیگر کارکنان باشد. این بخش، تجربیات کارکنان سازمان کتابخانه‌ها را مستندسازی کرده و دانش ذهنی افراد از این طریق به دانش عینی تبدیل می‌شود.

با توجه به بررسی 46 شماره نشریه «دانشورز» مشخص گردید که در بیشتر شماره‌های این نشریه (حدود 85%) مواردی که پیش از این به آنها اشاره شد چون مقاله، ارائه گزارش و مصاحبه با کارکنان سازمان کتابخانه‌ها وجود دارد که از جمله موارد مطرح در تبدیل دانش ذهنی به عینی و به اشتراک گذاری آن در سطح سازمان کتابخانه‌هاست. بدین ترتیب، موجودیت این بستر در سازمان کتابخانه‌ها تأیید و امتیاز 1 دریافت می‌کند و با توجه به اینکه میزان بهره‌گیری از این نشریه در راستای عینی کردن دانش ذهنی بیش از 50% می باشد، در حد «مناسب» ارزیابی شده و امتیاز 3 دریافت می‌کند.

 برگزاری سمینارهای درون سازمانی: برگزاری سمینارها و همایشهای درون سازمانی به عنوان یکی دیگر از بسترهای به اشتراک گذاری دانش در سازمانها مطرح است. در این‌گونه محافل، علاوه بر اینکه امکان تبادل دانش و تجربیات برای کارکنان سازمان فراهم می‌شود، فرصت تبدیل دانش ذهنی به عینی نیز به صورت رسمی و هدفمند فراهم شده و کارکنانی که به عنوان سخنران شرکت می کنند، دانش و تجربیات خویش را در قالب مقاله، سخنرانی و ... عینی و مضبوط کرده و بدین ترتیب، امکان اشتراک این دانش عینی در سطح سازمان کتابخانه‌ها فراهم می‌شود. در این رابطه، علاوه بر برگزاری چندین سمینار در سازمان کتابخانه‌ها (در سطح استانی و ملی)، ماده پنج آیین‌نامة انجمن علمی پژوهشگران سازمان کتابخانه‌ها به صورت مشخص به برگزاری سمینارها و نشستهای درون سازمانی اشاره دارد و مشخص کرده است که ضروری است در هر ماه، یک بار چنین نشستهای علمی در سازمان کتابخانه‌ها برگزار شود. با توجه به اینکه تاریخ تنظیم آیین‌نامه انجمن 12/7/85 بوده است، طبق آن باید تا آخر اسفندماه 85[16]، شش سمینار درون سازمانی برگزار گردد که با بررسی اسناد و مدارک، مشخص شد تا تاریخ 13/12/85 بیش از این تعداد، یعنی 10 سمینار درون سازمانی برگزار شده است. بنابراین، با توجه به اینکه خط مشی برگزاری چنین نشستها و سمینارهایی در سازمان کتابخانه‌ها وجود دارد، موجودیت رسمی این بستر مورد تأیید قرار می گیرد و امتیاز 1 دریافت می‌کند. طبق شواهد، میزان بهره‌گیری از این بستر در سازمان کتابخانه‌ها بالاتر از معیار تعیین شده (50%) می باشد، بنابراین استفاده از این بستر نیز در حد «مناسب» ارزیابی شده و امتیاز 3 دریافت می‌کند.

برگزاری کلاسها و کارگاه های آموزشی توسط کتابداران: برگزاری کلاسها و کارگاه های آموزشی توسط کتابداران، بستر مناسبی در راستای به اشترک گذاری دانش و تجربیات آنهاست. در این فعالیت، کتابداران دانش ذهنی و تجربیات خود را در زمان تدریس در اختیار دیگران قرار می دهند. در این رابطه، با کسب نظرات کتابداران مشخص گردید وضعیت آموزشی آنان مناسب نیست، به گونه‌ای که 8/79% آنها اعلام نموده بودند تا کنون به عنوان مدرس در کلاسها و کارگاه‌های آموزشی شرکت نداشته اند. با توجه به اسناد و مدارک نیز مشخص شد تنها در سال 1383، واحد آموزش سازمان کتابخانه‌ها این امکان را فراهم آورده و کلاسها و کارگاه‌های آموزشی توسط کتابداران برگزار شده است که از جمله آنها می‌توان به کارگاه های آموزشی ذیل مرتبط با جامعه این پژوهش اشاره نمود:

• آشنایی با نظریه‌های جدید درباره منابع چاپی و الکترونیکی
•  آشنایی با پایگاه‌های اطلاعاتی
•  آشنایی با وب‌سایت
•  آشنایی با کتابخانه دیجیتالی
•  آشنایی با فهرستهای اینترنتی
•  آشنایی با فهرست‌نویسی مواد چاپی
•  آشنایی با آماده سازی مواد و آشنایی با فهرست نویسی منابع غیرچاپی.

با توجه به اینکه تدریس توسط کارکنان یک سازمان، به پیشینه تحصیلی، توانمندیها و تجربه‌های فردی در زمینه مورد نظر برمی‌گردد، باید توجه داشت که ممکن است تعداد زیادی از افراد این توانایی را نداشته باشند. ولی، آنچه اهمیت دارد تداوم آموزش توسط کارکنان مجرب و تحصیلکرده سازمان کتابخانه‌هاست. این امر می‌تواند به توانمندی کسانی که درگیر آموزش هستند بیفزاید و افراد دیگری نیز توانمندیهای تدریس را کسب کنند. در ادامه، با توجه به نبود خط مشی و سیاستی خاص مبنی بر امر آموزش توسط کارکنان سازمان کتابخانه‌ها، موجودیت رسمی این شیوه تأیید نمی‌شود و امتیاز صفر دریافت می‌کند. همچنین، با توجه به اینکه کمتر از 50% کتابداران بیان کرده بودند که در امر آموزش فعالیت داشته و این امر تداوم نیز نداشته است، میزان بهره‌گیری در سطح «نامناسب» ارزیابی شده و امتیاز 1 دریافت می‌کند.

  اینترانت سازمان کتابخانه‌ها: ابزارها و فناوریهای مرتبط با همکاری و ارتباطات همچون اینترانت سازمانها نیز، می‌تواند بستر مناسبی برای برونی سازی و به اشتراک گذاری دانش ذهنی به صورت عینی فراهم کند. مهمترین بخش اینترانت سازمان کتابخانه‌ها که نقش مؤثرتری در مدیریت و اشتراک دانش سازمانی دارد، انجمن الکترونیکی سازمان کتابخانه‌ها می‌باشد. یکی از قسمتهای این بخش که در راستای تبدیل دانش ذهنی به عینی و اشتراک آن در سطح سازمان کتابخانه‌ها مؤثر می‌باشد، بخش «مجله الکترونیکی» است. کتابداران می‌توانند در حوزه‌های موضوعی مربوط اطلاعات و مطالبی را  که به نظر مفید می‌رسد، و یا مقاله و یا مطلبی را که تهیه کرده‌اند، در این بخش قرار دهند. از این طریق به سادگی امکان تبدیل دانش ذهنی افراد به دانش عینی فراهم شده و این دانش در سطح سازمان کتابخانه‌ها اشاعه می‌یابد. در قسمت دیگری با عنوان «گزارشهای همکاران از سمینارها، گردهمایی‌ها و سخنرانیهای خارج از سازمان» که زیرمجموعه بخش «فعالیتها، گزارشها و عملکردها» می باشد نیز امکان اشتراک دانش وجود دارد. در این قسمت، کتابداران می‌توانند بدون طی مراحل اداری در راستای چاپ و انتشار گزارش خویش از سمینار و یا همایشی خاص استفاده نمایند و تجربه‌ای را که در طی شرکت در آن سمینار کسب نموده‌اند، به صورت عینی و مضبوط در اختیار سایر کتابداران قرار دهند. چنانچه قرار باشد همین گزارش از طریق «دانشورز» منتشر شود، مراحل زیادی را باید طی کند   انتظار می‌رود سهولت انتشار مطالب از این بستر، موجب بهره‌برداری زیادی از آن شود. ولی، از میان مطالب و مقاله هایی که در بخش مجله الکترونیکی اینترانت سازمان کتابخانه‌ها قرار گرفته بود، تعداد بسیار کم و انگشت شماری توسط کتابداران سازمان کتابخانه‌ها نگارش شده بود و بقیه مطالب و اطلاعات برگرفته از سایر منابع بود. اما، از میان گزارشهای مرتبط با بازدیدها و سمینارها، 66/86% توسط جامعه پژوهش حاضر نگاشته شده بود. یکی دیگر از بخشهای زیرمجموعه انجمن الکترونیکی، بخش « ارائه پیشنهادها» در قسمت «گفتگوی آزاد» می‌باشد که در راستای تبدیل دانش ذهنی به عینی تأثیرگذار است. در این رابطه، با توجه به پرسشی که در پرسشنامه کتابداران در راستای ارائه پیشنهاد از طریق اینترانت سازمان کتابخانه‌ها مطرح شده بود، مشخص گردید بیش از 85% کتابداران از این بستر به منظور ارائه ایده‌ها و دیدگاه‌های جدید خویش استفاده نمی کنند. بدین ترتیب، اینترانت سازمان کتابخانه‌ها به عنوان یک بستر مناسب در راستای عینی کردن دانش ذهنی مورد تأیید قرار گرفته و امتیاز 1 دریافت می‌کند، ولی از میان سه بخش مورد بحث، تنها میزان بهره‌گیری از بخش «گزارشهای همکاران از سمینارها، گردهمایی‌ها و سخنرانیهای خارج از سازمان» در حد مطلوب بوده و امتیاز 3 دریافت می‌کند.

