تحلیل کارکردهای عناصر اطلاعاتی در پیشینه کتابشناختی: رویکردی نو به سازماندهی چند منظوره اطلاعات در فهرستهای رایانه‌ای

مقدمه

پیشینه‌ها (رکوردها) مبنای اصلی ذخیره و بازیابی در هر پایگاه اطلاعاتی به شمار می‌روند. در پیشینه‌های یک پایگاه کتابشناختی (نظیر فهرست رایانه‌ای یا پایگاه کتابهای ناشران و کتابفروشان)، عناصر داده‌ای[1] گوناگونی بر اساس نیاز و مطابق با استانداردهای مربوط ذخیره می‌شود. بخش عمده‌ای از این عناصر داده‌ای از خود موجودیت (خود اثر یا منبع اطلاعاتی) استخراج می‌گردند و بخشی نیز در مرحله تکمیل اطلاعات پایگاه به پیشینه افزوده می‌شوند. نکته قابل توجه در این زمینه آن است که، هرچند در طول یک قرن اخیر بویژه پس از توسعه فهرستهای رایانه‌ای و فرمت مارک (فهرستنویسی ماشین‌خوان)، بر تعداد و تنوع عناصر داده‌ای در پیشینه‌ها افزوده شده است، اما فهرستهای رایانه‌ای هنوز در برآوردن نیازهای گوناگون کاربران مشکلاتی دارند که ناشی از عدم تعریف کامل کارکردهای هر یک از عناصر داده‌ای است. شناسایی و تحلیل کارکردی انواع عناصر داده‌ای در پیشینه کتابشناختی، به شناسایی چگونگی عملکرد آن در سازماندهی اطلاعات یاری می‌رساند. این مقاله تلاش دارد تا بر اساس عناصر اطلاعاتی (داده‌های کتابشناختی) که در مرحله فهرستنویسی توصیفی و ورود اطلاعات در پایگاه به پیشینه‌های کتابشناختی افزوده می‌شود و با توجه به نیازهای گوناگون، به تحلیل محتوا و کارکرد این پیشینه‌ها بپردازد. بدین منظور، پیشینه کتابشناختی به عناصر داده‌ای تشکیل دهنده آن (فیلدها و فیلدهای فرعی) تجزیه شده تا بتوان ماهیت، نقش و کارکرد هر عنصر را با توجه به ملزومات یک پایگاه اطلاعاتی در نمایه‌سازی، ذخیره، پردازش و برونداد اطلاعات شناسایی و دسته‌بندی کرد. در این تحلیل، عناصر اطلاعاتی در قواعد انگلو ـ امریکن، آی‌اس‌بی‌دی، قرارداده دوبلین کور، و استاندارد Z39.50 مورد توجه قرار گرفته است.

سابقه این مفهوم و پژوهشهای پیرامون آن

با وجود اهمیت این موضوع، پژوهشهای اندکی در مورد شناسایی و تحلیل کارکردی عناصر داده‌ای پیشینه‌های کتابشناختی صورت گرفته است. به نظر برگزیس (Bregzis, 1970) در اوایل دهه 1960، حتی فهرستی نظام مند از کلیه عناصر داده‌ای که به منزله اجزای ساختاری پیشینه کتابشناختی عمل کنند نیز وجود نداشته است. در عین حال، سه پژوهش عمده در این زمینه انجام شده است: اولین پژوهش توسط «کران و آورام»[2] (1976) اجرا شد. در این تحقیق که برای کمیته فعالیتهای کتابخانه‌ای و دبیزش[3] (Z-39)  مربوط به مؤسسه استاندارد ایالات متحده آمریکا انجام گرفت، بر اهمیت و نیاز به شناسایی تک تک عناصر داده‌ای قابل استفاده در ساختار پیشینه کتابشناختی تأکید شده است. دستاوردهای این پژوهش به منزله مبنایی برای تعریف ساختار مارک II توسط کتابخانه کنگره و نیز کتابشناسی ملی بریتانیا به کار رفت. پژوهش دوم، که یکی از مهمترین پژوهشها در حوزه شناسایی عناصر داده‌ای اصلی در پیشینه‌های کتابشناختی بود، طرح تحقیقاتی «سیل، برایانت و هال»[4] (1982) برای مرکز مدیریت کتابشناختی دانشگاه «بث»[5] بود. هدف اصلی این پژوهش، شناسایی آن دسته از عناصر داده‌ای بود که به منظور بازیابی و مکان یابی مدارک بیشتر مورد استفاده کاربران فهرست، بخصوص دانشجویان، قرار می‌گرفت.

پژوهش دیگری توسط گروه مطالعاتی ایفلا در حوزه ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی[6] اجرا شده است. این گروه با توجه به پیشنهادهای سمینار پیشینه‌های کتابشناختی در سال 1990 در استکهلم، کار خود را درباره شناسایی ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی با توجه به نیازهای کاربران و انواع رسانه آغاز کرد (Bourne, 1993: 145). هدف این کار تحقیقاتی، بیان دقیق و روشن کارکردهای پیشینه کتابشناختی با توجه به رسانه‌های متفاوت، کاربردهای متعدد و نیازهای مختلف  بود(Functional Requirements, 1998: 2). از رویکرد گروه تحقیقاتی ایفلا، می‌توان این‌گونه برداشت کرد که بخشی از این رویکرد مبتنی بر تعیین حداقل داده‌های لازم در کتابشناسیهای ملی و بخشی دیگر مبتنی بر تعریف سطحی پایه از کارکردهای مربوط به موجودیتها (منابع اطلاعاتی) بود. پژوهش این گروه مدت هفت سال به طول انجامید و سرانجام، در سال 1997 کارکردهای پیشینه‌های کتابشناختی در چهار مقوله «بازیابی»[7]، «شناسایی»[8]، «انتخاب»[9] و «دسترسی»[10] گروه‌بندی و معرفی شد. لازم به توضیح است، که این گروه‌بندی بر مبنای گستره نیازهای کاربران طراحی شده و کلیه کارکردهای هر پیشینه کتابشناختی را از نظر کاربر نهایی شامل می‌شود. از زمان تصویب این طرح توسط ایفلا بررسیهای بسیاری در زمینه‌های مختلف به منظور تشخیص نقاط ضعف و قوت این مدل در سطح کلان و خرد انجام شده و بخصوص از جنبه‌های اجرایی انتقادهایی نیز به آن وارد گردیده است.[11] برخی از این انتقادها در بخش بعد مورد توجه قرار گرفته است.

فتاحی (1997a) در پایان‌نامه دکترای خود، کارکردهای پیشینه‌های کتابشناختی را در پنج گروه «بازیابی»، «شناسایی»، «پیوند دهی»، «مکان‌یابی»، و «سازماندهی/ ردیف سازی/ محدودسازی»[12] مورد بررسی و تحلیل قرار داد. وی در همایش بین‌المللی اصول و قواعد فهرستنویسی انگلو ـ امریکن (Fattahi, 1997b) کارکرد دیگری را تحت عنوان «مدیریت» به کارکردهای قبلی افزود.

 در سال 2002 گروه کاری «ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی»، طرحی را به منظور پشتیبانی و توسعه یک مدل مفهومی آغاز کرد؛ اما از سال 2003 نام این گروه به «گروه بازنگری در ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی»[13] تغییر یافت که یکی از فعالیتهای آن روزآمدسازی و اعمال برخی تغییرات در مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی است.

کارکردهای پیشینه کتابشناختی

اگرچه برای نخستین بار، کارکردهای پیشینه کتابشناختی توسط «کاتر» به صورت مدوّن و در دل کارکردهای فهرست کتابخانه (برگه دان) مطرح شد، اما فهرست رایانه‌ای که در واقع یک پایگاه الکترونیکی به شمار می‌رود، مستلزم نگاهی جدید به کارکردهای پیشینه کتابشناختی است. پیشینه ابزار اصلی کنترل کتابشناختی و مدیریت اطلاعات، در فعالیتهای اطلاعاتی است. در حوزه کتابخانه‌ها و با توجه به هدفهای فهرست کتابخانه، کارکردهای اساسی پیشینه کتابشناختی عبارتند از:

1. توصیف مدرک در سطحی خودبسنده، به صورتی که ماهیت، محتوا و دامنه فکری ـ هنری اثر از طریق داده‌های توصیفی (اطلاعات کتابشناختی) به خواننده ارائه شود.

2. ایجاد قابلیت تمایز میان موجودیتهای کتابشناختی خاص، به شکلی که تفاوتهای میان چاپها و ویرایشهای مختلف یک اثر از یکدیگر تشخیص داده شود.

3. ایجاد قابلیت نشان دادن ارتباط میان آثار و مدارک مرتبط؛ بدین معنا که روابط میان موجودیتهای مختلف کتابشناختی نشان داده شوند (به عنوان مثال، رابطه میان یک اثر معروف با آثار وابسته به آن مانند برگزیده‌ها، اقتباسها، ترجمه‌ها، نقدها، تفسیرها و ...).

4. ایجاد قابلیت بازیابی آثار و یا موجودیتهای کتابشناختی خاص، به صورتی که بتوان هر اثر را با داشتن حداقل اطلاعات (حد اقل شناسه‌ها) بازیابی کرد.

5. ایجاد قابلیت مکان یابی مدرک جهت دسترسی فیزیکی، که به طور معمول از طریق شماره راهنما، شماره ثبت، شماره شابک و مانند آنها حاصل می‌شود.

6. ارائه اطلاعات کلی برای اهداف استنادی (مأخذ دادن در مقاله‌ها، پایان‌نامه‌ها، کتابها و ...) که با ارائه برخی اطلاعات کتابشناختی اصلی تحقق می‌یابد.

7. ارائه اطلاعاتی در بارة چگونگی ایجاد، نگهداری، و انتقال هر پیشینه به منظور مدیریت و پشتیبانی پایگاه (به عبارت دیگر، حفظ نظم و مدیریت) که از طریق افزودن برخی داده‌ها و اطلاعات به پیشینه‌ها (مانند تاریخ ایجاد رکورد، نام فهرستنویس، منبع انتقال پیشینه، تغییرات خود کتابخانه در پیشینه‌های کپی شده و ...) حاصل می‌شود.

گروه مطالعاتی ایفلا در حوزه ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، حداقل عناصر لازم را به دو گروه کلی «عناصر توصیفگر»[14] و «عناصر سازمان‌دهنده»[15] دسته‌بندی می‌کند (Maddison, 1998). هدف از تنظیم این عناصر به دو گروه، تعیین کارکردهای هر یک و تبیین نقش آنها در فرایند انطباق فهرستهای پیوسته کنونی بر مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی است. با تعیین عناصر اصلی سازمان‌دهنده در پیشینه‌های کتابشناختی، آن دسته از عناصر داده‌ای که می‌توانند به سازماندهی نتایج جستجو و دسته‌بندی آنها در جهت افزایش اثربخشی نمایش نتایج جستجو کمک نمایند، شناسایی شده‌اند. این گروه حداقل کارکردهای پیشینه را به این صورت تعریف کرده است (Functional Requirements …, 1998: 97 - 111):

1. بازیابی کلیه موجودیتهای کتابشناختی شامل:

• آثاری که یک فرد یا یک تنالگان مسئول انتشار آن است.
• برداشتهای مختلف از یک اثر
• آثار دارای یک موضوع واحد
• آثار دارای یک فروست واحد

1. بازیابی یک موجودیت کتابشناختی خاص:

• هنگامی که نام فرد یا تنالگان مسوول تدوین آن معین باشد
• زمانی که عنوان آن مشخص باشد
• زمانی که شناسه‌های خاصی از آن در دسترس باشند

1. شناسایی یک اثر
2. شناسایی برداشتی خاص از یک اثر
3. شناسایی یک موجودیت کتابشناختی خاص
4. انتخاب یک اثر
5. انتخاب اقتباسی خاص از یک اثر
6. انتخاب یک موجودیت کتابشناختی
7. دسترسی به آن موجودیت کتابشناختی.

هدف اصلی مدل ملزومات کارکردی ایفلا، ارائه چارچوبی روشن و دقیق از علت وجودی هر عنصر اطلاعاتی در پیشینه کتابشناختی است. با وجود این، برخی بر این عقیده‌اند که دسته‌بندی کارکردی این مدل چندان کامل به نظر نمی‌رسد. در مواردی، به برخی عناصر اطلاعاتی اهمیت کافی داده نشده و نمی‌توان انتظار داشت برخی کارکردها به طور کامل محقق شود. از دیدگاه کویل[16] (2004)، در مدل ایفلا تنها به کارکردهای سنتی پیشینه‌های کتابشناختی مانند «بازیابی»، «شناسایی»، «انتخاب» و «دسترسی» توجه شده و سایر کارکردها نیز بر مبنای این مقوله‌ها دسته‌بندی شده‌اند. این در حالی است که محیط الکترونیکی جدید ویژگیهایی دارد که خواه ناخواه به افزایش کارکردهای پیشینه‌های کتابشناختی فراتر از موارد مطرح شده در مدل مذکور منجر می‌شود. وی در ادامه می‌افزاید: کارکردهای مطرح شده در این مدل باید با کارکردهای نظامهای کتابخانه‌ای همراستا باشد. وی در این زمینه به کارکردهایی اشاره می‌کند که برخی از آنها در مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی لحاظ نشده‌اند: 1-  توصیف[17] 2-  کشف[18]       3- مکان یابی[19] 4- خرید[20] 5- نگهداری[21] و 6- تبلیغ[22].

با وجود اینکه کویل به ویژگیهای محیط جدید و پیامدهای آن اشاره می‌کند، اما به طور مشخص به مسائل مدیریتی پیشینه‌های کتابشناختی در نظامهای رایانه‌ای کتابخانه اشاره نکرده است.

همان‌گونه که پیشتر اشاره شد، در زمینه افزودن کارکردهای دیگر به این مدل، تاکنون پیشنهادهایی از سوی افراد مختلف ارائه شده است. فتاحی(1997a, 1997b)  کارکرد «سازماندهی/ ردیف سازی/ محدودسازی و مدیریت»[23] را نیز به سایر کارکردها افزوده و بر این باور است که هر پیشینه کتابشناختی، افزون بر کارکردهایی که مورد نظر کاربران نهایی است، داده‌هایی دارد که در مدیریت پایگاه مورد استفاده قرار می‌گیرند. وی به فیلدهای گوناگونی که در مارک آمریکا و سایر مارکها وجود دارد تا کارکردهای گوناگون پیشینه‌ها عملیاتی شود، اشاره می‌کند. دلیل در نظر گرفته نشدن این مسئله در مدل ارائه شده توسط ایفلا، رویکرد کاربرگرای مدل مذکور است. این مدل به کارکردها از دیدگاه نظام گرا نمی پردازد. از این رو، عناصر داده‌ای مرتبط با مدیریت پایگاه مورد اغماض قرار گرفته است.

سونونیوس[24] (2000) افزودن کارکرد «مرور»[25] و گروه کاری[26] FRANAR افزودن «زمینه نمایی»[27] و «توجیه»[28] را به گروه تجدید نظر ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، پیشنهاد نموده اند. همچنین تیلت[29] (2005) افزودن کارکردهای «ارتباط دهی»، «نگهداری» و «اختصاص حقوق» را به این گروه پیشنهاد داده است.

از دیگر انتقادهایی که نسبت به این مدل صورت گرفته، پاسخگو نبودن آن نسبت به موجودیتهای کتابشناختی با ویژگی پیایندی (مانند مجله‌ها)ست (Jones, 2005; Sorrell & Urrizola, 2005; Gushrowski et al., 2005) .