نظام پیشنهادها:  از طریق ایجاد نظامی در سازمان کتابخانه‌ها جهت جمع آوری، نگهداری و بررسی پیشنهادهای کتابداران، این امکان فراهم می‌شود تا افراد بتوانند به گونه‌ای رسمی و در قالبی مشخص، تجربه‌ها و دانش ذهنی خویش را عینی کرده و در اختیار سازمان قرار دهند. به واقع، سازمانها از این طریق می توانند به راحتی از تجربه و اندیشه‌های خلّاق کارمندان خویش در راستای دستیابی به ابتکارها و نوآوری در سطح سازمان استفاده نمایند. چنین نظامی در سازمان کتابخانه‌ها فعال و کمیته‌ای در راستای بررسی پیشنهادهای همکاران تشکیل شده است. اما، با بررسی نظر کتابداران نسبت به ارائه پیشنهاد و اندیشه های جدید در راستای بهبود عملکرد کتابخانه، مشخص گردید میانگین ارائه پیشنهاد از سوی کتابداران زیر حد متوسط (63/2) است. علاوه بر این، در پرسش دیگری از کتابدارانی که گزینه‌های «متوسط» تا «خیلی زیاد» را انتخاب کرده بودند، خواسته شده بود مشخص کنند پیشنهاد خویش را از چه طریقی مطرح می کنند. در این رابطه از میان گزینه‌های مطرح شده (ارائه به مسئول بخش، نظام پیشنهادها، نشریه دانشورز، اینترانت) ارائه پیشنهاد به مسئول بخش با 33% بالاترین امتیاز را داشت و استفاده از نظام پیشنهادها بعد از اینترانت با 3/7% کمترین امتیاز را کسب نموده بود. این امر حاکی از آن است که هنوز در خصوص استفاده از نظام پیشنهادها در سازمان کتابخانه‌ها فرهنگ سازی لازم انجام نشده است و کتابداران سعی می‌کنند پیشنهادهای خویش را اغلب به صورت غیررسمی و با مسئول بخش مطرح کنند. بدین ترتیب، با توجه به اینکه نظام پیشنهادها به صورت رسمی در سازمان کتابخانه‌ها ایجاد شده است، موجودیت رسمی این بستر تأیید و به آن امتیاز 1 داده می‌شود. ولی، چون میزان بهره‌گیری از این بستر کمتر از 50% می باشد، این میزان در سطح «نامناسب» ارزیابی می‌شود و امتیاز 1 دریافت می‌کند. در ادامه، با توجه به توضیحات و داده‌های ارائه شده، به صورت کلی وضعیت شیوه‌های به اشتراک‌گذاری دانش ذهنی در سازمان کتابخانه‌ها در قالب جدول 2 ارائه می‌شود:

چنانکه مشاهده می‌شود، موجودیت بسترهای مناسب در راستای تبدیل دانش ذهنی به عینی  و به اشتراک گذاری این نوع دانش در سازمان کتابخانه‌ها وضعیت مطلوبی دارد، به گونه‌ای که مجموع امتیازهای کسب شده در رابطه با موجودیت بسترها در سازمان کتابخانه‌ها 6 است و امتیازهای مورد انتظار مرتبط با این بخش 7  می‌باشد. در مورد چگونگی بهره‌گیری و استفاده از این بسترها، وضعیت تاحدودی مناسب است. امتیاز به دست آمده در این رابطه 13 در مقابل امتیاز مورد انتظار 21 می باشد. گرچه امتیاز کسب شده مناسب است، ولی همان نسبت بین امتیاز کسب شده و مورد انتظار در مورد موجودیت بسترها را نمی توان در این زمینه ملاحظه کرد. بنابراین، باید تلاش شود به موازات تشکیل چنین بسترها و امکاناتی در سازمان کتابخانه‌ها، میزان بهره‌گیری، مشارکت و استفاده کتابداران از آنها افزایش یابد تا تبدیل دانش ذهنی به عینی و به اشتراک گذاری دانش عینی در سازمان کتابخانه‌ها وضعیت بهتری داشته باشد.

جدول2. وضعیت بسترهای موجود برای اشتراک دانش در سازمان کتابخانه‌ها

و میزان بهره‌گیری از آنها در شیوه تبدیل دانش ذهنی به عینی

ترکیب (عینی به عینی)

از جمله فعالیتهای مهمی که در سازمان کتابخانه‌ها در راستای تبدیل دانش عینی به عینی انجام می گیرد، تهیه کتابشناسی‌ها و فهرستهایی از انواع مختلف منابع اطلاعاتی است. بخصوص در حوزه مخطوطات، این امر به صورت مستمر در حال اجراست. همچنین، با توجه به اهمیتی که سازمان کتابخانه‌ها برای تهیه این نوع منابع قایل است، تهیة آنها در قالب انجام طرحهای پژوهشی نیز انجام می‌شود. بنابراین، به موجودیت این بستر در سازمان امتیاز 1 داده می‌شود و میزان بهره‌گیری از آن نیز در حد «مناسب» ارزیابی شده و امتیاز 3 دریافت می‌کند. افزون بر این، با توجه به بررسی 46 شماره نشریه «دانشورز»، مشخص شد در بیشتر شماره های این نشریه (43 شماره) بخشهایی به معرفی نفایس و قرآنهای خطی، فهرستی از کتابهای روز، معرفی کتابهای مرجع و معرفی سایتهای اینترنتی مفید توسط کتابداران اختصاص دارد. این فعالیتها در جهت تبدیل دانش عینی به عینی مورد توجه می‌باشد. بدین ترتیب، افزون بر رسمی بودن وجود چنین بستری در سازمان، میزان بهره‌گیری از آن در راستای تبدیل دانش عینی به عینی نیز در حد «مناسب» ارزیابی و امتیاز 3 دریافت می‌کند. همچنین، از طریق اینترانت نیز این شیوه به اشتراک گذاری دانش عینی به صورت رسمی و نظام مند در بخشی با عنوان «پایگاه معرفی منابع سازمان»[17] انجام می‌‌گیرد. این بخش خود شامل چهار قسمت «پایگاه معرفی کتابهای پرمراجعه»، «پایگاه معرفی نفائس و نوادر مخطوطات»، «پایگاه معرفی مطبوعات کتابگزار» و «پایگاه معرفی منابع سمعی بصری» می‌باشد. چنانکه مشاهده می‌شود، سه بخش زیرمجموعه این پایگاه متعلق به جامعه پژوهش حاضر می باشد و به طور رسمی این قسمتها توسط آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