نگاه کلی مدل ایفلا به پیشینه‌های کتابشناختی، بیشتر دربرگیرنده کلیة شیوه‌های نظم دهی به آثار است (Smirglia, 2002). از آنجا که عناصر سازمان‌دهنده تعیین شده در مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی در عملی ساختن این مدل مفهومی اهمیت ویژه‌ای دارند و مدل مذکور آنها را به تفصیل مورد بررسی قرار نداده بود، از سال 1999 گروه کاری خاصی برای تبیین ملزومات کارکردی و شماره گذاری پیشینه‌های مستند[30] آغاز به کار نمود.

موضوع نیز یکی از عناصر مهم در یک پیشینه و یکی از راه های دسترسی محتوایی به آثار در فهرستها و پایگاههاست. گروه کاری ایفلا در حوزه ملزومات کارکردی پیشینه‌های مستند موضوعی و با هدف تدوین مدلی مفهومی از گروه سوم موجودیتهای مطرح شده در مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی به منظور پرداختن به موضوعیت[31] آثار در سال 2005 تشکیل شد. از دیگر اهداف این مدل، ایجاد چارچوبی برای برقراری ارتباط داده‌های پیشینه‌های مستند موضوعی با نیازهای کاربران و همچنین بررسی قابلیت به اشتراک گذاری و استفاده از داده‌های مستند موضوعی در سطح بین‌المللی در کتابخانه و فراتر از آن است (FRSAR, 2006). مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی و ملزومات کارکردی پیشینه‌های مستند، تاحدی به موضوع آثار می‌پردازند، اما هیچ یک از آنها برای تحلیل مفهومی آثار کفایت نمی‌کنند. «دلسی»[32] (2005) در این راستا توجه به سه نکته را پیشنهاد می‌کند: 1ـ کلیه موجودیتهای داده‌ای مطرح شده در دو مدل پیش گفته، باید پاسخگوی تمام برداشتهای یک کاربر از موضوع باشد. 2ـ در صورت تدوین و یا تکمیل مدلهای کنونی، کلیه ویژگیها و جنبه‌های مطرح در طراحی و ساخت نقاط دسترسی موضوعی، در مدل جدید در نظر گرفته شوند. 3ـ مدل مطرح شده بازنمونی عملی از روابط میان شناسه‌های موضوعی فراهم کند.

بازیابی، شناسایی، انتخاب، دسترسی و کاوش و بررسی[33] هسته اساسی فعالیتهای کاربران را در این مدل تشکیل می‌دهد. موجودیتهای موضوعی در این مدل شامل شیء[34]، مفهوم[35] و واقعه[36] است (Zeng, Salaba, Zumer, 2006). روابط دقیق میان این موجودیتها هنوز تبیین نشده است؛ اما پیشتر با توجه به مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، «بویتزا و گورینی»[37] (2002) با تعریف دو موجودیت موضوع و مفهوم سه نوع رابطه را میان این موجودیتهای موضوعی تعریف می‌کنند. 1ـ روابط اولیه[38] 2ـ روابط درون موضوعی[39] و 3ـ روابط فراموضوعی[40]. آنها با افزودن فرایند راهبری[41] به فعالیتهای کاربران، بیان می‌دارند که از میان انواع این روابط، روابط فراموضوعی که در واقع دربرگیرنده روابط کل ـ جزء، سلسله مراتبی، متضاد، مترادف و مرتبط می‌باشد، برای کارکرد راهبری، حیاتی است. کارکرد راهبری در واقع به راهنمایی کاربر به موضوعات مرتبط با موضوع مورد جستجو پرداخته و در نهایت به بازیابی آثاری با موضوعات نزدیک به موضوع مورد نظر کاربر منجر می‌شود. چنین کارکردی می‌تواند در واقع به تنظیم پیشینه‌های بازیابی شده بر اساس موضوع، به گونه‌ای متفاوت کمک کند.

مزیت توجه به مدل ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی تنها ایجاد ساختار سلسله مراتبی برای انواع موجودیتهای کتابشناختی نیست، بلکه تبیین دقیق روابط حاکم بر این موجودیتهای کتابشناختی است که در نهایت به فهرست رایانه‌ای این امکان را می‌دهد تا ساختار مسطح خود را به ساختاری چند لایه تبدیل کرده و در واقع به یک گونه هستی‌شناسی[42] تبدیل و رفته‌رفته به ساختار فرامتنی وب نزدیکتر شوند                                   (Le Boeuf, 2005). تغییر شیوه نمایش نتایج جستجو، گام نخست در این راستا خواهد بود. چنین کاری، نیازمند رویکرد عملی به مدل مفهومی ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی است. شیوه‌های مختلف پیشنهادی برای نمایش اعم از نمایش سرشناسه‌ای، نمایش برچسبی (برچسبهایی که دسته های مختلف موجودیتها را تبیین می‌کنند)، فرانمایش بر مبنای اثر مادر و آثار وابسته به آن  (فتاحی، 1379؛ (Fattahi, 1996, 1997a, 1997b و یا استفاده از سرعنوانهای موضوعی برای نمایش موضوعهای کلی (Yee & Layne, 1998)، استفاده از سرعنوانهای موضوعی فعلی برای نمایش آثار و برقراری ارتباط آنها با مدارک و یا ویرایشهای مختلف (Tillett, 2005) ، استفاده از روش خوشه بندی نتایج (Carlyle & Summerlin, 2002) و استفاده از ارجاعهای مطرح در پیشینه‌های مستند، به منظور برقراری ارتباط مؤثر میان موجودیتها (Patton, 2005) نشانگر رویکرد عملی به مدلهای ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی، پیشینه‌های مستند و پیشینه‌های مستند موضوعی است.

عناصر داده‌ای در محیط الکترونیکی: شناسایی و تحلیل کارکردها

فناوری رایانه‌ای، کارکردهای پیشینه کتابشناختی را به گونه های متفاوتی تحت تأثیر قرار داده است:

1. امکان یکپارچه سازی کارکردها و راهبردهای مجزای فراهم شده و پیشینه کتابشناختی به شکلی ایجاد می‌شود که برای فعالیتهای مختلف در نظام مدیریت پایگاه قابل استفاده باشد. بنابراین، باید پیشینه کتابشناختی نیازهای ناشران، کتابفروشان، کتابداران بخشهای فراهم آوری، فهرستنویسی، مرجع، امانت بین کتابخانه‌ای، و مهمتر از همه نیازهای کاربران نهایی را در محیط شبکه‌ای برآورده سازد.
2. کار تبادل پیشینه‌های کتابشناختی میان بخشهای مختلف یک نظام و نیز میان چند نظام با استفاده از استانداردهای تبادل داده مانند (ISO2709) و انواع فرمتهای مارک تسهیل شده است.
3. با امکان غنی‌سازی پیشینه‌ها[43] از طریق افزودن اطلاعاتی از قبیل فهرست مندرجات، خلاصه، نقدها، نمایه‌های پایانی کتاب و حتی متن کامل به شکل الکترونیکی، شناسایی بیشتر و دسترسی بهتر به موجودیتهای کتابشناختی تسهیل شده است.
4. امکان افزودن داده‌های دیگر (غیرکتابشناختی، از قبیل تاریخ ایجاد رکورد، اصلاح رکورد، نام فهرستنویس یا وارد کننده اطلاعات، استانداردها و قواعد مورد استفاده و مواردی از این دست) در پیشینه‌ها به منظور مدیریت بهتر پایگاه اطلاعاتی فراهم شده است.
5. کنترل کتابشناختی، با استفاده از پایگاهها و فایلهای جانبی، به گونه‌ای دقیق تر امکان‌پذیر شده است، کاری که در محیط دستی بسیار دشوار و وقت‌گیر بود.
6. استفاده از انواع پایگاهها و فایلهای جانبی و رابطه ای برای ورود داده‌ها و نیز مستندسازی داده‌ها در پیشینه‌ها امکان پذیر شده است.
7. ویرایش و بازآرایی پیشینه‌ها، مثلاً اصلاح سراسری[44] داده‌های برخی فیلدها در پایگاه برای اهداف مختلف در محیطهای متفاوت امکان‌پذیر شده است.

8. امکان بازیابی یک اثر خاص و حتی یک نسخه مشخص از یک اثر با استفاده از ترکیب کلیدواژه ای (ترکیب بولی) چند عنصر داده‌ای (چند شناسه مجزا) فراهم شده است.

نظامهای رایانه‌ای ساختار ویژه‌ای را برای پیشینه‌ها ایجاب می‌کنند که با نظامهای دستی تفاوت دارد؛ ساختاری که قابل تجزیه به فیلد ها، فیلدهای فرعی و سایر عناصرداده‌ای است. این ساختار و شناسایی و برچسب گذاری عناصر داده‌ای به صورت مجزا، به کارگیری، حذف و یا هر تغییری را در فرایند سازماندهی، ذخیره، پردازش، بازآرایی و نمایش انعطاف‌پذیر ممکن می‌سازد. چنین راهبردی، از ملزومات نظامهای یکپارچه است؛ نظامهایی که از یک پیشینه پایه برای فعالیتهای متفاوت (گزینش، سفارش، فهرستنویسی، امانت) استفاده می‌کنند.

در این مقاله، به منظور شناسایی، دسته‌بندی، و کدگذاری عناصر داده‌ای به صورت مجزا، از چارچوب مارک آمریکا استفاده شده است. به منظور بررسی محتوا و کارکردهای پیشینه‌های کتابشناختی در ارتباط با جستجو و بازیابی در محیط پیوسته، به موارد مرتبط دراستاندارد جستجو و بازیابی Z39.50 نیز اشاره خواهد شد. در ادامه، با استفاده از رویکردی تحلیلی (بررسی هر یک از فیلدها در پیشینه کتابشناختی)، تلاش شده است تا عناصر داده‌ای مهم برای کارکردهای متفاوت شناسایی شده و از دیدگاههای مفهومی و رایانه‌ای تحلیل شود. بدین منظور، با برخی تعدیلات در نام فیلدهای مارک آمریکا، مناطق اصلی مورد بررسی عبارت خواهند بود از:

• فیلد 008:عناصر داده‌ای با طول ثابت
• فیلدهای 01X – 09X: کدها و شماره‌های استاندارد
• فیلدهای 041، 500، 546، و همچنین 35 – 37/ 008:زبان مدرک
• فیلدهای 110، 111و 130: سرشناسه
• فیلدهای 130، 21X-24X، 440، 490، 730، 740، 840: عنوان و شرح پدیدآور
• فیلد 250: شرح ویرایش
• فیلد 260: وضعیت نشر و توزیع
• فیلدهای 300 و 533: ناحیه مشخصات ظاهری
• فیلدهای 400، 410، 411، 440، 490، 830: شرح فروست
• فیلدهای 500 تا 590: یادداشتها
• فیلدهای 600 تا 655: موضوع
• فیلدهای 700 تا 830: شناسه‌های افزوده
• فیلد 856: نشانی الکترونیکی منبع
• فیلدهای 9XX: داده‌های محلی

عناصر داده‌ای با طول ثابت (مناطق کنترلی)

(008؛ مقادیر56- 52[45] در استاندارد Z39.50، بدون معادل در دوبلین کور)

فیلد 008 در مارک آمریکا دربرگیرنده اطلاعات رمزگذاری شده درباره پیشینه به عنوان یک کلیت و نیز در مورد "ماهیت مدرک" در دست فهرستنویسی است. عناصر داده‌ای رمزگذاری شده در فیلد 008 به صورت بالقوه برای بازیابی و اهداف مدیریتی داده‌ها مناسب هستند (USMARC Bibliographic Format, 2006).

برای کتابها، این فیلد دربرگیرنده داده‌های متفاوتی از قبیل: تصاویر، مخاطبان، شکل مدرک، ماهیت محتوا، انتشارات دولتی، مجموعه مقالات کنفرانس، یادنامه ها، نمایه‌ها، داستان و سرگذشتنامه است. برخی از نظامهای رایانه‌ای (مانند فهرست  MELVYL در دانشگاه کالیفرنیا) از اطلاعات آنها بخصوص تاریخ، زبان و کد کشورها برای محدود سازی دامنه جستجو و یا مثلاً تهیه فهرست کلیه مدارک منتشر شده در یک کشور با یک قالب خاص و در یک سال مشخص، استفاده می‌کنند. همین اطلاعات برای مقاصد مدیریتی پایگاه (نگهداری) مانند حذف پیشینه‌های تکراری، نیز کاربرد زیادی دارد. نوع انتشار (مثلاً انتشارات دولتی، گزارش فنی، پروانه ثبت اختراع، مجموعه مقالات کنفرانس، یادنامه‌ها، داستان، سرگذشتنامه، پایان‌نامه) نمایشگر ماهیت هر موجودیت است. چنین اطلاعاتی، برای کاربران مختلف از جمله کتابداران، ناشران، کارگزاران کتابخانه‌ها و استفاده‌کنندگان کتابخانه اهمیت روزافزون می‌یابد. این عنصر داده‌ای، به جستجوگر در انتخاب یک قالب انتشار از میان سایرین کمک می‌نماید.

کدها و شماره‌های استاندارد

(01X – 09X و بعضاً 500، مقادیر 7 – 20 در استاندارد Z39.50، بدون معادل در دوبلین کور)

شماره‌های استاندارد از جمله مشخصه هایی هستند که معمولاً به اکثر موجودیتهای کتابشناختی در هنگام انتشار (سطح تولید) و هنگام فهرستنویسی (سطح توصیف) افزوده می‌شوند. این شماره‌ها در سطح ملی و بین‌المللی قبول عام یافته، از عناصر داده‌ای پرکاربرد در زنجیره کتابشناختی بوده و توسط سازمانهای بین‌المللی مربوط به موجودیتها اختصاص می‌یابند. ناشران، کتابفروشان، کارگزاران کتابخانه‌ای و همچنین کتابداران، از این شماره‌ها در فعالیتهای مختلف خود به منظور شناسایی و اشاره به برخی انتشارات خاص استفاده زیادی می‌کنند. همانندISBN  و ISSN ، شماره‌های کنترلی و رده‌بندی، هم در مارک آمریکا و هم در استاندارد Z39.50 ، به منظور شناسایی، بازیابی و مکان‌یابی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

زبان مدرک

(041، 500، 546، و همچنین 35 – 37/ 008 در مارک آمریکا؛ مقدار 54 در استاندارد Z39.50 ، عنصر DC-Language در دوبلین کور)

زبان ویژگی مهمی از یک اثر به شمار می‌آید و عنصری اصلی در کنترل کتابشناختی به منظور شناسایی مدارک و یا محدودسازی نتایج جستجوست. اکثر ناشران، کارگزاران، و کتابخانه‌ها، عنصر زبان را در طراحی پیشینه برای پایگاههای خود لحاظ می‌کنند. برخی از فهرستهای رایانه‌ای و اکثر پایگاههای کتابشناختی، بخصوص پایگاههای مقالات نشریه‌های ادواری، برای محدودسازی نتایج جستجو و همچنین بازیابی مدارک خاص‌تر، امکان ترکیب زبان را با سایر عناصر داده‌ای فراهم می‌سازند. به همین خاطر، زبان یکی از ویژگیهایی است که در استاندارد Z39.50 هنگام جستجوی پایگاههای کتابشناختی راه دور، جزء عناصر با قابلیتهای بالا به شمار می‌آید.

سرشناسه

(فیلد های 100، 110، 111و 130 در مارک آمریکا؛ مقادیر 1، 2، 3، 1003، 1004، 1005، 1006 در استاندارد Z39.50 ، عنصرهای DC-Creator و DC- Title در دوبلین کور)

گرچه بلوک 1XX در مارک آمریکا، برای سرشناسه‌ها (نام اشخاص، تنالگان، کنفرانسها) تعریف شده، این بخش از مقاله بر نام اشخاص به منزله عنصر داده‌ای اصلی و معمول در میان سرشناسه‌ها در محیطهای مختلف متمرکز است.