علاوه بر این، در قسمت فناوری اطلاعات در زیرمجموعه «مجله الکترونیکی» اینترانت نیز بخش معرفی سایت ها و پایگاه‌های اینترنتی وجود دارد که از این طریق نیز امکان تبدیل دانش عینی به عینی فراهم شده است. بیشتر اطلاعات موجود در این قسمت نیز توسط جامعه پژوهش حاضر ارائه شده است. بدین ترتیب، در این مرحله از تبدیل دانش نیز، وجود چنین بخشهایی در اینترانت به عنوان بستر مورد تأیید و امتیاز 1 دریافت می‌کنند. میزان بهره‌گیری از آنها با توجه به آنچه ذکر شد، در حد «مناسب» ارزیابی و امتیاز 3 دریافت می‌کند. چنانکه گفته شد، تهیه برخی از بروشورها نیز از جمله فعالیتهایی است که در راستای تبدیل دانش عینی به عینی حایز اهمیت می باشد. بر اساس مطالعه متون، مشاهده و اطلاعات به دست آمده از برخی از سایتهای کتابخانه‌های پیشرفته، ملاحظه می‌شود که یک کتابخانه و بخصوص کتابخانه عمومی ضروری است از طریق انتشارات و بخصوص بروشورها، برگه‌های اطلاعاتی و نیز دستنامه‌ها، پل ارتباطی بین کتابخانه و مراجعان و نیز بین اطلاعات پراکنده موجود در محیط بیرون و نیازهای مراجعان بر قرار می کند. در کمتر کتابخانه‌ای در ایران ملاحظه می‌شود که این دو بُعد با هم در نظر گرفته شود. در سازمان کتابخانه‌ها، بیش از 70 عنوان بروشور (بدون احتساب چاپ مجدد) در رابطه با آشنایی با کتابخانه، مرکز اسناد و موزه ها، آشنا کردن مراجعان با انواع منابع و خدمات، آموزش مراجعان، نمایشگاه ها، بخشها و اداره های مختلف سازمان منتشر شده اند. در هر صورت، بر اساس تجربه و گفتگو با برخی از صاحب نظران و کتابداران، به نظر می رسد کمتر کتابخانه‌ای در ایران این تعداد بروشور و راهنمای استفاده از منابع و کتابخانه تهیه کرده است. این امر در سال 1382 نیز توسط یکی از همکاران[18] مطرح شده بود. گرچه کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی نیز در این زمینه فعال بود، همچنین کتابخانه منطقه ای شیراز نیز تعدادی بروشور تهیه کرده است، ولی سازمان کتابخانه‌ها با انتشار بیش از 70 عنوان بروشور و برگه اطلاعاتی، یکی از فعال‌ترین کتابخانه‌هاست. در این رابطه، با توجه به اینکه خط مشی و آیین‌نامه مشخصی در راستای تهیه بروشورها در سازمان کتابخانه‌ها به صورت مستند و مدوّن وجود ندارد، موجودیت رسمی این بستر مورد تأیید نبوده و امتیاز صفر دریافت می‌کند. ولی، وضعیت بهره‌گیری از وجود چنین بستری در سازمان کتابخانه‌ها با توجه به توضیحات ارائه شده در حد «مناسب» ارزیابی و امتیاز 3 دریافت می‌کند.

جدول زیر وضعیت امتیازهای کسب شده در این شیوه را نشان می‌دهد:

جدول 3. وضعیت بسترهای موجود برای اشتراک دانش در سازمان کتابخانه‌ها

و میزان بهره‌گیری از آنها در شیوه تبدیل دانش عینی به عینی

چنانکه مشاهده می‌شود، موجودیت بسترهای مناسب در راستای تبدیل دانش عینی، همچون دیگر مراحل تبدیل دانش در سازمان کتابخانه‌ها، وضعیت مطلوبی دارد؛ به گونه‌ای که مجموع امتیازهای کسب شده مرتبط با وجود بسترها در سازمان کتابخانه‌ها 5 و امتیازهای مورد انتظار این بخش 6 می‌باشد. در راستای میزان بهره‌گیری نیز در حد «مناسب» ارزیابی می‌شود. امتیازهای کسب شده میزان بهره‌گیری از بسترهای شناسایی شده در مرحلة تبدیل دانش ذهنی به ذهنی 18 می باشد، در حالی که امتیازهای مورد انتظار 18 است. بنابراین، می‌توان نتیجه گرفت در این شیوه از تبدیل دانش، بسترهای مناسبی فراهم گردیده است، و علاوه بر آن میزان بهره‌گیری، مشارکت و استفاده کتابداران از این بسترها نیز وضعیت مطلوبی را دارا می‌باشد. 