نام پدیدآور، به منزله یک عنصر شناسایی کننده، یکی از عناصر داده‌ای مهم و پرکاربرد در فهرستهای فروش، فهرستها، کتابشناسی‌ها و استنادها شناخته می‌شود. از آنجا که نام پدیدآور در ارتباط با اثر یا مدرک، بخش مهمی از پیشینه کتابشناختی را می‌سازد، به منزله یک ابزار بازیابی، سرشناسه پدیدآور، عنصری ضروری برای ایجاد دسترسی به مدرک مورد نظر در فهرست به صورت دستی و یا رایانه‌ای است. نتایج برخی پژوهشها نشان داده است درصد قابل توجهی از جستجوها از طریق نام پدیدآور صورت می‌گیردMeador & Wittig, 1991; Taylor, 1992)  (Hufford, 1991;.

به منزله یک ابزار سازمان دهنده، نام پدیدآور، عنصری کلیدی در سیاهه‌ها و فهرستهای الفبایی است که تمام آثار یک پدیدآور را در کنار هم گرد می آورد. تقریباً در تمام فهرستهای پیوسته‌ای که قابلیت نمایش خلاصه دارند، سرشناسه نام پدیدآور، عنصری اساسی در مرتب سازی[46] و نمایش اطلاعات کتابشناختی است.

به طور خلاصه، نام افراد مسئول محتوای فکری/ هنری مدارک، به دلایل زیر مورد نیاز است: 1ـ برای جستجو و بازیابی 2ـ گردآوری آثار یک فرد در کنار هم 3ـ مرتب‌سازی پیشینه‌ها برای تمایز میان آثار مختلف و نیز مرور نمایه‌های نام افراد 4ـ ایجاد تمایز میان مدارک دارای عنوانهای مشابه و 5ـ شناسایی مدارک برای سفارش، امانت و امانت بین کتابخانه‌ای.

اطلاعات عنوان و شرح پدیدآور

(130، 21X- 24X، 440، 490، 730، 740، 840، فیلد فرعی t در 400، 410، 411، 600، 610، 611، 700، 710، 711، 800، 810، 811؛ مقادیر 4، 5، 6، 33-44 در استاندارد Z39.50 ، عنصر DC-Title در دوبلین کور)

عنوان یکی از مهمترین مشخصه های مربوط به شناسایی و بازیابی اثر بوده و معمولاً پس از خلق یک اثر، اولین کار پیش از انتشار، تعیین عنوان آن است. در حالی که پدیدآور، موضوع و یا سایر عناصر داده‌ای به تنهایی نمایشگر موجودیت کتابشناختی (اثر یا مدرک) نمی‌باشند، عنوان معمولاً عنصر مهمی در بیان یک موجودیت است. عنوان یکی از عناصر داده‌ای مهم و پرکاربرد در زنجیره کتابشناختی و کنترل کتابشناختی است. ناشران، کارگزاران کتابخانه‌ای، کتابداران بخشهای فراهم آوری، امانت، مرجع، تحویل مدرک، و فهرستنویسان، از عنوان در فعالیتهای متفاوتی استفاده می‌کنند. هافورد (Hufford, 1991: 58) از مطالعه سه کتابخانه ARL [47] دریافت که 1/53% جستجوهای کارکنان بخش مرجع، جستجوهای عنوانی بوده است. علاوه بر این، عنوان شکل‌دهنده یکی از مهمترین نمایه‌ها در کتابشناسی‌های چاپی، پایگاههای اطلاعاتی و فهرستهای فروش است.

عنوان، عنصری کلیدی در تنظیم مدخلها نیز می‌باشد. در فهرستهای رایانه‌ای دارای نمایه عنوانی قابل مرور[48]، عنوانها باید جهت بازیابی در محل دقیق خود با درجه مناسبی از پیش‌بینی‌پذیری قرار گیرند. در این راستا، انواع عنوانها (عنوان فرعی، برابر،  قراردادی، روی جلد و مانند آن) را می‌توان در نمایه عنوانی قابل مرور ادغام نمود تا به بازیابی بهتر مدارک کمک شود.

به منزله ابزار برقراری پیوند، عنوان تا زمانی که تغییر نکرده باشد پیوند میان موجودیتهای مرتبط را برقرار می‌سازد؛ یعنی چنانچه عنوان اثر در ویرایشهای مختلف تغییر نکند، به صورت خودکار پیوند میان آثار و مدارک مرتبط به هم، برقرار می‌شود.

«عنوان قراردادی» نیز به عنوان یکی از عناصر مهم برای گردآوری ویرایشها و قالبهای مختلف یک اثر عمل می‌نماید. این عنصر برای آثار ادبی، مذهبی، موسیقایی و حقوقی، به منظور اعمال کنترل بیشتر در شناسایی و گردهم آوری مدارک و آثار مرتبط به هم مفید خواهد بود. هر 4 کارکرد عنوان (به منزلة عنصر جستجو، توصیفگر محتوا، ابزاری جهت برقراری پیوند و عنصری برای تنظیم مداخل) نقش مهمتری را در محیط پیوسته ایفا می‌کنند.

ناحیه شرح پدیدآور

 (فیلد فرعی $c در 245، بدون معادل در استاندارد Z39.50 ، بدون معادل در دوبلین کور)

اگرچه شرح پدیدآور در بسیاری از قالبهای کنونی مارک نمایه‌سازی نمی‌شود و در فهرستهای پیوسته جستجوپذیر نیست، اما کارکرد اصلی آن نمایش رابطه میان پدیدآورندگان و عنوان بوده و شناسایی و توصیف بیشتر اثر را امکان‌پذیر می‌سازد. این کارکرد در توانمند ساختن کاربر برای درک نقش همکاران متعدد دخیل در خلق اثر اهمیت بسیاری دارد.

اطلاعات ویرایش

(فیلد 250 در مارک آمریکا و بدون هیچ معادلی در استاندارد Z39.50)

از آنجا که اطلاعات یک اثر ممکن است از ویرایشی به ویرایش دیگر متفاوت باشد، این تفاوت باید به منظور شناساندن بهتر اثر به کاربر نشان داده شود. «شرح ویرایش» بیشتر نمایشگر تغییر محتوای فکری اثر نسبت به مدارک پدیدآمده از یک ریشه است تا تغییرات فیزیکی. این عنصر، برای شناسایی و توصیف بیشتر مدارک به کار رفته و برای ناشران، کتابفروشان، کتابداران بخش فراهم آوری، فهرستنویسان، کتابداران مرجع و بویژه برای کاربران، میزان روزآمدی اثر را نشان می‌دهد. علاوه براین، توصیف درست اطلاعات ویرایش، از دوباره کاری در تهیه پیشینه‌ها جلوگیری کرده (کارکرد مدیریتی داشته) و به جستجوگر در شناسایی مدرک مورد نیاز یاری می‌رساند. این عنصر در نظامهای فهرستنویسی مشترک و فهرستگانهای مشترک، اهمیت ویژه‌ای دارد.

وضعیت نشر: اطلاعات مربوط به محلهای نشر، نام ناشران و تاریخهای نشر

(فیلد 260 در مارک آمریکا؛ مقدار 31 ، 59 و 1018 در استاندارد Z39.50 ، عنصر DC- Publisher در دوبلین کور)

این نوع از اطلاعات معمولاً به مدارک در سطح تولید، زمانی که تولید و یا منتشر می‌شوند، اختصاص می‌یابد. کاربردهای بالقوه داده‌های وضعیت نشر، بر کاربرد و ارزش پیشینه کتابشناختی نزد ناشران، کتابفروشان، کتابداران بخش فراهم آوری، فهرستنویسان و کتابداران بخش مرجع و نیز کاربران نهایی می‌افزاید. در بسیاری از موارد، محل نشر، نام ناشر و تاریخ انتشار، نمایانگر کیفیت و موضوعیت مدرک است (Hagler, 1991: 40). به معنای دیگر، اطلاعات نشر، به فهرست در انجام یکی از کارکردهای مطرح شده توسط کاتر کمک می‌نماید: کمک به انتخاب یک کتاب.