درونی سازی (از عینی به ذهنی)

شایان ذکر است، تمامی بسترهای موجود در سازمان کتابخانه‌ها که در بخشهای مرتبط با برونی سازی و ترکیب مورد بررسی قرار گرفت و از طریق آنها امکان تبدیل دانش ذهنی به عینی و دانش عینی به عینی فراهم شده بود، امکان تبدیل دانش عینی به دانش ذهنی کارکنان را نیز فراهم می‌کند. علاوه بر آن، بسترهای دیگری نیز که با این بخش مرتبط می‌باشد در سازمان کتابخانه‌ها وجود دارد که در ادامه مورد بررسی قرار می‌گیرند:

شرکت در دوره های آموزشی و سمینارهای تخصصی: از آنجا که کارکنان مهمترین سرمایه های سازمانی هستند، هر سازمان باید زمینه رشد و توسعه دانشی کارکنان خویش را فراهم و بسترهای مناسبی را در این زمینه ایجاد کند. این هم با برگزاری منظم دوره های بازآموزی و کلاسهای آموزشی امکان پذیر است. در این دوره ها، امکان روزآمدسازی دانش و اطلاعات کارکنان فراهم می‌شود و آنها می توانند با ترکیب اطلاعات و تجربیات کاری، دانش و توانمندیهای خود را ارتقا دهند و علاوه بر آن امکان تبدیل دانش عینی به ذهنی نیز در کتابداران فراهم می‌شود. در این راستا، برای کسب اطلاعات در رابطه با میزان شرکت کارکنان کتابخانه (جامعه پژوهش) در دوره های آموزشی و سمینارهای تخصصی، بانک اطلاعات آموزش سازمان کتابخانه‌ها مورد بررسی قرار گرفت. با توجه به اطلاعات موجود در بانک، مشخص شد 3/8% کارکنان در هیچ دوره آموزشی شرکت نکرده‌اند، 3/41% در یک الی سه دوره، 44% در سه الی پنج دوره و 4/6% در بیش از پنج دوره آموزشی شرکت کرده‌اند. با توجه به مقایسه این آمار با نتایج پژوهش «عباسی» (1379) که همین مورد را در کتابخانه‌های دانشگاه فردوسی مورد بررسی قرار داده بود، مشاهده می‌شود که سازمان کتابخانه‌ها در این راستا تلاش بیشتری نموده است. ولی در هر صورت باید سعی کرد میزان شرکت کتابداران در دوره های آموزشی افزایش یابد و امکانات بیشتری برای آنها فراهم شود.

اینترانت:عمده بخشهایی که در اینترانت سازمان کتابخانه‌ها بستر مناسبی در راستای تبدیل دانش عینی به ذهنی را فراهم نموده، شامل موارد ذیل است:

• · بخش آموزش الکترونیکی: شامل مقالات مفید و روزآمد در حوزه های موضوعی سازمان کتابخانه‌ها چون کتابداری و اطلاع رسانی، فناوری اطلاعات، موزه و موزه داری، نسخ خطی، مرمت، روابط عمومی و ..
• فهرست و متن کامل مقالات سودمند (گزیده) برای مدیران و کتابداران
• امکان دسترسی به چندین کتاب الکترونیکی
• · امکان دسترسی به متن کامل برخی از نشریات الکترونیکی مرتبط با حوزه کتابداری و اطلاع رسانی چون فصلنامه کتاب، کتاب هفته، فصلنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی آستان قدس رضوی، خبرنامه انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران، نشریه اطلاع رسانی کتابخانه تخصصی وزارت خارجه و تازه های اطلاع رسانی و اطلاع یابی دانشگاه فردوسی مشهد.

به طور کلی، چنانکه مشاهده می‌شود بسترهای مناسبی در راستای به اشتراک گذاری دانش عینی در سازمان کتابخانه‌ها وجود دارد که به نوبه خود در ذهنی کردن این دانش عینی تأثیر بسزایی دارند. اما، در عمل اندازه گیری این تأثیر کار آسانی نیست. سنجش تأثیر ذهنی شدن دانش عینی را باید در عملکردها و رفتار علمی کتابداران جستجو کرد. در این راستا، میزان تولیدات علمی کتابداران شاید نشانی از تأثیر این بخش از اشتراک دانش باشد. علاوه بر آن، میزان استفاده از اینترانت و شرکت فعالانه در بحثهای آن نیز شاید نشانی دیگر از ذهنی شدن دانش عینی باشد. بنابراین، بررسی سنجش میزان استفاده و بهره‌گیری از بسترهای موجود در مرحله تبدیل دانش عینی به ذهنی، به رفتار و عملکرد کتابداران در رابطه با شیوة تفکر و چگونگی تولید اطلاعات و دانش بستگی دارد. بدین ترتیب، سنجش آن پیچیده است و زمان بیشتری را می طلبد. بنابراین، به پژوهش دیگری نیاز دارد. در این رابطه، سازمان کتابخانه‌ها باید تلاش کند از طریق فرهنگ سازی و فراهم آوردن امکانات بیشتر در راستای شرکت کتابداران در سمینارهای تخصصی و کلاسهای آموزشی، این بخش اشتراک دانش را تقویت نماید. افزون بر آن، از طریق روشهای مختلف، ذهنی شدن دانش عینی ‌باید مورد ارزیابی قرار گیرد.

6. بحث و نتیجه گیری

نتایج این پژوهش همچون سایر پژوهشهای مرتبط انجام شده (Shull et al., 2003; Al-Sayed & Ahmad, 2003; Kautz, 2005 ) نشان داد الگوی «نوناکا و تاکه اوچی» می‌تواند پایه و مبنای مناسبی در راستای بررسی وضعیت اشتراک دانش در سازمانها باشد. به عبارت دیگر، از این مدل می توان برای شناسایی موارد و بسترهای به اشتراک‌گذاری دانش در سازمانها، از جمله ابزارها و مکانیسمهای به کارگرفته شده در جهت ایجاد ارتباط و انتقال دانش و اطلاعات، استفاده کرد.  به واقع، دانش جدیدی که بر اساس تبدیل دانش ذهنی به عینی و یا تبدیل دانش عینی به عینی تولید می‌شود، باید از طریق بسترهای مختلف در سطح سازمان توزیع و به اشتراک گذاشته شود تا بتوان امکان ذهنی کردن آن را فراهم کرد. بنابراین، نکته مؤثر در انتخاب این الگو برای بررسی بسترهای به اشتراک گذاری دانش سازمانها توجه به این امر است که برونداد هر یک از مراحل تبدیل دانش، و تولید دانش جدید است، ولی در تک تک این مراحل فرایند به اشتراک گذاری دانش اصلی انکارناپذیر می‌باشد. به عبارت دیگر، نه تنها باید بسترهای لازم برای به اشتراک گذاری دانش به هدفمند و رسمی فراهم شود، بلکه مشوّقهای لازم برای بهره‌گیری از دانش نیز باید طراحی و مورد استفاده قرارگیرد. در غیر این صورت، دانش موجود به دانش سازمانی تبدیل نمی‌شود و دانش جدیدی نیز تولید نخواهد شد.

از سوی دیگر، با نگاهی خاص می توان این نکته را نیز از نتایح پژوهش حاضر دریافت که  این الگو با فعالیتهای انجام شده در کتابخانه‌ها در راستای مدیریت و به اشتراک‌گذاری دانش مناسبت داشته و این قبیل سازمانها نیز می‌توانند از این مدل برای شناسایی وضعیت اشتراک دانش، بخصوص بسترهای موجود و میزان بهره‌گیری از آنها و نیز ایجاد این بسترها و شرایط، استفاده کنند.