اطلاعات مربوط به وضعیت نشر در فهرستنویسی سنتی، به منظور توصیف و نه دسترسی تدوین شده‌اند. در فهرستهای رایانه‌ای، می‌توان هریک از عناصر داده‌ای ناحیه وضعیت نشر را در ترکیب با سایر عناصر داده‌ای کلیدی مانند نام پدیدآور و عنوان به کار برد تا نتایج جستجو را محدود نماید. به عنوان مثال، تاریخ نشر به عنوان عنصری مؤثر در محدودسازی و تنظیم نتایج جستجو، اعتبار خود را ثابت نموده است.

شناساندن هر یک از عناصر داده‌ای در فیلد 260 (و همچنین "تاریخ نشر" در 07-1/008 محل نشر در 75-17/008 و 533$d و 046 و 260$c )  نمایه‌سازی این عناصر برای پردازشهای بعدی در پایگاههای کتابشناختی را برای کارکردهایی چون بازیابی، شناسایی و نگهداری، امکان پذیر می‌سازد. به عنوان مثال، با استفاده از جستجوی کلیدواژه‌ای، می‌توان جستجو را به نام ناشر و بازیابی سایر آثار یک ناشر بسط داد. در صورت نیاز به شناسایی انتشارات یک ناشر، برخی از نظامها امکان جستجو در فیلد فرعی  $b در 260 را فراهم می‌سازند. در حوزه ناشران و کتابفروشان نیز هر یک از داده‌های وضعیت نشر، اهمیت فراوانی در شناسایی، بازیابی و مدیریت پایگاه دارد.

از میان عناصر داده‌ای ناحیه وضعیت نشر، «تاریخ انتشار» (مقدار 31) و «محل نشر» (مقدار 59) در استاندارد Z39.50 در نظر گرفته شده و برای نام ناشر مقدار 1018  منظور گردیده است.

ناحیه توصیف مشخصات ظاهری

(فیلد های 300 و 533 در مارک آمریکا؛ بدون مقدار در استاندارد Z39.50 و عنصر DC-Format در دوبلین کور)

عناصر داده‌ای این ناحیه شامل جزئیات و ابعاد فیزیکی مدرک می‌شود. این عناصر، توصیف ظاهری را امکان‌پذیر ساخته، به شناسایی بهتر ماهیت مدارک کمک می‌نماید. به عنوان مثال، تعداد صفحات یا جلدهای یک مدرک و نوع تصاویر آن ممکن است عمق محتوای اثر را نشان دهد. از این نظر، این عناصر برای ناشران، کتابفروشان، کارگزاران، کتابداران و کاربران نهایی اهمیت دارد، زیرا به «کارکرد شناساندن بهتر و انتخاب دقیقتر» در فهرست یاری می‌رساند. به طور کلی، این عناصر داده‌ای در جستجو مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و هیچ کارکرد نظم دهی و یا گردآوری (ارتباط دهی) ندارند. در استاندارد Z39.50 هیچ مقداری به «عناصر داده‌ای فیزیکی» اختصاص نیافته است.

اطلاعات فروست

(400، 410، 411، 440، 490، 830، فیلد فرعی $t در 380، 810 و 811 در مارک آمریکا؛ مقدار 5 در استاندارد Z39.50 ؛ بدون معادل در دوبلین کور)

اطلاعات فروست، کارکردی سه گانه دارد:

1. توصیف بیشتری از مدرک ارائه داده و نشانگر گرایش موضوعی و مورد علاقه ناشر است.

2. مدارک دارای فروست مشترک را از یک ناشر، از یک نویسنده و یا از یک حوزه موضوعی در کنار هم گردآوری می‌کند.

3. می‌تواند در جستجو و شناسایی مدارک استفاده شود. این گونه اطلاعات برای ناشران، کتابفروشان، کتابداران و کاربران اهمیت دارد.

به منزله ابزاری برای برقراری پیوند میان آثار مختلف، شرحهای فروست بیانگر رابط کل به جزء[49] هستند. این رویکرد، بویژه برای جستجوی انتشارات تنالگانها مفید خواهد بود، زیرا نام هر تنالگان، معمولاً بیانگر حوزه فعالیت و مسئولیتهای هدفمند آن است.

در یک فهرست رایانه‌ای، اطلاعات فروست نه تنها از طریق شناسه‌های افزوده، بلکه از طریق کلیدواژه های شرح ویرایش و شناسه‌های افزوده فروست نیز قابل جستجو خواهد بود. از آنجا که برای کاربر، به خاطر سپردن ترتیب دقیق واژگان شرح فروست مشکل است، جستجوی کلیدواژه‌ای، به بازیابی این اطلاعات کمک شایانی می‌کند.

یادداشتها

(5XX در مارک آمریکا؛ مقادیر 62 و 63 در استاندارد Z39.50 و عنصرهای Coverage و Description در دوبلین کور)

مقایسه‌ای میان انواع و حجم اطلاعات یادداشتها در یک برگه فهرستنویسی با فیلدهای متفاوت بلوک 5XX در قالب مارک آمریکا، نشانگر تعدد یادداشتهاست (بیش از 50 نوع یادداشت) که هر یک کارکرد متفاوتی بخصوص در شناسایی و برقراری پیوند میان آثار دارند. یادداشتها نه تنها توصیفهای بیشتر و رویکردهای بهتری برای شناسایی محتوای مدارک هستند، بلکه می‌توانند اهداف فهرست را بویژه در محیطهای شبکه‌ای که در آنها دسترسی فیزیکی به مدرک امکان‌پذیر نیست، تحقق بخشند.

گاه استفاده از یادداشتها به منظور تکمیل و توجیه شناسه‌های افزوده صورت می‌گیرد. برخی از یادداشتها بدین علت به پیشینه اضافه می‌شوند که فهرستنویس تصور می‌کند برای شناسایی بهتر مدرک یا تبیین پیوند آن با سایر آثار، اهمیت دارند. یادداشتهای دربرگیرنده اطلاعات مربوط به پیوند اثر با سایر آثار مرتبط با آن، انواع مختلفی دارند. به بیان دیگر، یادداشتها بیشتر از هر نوع عنصر داده‌ای دیگر، روابط متفاوت میان آثار را نشان می‌دهند. «تیلت»  (1992:182) در ارائه نتایج پژوهش خود در مورد فهرست کتابخانه کنگره، بیان می دارد که 70% از پیشینه‌ها دارای اطلاعاتی مربوط به روابط میان آثار بوده‌اند. دوک[50] (1989:123) بیان می دارد، چنانچه یادداشت مندرجات نیز نقطه تحلیلی دسترسی به شمار آید، ثبت اسامی پدیدآورندگان و عنوانهای کامل، قابلیت بازیابی را بهبود می بخشد. به طور خلاصه، یادداشتها برای توصیف بیشتر و شناسایی بهتر یک مدرک و همچنین نمایش واضح‌تر روابط کتابشناختی به کار می‌روند.

شناسه‌های موضوعی

( 6XX در مارک آمریکا و مقادیر 21-29 و 47 45 - در استاندارد Z39.50 و عنصر Subject در دوبلین کور)

شناسه‌های موضوعی، یکی دیگر از نقاط دسترسی مهم در فهرستها هستند. این شناسه‌ها به توصیف محتوایی آثار و بازیابی موضوعی آنها کمک می‌کنند. همچنین، از شناسه‌های موضوعی برای گردهم آوردن آثار دارای موضوع مشابه استفاده می‌شود. شاپوری (1379) و «گراس و تیلور»[51] (2005) با توجه به پژوهشهای متعدد، جستجوی موضوعی را یکی از مهمترین جستجوها در سطح فهرستهای رایانه‌ای دانسته و بیان می‌دارند حتی اکثر جستجوهای کلیدواژه ای که در پیشینه‌های کتابشناختی صورت می گیرد، به منظور یافتن آثار مختلف با یک موضوع واحد است.

هیچ یک از شناسه‌های موضوعی در پی شناساندن یک اثر یا برداشتی از یک اثر خاص نیستند و در واقع هر شناسه موضوعی به احتمال، عامل بازیابی آثار دارای مشابهت موضوعی خواهد بود. افزون بر آن، با توجه به قابلیتهای فهرستهای رایانه‌ای پیشرفته، هنگام نمایش خلاصه مدارک بازیابی شده، شناسه موضوعی می‌تواند به منزله عنصر تنظیم کننده مورد استفاده واقع شود؛ یعنی کاربر قادر است نتایج بازیابی را بر اساس شناسه‌های موضوعی مرتب کرده و حتی به چاپ فهرستهای موضوعی نیز اقدام کند.

شناسه‌های افزوده

( 70X – 75X و 80X - 830 در مارک آمریکا و مقادیر1 -3، 1000 - 1006 و 1036در استاندارد Z39.50 و عنصر Other Contibutor در دوبلین کور)

شناسه‌های افزوده، بر اسامی، عنوانها و اصطلاحاتی دلالت دارد که با موجودیت کتابشناختی در ارتباط مستقیم و یا غیر مستقیم بوده و در قالب هیچ یک از موارد سرشناسه، عنوان اصلی، موضوع و فروست نمی گنجد.

در قواعد فهرستنویسی و نیز استاندارد مارک آمریکا، شناسه‌های افزوده اهمیت بسیاری در نمایه‌سازی و ایجاد دسترسی دارند. مارک آمریکا شناسه‌های افزوده را در موارد زیر مهم می داند:

 1. شناسه‌های افزوده عادی (70X – 75X) شامل نام فرد (700)، نام تنالگان (710)، نام کنفرانس (711) ، نام کنترل نشده (720)، عنوان قراردادی (730)، عنوان کنترل نشده و مرتبط (740) و مکان به صورت سلسله مراتبی (752).

2.  شناسه‌های افزوده فروست (80X – 830) شامل نام فرد (800)، نام تنالگان (810)، نام کنفرانس (811) و عنوان قراردادی (830).

کارکردهای شناسه‌های افزوده، بویژه نام اشخاص و تنالگانها، مانند کارکردهای سرشناسه است که پیشتر اشاره شد.

پیوند به منابع الکترونیکی

(856 در مارک آمریکا و بدون مقدار Z39.50 و عنصر Format در دوبلین کور)

این فیلد که بعداً به مارک آمریکا افزوده شد، برای درج نشانی دسترسی به منبع الکترونیکی یا اینترنتی به شکل ساخت‌یافته به کار برده می‌شود، تکرارپذیر بوده و شامل فیلد فرعی نیز می‌باشد؛ یعنی به تعداد دلخواه می‌توان نشانیهای منابع الکترونیکی را در پیشینه ذخیره کرد. کد مربوط به شاخص این فیلد، نوع دسترسی به منبع را در شبکه             (e-mail, ftp, Telnet, dial up) و یا به صورت دیگر نشان می‌دهد. به عبارت دیگر، این فیلد دارای کارکرد مکان‌یابی است.

اطلاعات محلی (مربوط به کتابخانه)

(بلوک 9XX در مارک آمریکا، مقادیر 12، 20، 29 و 53 در  Z39.50 ؛ بدون معادل در دوبلین کور).

در این بلوک، داده‌های مرتبط با خود کتابخانه، از قبیل شماره ثبت نسخه‌های موجود، کتابخانه یا مجموعه‌ای که منبع در آن قرار دارد، نام فهرستنویس، شماره بارکد، و مانند آنها درج می‌شود که همگی برای مصارف مدیریتی و انجام انواع عملیات داخلی کتابخانه به کار می‌روند. بدیهی است مقادیر ذخیره شده در این بلوک برای تبادل میان پایگاههای مختلف نیست.

دسته‌بندی عناصر داده‌ای بر اساس انواع کارکردها

کارکردهای پیشینه کتابشناختی را می‌توان در شش مقوله زیر دسته‌بندی نمود.

جدول1. کارکردها و عناصر داده‌ای مربوط به آنها

ارتباط هر یک از عناصر و کارکردهای پیشینه را به شکل دیگر نیز می‌توان نمایش داد. ماتریس 1، نمایشگر دسته‌بندی عناصر داده‌ای با توجه به کارکردهای پیش گفته می‌باشد. همان‌گونه که در ماتریس 1 مشاهده می‌شود، هر عنصر داده‌ای می‌تواند بیش از یک نوع کارکرد داشته باشد. به عبارت دیگر، یک کارکرد واحد توسط عناصر داده‌ای مختلف انجام می پذیرد. تقریباً تمام عناصر داده‌ای، کارکرد شناسایی را بیشتر از سایر کارکردها انجام می دهند. این امر به توصیف بهتر اثر کمک می کند. مهجورترین کارکرد، از نظر اجرا، کارکرد مکان یابی است که تنها از طریق شماره راهنما صورت می‌گیرد. ذکر این نکته خالی از لطف نیست که قوانین فهرستنویسی کنونی کمتر به کارکرد مکان یابی توجه می‌کنند. فیلد های کنترل، همان‌طور که مشاهده می‌شود، کارکردهای شناسایی، مدیریتی و سازمان دهنده دارند و معمولاً توسط کتابداران استفاده می‌شوند. یادداشتها معمولاً برای اهداف بازیابی به کار نمی‌روند. از آنها بیشتر برای شناسایی موجودیتها و در برخی موارد نمایش پیوند میان مدارک، استفاده می‌شود.

ماتریس1. دسته‌بندی کارکردی عناصرداده‌ای در پیشینه کتابشناختی

به طور کلی، عناصر داده‌ای شناسایی کننده، برای کاربران متفاوت در حوزه نشر و فروش کتاب و در کتابخانه‌ها معمول‌تر است، در حالی که عناصر سازمان دهنده ممکن است به واسطة تفاوت در کارکردها و اهداف، در دو محیط دستی و رایانه‌ای، متفاوت باشند. گذشته از این، در محیطهای مختلف که دربرگیرنده انواع منابع با درجات متفاوتی از توجه به عناصر داده‌ای هستند، ارائه دسته‌بندی جامع و عمیق مشکل است.

تنوع کارکردهای هر عنصر، موجب افزایش قابلیتهای پیشینه کتابشناختی در برآوردن نیازهای گوناگون کاربران در حوزه‌های مختلف مانند ناشران، کتابفروشان، کتابخانه‌ها، و کاربران نهایی می‌شود. پایگاههایی که در هر یک از این حوزه‌ها ایجاد می‌شود، کارکردهایی دارند که در برخی موارد مشترک و در برخی موارد متفاوت از یکدیگرند. در هر صورت، ابزار اصلی هر پایگاه پیشینه کتابشناختی است که چنانچه از یکدستی برخوردار باشد، امکان تبادل اطلاعات و استفاده مشترک را میان حوزه‌های مختلف به وجود می‌آورد.

استانداردها و ضرورت تعامل میان پایگاههای پیوسته (دسترس‌پذیر در شبکه)

تعامل و میانکنش  نظامهای مختلف در شبکه، از مهمترین مسائل مطرح در حوزه استانداردها و قالبهای داده‌ای به شمار می‌آید. در محیطهای شبکه‌ای، یکی از عمده‌ترین گامها در راه رسیدن به این مهم، استفاده از استاندارد Z39.50 بوده است؛ استانداردی که این امکان را به کاربر می‌دهد تا از طریق پایانه پایگاه کتابشناختی خود (یعنی همان محیط رابط آشنا) به جستجو در سایر پایگاههای اطلاعات کتابشناختی بپردازد. ایجاد چنین قابلیتی برای نظامهای مختلف، به دلیل ماهیت چندوجهی تعامل میان نظامها، قدری مشکل است (Miller, 2000). «موئن»[52] (2003, 2005) در تحلیل خود، عوامل تأثیرگذار بر تعامل میان نظامها را این‌چنین مطرح می کند:

• تعدد و تفرق نظامها. شامل مسائلی همچون سیستمهای عامل متفاوت، نظامهای بازیابی اطلاعات متفاوت و...
• تعدد پروتکلهای تعامل، مانند Z39.50 ، HTTP، SOAP، ISO و ...
• تعدد در استانداردها و قالبهای ذخیره و مبادله داده‌ها،. مانند مارک 21، یونی مارک، XML، قالبهای مبتنی بر ISBD/AACR2، طرحهای فراداده‌ای (مثل دوبلین کور) و...
• تعدد در واژگان و هستی‌شناسی‌ها، همچون LCSH، MESH، AAT و ...
• تعدد زبان و تفاوت در نویسه‌ها
• تفاوت در نمایه‌سازی، مهار واژگانی و فنون استخراج واژه از متن

در همین راستا و با توجه به گوناگونی قالبهای ذخیره و مبادله داده‌ها در انواع پایگاهها، به منظور ایجاد تعامل کارآمد میان پایگاههای مختلف، به نظر می‌رسد شرایطی همچون نمایه‌سازی پیشینه‌ها بر مبنای مارک به منظور پشتیبانی از جستجو، غنی‌سازی فیلدهای مارک، و انجام نمایه‌سازی طبق قوانین همسو با استاندارد Z39.50 اجتناب ناپذیر باشد. در این میان، «موئن» (2005) به دو عامل کلیدی اشاره می‌کند: تفاوت در استانداردهای مورد استفاده برای نظامهای مختلف و تفاوت در نظامهای بازیابی اطلاعات محلی؛ به عنوان مثال، میان چگونگی نمایه‌سازی و طراحی جستجو. وی راه حل این مسائل را در توجه به جزئیات استاندارد Z39.50 و افزایش کارایی نظامهای بازیابی اطلاعات محلی و تبیین دقیق سیاستهای محلی نمایه‌سازی می‌داند.

بنابراین، به منظور ایجاد تعامل بیشتر میان نظامها، کاهش تعدد و تفرق ثابت ترین اجزا همچون قوانین، استانداردها، پروتکلهای انتقال، نحو و ساختار داده‌ها، زمینه‌ای قوی برای تبادل داده‌ها فراهم می‌آورد که تا حدی، نارساییهای ناشی از تفاوت در شیوه‌های نمایه‌سازی و یا تعدد زبانی را بهبود خواهد بخشید.

بدیهی است، این کار جز به واسطه هماهنگ‌سازی این استانداردها و قالبهای داده‌ای (همخوان کردن فیلدها و فیلدهای فرعی) فراهم نمی‌شود و اولین گام در این حوزه، تعیین دقیق نقاط مشترک میان آنهاست. جدول 2 و پیوست1، در واقع تلاشی است در جهت نمایش این نقاط مشترک.

جدول2. انطباق عناصر فراداده دوبلین کور با مقادیر استاندارد Z39.50 و فیلدها و فیلدهای فرعی مارک 21

خلاصه و نتیجه‌گیری

محیط الکترونیکی شامل انواع پایگاههاست و پیشینه کتابشناختی در قالب الکترونیکی خود، نسبت به قالب سنتی آن (فهرستبرگه) تفاوتهای عمده‌ای دارد. نرم افزار پایگاههای کنونی امکانات و قابلیتهای بسیاری، بویژه پیوندهای فرامتنی، جهت اجرای کارکردهای بیشتر پیشینه‌های فهرستنویسی در فعالیتهای سازماندهی و مدیریت پایگاهها در اختیار قرار داده است. با ظهور فهرستهای رایانه‌ای، شناسایی عناصر داده‌ای جهت ثبت در پیشینه‌های کتابشناختی و ذخیره در پایگاه، وارد مرحله جدیدی گشته است. به منظور اجرای کارکردهای مختلف به صورتی مؤثرتر در محیط رایانه‌ای ، پیشینه‌های کتابشناختی باید با توجه به پاره ای از عوامل ایجاد شوند:

• · همان‌گونه که پیشتر اشاره شد، وجود انواع استانداردها و قالبهای ذخیره و مبادله داده‌ها در محیط شبکه‌ای، باعث شده تا به مسئله تعامل عملی (میانکنش پذیری) انواع پایگاهها بیشتر توجه شود. همخوان سازی فیلدها و فیلدهای فرعی میان انواع استانداردها و قالبها، امری اجتناب ناپذیر است و اقدامهای انجام شده در این زمینه، مزایای آن را به اثبات رسانیده است. تنوع کارکردهای پیشینه کتابشناختی، که به دلیل تنوع در نیازهای کاربران مختلف است، تنها در صورتی قابل تحقق است که همخوانی میان انواع استانداردها و قالبها در سطح شبکه، عملی شود. استاندارد Z39.50 می‌تواند به منزله پایه این همخوانی قرار گیرد، مشروط به آنکه از مدل نظری و توسعه یافته «ملزومات کارکردی پیشینه‌های کتابشناختی» تبعیت کند.
• · در پاسخ به نیازهای متفاوت کاربران مختلف، پیشینه کتابشناختی نیازمند حداقل مجموعه ای از عناصر داده‌ای است تا کارکردهای مختلفی همچون «بازیابی»، «شناسایی»، «برقراری پیوند»، «سازماندهی»، و «مدیریت پایگاه» را به انجام رساند. افزایش تعداد و انواع عناصر داده‌ای که پیشینه‌های الکترونیکی را تشکیل می دهند، نمایشگر تعدد در کاربرد آنها در محیط رایانه‌ای است. مقاله حاضر عناصر داده‌ای مشترک در استانداردها و قالبهای مختلف را شناسایی کرد. می‌توان چنین نتیجه گرفت که سطح توصیف مدارک (میزان ثبت و یا حذف عناصر داده‌ای در پیشینه) مستقیماً بر کارکردهای پیشینه تأثیر داشته و پایین آوردن سطح توصیف می‌تواند به کاهش چشمگیر کارکردهای پیشینه کتابشناختی منجر شود. هرچه انتظار از کارکردهای پیشینه‌های کتابشناختی بیشتر باشد، برای ثبت به عناصر داده‌ای بیشتری نیاز خواهد بود.
• اثربخشی جستجو، بازیابی و نمایش اطلاعات کتابشناختی در پایگاههای اطلاعاتی، بویژه پایگاههایی که از راه دور و از طریق استاندارد Z39.50 قابل دسترس هستند، روزبه‌روز بیشتر مورد توجه قرار می گیرد. در این زمینه و به منظور توصیف و مدیریت عناصر داده‌ای، لازم است هماهنگی بیشتری در استانداردهای مربوط (مانند قواعد فهرستنویسی انگلوامریکن، ISBD، قالبهای مارک، عناصر فراداده‌ای، و استاندارد Z39.50) صورت گیرد. بدین جهت، باید خط مشی هایی جهت تبیین دامنه عناصر داده‌ای در پیشینه‌های ماشین‌خوان تدوین گردد. چنانچه دیدگاهی کاربردی و فرابخشی (فراتر از محدوده کتابخانه) در ایجاد پیشینه‌های کتابشناختی وجود داشته باشد، باید به یک توافق عمومی در باره ملزومات کارکردی دست یافت.
• · آموزش سازماندهی اطلاعات باید رویکرد نوینی را در تبیین ملزومات پیشینه کتابشناختی پیش گیرد تا نیازهای بالفعل و بالقوه انواع کاربران را در کار با پایگاههای اطلاعات کتابشناختی و در محیط شبکه مورد توجه قرار دهد. این امر می‌تواند به فهم ارزشمندی کار فهرستنویسی و نمایه‌سازی نیز، که اکنون در سایه رشد فناوری اطلاعات کم‌رنگ شده است، کمک نماید. مسئولان سازماندهی اطلاعات بر این باورند که ارزش کار آنها در محیط جدید نه تنها کم‌رنگ، بلکه پررنگ‌تر از گذشته است.